以信息化手段利用為導(dǎo)向的企業(yè)檔案收集工作機(jī)制研究

董文深

摘 要：現(xiàn)代通信技術(shù)，使電子信息化技術(shù)的優(yōu)越性得以更充分的發(fā)揮。在數(shù)字化檔案的收集工作中采用現(xiàn)代通信技術(shù)可以將檔案收集方式由人工收集發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)在線自動(dòng)抓取收集，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳遞。檔案部門在信息化建設(shè)過程中全程參與的意義重大，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞是開展檔案收集方式的高級(jí)階段，它是電子信息化技術(shù)與通信技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，對(duì)我們拓寬檔案收集方式及提高檔案工作效率產(chǎn)生巨大影響。

關(guān)鍵詞：檔案收集；開發(fā)利用；檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息化包括檔案的收管用以及檔案人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等等。檔案的收集是檔案工作的開端，是重要的基礎(chǔ)工作，它是對(duì)檔案資源開發(fā)利用和提供借閱服務(wù)的前提條件，做不好檔案的收集，就不能保障檔案的完整性、成套性，如何在檔案信息化的大環(huán)境下利用信息化手段開展檔案收集，是檔案人員在信息化時(shí)代開展檔案工作不可避免的課題。

1 問題現(xiàn)狀

利用信息化手段開展檔案收集面臨“兩難”境地，一是多媒體聲像檔案收集難，由于多媒體聲像檔案多由照片、視頻、音頻組成，收集簡(jiǎn)單，但是歸檔困難，這類檔案有其自身特點(diǎn)，產(chǎn)生時(shí)數(shù)據(jù)量大，但是價(jià)值大小不容易判斷，對(duì)他們的描述也存在困難，由于收集的聲像檔案大多缺少說明性文檔，導(dǎo)致檔案管理人員不能掌握聲像檔案的背景資料進(jìn)而無法及時(shí)歸檔，同時(shí)這些聲像檔案也失去了檔案保存和借閱利用的價(jià)值；二是企業(yè)內(nèi)部利用率高的檔案收集難，就制造企業(yè)而言，檔案收集中最有價(jià)值的檔案資源就是科研生產(chǎn)文件，如科研研究成果，由于技術(shù)含量高、凝聚著個(gè)人的智力結(jié)晶乃至整個(gè)部門的齊心努力，因?yàn)樾畔⒐蚕硪庾R(shí)較為薄弱，不愿意移交一些重要的資料導(dǎo)致部分此類材料收集歸檔不及時(shí)甚至不齊全。

2 收集范圍

利用信息化技術(shù)手段開展檔案收集，收集的范圍與傳統(tǒng)檔案收集基本一致，具備考查利用價(jià)值的檔案資源及其附帶屬性信息、相關(guān)支持軟件、適用操作系統(tǒng)等都屬于收集保管的范圍。當(dāng)然在確定數(shù)字化資源的具體收集保管范疇時(shí)，需要參考執(zhí)行國(guó)家檔案局第6號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《上海市電子公文歸檔管理實(shí)施辦法（暫行）》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)的規(guī)定，并結(jié)合數(shù)字化檔案資源的特點(diǎn)、系統(tǒng)環(huán)境、相關(guān)支持軟件、數(shù)據(jù)類別和文件格式等進(jìn)行劃分。

3 如何運(yùn)用信息化手段開展收集

在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境、大數(shù)據(jù)時(shí)代安全環(huán)境的多樣化，信息化手段技術(shù)高速發(fā)展的情況下，要為數(shù)字化檔案資源收集保管提供唯一的指導(dǎo)是不切實(shí)際的，要采取不同的收集策略，而且要靈活應(yīng)對(duì)技術(shù)和運(yùn)行環(huán)境的變化。利用信息化手段開展檔案收集保存工作可以從四個(gè)方面入手：

3.1 運(yùn)用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息資源的網(wǎng)絡(luò)傳遞

現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)，使計(jì)算機(jī)本身已具有的優(yōu)越性得以更充分的發(fā)揮。在數(shù)字化檔案的收集工作中采用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)，可以將檔案收集方式由人工收集發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)在線自動(dòng)抓取收集、按照預(yù)先設(shè)置個(gè)格式要求進(jìn)行系統(tǒng)歸檔接口收集，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳遞。任何系統(tǒng)在設(shè)計(jì)階段中都必須有檔案部門介入，把數(shù)字資源的歸檔范圍和檔案部門的需求考慮進(jìn)去，將檔案工作流程納入系統(tǒng)流程，同時(shí)也是檔案部門在信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中前端介入的意義，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳遞是開展檔案收集方式的高級(jí)階段，它是計(jì)算機(jī)信息化手段與互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，對(duì)我們拓寬檔案收集方式及提高檔案工作效率產(chǎn)生巨大影響。

3.2 運(yùn)用存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的集中存儲(chǔ)

利用信息化手段開展檔案收集工作，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)量的急劇增加，檔案存儲(chǔ)空間至關(guān)重要，目前現(xiàn)有很多技術(shù)手段來代替印刷品，如縮微膠片、光盤、存儲(chǔ)陣列等，這些技術(shù)手段在大大提高信息存儲(chǔ)密度，節(jié)約存儲(chǔ)空間的同時(shí)，也很大程度上提高了檔案資源的開發(fā)利用率。

3.3 建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)

檔案數(shù)據(jù)資源的庫(kù)建設(shè)階段，要考慮是否符合檔案著錄范圍，是否設(shè)計(jì)了進(jìn)入、轉(zhuǎn)出、歸檔接口，歸檔接口是否通用這些問題，這些都是利用信息化收集開展檔案收集的保障，在定義檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)由信息化人員與檔案管理人員共同協(xié)商完成，以滿足檔案收集歸檔的各種規(guī)范要求，只有規(guī)范了檔案庫(kù)的建設(shè)，才能為下一步的檔案收集夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.4 安全性保障

利用信息化手段開展檔案收集，另一重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象就是檔案信息資源的安全和接收信息資源系統(tǒng)的安全，防止未授權(quán)人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的非法利用與惡意破壞，保證檔案數(shù)據(jù)的安全，首先要具備信息化手段，對(duì)于通過網(wǎng)絡(luò)傳遞進(jìn)行收集歸檔的重要數(shù)據(jù)，必須建立防火墻，避免黑客攻擊、拒絕非法訪問，設(shè)置安全隔離進(jìn)行安全掃描和檢測(cè)，保證收集的信息資源無更改、無泄露，當(dāng)然檔案信息系統(tǒng)的安全保障同時(shí)也要隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化進(jìn)行調(diào)整和技術(shù)手段的加強(qiáng)。

4 制度建設(shè)

要利用信息化手段開展檔案收集，同時(shí)也需要相關(guān)制度規(guī)范的配套并嚴(yán)格執(zhí)行，為了保障數(shù)字檔案的收集工作的完整性，必須要執(zhí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙套歸檔，未能按要求如數(shù)提供文件資料的部門應(yīng)給予懲罰，例如：企業(yè)范圍內(nèi)建設(shè)信息化系統(tǒng)，必須有檔案人員參與，將歸檔范圍和歸檔要求結(jié)合到系統(tǒng)建設(shè)中；凡提交的多媒體聲像檔案必須提交相應(yīng)的背景信息及描述信息，否則默認(rèn)為未歸檔。只有真正的貫徹落實(shí)電子檔案歸檔的管理辦法制度，才能保證檔案收集工作的完整、齊全。

5 人才建設(shè)

利用信息化手段開展檔案收集，需要建立一支具有信息化技術(shù)、擁有檔案管理知識(shí)的檔案專兼職人才隊(duì)伍。檔案的信息化收集工作要靠人去實(shí)現(xiàn)，先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備要靠人去應(yīng)用。對(duì)于人才的培養(yǎng)要全方位培養(yǎng)，相關(guān)人才要兼顧硬件操作技能、系統(tǒng)應(yīng)用技能和檔案系統(tǒng)的應(yīng)用技能，同時(shí)對(duì)各類多媒體設(shè)備的操作技能，例如掃描儀、打印機(jī)、傳真機(jī)、攝像機(jī)和數(shù)碼轉(zhuǎn)換設(shè)備等。更重要的是，要提升人才隊(duì)伍的觀念，只有觀念徹底轉(zhuǎn)變了，方可在檔案信息化建設(shè)過程中，更好地利用信息化手段開展檔案收集工作。

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