淺談地質(zhì)檔案管理遇到的幾點(diǎn)問題及建議

吳詠峰

摘 要：現(xiàn)階段我國在經(jīng)濟(jì)實(shí)力與科技水平等方面不斷發(fā)展，地質(zhì)行業(yè)領(lǐng)域中其檔案管理的重要性日益凸顯。但現(xiàn)階段我國在地質(zhì)檔案管理方面還存在著一定的問題，需要結(jié)合實(shí)踐工作將地質(zhì)檔案管理的改進(jìn)方法探究，對(duì)此本文將對(duì)地質(zhì)檔案管理存在的問題與建議展開全面的討論。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案管理；問題分體；相關(guān)舉措

地質(zhì)相關(guān)工作中，檔案管理是其中的關(guān)鍵組成。地質(zhì)檔案能夠?qū)Φ刭|(zhì)相關(guān)工作的完成做出系統(tǒng)化的評(píng)價(jià)與分析，能夠?qū)⒌刭|(zhì)工作的成果集中反映。對(duì)于我國來講也是掌握土地資源實(shí)際，以及管理應(yīng)用的依據(jù)條件。因此只有將地質(zhì)檔案管理的有效性加強(qiáng)，才能為后期的資源開采、生產(chǎn)建設(shè)、科研項(xiàng)目等提供保障。

1 目前我國地質(zhì)檔案管理存在的問題

1.1 地質(zhì)檔案管理規(guī)范依據(jù)

我國的地質(zhì)行業(yè)領(lǐng)域中的企業(yè)單位，很多都是不具備自己的玩啥檔案管理依據(jù)的。而是通過實(shí)踐工作中各個(gè)部分、項(xiàng)目管理形成的一種分散的管理形式，由于整個(gè)管理過程缺乏規(guī)范性的依據(jù)。常見檔案信息的歸檔工作不足，從而導(dǎo)致檔案資料的丟失。不少地質(zhì)企業(yè)單位不具備專業(yè)的檔案管理工作人員，員工不能依據(jù)專業(yè)基礎(chǔ)條件去進(jìn)行檔案搜集與管理工作，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理的不完整性、不可靠性，后期在檔案應(yīng)用階段出現(xiàn)種種問題。

1.2 地質(zhì)檔案管理中的安全意識(shí)

地質(zhì)檔案資源對(duì)企業(yè)單位的決策或經(jīng)營(yíng)有著非常重要的參考價(jià)值，而且階段性的檔案資料具備獨(dú)有性，一旦出現(xiàn)檔案資料的丟失，對(duì)于企業(yè)單位來講將是一種無法彌補(bǔ)的損失。在檔案管理實(shí)踐工作中，由于管理工作人員的個(gè)人意識(shí)或?qū)I(yè)基礎(chǔ)，從而導(dǎo)致實(shí)體檔案資料在相對(duì)較差的環(huán)境中未能妥善保管，資料出現(xiàn)變質(zhì)或腐爛。檔案放置地點(diǎn)沒能將防火設(shè)備安裝全面，未能配備防盜裝置等，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理存在很大的隱患問題。

1.3 地質(zhì)檔案管理的保密意識(shí)淡薄

一般的檔案資料都會(huì)運(yùn)用紙質(zhì)資料作為基礎(chǔ)，這種介質(zhì)在收藏或存儲(chǔ)階段對(duì)環(huán)境的要求較高。而且后期檔案資料的累計(jì)數(shù)量增多，就會(huì)出現(xiàn)一種查閱困難的情況。對(duì)倉庫空間的要求增加，就會(huì)給企業(yè)帶來成本負(fù)擔(dān)，相應(yīng)的要將倉庫中加設(shè)防火、防盜、防潮等設(shè)備，就形成一種地質(zhì)檔案管理的窘迫現(xiàn)象，不利于對(duì)實(shí)體檔案資料的保護(hù)。

1.4 地質(zhì)檔案管理的形式較為古板

地質(zhì)檔案管理隨著先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)有了一定的進(jìn)步，尤其是IP技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合，依據(jù)網(wǎng)絡(luò)鎖建立的檔案管理，其保密性存在很大的問題。保密工作面臨的局勢(shì)相對(duì)來講較為緊迫，未能根據(jù)經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展實(shí)際酌情加強(qiáng)保密意識(shí)，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)單位在錯(cuò)誤的觀念引導(dǎo)之下，導(dǎo)致檔案管理的保密工作落實(shí)不足，繼而導(dǎo)致價(jià)值信息的泄露，給企業(yè)的未來發(fā)展帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

2 地質(zhì)檔案管理工作的改進(jìn)方法

2.1 地質(zhì)檔案的規(guī)范化管理

我國的地質(zhì)檔案管理，應(yīng)該嚴(yán)格按照國家的《檔案法》規(guī)定，結(jié)合《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》等的要求，將檔案資料的檢查、核實(shí)、監(jiān)督、指導(dǎo)等資料管理工作落實(shí)，并將檔案管理工作人員的野外地質(zhì)勘查、積累、儲(chǔ)藏工作加強(qiáng)，這樣就能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的把控。很多隱含的問題都會(huì)在管理?xiàng)l例或法律內(nèi)容中，找出隱含的解決方法，從而給地質(zhì)信息資料的采集與利用提供基礎(chǔ)條件，在后期的企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各個(gè)階段匯總，將檔案資料的積極作用體現(xiàn)。另外不同的項(xiàng)目中，常常會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)勘察隊(duì)的合并，導(dǎo)致檔案的編號(hào)混亂或錯(cuò)誤，所以不同的勘察隊(duì)需要將歸檔規(guī)則進(jìn)行研究分析，根據(jù)自己的實(shí)際情況，采取項(xiàng)目統(tǒng)一編號(hào)的形式，將不同的類別代號(hào)、數(shù)形標(biāo)志、序號(hào)等進(jìn)行妥善的調(diào)整，就會(huì)給后期的檔案查詢與應(yīng)用提供有力的條件。

2.2 重視對(duì)安全管理實(shí)踐落實(shí)

地質(zhì)檔案的安全管理需要從預(yù)防角度出發(fā)，將防治與之結(jié)合起來去確保檔案管理的安全性。企業(yè)單位?將檔案的宣傳教育工作做好，加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)。通過對(duì)倉庫進(jìn)行防火、防潮設(shè)備的安置，將滅火器、去濕器以及防霉晶片放置。將預(yù)防工作做好的同時(shí)，也能在面對(duì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)問題有條不紊。管理工作人員也需要定期對(duì)倉庫進(jìn)行打掃清理，避免檔案資料落下灰塵。通過檢查以及監(jiān)督管理工作的同步進(jìn)行，就可以將地質(zhì)檔案管理的隱患問題進(jìn)行控制，保證檔案資料的安全性。

2.3 做好地質(zhì)檔案管理的保密工作

地質(zhì)行業(yè)的相關(guān)單位需要將保密法律法規(guī)研究學(xué)習(xí)，經(jīng)過內(nèi)部的宣傳教育活動(dòng)，將國家的保密實(shí)施辦法等系列化的法規(guī)遵從。參與地質(zhì)檔案管理的工作人員，與企業(yè)簽訂承諾書，將機(jī)密檔案資料或電子文件的保存、搜集、保管等工作按照國家的保密制度嚴(yán)格執(zhí)行，就會(huì)形成一種系統(tǒng)化的管理模式。在后來的借閱、復(fù)制等資料引用方面，企業(yè)也應(yīng)該建立管理制度，從而將其執(zhí)行條件準(zhǔn)備充分。其次就是在地質(zhì)檔案管理工作中，需要經(jīng)過實(shí)踐總結(jié)，將資料的安全性、穩(wěn)定性加強(qiáng)，嚴(yán)格遵守管理以及借閱的制度，將檔案資料的利用與保管工作落實(shí)。

2.4 現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理形式

地質(zhì)檔案資料以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)較為常見，不僅僅對(duì)存放環(huán)境的要求較高，也會(huì)在資料應(yīng)用階段受到時(shí)間或空間的限制。這對(duì)于地質(zhì)檔案資料的使用是極為不利的，低效率的查找工作也存在對(duì)人工操作的依賴性增加。因此從檔案管理的有效性角度出發(fā)，企業(yè)單位可以開展現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理方法，將實(shí)體檔案資料經(jīng)過掃描或信息處理之后，能夠在縮小庫房面積的同時(shí)，省去后期的維護(hù)管理步驟，檔案資料不會(huì)受到環(huán)境的影響被破壞，也能形成一種便捷的管理形式。另外直接將檔案資料以圖片形式進(jìn)行保存，將其檔案號(hào)標(biāo)準(zhǔn)完整，并實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)庫的利用，這些多樣化的檔案管理形式并舉，就能將地質(zhì)檔案管理工作有效落實(shí)，促進(jìn)相關(guān)企業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)束語

地質(zhì)檔案對(duì)于相關(guān)企業(yè)單位來講是極為重要的信息資源，為了將檔案管理工作做好，需要將管理存在問題克服，并采取積極有效的應(yīng)對(duì)措施。結(jié)合目前的社會(huì)發(fā)展，開展現(xiàn)代化的檔案管理工作，發(fā)揮地質(zhì)檔案資料的積極作用。

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