水利工程檔案數(shù)字化管理

常亞靜

摘 要：由于水利工程檔案資料較多，所以采取數(shù)字化管理形式對提升水利工程檔案管理水平具有重要的作用，有利于保證檔案資料的完整性的真實性，為保證水利工程的質(zhì)量提供理論資料。本文通過闡述水利工程檔案的數(shù)字化特征，并根據(jù)實際情況提出水利工程檔案的數(shù)字化管理措施，旨在為提升水利工程檔案數(shù)字化管理水平提供重要的資料。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；數(shù)字化管理

在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的背景下，水利企業(yè)應(yīng)該全面充分的了解水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，統(tǒng)籌分析水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，并根據(jù)實際情況提出水利工程檔案數(shù)字化管理的措施，從而有效保證水利工程檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化。

1 水利工程檔案數(shù)字化特征

1.1 數(shù)字化

水利工程檔案數(shù)字化管理形式就是將傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化的信息形式，并采取數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字掃描技術(shù)將水利工程檔案的電子文件進(jìn)行全面統(tǒng)一的管理和存儲，并構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)資源庫，這樣有利于為豐富水利工程檔案的信息組織方式、提高檢索速度、壓縮存儲空間等提供堅實的基礎(chǔ)。[1]

1.2 標(biāo)準(zhǔn)化

水利工程檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)條件就是計算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，通過巧用計算機(jī)能夠直接進(jìn)行水利工程檔案資料檢索。尤其是在當(dāng)前數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)組織形式逐步代替了原來的紙質(zhì)管理形式的背景下，應(yīng)該充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，更好的實現(xiàn)數(shù)字檔案的高效檢索。

1.3 網(wǎng)絡(luò)化

信息設(shè)備和通訊系統(tǒng)在水利工程檔案的數(shù)字化管理中發(fā)揮著非常重要的作用。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不完善，將在一定程度上影響數(shù)字檔案的管理水平。通過實行水利工程檔案的數(shù)字化管理，能夠讓水利工程檔案資料的查閱更加隨意、更簡便、更清晰，有效減少水利工程檔案資料的檢索實踐，切實保證水利工程數(shù)字化檔案的可靠性的全

面性。

2 水利工程檔案數(shù)字化管理的策略

2.1 建設(shè)完善的數(shù)字化檔案管理組織

首先，創(chuàng)建良好的組織機(jī)構(gòu)。為了能夠更好的實現(xiàn)水利工程檔案數(shù)字化管理，便需要明確了解檔案管理的各個部門在數(shù)字化管理中的關(guān)系，并根據(jù)水利工程的實際特點，合理設(shè)置職能組織機(jī)構(gòu)、線性組織機(jī)構(gòu)和矩陣組織機(jī)構(gòu)，繪制良好的項目結(jié)構(gòu)圖、組織結(jié)構(gòu)圖和合同結(jié)構(gòu)圖。

其次，明確檔案數(shù)字化管理的職能分工和任務(wù)。在水利工程檔案的數(shù)字化管理過程中，需要業(yè)主方和項目的設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位明確自身在檔案數(shù)字化管理中的職責(zé)。同時，各方還應(yīng)該明確投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、合同管理和組織等各個方面的職能。其中，水利工程檔案的數(shù)字化管理主要是由問題、籌劃、決策、執(zhí)行和檢查五個部分組合而成。[2]因此，各個部門應(yīng)該根據(jù)自身的職能分工，合理的參與到數(shù)字化檔案管理中，如監(jiān)理單位可通過對施工單位上報的數(shù)據(jù)和合同計劃數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，并根據(jù)實際情況提出施工進(jìn)度拖后的問題。由業(yè)主方召開調(diào)度會議，積極召集各方對這個問題進(jìn)行籌劃，嚴(yán)格要求施工單位落實決策方案，合理控制水利工程項目的進(jìn)度，以確保工程能夠按時完工。

再次，強(qiáng)化水利工程檔案管理的流程數(shù)字化建設(shè)。其中，水利工程的檔案管理主要包括投資控制階段的檔案、進(jìn)度控制階段的檔案、合同管理的檔案、付款和設(shè)計變更方面的檔案。通過采取數(shù)字化形式管理水利工程的檔案資料，能夠更加全面的將水利工程檔案管理的信息納入到信息系統(tǒng)中，并靈活的利用數(shù)字化形式進(jìn)行水利工程檔案資料的整合，從而促使水利工程建設(shè)與檔案資料管理能夠更好的結(jié)合起來。但是，水利工程檔案的數(shù)字化管理工作只是一種工具，需要配備高素質(zhì)的工作人員才能夠最大限度發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用，從而最大限度提升水利工程檔案的數(shù)字化管理水平。[3]

2.2 制定完善的水利工程檔案數(shù)字化管理制度

為了強(qiáng)化水利工程檔案的數(shù)字化管理，最大限度提升水利工程的檔案數(shù)字化管理水平，便需要制定完善的水利工程檔案數(shù)字化管理制度。首先，明確水利工程檔案數(shù)字化管理各個部門的職責(zé)。例如，明確要求水利工程各級建設(shè)部門應(yīng)該積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門，認(rèn)真履行檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)，共同做好水利工程檔案管理工作。同時，還需要水利工程勘查設(shè)計、監(jiān)理和施工參建單位明確相關(guān)部門的歸檔責(zé)任。此外，水利工程數(shù)字化檔案建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，應(yīng)該嚴(yán)格按照水利工程建設(shè)工作中所形成的文件材料歸檔，認(rèn)真把握好質(zhì)量監(jiān)督的檢查關(guān)，從而有效保證水利工程的檔案管理質(zhì)量；其次，構(gòu)建完善的檔案數(shù)字化管理流程，認(rèn)真做好歸檔、移交和驗收等多項工作；最后，應(yīng)強(qiáng)化水利工程重點項目的檔案管理，始終堅持國家檔案局重點建設(shè)項目整體驗收的組織原則，切實做好水利工程建設(shè)的檔案資料驗收工作，不斷完善水利工程檔案數(shù)字化管理制度。

2.3 配備相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫的安全建設(shè)

為了能夠最大限度提升水利工程檔案的數(shù)字化管理水平，便需要配備相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，如計算機(jī)、電子閱覽裝置等。數(shù)字化設(shè)備是更好的實現(xiàn)水利工程檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，一套良好的數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)備能夠給水利工程檔案管理創(chuàng)設(shè)良好的信息化平臺。尤其是在現(xiàn)代水利事業(yè)快速發(fā)展的背景下，水利工程的檔案管理資料不斷增多，在一定程度上增加了水利工程檔案管理的難度性，所以配備大容量的檔案存儲設(shè)備具有非常重要的現(xiàn)實意義。尤其是當(dāng)前相關(guān)部門主要采用的是計算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲設(shè)備，能夠有效解決水利工程檔案管理中存儲困難的問題。因此，通過使用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理設(shè)備，不但能夠減輕水利工程檔案管理工作人員的壓力，而且還能夠最大限度提升水利工程檔案管理的水平。

通過采取嚴(yán)格的安全保密措施進(jìn)行水利工程檔案管理，并根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的計劃，再按照一定的步驟、分階段的進(jìn)行水利工程檔案的數(shù)字化共享。同時，為了有效保障水利工程檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全，合理進(jìn)行檔案信息分類，將機(jī)密檔案做好備份之后轉(zhuǎn)移出網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，將其存放到安全的地方。采取這樣的措施能夠保證水利工程檔案數(shù)字化管理的安全性。

總之，強(qiáng)化水利工程檔案的數(shù)字化管理對推動水利工程建設(shè)發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實意義。尤其是在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的背景下，需要水利企業(yè)充分重視水利工程的檔案管理，不斷增強(qiáng)水利企業(yè)的核心競爭力，從而促使我國的水利工程建設(shè)朝著可持續(xù)方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]高紅.水利檔案數(shù)字化發(fā)展對水利建設(shè)的作用研究[J].商情，2017（30）：45-46.

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[3]王益平.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字資源整合的難點及對策[J].科學(xué)與財富，2017（17）：23-24.