淺談高校審核評估中教學(xué)秘書的職業(yè)能力

郭曉雯

摘要：審核評估是高校建“標(biāo)尺”立“自畫像”。在評估過程中，教學(xué)秘書不僅是教學(xué)信息的收集者，更是評估內(nèi)涵的有效推動者，有著舉足輕重的作用。結(jié)合近幾年的工作經(jīng)驗，本文從四個方面淺談高校審核評估中教學(xué)秘書的職業(yè)能力。

關(guān)鍵詞：審核評估；教學(xué)秘書；職業(yè)能力

中圖分類號：G712 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）45-0019-02

審核評估是在我國高等教育的新形勢下，總結(jié)已有評估經(jīng)驗，借鑒國外先進評估思想的基礎(chǔ)上，提出的新型評估模式，其核心是對學(xué)校人才培養(yǎng)目標(biāo)與培養(yǎng)效果的實現(xiàn)狀況進行評價，旨在推進人才培養(yǎng)多樣化，強調(diào)尊重學(xué)校辦學(xué)自主權(quán)，體現(xiàn)學(xué)校在人才培養(yǎng)質(zhì)量中的主體地位。對于高校二級學(xué)院來說，教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中的重要成員，行政上由學(xué)院院長、分管副院長領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上接受教務(wù)部（處）的指導(dǎo)，是日常教學(xué)活動的組織者和管理者。在審核評估中，教學(xué)秘書有著非常重要的作用，不僅是教學(xué)信息的收集者，更是評估內(nèi)涵的有效推動者。眾所周知，職業(yè)能力是人們從事其職業(yè)的多種能力的綜合。高校教學(xué)秘書的職業(yè)能力水平的高低對教學(xué)有著重要的影響，教學(xué)秘書需要明確工作職責(zé)，提高服務(wù)意識；要加強分工合作，堅持按制度辦事；要自覺學(xué)習(xí)，提高管理能力，提升辦事效率；要自覺履行職責(zé)，提高服務(wù)水平。結(jié)合近幾年的工作經(jīng)驗，筆者從以下四個方面淺談高校審核評估中教學(xué)秘書的職業(yè)能力。

一、未雨綢繆，案頭材料重在平日積累

教學(xué)管理類的案頭材料多且雜，平日里如果沒有進行合理、科學(xué)、有序的歸類整理，遇到教學(xué)評估、專業(yè)認(rèn)證、年終總結(jié)、教學(xué)成果獎申報等需要大量一手教學(xué)材料的時候就會措手不及，無從下手。日常工作本就煩瑣，如果按照通知要求需要在短時間內(nèi)完成大量材料的匯總、編輯工作，會使得工作凌亂不堪，甚至身心俱疲，因此，我們要未雨綢繆，通過平日積累好案頭材料，做好分類，用起來方能游刃有余。

1.常規(guī)性案頭材料。伴隨著本科教學(xué)工作的推進和深化，校教學(xué)管理部門更加重視常規(guī)性工作的開展和落實。作為教務(wù)秘書，每天都時刻關(guān)注著教學(xué)管理部門發(fā)布的各項通知和發(fā)文，在做好基礎(chǔ)工作的前提下，按學(xué)期、事務(wù)類別、年份、參與對象等不同要素進行歸檔顯得非常重要。這不僅是對工作的總結(jié)和提升，而且通過匯總、對比和分析，能夠較為客觀地反映當(dāng)前的教學(xué)狀態(tài)，同時可以提出更加合理性的改進意見。從微觀和宏觀、師資建設(shè)、教學(xué)資源分配及利用等諸多方面都會促進教學(xué)質(zhì)量的提高。俗話說：好記性不如爛筆頭，在大數(shù)據(jù)的背景下，學(xué)會巧妙利用各類工具，系統(tǒng)、科學(xué)地匯總材料，搜集好案頭材料，定會達(dá)到事半功倍的效果。

2.總結(jié)性案頭材料。每一位教務(wù)管理者每學(xué)期都會遇到各類項目申報、中期檢查、結(jié)題、驗收等工作，如何在短時期內(nèi)完成一份優(yōu)秀的申報書或總結(jié)報告，既考驗工作能力，又鍛煉個人能力?？偨Y(jié)性的案頭材料需要從以下幾個方面進行準(zhǔn)備：（1）文字材料：文件、規(guī)劃、方案、紀(jì)要、制度、工作計劃和總結(jié)、記錄、綜述等；（2）統(tǒng)計材料：統(tǒng)計表格、報表和名冊等；（3）聲像材料：照片、錄像帶、聲像、光盤等；（4）證書材料：榮譽證書、獲獎證書、錦旗、獎杯、獎牌、成果鑒定證書等；（5）實物材料：獲獎作品、科技作品、著作、教材、高級別論文期刊等；（6）匯編成冊的材料：主要有規(guī)劃（發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、師資隊伍建設(shè)規(guī)劃等）、教學(xué)管理制度、行政管理制度、人才培養(yǎng)方案、課程教學(xué)大綱、課程表、名冊（教職工名冊、學(xué)生名冊等）、評建工作手冊、評建簡報、文件匯編等；（7）其他材料：能反映教學(xué)工作水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的其他類型材料。

值得一提的是，凡匯編成冊的材料，一定嚴(yán)格把關(guān)，仔細(xì)校準(zhǔn)，報學(xué)校批準(zhǔn)后統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格印制。在材料的收集、整理中要堅持以下原則：（1）真實性原則；（2）準(zhǔn)確性原則；（3）完整性原則；（4）標(biāo)準(zhǔn)性原則；（5）條理性原則；（6）簡明性原則。

二、活學(xué)活用，輔助工具貴在分門別類

高校教務(wù)管理工作內(nèi)容廣泛，涉及面廣，如果能有一個大型教務(wù)管理系統(tǒng)來處理日常事務(wù)，不僅能提高效率，而且有利于數(shù)據(jù)的保存。但是，隨著數(shù)據(jù)量的增加，勢必會導(dǎo)致系統(tǒng)運行效率慢，延長工作時間，降低了工作效率。如果有多個小的教務(wù)管理系統(tǒng)來分門別類地處理不同事務(wù)，如排課系統(tǒng)、教材系統(tǒng)、成績系統(tǒng)、畢業(yè)論文（設(shè)計）系統(tǒng)、實習(xí)實踐系統(tǒng)、數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)、簽到系統(tǒng)等，就能夠做到歸屬清晰，處理事務(wù)高效。但是，隨之而來的問題是，每個系統(tǒng)都需要口令、眾多用戶名和密碼、運行程序等，對于新的教務(wù)教師來說，每個系統(tǒng)都需要學(xué)習(xí)，耗時較長，上手較慢?，F(xiàn)如今，很多高校的教務(wù)管理系統(tǒng)都是將相近功能的系統(tǒng)合并成為一個較大型的系統(tǒng)，不僅數(shù)據(jù)遷移方便，而且人機界面簡單，上手也較快。以蘇州大學(xué)教務(wù)管理者使用的系統(tǒng)為例，如正方管理系統(tǒng)（包含排課、教材、考試、成績、教學(xué)計劃、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)設(shè)計等多個方面）、教學(xué)互評管理系統(tǒng)、畢業(yè)設(shè)計（論文）網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、教學(xué)互動與評價系統(tǒng)、學(xué)生事務(wù)在線預(yù)約系統(tǒng)、教材管理系統(tǒng)等。

三、總結(jié)反思，事務(wù)性工作貴在熟能生巧

教務(wù)秘書是教學(xué)院長的得力助手，如何做好本職工作，做到承上啟下，準(zhǔn)確傳遞信息，是每個教務(wù)管理者的基本素養(yǎng)。結(jié)合近幾年的工作經(jīng)驗，筆者淺談幾點想法：（1）排課與排考如同下棋，需要科學(xué)、合理的排兵布陣。（2）閱卷要求、評分細(xì)則、課程成績單、質(zhì)量分析表等材料歸檔要做到整齊、完整和有據(jù)可查。（3）教材、講義和報告冊的使用需要規(guī)范，能夠體現(xiàn)與時俱進，也要注重基礎(chǔ)知識的準(zhǔn)確傳播，切不可輕易給學(xué)生使用不成熟的教材或講義。（4）畢業(yè)設(shè)計（論文）環(huán)節(jié)需要全程跟蹤，嚴(yán)格把控開題、中期檢查和畢業(yè)答辯的各個環(huán)節(jié)，注重平時的考察，加強對校外畢業(yè)設(shè)計的過程化考核。（5）在符合專業(yè)要求的前提下，畢業(yè)實習(xí)內(nèi)容講求百花齊放，集中實習(xí)和分散實習(xí)形式應(yīng)多樣，對于學(xué)院來說，選擇合適的實習(xí)基地頗為重要，通過實習(xí)基地的實習(xí)實踐來提高師生的工程技能和職業(yè)技能。（6）學(xué)科競賽在于培育，組建一支戰(zhàn)斗力強的團隊，提供有力的軟、硬件設(shè)施，以賽促教、以賽促學(xué)，注重及時收集各類競賽資料服務(wù)師生。（7）加強教師各類培訓(xùn)工作，革新知識體系，完善教育教學(xué)理論，在學(xué)習(xí)、探討中汲取新知識。（8）教改工程貴在頂層設(shè)計，重在實施實踐，從點到線再到面逐一開展各項工作，搭好框架，不斷積累，總結(jié)創(chuàng)新，爭取在教學(xué)成果獎上有所突破。（9）在“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)的背景下，MOOC課、在線開放課程、微課、“雨課堂”等特色課程如雨后春筍般出現(xiàn)，學(xué)院應(yīng)結(jié)合師資情況，合理規(guī)劃、開發(fā)和建設(shè)特色課程。（10）不斷推進國際化進程工作，隨著短期、中長期、長期交流項目的逐漸增多，師生需要開拓視野，充分利用好各類平臺創(chuàng)造機會進行交流學(xué)習(xí)，取其精華，去其糟粕。

四、與時俱進，新媒體平臺廣泛宣傳報道

新媒體是新的技術(shù)支撐體系下出現(xiàn)的媒體形態(tài)，如數(shù)字雜志、數(shù)字報紙、數(shù)字廣播、手機短信、移動電視、網(wǎng)絡(luò)、桌面視窗、數(shù)字電視、數(shù)字電影、觸摸媒體、手機網(wǎng)絡(luò)等。相對于報紙、戶外、廣播、電視四大傳統(tǒng)意義上的媒體，新媒體被形象地稱為“第五媒體”。

教務(wù)秘書在工作中會遇到一個共性問題：會做不會說，會說不會寫。在當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)，智能手機如此暢銷的年代，能夠與時俱進，利用好新媒體顯得尤為重要。例如：制作淺顯易懂的選課視頻、換修學(xué)分短片、各類本科生科研能力提升項目申報短視頻等，動畫效果生動，觀眾記憶深刻，易于操作和傳承，解放了教務(wù)秘書的大量文字和口頭詮釋、答復(fù)工作，何樂而不為呢？同時，給教務(wù)秘書帶來了更多的挑戰(zhàn)，既能文又能武，只有將這文和武發(fā)揮地淋漓盡致，方可將本科教務(wù)管理工作開展的有聲有色。

五、結(jié)語

“三百六十行，行行出狀元”，本科教學(xué)工作一直是各高校工作的核心，每一位教務(wù)秘書應(yīng)以此為榮為耀，全身心地投入工作中去，有責(zé)任心、持之以恒地完成各項工作，成為該領(lǐng)域的技術(shù)專家，更好地服務(wù)師生。與此同時，學(xué)校應(yīng)打通教務(wù)管理者的晉升通道，獎懲分明，科學(xué)、職業(yè)地建設(shè)出一批高水平、高素養(yǎng)的教務(wù)管理者為本科教育事業(yè)奮斗終生。

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