淺談電子文件對檔案管理工作的利與弊

焦丹瓊

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)為各項工作的存儲和記憶提供了方便，其中檔案管理工作信息化成為了目前檔案管理工作必須要思考的問題。可以說，電子文件的存儲和記憶在一定程度上影響并推動著檔案管理工作的實施，那么，電子文件對檔案管理工作有哪些利與弊呢？筆者結(jié)合自己多年的工作經(jīng)驗，淺談電子文件對檔案管理工作的利與弊。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；利與弊；影響

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）48-0008-02

信息技術(shù)的出現(xiàn)無疑是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的一次重大機遇，當(dāng)今時代是一個被稱為信息大爆炸的時代，各行各業(yè)都在實施創(chuàng)新驅(qū)動戰(zhàn)略，不管是前沿科技，還是生活的各個方面都要求如此，檔案管理工作更是離不開計算機應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展。良好的管理手段可起到事半功倍的成效，面對復(fù)雜多變的群體檔案，我們的檔案管理員應(yīng)該認(rèn)識到多媒體技術(shù)輔助檔案管理工作開展的必要性，從而提升工作效率。

一、電子文件的概念及特點

（一）電子文件的概念

電子文件是指將信息通過電子設(shè)備等多媒體設(shè)備進行保存、加工、整理，并可修改、記憶、儲存的文件，這種文件可以在網(wǎng)絡(luò)間進行傳遞，也可以通過硬盤、CD光盤為載體進行刻錄、保存，并形成一整套電子信息網(wǎng)，具有可修改性、可操作性和可刪除性等特點。

1.從廣義上講：電子文件一般泛指企業(yè)機構(gòu)、組織團體或者個人進行編輯和形成并存儲的電子記錄，不同于紙質(zhì)化的文件，沒有紙質(zhì)化文件的原始性、固定性等特點。電子文件在進行歸檔前的整理和記錄均包含在電子文件的范疇，這使得電子文件的起源和發(fā)展以及最終的定稿具有可視性、透明化和可追溯性，符合電子檔案的建立過程。

2.從狹義上講：電子文件特指政府機關(guān)、國家省市地區(qū)等公共機構(gòu)形成的電子化文件，它具有文件的各種屬性，且一般是公務(wù)活動中形成的，具備一定規(guī)范化的形成、發(fā)展、結(jié)果等流程和管理規(guī)定，具有真實性、完整性和有效性。此類電子文件的流轉(zhuǎn)具有一定的法律特殊性和保密性。

（二）電子文件的特點

1.電子文件的多樣性。目前企業(yè)和機構(gòu)所使用的電子文件的制作和儲存方式有許多種，我們常見的有EXCEL表格樣式、WORD文檔樣式、PDF文檔樣式、JPEG圖片樣式等，其存儲和記憶方式也不盡相同，常見的有CD盤刻錄、硬盤（移動硬盤）儲存、網(wǎng)絡(luò)云盤等，這就使得電子文件的形式多樣化，有些企業(yè)或機構(gòu)針對同一員工的檔案采用一種或者多種形式的記錄并儲存，方便今后檔案管理的再次利用。

2.電子文件的更改性。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)或機構(gòu)為了方便員工檔案的管理，更多地使用計算機存儲技術(shù)進行統(tǒng)一制作和管理，這就會出現(xiàn)很多的電子文件。電子文件是通過相關(guān)工作人員錄入而形成的電子信息，具有可更改性，且易于更改，如某小學(xué)語文老師在入職前的學(xué)歷為本科生，入職五年內(nèi)通過自己的努力學(xué)習(xí)考取在職研究生的學(xué)歷，那么對于這名老師的信息就需要稍作更改和調(diào)整，而電子文件的可更改性無疑可以很好地支持這種更改和調(diào)整工作的開展。

3.電子文件的依賴性。電子文件的存儲和記憶必須依賴計算機，必須借助光盤、硬盤為載體進行保存、記憶和傳遞，在進行閱讀和更改時也同樣借助計算機甚至計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。而電子文件一旦做成就會產(chǎn)生記錄，產(chǎn)生的記錄也要依附在計算機學(xué)科領(lǐng)域，如想要查看某高職教師的相關(guān)信息，需要通過計算機進入校內(nèi)或綜合服務(wù)系統(tǒng)進行查看，否則無法完成電子檔案的閱讀和查看工作。

4.電子文件的不穩(wěn)定性。電子文件借助計算機媒體為載體，如果計算機發(fā)生病毒或其他特殊情況時，就會造成電子文件丟失甚至成為無效文件，因此電子文件也有著不可抗拒的不穩(wěn)定性，加之電子文件的存儲位置也受到計算機的控制，所以其不穩(wěn)定因素稍高，如通過圖片形式保存的電子信息，可能隨著計算機軟件的更新和發(fā)展會失效或者損壞，造成電子檔案的流失，這也是目前檔案管理中需要攻克的問題之一。

二、電子文件對檔案管理的利與弊

（一）電子文件對檔案管理的益處

1.電子文件的可更改性對檔案管理起到了更新的作用。隨著企業(yè)或機構(gòu)的不斷發(fā)展，其內(nèi)部員工的發(fā)展也會發(fā)生變化，幾年前剛剛?cè)肼毜哪硢T工，可能通過自己的努力工作贏得了科長的職位，這就要求對這名員工的檔案進行隨時更新，使得檔案管理工作順應(yīng)時代的發(fā)展。如某學(xué)生在校一年時經(jīng)常打架，學(xué)校給予記過處分，隨著老師慢慢引導(dǎo)和自己不斷完善，漸漸成為了一名優(yōu)秀的高職生，那么對于學(xué)生的管理要投以發(fā)展的眼光，對于檔案管理工作更是如此，能夠不斷更新資料成為了電子文件在檔案管理發(fā)展中起到的重要助力作用。

2.電子文件的多樣性決定著檔案管理紙質(zhì)的可代替性。電子文件的形式多樣，其內(nèi)容和紙質(zhì)文件的內(nèi)容保持一致，它可以根據(jù)企業(yè)或技工的需要進行不同形式的存儲和記憶工作，方便檔案管理員的管理和閱讀，在很大程度上完全可以代替紙質(zhì)文件。紙質(zhì)文件的字跡可能會隨著年代的流逝慢慢模糊，內(nèi)容也顯得不那么完整，而電子文件可能要比紙質(zhì)文件保存的更久遠一些，如想查找10年前這位老師在課堂上的教學(xué)水平與當(dāng)下的教學(xué)水平進行比較，電子文件更顯的有說服力，因此電子文件的多樣性決定著檔案管理紙質(zhì)的可代替性。

3.電子文件有利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。電子文件在某種程度上為檔案管理工作人員提供了更多的便利，且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對于手寫文件的使用漸漸淡化，更多的是計算機的存儲，而電子文件從制作到修改再到定稿的過程完全由計算機操作，通過一定的計算機軟件進行分類匯總，再對這部分電子文件查找和修改的時候，只要打開計算機，輸入關(guān)鍵字，就能夠很方便地查找和閱讀，并進行提取和傳遞，遠遠方便于現(xiàn)階段檔案管理工作人員的工作效率，大大節(jié)省了工作時間，提高了工作效率。如銀行流水的存儲和記憶，完全是通過電子形式進行儲存和記憶，客戶需要的時候很容易調(diào)取并打印，縮短了銀行工作人員的工作時間和客戶的等待時間，使得工作更加高效化、透明化。

（二）電子文件對檔案管理的弊處

1.電子文件對檔案管理的原始性欠缺。我們在接觸一些文件時，似乎都能發(fā)現(xiàn)有些文件需要手簽，而電子文件很難做到手簽，其也就失去了文件的原始性，當(dāng)然現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，可以通過手機、平板電腦等進行手簽，如銀行辦理業(yè)務(wù)的手簽形式。因此電子文件在進行保存和管理的優(yōu)勢基礎(chǔ)上，似乎沒有紙質(zhì)文件的原始性更加真實有效。

2.電子文件的不穩(wěn)定易造成檔案管理的缺失。電子文件的儲存易受到計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，其存儲環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件制約著其存儲要求，如果達不到特定的存儲要求，容易造成電子文件所依賴的載體損傷，致使電子信息丟失。另外，由于技術(shù)和軟件過時，也可能導(dǎo)致電子文件無法讀出，這就造成了檔案管理工作中資料容易丟失或損壞，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩。

3.電子文件的可復(fù)制性影響檔案管理的重復(fù)性和真實性。電子文件存儲于計算機，而計算機具有可復(fù)制和粘貼的功能，這就會造成檔案管理工作的重復(fù)性，甚至有不法分子的進入，將檔案資料進行篡改和復(fù)制，造成資料的真實性降低甚至為零，因為電子文件需要專業(yè)的檔案管理人員進行管理，并通過進行加密和分解存儲在不同的領(lǐng)域和范圍內(nèi)，這樣才能保證電子文件的真實性和檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

三、結(jié)語

總而言之，電子文件有著各種各樣的優(yōu)勢，但在享受電子文件優(yōu)勢的同時，更要多關(guān)注其弊處，尤其是對檔案管理工作的利與弊，更值得每一位檔案管理工作人員多關(guān)注。在信息技術(shù)發(fā)展的今天，大多數(shù)人更多地依賴計算機技術(shù)的應(yīng)用，為工作提供便利的同時，我們應(yīng)該考慮其另一方面為我們帶來哪些損失，電子文件的輸入和形成也同樣決定著檔案管理的途徑和方式，因為電子文件為檔案管理提供了便利，而檔案管理又在無形中依賴于電子文件的制作，兩者相互制約，相互影響。

參考文獻：

[1]倫麗卉.淺談電子文件對檔案管理工作的影響[J].才智，2008，（23）：293.

[2]齊小琳.淺談電子文件對檔案管理工作的影響及對策[J].中國科技信息，2013，（05）：84+87.

Abstract：With the continuous development of science and technology，computing is applied to the work and provide convenient for storage and memory of all the work，including file management to the development of electronic information has become the current file management，electronic document storage and memory to a certain extent，affect and promote the implementation of file management，electronic documents for file management what are the advantages and disadvantages，the author with his years of work experience，discuss the advantages and disadvantages of electronic document for file management.

Key words：electronic files；archives management；advantages and disadvantages；impact