基于大數(shù)據(jù)視野的高校檔案管理探究

史丹妮

[摘 要]近年來(lái)，國(guó)家對(duì)教育事業(yè)的發(fā)展十分重視，對(duì)教育體系的要求也越來(lái)越高，高校作為高素質(zhì)人才提供和培養(yǎng)的主要場(chǎng)所，需要其具有良好的管理水平，為人才的培養(yǎng)和教育提供良好的環(huán)境基礎(chǔ)。檔案管理是高校管理中的重要內(nèi)容，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理也面臨著考驗(yàn)和機(jī)遇。文章針對(duì)大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案管理進(jìn)行探索與研究，希望為高校檔案管理工作提供一定的幫助。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)視野；高校檔案管理；管理探索；管理研究

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.35.195

1 引 言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)信息也呈現(xiàn)出數(shù)量大、數(shù)量多以及處理快等特點(diǎn)，高校檔案管理工作也面臨著很大的壓力，同時(shí)也為高校的發(fā)展提供了良好的條件。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提高，就需要高校充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)視野下檔案管理工作的新形勢(shì)，進(jìn)而積極地進(jìn)行檔案管理新模式的探索和研究，這不僅可以有效地提高高校檔案管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)也是高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要重視的內(nèi)容。

2 大數(shù)據(jù)概述

對(duì)于大數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，它是時(shí)代發(fā)展下產(chǎn)物，其也被稱為巨量的資料數(shù)據(jù)，主要是指那些需要經(jīng)過(guò)新處理而具有一種很強(qiáng)決策力、規(guī)范性以及洞察力的多樣化的、豐富性的信息數(shù)據(jù)資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)具有著諸多的特性，其含有的信息數(shù)據(jù)不僅數(shù)量規(guī)模比較大，同時(shí)其需要的數(shù)據(jù)處理速度也是十分快，這主要是數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生更新是非常快的，需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)有效的處理，另外，大數(shù)據(jù)信息還具有一定的使用價(jià)值，其不僅能夠?yàn)槿藗兲峁┯行У男畔?shù)據(jù)，還能夠?yàn)椴煌畔⑿枨笳咛峁┢鋫€(gè)性化的信息數(shù)據(jù)服務(wù)。[1]

3 大數(shù)據(jù)視野下對(duì)高校檔案管理的影響

3.1 開(kāi)發(fā)了高校檔案的潛在價(jià)值

高校檔案包括高校很多方面的內(nèi)容，比如教學(xué)、管理以及科研工作等，其儲(chǔ)存的方式也主要有文字、圖表以及聲像方式等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案的潛在價(jià)值得到了有效的開(kāi)發(fā)，對(duì)高校檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，能夠有效地為高校未來(lái)的發(fā)展提供決策依據(jù)，促進(jìn)高校更好地發(fā)展。另外，高校檔案是對(duì)高校發(fā)展歷程的見(jiàn)證和記錄。因此，其包含著高校的歷史文化，這對(duì)高校校園文化的發(fā)展以及傳承都有著積極的作用。

3.2 節(jié)省檔案信息管理和存儲(chǔ)空間

在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，主要是利用紙質(zhì)形式來(lái)進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存，進(jìn)而有相應(yīng)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的管理，在其檔案收集、分析以及整理的過(guò)程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，同時(shí)在檔案?jìng)鬏敽凸芾淼倪^(guò)程中還容易發(fā)生丟失和信息泄露等情況，這對(duì)檔案管理造成了一定的影響，而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，就可以采取信息數(shù)字化手段進(jìn)行檔案信息的管理，信息數(shù)字化技術(shù)具有諸多的使用優(yōu)勢(shì)，能夠有效地改善傳統(tǒng)檔案管理的弊端。利用信息數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行高校檔案管理，就可以有效地改變紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀，節(jié)省檔案信息管理和存儲(chǔ)空間，同時(shí)信息數(shù)字技術(shù)保管期限也是十分長(zhǎng)的，保管的過(guò)程中也不會(huì)出現(xiàn)檔案信息損壞的情況，從而有效地提高了高校檔案完整性。[2]

3.3 提高高校檔案信息的利用率

在傳統(tǒng)高校的檔案管理過(guò)程中，對(duì)檔案信息的利用率是不高的，這主要是由于檔案的數(shù)量是巨大的，對(duì)使用的檔案資料獲取需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的過(guò)程以及程序才能得到，由于檔案資料的獲取是比較麻煩的，因此，這也阻礙了對(duì)其有效的利用。對(duì)于高校檔案來(lái)說(shuō)，包括了大量重要的歷史信息資料，其本身就具有很高的利用率，在大數(shù)據(jù)視野下借助相關(guān)設(shè)備來(lái)把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式，這樣在需要相關(guān)檔案資料的時(shí)候，就可以通過(guò)快速檢索的形式將相應(yīng)的檔案信息調(diào)出，進(jìn)而向相關(guān)需要人員進(jìn)行信息的分享和傳遞，因此，可以有效地提高高校檔案的利用率。

4 大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案管理探索

4.1 做好對(duì)高校檔案管理平臺(tái)的開(kāi)發(fā)

在大數(shù)據(jù)背景下，為了有效地保證高校檔案具有良好的完整性與真實(shí)性，就需要做好對(duì)檔案管理平臺(tái)的開(kāi)發(fā)，將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化進(jìn)行存儲(chǔ)和整理。檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建主要包括信息收集和錄入系統(tǒng)、管理和更新系統(tǒng)以及信息應(yīng)用系統(tǒng)等，對(duì)于信息收集和錄入系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，需對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案以及電子檔案進(jìn)行收集和錄入，可以通過(guò)使用計(jì)算機(jī)以及掃描儀等設(shè)備來(lái)對(duì)高校紙質(zhì)的檔案進(jìn)行有效的掃描，進(jìn)而進(jìn)行加工和處理將其轉(zhuǎn)化為電子形式的檔案，一定要避免檔案原貌出現(xiàn)損害；對(duì)于管理和更新系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，相關(guān)檔案部門(mén)需要設(shè)置相應(yīng)的專(zhuān)人來(lái)對(duì)管理系統(tǒng)定期進(jìn)行管理和維護(hù)，高校的教學(xué)、管理以及科研工作是在不斷進(jìn)行中的，在此過(guò)程中也會(huì)產(chǎn)生很多信息數(shù)據(jù)，而管理人員就需要定期地對(duì)一些重要的信息進(jìn)行檔案更新；對(duì)于信息應(yīng)用系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，可以借助校內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行資源的共享，在平臺(tái)中建立相應(yīng)的檢索目錄，從而可以更加便捷地供利用者進(jìn)行檔案信息的獲取和利用。[3]

4.2 優(yōu)化高校檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理想要實(shí)現(xiàn)有效的管理效果，就需要其具有符合時(shí)代發(fā)展的管理模式，因此，這就需要高校對(duì)其傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。高?？梢越⒖茖W(xué)的管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)管理，做好對(duì)檔案的收集、管理和應(yīng)用，從而提高檔案管理的多元化發(fā)展要求。在高校檔案的收集階段，需要相關(guān)人員做好調(diào)研工作，建立好檔案信息之間的對(duì)接工作，在管理階段，需要發(fā)揮大數(shù)據(jù)下的快速處理性作用，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，在應(yīng)用階段，需要注重檔案的智能化服務(wù)，為不同層次的需求者提供相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容。

4.3 做好檔案管理的保密安全工作

高校檔案對(duì)學(xué)校的教學(xué)、管理以及科研工作等重要信息進(jìn)行記錄，主要包括學(xué)生學(xué)籍的檔案、學(xué)生的成績(jī)、高校財(cái)務(wù)信息和人事信息等，如果檔案信息出現(xiàn)非法的盜用和泄露情況，就可能對(duì)高校和學(xué)生造成一定的損失和傷害，因此，這就需要做好對(duì)檔案管理的保密安全工作。高?？梢越⑾鄳?yīng)的安全保障體系，提高檔案安全管理技術(shù)的水平，從而強(qiáng)化高校檔案管理的安全管理，安全保障體系可以包括登錄人員的身份認(rèn)證、登錄、權(quán)限、密碼、備份等管理內(nèi)容，從而提高檔案管理的保密安全性。[4]

5 結(jié) 論

綜上所述，大數(shù)據(jù)視野下高校檔案管理具有新的發(fā)展形勢(shì)，為了實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理效果，高校就需要對(duì)其實(shí)際的檔案管理情況進(jìn)行了解和掌握，并充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)的特征和優(yōu)勢(shì)，加大對(duì)檔案管理工作的探索和研究，這也是高校長(zhǎng)期發(fā)展中需要研究的內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張妍.基于大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案管理探索與研究 [J].機(jī)電兵船檔案，2018（2）：63.

[2] 郭丹.基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式的優(yōu)化研究 [J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2017（36）：204-205.

[3] 張曉瑩.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理工作研究 [J].新校園（閱讀），2016（3）：31.

[4] 呂麗華，于濤.基于大數(shù)據(jù)背景下的高校后勤檔案信息化管理研究 [J].法制博覽，2016（21）：69-70.