淺析國有企業(yè)文秘工作的實踐與思考

羅明媛

摘要：國有企業(yè)的特殊性質(zhì)使得文秘工作有了特殊屬性，既需要維持國有企業(yè)基本特點與側(cè)重點，又要做到讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，同事認可的工作狀態(tài)。故本文針對國有企業(yè)文秘工作的實踐展開研究，通過對文秘實際工作的研究，提出相關(guān)意見，提升國有企業(yè)文秘工作能力，建設(shè)復(fù)合型人才。

關(guān)鍵詞：國有 企業(yè) 文秘

前言

國有企業(yè)的文秘工作必須兼具素質(zhì)與能力集一身，具有較高的職業(yè)素養(yǎng)才能勝任該項工作。在具體的工作內(nèi)容中，既包括簡單的接收郵件，起草信函，也包括重要會議內(nèi)容的推敲與起草。因此，必須要求文秘在實際工作中不斷力求上進，提升自我。

一、國有企業(yè)文秘工作要求

國有企業(yè)對文秘工作能力的要求較高，其具體可概括為如下幾點：

第一，組織與協(xié)調(diào)能力。上傳下達是文秘的基本職責(zé)之一，也是對文秘組織能力的調(diào)技要求。文秘需要將國有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的基本意圖與決策進行傳達，也需要將具體工作內(nèi)容與執(zhí)行效果上報給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。因此，要求文秘必須具備組織與協(xié)調(diào)能力。

第二，日常事物處理能力。文秘的工作日常較為繁雜，因此要求其在日常工作中必須具備精益求精，嚴謹甚微。在檔案管理與文件收發(fā)環(huán)節(jié)中，必須要做到保密、安全、準確、及時等要素。才能做到零誤差，提高工作效率與質(zhì)量。

二、國有企業(yè)文秘工作在實踐中的思考

（一）文秘工作特點

1.服務(wù)型。國有企業(yè)基本性質(zhì)便是服務(wù)，因此國有企業(yè)文秘工作的基本屬性與特點也是服務(wù)。文秘工作在很大程度上受到領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)容的影響，以領(lǐng)導(dǎo)工作為基本核心與重點，例如文檔的整理、組織召開會議、調(diào)研市場工作均以領(lǐng)導(dǎo)為中心。

2.綜合性。國有企業(yè)文秘工作具有綜合性特點，這是與其事物的繁雜特性密不可分的。在實際工作中，文秘需要扮演眾多角色，如辦事員、通話員、接待員、計劃員等等。在日常工作中，文秘需要接打電話、擬寫稿件、接待客戶、組織活動等。因此，眾多工作內(nèi)容的事實使得文秘工作呈現(xiàn)綜合性的基本特點。

3.高效性。國有企業(yè)基于市場信息的不斷變化而變化，因此國有企業(yè)的文秘也必須不斷提升自我，更高效的進行工作。尤其當(dāng)下是信息化發(fā)展時代，對工作效率尤其重視。而文秘工作的效率與領(lǐng)導(dǎo)處理各項事宜有重要關(guān)系，決定著領(lǐng)導(dǎo)的決策質(zhì)量與效率，因此，文秘工作必須具備高效性。

4.輔助性。文秘工作必須具備參謀作用，且必須為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)與意見，進而幫助領(lǐng)導(dǎo)作出正確且理性的決策。只有領(lǐng)導(dǎo)找準方向，作出正確決策，才能推動企業(yè)發(fā)展，才能在激烈競爭的市場環(huán)境中站穩(wěn)腳跟。因此，要求文秘必須具備輔助特點，才能發(fā)揮信息耳目之基本能力。

（二）實踐中的思考

1.強化決策與溝通能力。時代的發(fā)展要求文秘必須在實踐中不斷具備強化決策與溝通的能力。在日常工作中，必須及時獲取有效資料并處理相關(guān)事宜，準確做出決策，做好調(diào)節(jié)與控制能力。文秘在國有企業(yè)中必須以管理者的身份，在規(guī)定條件下，做出正確的工作程序，對各類型文件與材料的處理手到擒來。同時，需要在實踐中不斷提升語言溝通能力，語言組織能力以及對公文形成報告的能力。才能在國有企業(yè)中為領(lǐng)導(dǎo)提供幫助，做領(lǐng)導(dǎo)得力的左膀右臂。

2.強化團隊訓(xùn)練。通過拓展訓(xùn)練使得文秘在溝通、協(xié)調(diào)以及適應(yīng)等方面具備良好能力，主要包括團隊的建立，團隊項目的建立。在工作中，文秘需要將所得收獲用于實際工作中，并感受團隊的合作力量，使得自己的潛能不斷被激發(fā)出來。在強化團隊訓(xùn)練中，應(yīng)與隊員協(xié)調(diào)默契與精神，逐漸形成團隊意識。才能在日后的工作中做好組織協(xié)調(diào)工作，與下屬或同級形成良好默契，提升工作效率。

3.強化技術(shù)能力。隨著計算機的普及與發(fā)展，當(dāng)前企業(yè)在處理工作中均以計算機為主要工具，因此作為國有企業(yè)的文秘必須強化計算機能力，筆者以此提出以下幾點建議：

第一，強化信息意識。當(dāng)前社會對信息的敏銳能力已大幅度超過從前，信息是轉(zhuǎn)化為科技與生產(chǎn)力的重要動力。企業(yè)決策者的管理能力主要依靠對信息的接受效率。因此，作為現(xiàn)代社會的國有企業(yè)秘書，必須做到精準掌握信息，理解并合理利用信息。強化信息意識進而在實際工作中捕捉有價值的信息。企業(yè)秘書由于具有參謀智能，因此需要在適當(dāng)時期為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的資源。這便要求文秘必須善于在日常的企業(yè)現(xiàn)象中，汲取、洞察于企業(yè)、于領(lǐng)導(dǎo)有價值的消息，以自身積極性與主動性，不斷完善工作效率與工作內(nèi)容。

第二，強化信息處理能力。當(dāng)前辦公均朝向自動化方向前進，對信息的處理也呈現(xiàn)辦公模式，而作為文秘，則必須以高效的工作方式傳達信息，提升辦事效率。例如在文件的傳送與組織會議的召開，便需要文秘對其中關(guān)鍵性信息進行搜集、整理，再傳達于各個部門。而這其中便要求文秘具備信息獲取能力、信息選擇能力、信息預(yù)測能力、信息處理能力、信息運用能力。

第三，熟練的計算機操作能力。辦公自動化技術(shù)的不斷提升，使得當(dāng)前國有企業(yè)文秘必須與時俱進，掌握現(xiàn)代設(shè)備與技術(shù)，進而提升工作效率。并熟練操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備，掌握其基本技能。在現(xiàn)代信息辦公設(shè)備中重要包括打印機、傳真機、通訊設(shè)備等。同時，身為國有企業(yè)文秘，必須熟練掌握辦公軟件的操作技能，如word、Power point制作，Excel的表格制作等。同時，也需要掌握在海量信息中檢索自己需要的信息，以及文件下載，遠程會議、對外聯(lián)網(wǎng)等等。甚至必要時需要具備電腦維修檢測能力，以免在緊急時刻發(fā)生故障，束手無策。

結(jié)論：綜上所述，國有企業(yè)文秘工作較為復(fù)雜，相比較傳統(tǒng)企業(yè)而言，其工作量相對較大。尤其在現(xiàn)如今信息時代，文秘必須具備各項能力，并需要與時俱進，不斷在日常工作實踐中提升自我能力，提升職業(yè)素養(yǎng)。以此才能在日后的工作中為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為人民服務(wù)，為企業(yè)服務(wù)。