疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用探討

張楠

摘 要：我國的各種疾控中心是國家體系中的職能部門，不僅負(fù)責(zé)群體預(yù)防的工作，而且也肩負(fù)著監(jiān)測、分析和防治各種疾病的職責(zé)。在開展各項業(yè)務(wù)活動的過程中，建立了較多的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，然而一旦未采取合理有效的方法對檔案進行管理，不僅可能使大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)產(chǎn)生流失，而且也無法將這些檔案加以充分利用。由此可見，疾控中心的檔案管理工作屬于衛(wèi)生防疫工作中的主要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案；管理利用

病預(yù)防控制中心有很多各種各樣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析、評估等，疾病等類型、治療范圍比較廣泛。做好疾病預(yù)防控制中心的檔案管理，有利于需要的人查閱，可以有效的提高檔案的利用率，促進我國疾病預(yù)防控制的工作順利進行。

一、疾控中心業(yè)務(wù)檔案兩級管理原則

疾控中心檔案有兩大類；一類是行政往來各種文件形成的檔案，另一類是各業(yè)務(wù)科室在工作中逐漸積累形成的業(yè)務(wù)檔案。而這些檔案的兩級管理是指在疾控中心業(yè)務(wù)辦的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實行中心級、科級兩級管理，其內(nèi)容主要有以下四個方面：

1、將疾控中心業(yè)務(wù)檔案納入中心檔案工作管理體系，同其它門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受中心業(yè)務(wù)辦的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由中心檔案室負(fù)責(zé)具體組織實施。

2、將業(yè)務(wù)檔案分為中心、科兩級，對業(yè)務(wù)活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測檔案，分別為中心業(yè)務(wù)檔案和科級業(yè)務(wù)檔案兩個層次。

3、中心級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸的中心級管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科檔案員負(fù)責(zé)收集，整理、立卷定期向中心檔案歸檔，交由中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

4、科級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸為科級管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存。由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。

二、實施兩級管理的意義

1、兩級管理使業(yè)務(wù)檔案查找方便，節(jié)省空間

我中心在工作中形成大量的業(yè)務(wù)檔案，如果不分兩級管理，使各種重要的，保存價值大的檔案和一般性的、基礎(chǔ)性的材料檔案混雜在一起，查找起來很不方便，分散在各科室，也不利于全中心檔案工作的統(tǒng)一布置和指導(dǎo)，如果把全站綜合性的材料統(tǒng)一歸納到檔案室，便于檔案的管理，也為各科室節(jié)省了空間。

2、中心級檔案管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

中心級業(yè)務(wù)檔案管理可使中心檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于中心領(lǐng)導(dǎo)及時把握全局，做也正確決策提供了有力依據(jù)。另外，將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交中心歸檔，有利于在大量的監(jiān)測材料上進一步加工，形成分析性報告，從而促進了業(yè)務(wù)工作的提高，有利于防疫機構(gòu)科研工作的開展

3、科級管理是有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要

預(yù)防控制工作有延續(xù)性，在對監(jiān)測點監(jiān)測中要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)測檔案，特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案要還不斷進行補充或注銷，有些數(shù)據(jù)要有對比性，以滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。

4、檔案收集整理要為檔案開發(fā)利用提供有價值的信息

檔案收集整理要以業(yè)務(wù)檔案入手，這樣才能提供真實有效的檔案第一手資料，檔案編研才有可能有專業(yè)特色，才能更有效為疾病預(yù)防控制工作服務(wù)，脫離業(yè)務(wù)工作的選題就談不上專業(yè)性。要掌握各科業(yè)務(wù)工作檔案的精髓，對比以前年度的監(jiān)測數(shù)據(jù)，特別是開展預(yù)防醫(yī)學(xué)科學(xué)研究時，更要有大量的跨年度的統(tǒng)一數(shù)據(jù)做依據(jù)，才能有針對性的統(tǒng)計和分析，所以應(yīng)將工作重點放在能系統(tǒng)的提供高度濃縮的業(yè)務(wù)檔案上。以便檔案的利用和開發(fā)。

三、疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用的現(xiàn)狀

1、工作流程不具有科學(xué)合理性。當(dāng)前，對于疾病預(yù)防與控制檔案管理來說，我國還尚未出臺專門的法律法規(guī)，大多數(shù)疾控中心也未建立健全檔案管理與利用體制，開展常規(guī)工作時并未制定出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作流程，隨意對檔案進行分類和保管，從而不利于后續(xù)的檔案更新與檔案利用工作的開展

2、檔案利用屬于檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。就一些已經(jīng)設(shè)置檔案室和建立健全檔案管理機制的疾控中心而言，仍然存在著檔案利用率較低的問題。檔案管理工作的宗旨就是便于后期的使用，然而部分工作人員并未認(rèn)識到檔案工作的重要性及其具有的現(xiàn)實意義，沒有做到經(jīng)常翻閱檔案，從而造成了資源的閑置與浪費。

四、解決疾控中心檔案管理與檔案利用存在問題的有效對策

1、加強檔案制度建設(shè)

要想提高疾病預(yù)防控制中心的檔案管理水平，首先需要加強疾控中心的檔案制度建設(shè)工作，要做到有章可循。疾病預(yù)防控制中心科室較多，應(yīng)該以《檔案法》為依據(jù)，建立適合疾控中心的規(guī)章制度，在制度中明確規(guī)定各部門崗位職責(zé)，及時整理材料，及時歸檔。把檔案管理中心作為核心部門，各個科室為主體，收集不同科室的檔案，按順序歸類。還應(yīng)該把檔案管理工作分配到個人，建立有序的管理層。比如我國當(dāng)前有些疾控中心就在實行檔案分級制度，選一名專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，設(shè)立專門的檔案室，對不同科室提供的檔案分類管理。

2、提高案卷質(zhì)量

在疾控中心，檔案管理與檔案利用是疾病預(yù)防控制中心開展工作的重中之重。上文有提到檔案質(zhì)量不高的問題，這就需要工作人員做好日常檔案收集、歸檔工作。除了疾控中心的資料之外還應(yīng)該展開業(yè)務(wù)范圍，加大資料收集范圍，使疾控中心的檔案資料更加豐富。檔案的收集與管理是一項長期的工作，做好這項工作需要日積月累。做好檔案整理工作，注意書寫字跡，在歸檔時要標(biāo)清標(biāo)號，做好分類，同一類型的放在一起，重要檔案要收錄全面。提高案卷的質(zhì)量，使疾控中心的檔案管理起到有效的作用。比如同一科室中遇到的疾病預(yù)防數(shù)據(jù)不盡相同，根據(jù)數(shù)據(jù)收集方式的不同，統(tǒng)計方式的不同情況，做好檔案記錄工作。

3、加強對檔案的合理利用。

檔案管理工作所體現(xiàn)出來的最后價值就是被相關(guān)人員加以合理利用。然而，當(dāng)前疾控中心的檔案利用率并不是很高，大多數(shù)檔案室只是一個擺設(shè)。要想有效的解決此問題，就應(yīng)該要求檔案管理人員對檔案進行分類管理時做到精準(zhǔn)化和專業(yè)化，這樣可以符合人員方面的使用需求。其次，單位必須大力宣傳檔案具有的隱藏價值，鼓勵中心工作人員對檔案資源加以充分利用，促使其意識到檔案工作的重要性。在開展日常工作的過程中，主動查閱檔案。最后，檔案管理人員不僅應(yīng)該對其他工作人員定期組織開展培訓(xùn)工作，而且在查閱檔案方面還需要起到指導(dǎo)性的作用。

4、加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作需要具有定專業(yè)性的人才，在日常疾病檔案整理中可以熟練的分清疾病的類型。由于我國一些防控中心的工作重點都放在了疾病的防控上，對檔案管理工作有些忽略，所以沒有專門的檔案收錄人員，往往是一個檔案整理人員身兼數(shù)職，沒有時間去詳細(xì)整理，或者是聘用專業(yè)不對口的職員，這都是不可行的，沒有一定專業(yè)素養(yǎng)的工作人員，很難勝任這份工作。疾控中心應(yīng)該對檔案管理人員進行培訓(xùn)，針對檔案管理知識、疾病種類知識、疾病預(yù)防知識等方面進行培訓(xùn)。通過培訓(xùn)來提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

結(jié)語：將業(yè)務(wù)檔案實行兩級管理，是疾控中心貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病的預(yù)防控制工作的特點和需要，隨著業(yè)務(wù)檔案管理實踐的發(fā)展，它將會更加完善，一定會為衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重要作用。另外，疾控中心檔案的利用價值逐漸體現(xiàn)出來，各級疾控中心檔案工作逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道，特別是自檔案目標(biāo)管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。

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