淺談基層檢察機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀與改革

摘 要 檢察檔案是記錄檢察機(jī)關(guān)履行法律監(jiān)督職能、完成各項(xiàng)工作的記錄留存，涵蓋訴訟文檔、文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、會計(jì)檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等多種類型，記錄檢察工作的方方面面。檢察檔案工作是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工作，既需要檔案工作者的辛勤工作也需要其他業(yè)務(wù)部門的積極配合。當(dāng)前，基層檢察機(jī)關(guān)在檢察檔案工作雖取得一定成效，但仍存在很多問題亟待解決和改進(jìn)。

關(guān)鍵詞 基層 檢察機(jī)關(guān) 檢察檔案

作者簡介：韓文婷，天津市西青區(qū)人民檢察院辦公室干警。

中圖分類號：D926.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.10.321

一、基層檢察機(jī)關(guān)檢察檔案工作的基本情況

近年來，隨著各項(xiàng)檢察工作的推進(jìn)，檢察檔案工作作為檢察綜合工作的一部分受重視程度不斷提升，在規(guī)范操作、責(zé)任分工、人員配備、軟硬件投入方面取得了很大進(jìn)步，目前基層檢察院檔案工作多是從以下幾個方面展開的：

一是檢察檔案工作規(guī)范化程度進(jìn)一步提升。上級檢察機(jī)關(guān)從頂層設(shè)計(jì)方面，對訴訟檔案管理、歸檔文件整理規(guī)則、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限等多方面出臺、完善相應(yīng)規(guī)范，使基層檢察院在開展檔案工作有章可循、規(guī)范統(tǒng)一。

二是檢察檔案工作分工明確、相互配合。目前，很多基層檢察機(jī)關(guān)形成了機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，辦公室負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，專兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)，各業(yè)務(wù)部門配合的明晰分工，相互配合的檢察檔案工作大環(huán)境。

三是軟硬件設(shè)施等物質(zhì)保障方面投入加大。很多基層檢察機(jī)關(guān)已經(jīng)建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，在專門檔案室之外開設(shè)院史、檢察史的陳列設(shè)計(jì)，將檢察檔案以更直接的方式展現(xiàn)在干警面前。同時大力建設(shè)檢察檔案電子數(shù)據(jù)庫，增設(shè)高速掃描儀、單反照相機(jī)，配備所需的各項(xiàng)設(shè)備。

二、基層檢察機(jī)關(guān)檔案工作現(xiàn)存問題

（一）檢察檔案工作受重視程度較低，檔案工作的協(xié)作意識弱化

近年來，基層檢察機(jī)關(guān)在承擔(dān)的司法改革任務(wù)重、辦案量激增的大背景下，主要精力投入到司法改革、案件辦理工作中，對于檢察檔案工作的重視程度雖逐步提升，但仍停留在比較低的水平。檢察檔案工作作為辦公室工作的一部分，未能與其他業(yè)務(wù)工作一同規(guī)劃、檢查、總結(jié)、納入績效考核，嚴(yán)重影響了檔案工作的改革推進(jìn)。例如，盡管檢察檔案電子化是近些年檢察檔案工作一直在探索創(chuàng)新的領(lǐng)域，但是將此項(xiàng)工作作為一項(xiàng)長期、重點(diǎn)的項(xiàng)目來推進(jìn)的基層檢察機(jī)關(guān)少之又少。

檢察檔案工作作為一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的檢察工作，既需要檔案工作者辛勤工作也需要其他業(yè)務(wù)部門的積極配合。工作中，檢察檔案工作人員與承辦案件的檢察官、檢察官助理以及書記員之間，就檔案工作如何規(guī)范開展缺乏有效溝通，加之辦案人員的檔案意識較為淡薄，并沒有將自己的工作作檢察檔案工作的一部分，案件辦理過程中未能重視對案卷材料規(guī)范、及時歸檔，影響了后續(xù)歸檔工作的效率。例如有書記員忘記部分案卷材料尚未經(jīng)檔案工作人員掃描就完成裝訂成冊，造成檔案人員后續(xù)歸檔時，不得不利用照相機(jī)再次補(bǔ)拍尚未掃描案卷。

（二）檢察檔案人員專業(yè)人才儲備不足，檔案工作者創(chuàng)新意識不強(qiáng)

司法體制改革后，檢察人員被分為檢察司法人員、行政司法人員以及司法警察三大類，檢察檔案工作者被劃分到司法行政人員這一類。人員分類雖為檢察人員的職業(yè)發(fā)展前景指明了方向，但并不能解決專業(yè)檔案人才儲備不足以及法律專業(yè)知識與檔案專業(yè)知識融合度低的問題。目前，多數(shù)基層檢察機(jī)關(guān)的檔案工作者多為非檔案專業(yè)的專職或兼職工作人員，他們中的有的既沒有法律專業(yè)背景也沒有系統(tǒng)、全面的學(xué)習(xí)過檔案知識，憑著老帶少的經(jīng)驗(yàn)在開展工作。

檢察檔案工作是檢察工作與檔案工作的重合部分，豐富的檢察檔案是一筆寶貴的財(cái)富，合理的利用檢察檔案資源有利于助推檢察工作的發(fā)展，如果僅是將檢察檔案工作理解為一種機(jī)械活動，那么檢察檔案工作就很難取得創(chuàng)新與進(jìn)步。例如，有的基層檢察機(jī)關(guān)的檔案工作者很少在如何開發(fā)、利用豐富的檢察檔案下功夫、花心思。隨著反貪、反瀆部門的轉(zhuǎn)隸國家監(jiān)察體制改革，本來為數(shù)不多的檔案借閱率就變的更低，這種檢察檔案的低利用率（既包括紙質(zhì)檔案也包括電子檔案），并沒有引起檔案工作者的重視。

（三）檢察檔案工作管理方式粗放，制度在落地時仍有很多操作空白需要細(xì)則去填補(bǔ)

基層檢察機(jī)關(guān)的檔案管理制度有待進(jìn)一步完善、細(xì)化。最高檢以及省級檢察機(jī)關(guān)對于檢察檔案的管理，特別是訴訟檔案的歸檔工作制定了相關(guān)的制度，但在工作流程的操作中仍有很多細(xì)節(jié)需要基層檢察機(jī)關(guān)針對自身工作實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則，例如歸檔卷宗制作不規(guī)范、卷內(nèi)材料不全、遺漏移交檔案的情況，檔案移交人混亂、責(zé)任不明等問題仍需制定相關(guān)院內(nèi)制度加以規(guī)范，否則將影響檔案工作的推進(jìn)。另外，配合檢察機(jī)關(guān)的大數(shù)據(jù)化進(jìn)程，電子檔案庫的管理、電子檔案的歸檔、借閱流程等一系列的制度仍需建立和完善，讓沉睡的檢察檔案活起來，為檢察業(yè)務(wù)工作服好務(wù)。

較其他檢察工作，檢察檔案工作的考核制度相對較為單一。一方面，上級檢察機(jī)關(guān)對基層檢察機(jī)關(guān)的考核制度規(guī)定籠統(tǒng)，主要以對室藏全部檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索實(shí)現(xiàn)100%，文書檔案、訴訟檔案數(shù)字化覆蓋率作為硬指標(biāo)，考核形式的較為單一籠統(tǒng)，并不利于助推檢察檔案整體工作的發(fā)展。另一方面，部分基層檢察機(jī)關(guān)對于檔案工作人員的績效考核存在一定空白，沒能建立針對檔案工作的具體崗位目標(biāo)責(zé)任制，導(dǎo)致崗位責(zé)任指標(biāo)沒有落實(shí)到檔案管理工作實(shí)處。

三、關(guān)于推動檢察檔案工作發(fā)展的建議

（一）充分認(rèn)識檢察機(jī)關(guān)檔案在大數(shù)據(jù)時代的重要意義，將檢察檔案工作作為一項(xiàng)重要的檢察工作來謀劃、推進(jìn)

面對大數(shù)據(jù)時代為檢察工作提出的新要求，基層檢察機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)不斷提升對檢察檔案工作的重視程度，從提升檢察檔案電子化開發(fā)利用、轉(zhuǎn)化的上下手，進(jìn)一步開發(fā)利用檢察檔案，讓檢察檔案服務(wù)干警、服務(wù)辦案。檢察檔案工作者應(yīng)當(dāng)擺正心態(tài)，熱愛本職工作，不斷增強(qiáng)使命感和責(zé)任意識，克服檢察檔案工作就是機(jī)械重復(fù)錯誤認(rèn)識，在工作中不斷創(chuàng)新。檢察檔案特別是訴訟檔案是一線辦案干警的智慧結(jié)晶，做好檢察檔案的歸檔工作也是具有重要的意義。

（二）強(qiáng)化檢察檔案人才儲備，增強(qiáng)檔案工作者專業(yè)素能

檢察檔案工作是檢察工作與檔案工作的融合，做好檢察檔案工作既需要一定的檢察業(yè)務(wù)能力也需要相關(guān)的檔案工作知識儲備，復(fù)合型的檢察檔案人才儲備是做好檢察檔案工作的基石。一方面，針對司法人員分類的新情況，強(qiáng)化檔案專業(yè)知識背景的人才招錄，構(gòu)建年齡結(jié)構(gòu)合理的檢察檔案工作者隊(duì)伍；在加強(qiáng)檔案工作和檢察業(yè)務(wù)工作兩個方向檔案工作者的培訓(xùn)教育，讓檔案工作者在精通檔案工作的同時，熟悉了解檢察業(yè)務(wù)開展的相關(guān)流程和規(guī)范，從而在檢察檔案資源的開發(fā)、利用中有更多的創(chuàng)新。另一方面，要加強(qiáng)檢察業(yè)務(wù)人員的規(guī)范意識和歸檔能力，檢察業(yè)務(wù)人員辦理案件的過程也是檢察檔案形成的過程，在源頭上加強(qiáng)辦案工作的規(guī)范性，為規(guī)范、完整的歸檔打好基礎(chǔ)，從而在案件辦理完畢后的歸檔工作中協(xié)助檔案工作者順利、高效完成工作。

（三）建立健全檢察檔案工作網(wǎng)上管理制度，推動檔案數(shù)字化制度建設(shè)

在更新專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，文書、訴訟檔案掃描圖像與系統(tǒng)掛接過程中，做到案卷和圖像一一對應(yīng)，并能通過多種檢索要求對檔案進(jìn)行數(shù)字化檢索，進(jìn)而替身檔案的數(shù)字化管理水平和檢索利用效果；構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系，開發(fā)網(wǎng)上借閱及在線歸檔等功能應(yīng)用；建立健全檔案安全防控體系，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化的管理，保證數(shù)字檔案利用的安全性。以檢察大數(shù)據(jù)運(yùn)用開發(fā)為契機(jī)，提升電子檢察檔案的利用率，服務(wù)好檢察工作主業(yè)。細(xì)化、完善各項(xiàng)網(wǎng)上檔案管理制度，明確職責(zé)，嚴(yán)格把控工作流程中各環(huán)節(jié)，針對檔案的借閱、復(fù)印等環(huán)節(jié)可實(shí)行網(wǎng)上審批、網(wǎng)上登記制度，系統(tǒng)自動生成記錄，便于監(jiān)督管理，保證檔案安全。

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