文書檔案電子化管理的研究與探討

葉兵

摘 要：文書檔案記錄了一個社會組織、單位從產(chǎn)生到發(fā)展的歷程進程，也記錄了這個歷史進程中的一系列諸如人事、工作情況等信息，這是文書檔案價值的體現(xiàn)。近年來，信息技術(shù)革命以迅雷不及掩耳之勢席卷各個行業(yè)，它具有及其強大的影響力和滲透力，給社會各個行業(yè)（尤其是管理類行業(yè)）帶來了最突出的沖擊和變革，檔案管理事業(yè)作為管理類行業(yè)的一種也不例外。因此，電子化檔案管理模式應(yīng)運而生，電子技術(shù)成為各個單位檔案管理部門的重要技術(shù)之一。電子化檔案管理模式的出現(xiàn)使檔案的利用方式以及保管方式都與以往不同，如何高效進行文書檔案電子化管理，是理論界以及工作實踐中廣受關(guān)注的重要命題。

關(guān)鍵詞：文書檔案；現(xiàn)狀；電子化管理；建議

文書檔案電子化管理模式是在信息技術(shù)革命背景下產(chǎn)生的管理模式，其給單位文書檔案管理帶來了無限機遇的同時，也給單位文書檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)。單位如何抓好文書檔案管理中的突出矛盾，把握機遇，應(yīng)對挑戰(zhàn)，從而使單位各項工作走向現(xiàn)代化的發(fā)展道路，是單位文書檔案管理人員目前最為關(guān)心的課題。

1 文書檔案電子化管理概述

文書檔案電子化，指的是在國家出臺的檔案管理法律法規(guī)框架下，綜合運用先進的電子計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過高速掃描、電腦錄入、聲像檔案轉(zhuǎn)化以及圖片壓縮等方式，將單位產(chǎn)生發(fā)展過程中形成的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的管理模式。此外，這些數(shù)字信息可以由檔案管理人員在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進行操作管理。它包含兩個方面的內(nèi)容，第一是文書電子化，第二是檔案電子化。

1.1 文書電子化管理

單位既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，也有儲存在計算機硬盤中的電子文件。隨著辦公自動化技術(shù)的普及，單位工作人員利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以高效便捷地處理日常工作中產(chǎn)生的信息。這些信息整合在一起后就形成了單位電子文件或紙質(zhì)文件。單位的電子文件與紙質(zhì)文件大多都是由檔案管理工作人員統(tǒng)一進行整理、利用，這也是為了整合單位資源，提高人力、財力以及物力利用效率的內(nèi)在要求。

1.2 檔案電子化管理

單位除了在日常生活中會產(chǎn)生各種文書外，還有一些包括人事檔案、工作檔案在內(nèi)的實體檔案。檔案都是單位某類信息的集合體，里面儲存的也大多為單位內(nèi)部重要的信息，其涉及面廣、內(nèi)容多，不像文書那樣分散。但檔案的這一特性也決定了其優(yōu)點和缺點是相對的，優(yōu)點就是檔案里面的信息大多都是經(jīng)過檔案管理人員整理并排序的，具有體系化。缺點就是這種大量的信息往往不能像文書那樣方便、快捷的錄入計算機當(dāng)中，即使通過掃描儀掃描也需要大量的時間。除此之外，檔案在遭遇不可干預(yù)的自然災(zāi)害或意外事件時，會隨著自然災(zāi)害和意外事件損毀，對其進行長期保存的難度較大。正式基于這些原因，就需要單位檔案管理人員對檔案進行電子化處理后管理。只有通過這種電子化的方式，才能使其更加系統(tǒng)、長久有效的保存下去，把檔案管理工作人員從傳統(tǒng)的手工管理模式中解放出來，提高管理效率。

1.3 文書檔案電子化的特點

文書檔案電子化管理模式是衡量某個單位信息化程度的重要指標(biāo)，其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理模式相比，具有鮮明的特點。一是文書檔案電子化全覆蓋。一方面，在單位電子化管理過程中，檔案管理工作人員隨著管理經(jīng)驗的增加，在法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的有效指導(dǎo)下，推動了文書檔案電子化建設(shè)步伐，文書檔案電子化覆蓋了單位工作的方方面面。另一方面，檔案管理工作人員不僅需要對單位現(xiàn)今的檔案進行電子化處理，同時對于單位以往留存的紙質(zhì)檔案以及歷史檔案都需要進行深層次化的處理。二是單位文書檔案電子化注重時效性。對于單位來講，只有迅速高效的挖掘單位檔案中的最重要信息，并將這些信息進行電子化處理，才能更好的為決策層提供決策參考，避免在決策時出現(xiàn)紕漏。三是單位文書檔案電子化具有特殊性。一方面，單位進行檔案電子化處理的根本出發(fā)點和落腳點是促進單位治理，使各項工作的開展更有效率。但是為了保護單位的根本利益，單位對檔案進行電子化的過程中需要保障涉密檔案的安全性，特別是涉及國家利益和公共群體利益的內(nèi)容，更要小心謹(jǐn)慎地采取科學(xué)技術(shù)進行加密處理。另一方面，文書檔案電子化是將文書檔案信息進行數(shù)據(jù)化、電子化，這就涉及到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如果存在安全隱患，就會遭到黑客或木馬病毒的攻擊，給單位文書檔案造成巨大威脅。這就需要檔案管理工作人員做好文書檔案備份工作的同時切實保障單位網(wǎng)絡(luò)安全。

四是單位文書檔案原始性不變。單位對文書檔案進行電子化，信息的記錄形式發(fā)生了相應(yīng)變更，但是記錄的形式不應(yīng)導(dǎo)致文書檔案內(nèi)容的變化。這也是文書檔案真實性、原始性以及內(nèi)容可靠性的內(nèi)在要求。

2 文書檔案電子化管理中存在的弊病

2.1 文書檔案電子化觀念淡薄

筆者通過查閱有關(guān)文獻后發(fā)現(xiàn)，部分單位對于文書檔案電子化建設(shè)觀念淡薄，對文書檔案電子化的理解程度不夠深入，沒有真正意識到文書檔案電子化建設(shè)的重要意義和現(xiàn)實意義。實踐中有三種現(xiàn)象較為普遍。第一種，部分單位基于自身規(guī)模大小、信息安全性以及節(jié)約成本等因素，一定程度上對文書檔案進行了電子化處理，但認(rèn)為無需過多投入人力、物力以及財力，只需要把單位內(nèi)的其他工作做好就行，其更加重視對紙質(zhì)文書檔案的管理、保存以及利用。第二種，部分單位從未有過對文書檔案進行電子化處理的想法。當(dāng)然這在信息化發(fā)達的今天只有少數(shù)，且多為邊遠(yuǎn)山區(qū)地區(qū)單位，其可能在資金投入方面存在很多窘境。第三種，部分單位認(rèn)識到應(yīng)當(dāng)加強對單位內(nèi)檔案的電子化處理，但其僅僅停留在簡單的操作層面，例如只是機械性的掃描紙質(zhì)檔案進行保存，流水線式的制作文書檔案電子目錄等。檔案管理工作人員沒有將電子信息技術(shù)與文書檔案管理進行完美契合。

2.2 文書檔案電子化建設(shè)發(fā)展不平衡

我國疆域廣闊，各個地區(qū)的經(jīng)濟水平以及社會環(huán)境呈現(xiàn)出差異性，其中經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)與經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的經(jīng)濟條件和基礎(chǔ)設(shè)施的差異更是顯著。經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)財政資金實力雄厚，該地區(qū)的各個單位可以在文書檔案電子化建設(shè)中投入較多的資金，從而使網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和計算機等技術(shù)性設(shè)備與檔案管理相匹配。同時，還能不斷引進優(yōu)秀的復(fù)合型管理人才，建立起自身的文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。相反，經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平不高，財政資金實力弱。單位在沒有資金支持下，即使想進行文書檔案電子化建設(shè)，也是心有余而力不足，只能撥出很少的款項投入到文書檔案電子化領(lǐng)域。甚至在部分山區(qū)，單位只能維持本單位日常工作的運行，更別說建立專門的檔案管理部門，文書檔案通常都是由每個部門自己管理，沒有聘請專職人員從事這項工作，文書檔案電子化建設(shè)也就無從談起。

2.3 文書檔案電子化缺乏宏觀規(guī)劃與指導(dǎo)

近年來，國家檔案局以及其他部門加大了對文書檔案管理的重視力度，也根據(jù)實際中出現(xiàn)的一些問題頒布了一些指導(dǎo)性意見、綱要。但是在這些意見以及綱要中，對于文書檔案電子化建設(shè)這一塊的規(guī)定較為原則、寬泛，缺乏具體、明確的標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)與宏觀規(guī)劃。

正是由于上述原因，部分單位出于緊跟潮流的心態(tài)，沒有立足于自身發(fā)展實際，盲目跟風(fēng)引入了一些文書檔案管理信息系統(tǒng)，致使文書檔案管理工作不能與單位其他工作實現(xiàn)良好接軌，不僅沒有起到促進單位治理的作用，還在一定程度上阻礙了單位文書檔案電子化的步伐。文書檔案管理信息系統(tǒng)千差萬別，每一種管理系統(tǒng)都有自身的特性和優(yōu)缺點，如果單位引進的系統(tǒng)無法銜接日常工作，通常就會使文書檔案管理工作演變?yōu)椤肮铝ⅰ钡墓ぷ鳌３酥?，由于在宏觀上缺乏統(tǒng)一的文書檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，單位對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化、電子化過程中大多參考其他單位的做法，或是按照以往的工作經(jīng)驗開展文書檔案電子化管理工作。

3 創(chuàng)新文書檔案電子化管理的建議

3.1 樹立正確的文書檔案電子化管理理念

意識能夠反作用于人們的物質(zhì)生產(chǎn)活動，只有樹立正確的文書檔案電子化管理理念，才能使文書檔案電子化管理工作落實到實處。具體到實踐中，筆者認(rèn)為可以從三個層面著手：

提高認(rèn)識。文書檔案是單位歷史進程的“錄像機”，其見證了單位發(fā)展的歷史進程，不僅決策時需要參考文書檔案內(nèi)的各項信息，而且發(fā)生某種事件追究有關(guān)責(zé)任人員責(zé)任時也需要查閱文書檔案。同時，文書檔案電子化建設(shè)能夠讓其他部門或者社會公眾高效便捷地查詢有關(guān)信息，是單位“以人為本”工作理念的體現(xiàn)，所以必須提高對文書檔案電子化管理的認(rèn)識，將其作為單位發(fā)展治理的有力抓手。

第二，做好宣傳工作。文書檔案電子化需要群策群力，僅僅單靠文書檔案管理人員出力是很難應(yīng)對實際工作中出現(xiàn)的復(fù)雜情況的，單位其他部門以及單位決策部門也占據(jù)著十分重要的地位。例如單位決策者文書檔案電子化意識的高低會決定文書檔案電子化的發(fā)展與否、資金投入比例大小以及實施范圍的大小。實踐中部分單位文書檔案電子化建設(shè)滯后正是由于決策層不重視導(dǎo)致的，決策層大多對于涉及績效方面的工作比較重視，而不太重視文書檔案這一事業(yè)的發(fā)展。同時，檔案管理工作崗位是一個對信息收集、整理、歸納和利用的崗位，文書檔案中的信息大部分還是來源于其他部門，這就需要其他部門配合檔案管理工作人員的工作，協(xié)調(diào)好部門與部門之間的關(guān)系。所以，單位要做好宣傳工作，因各方面的關(guān)注和重視，讓單位內(nèi)的其他工作人員和決策者加深對文書檔案電子化的認(rèn)識，確保文書檔案電子化工作能夠有機落實。

3.2 加強文書檔案電子化建設(shè)統(tǒng)籌管理

一方面，加大對經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)單位的扶持力度。國家有關(guān)部門或者社會行業(yè)組織可以有目的、有針對性的對部分單位進行扶持。這些扶持主要包括人力、物力和財力方面。同時，在投入人力、物力以及財力后，國家有關(guān)部門或者社會行業(yè)組織可以定期進行建設(shè)成果考核，對某一時期的文書檔案電子化建設(shè)成果進行驗收。對于驗收合格的，可以加大扶持力度；對于驗收不合格的，可以減少扶持力度或者停止扶持。

另一方面，加強文書檔案電子化建設(shè)的溝通與交流。三人行必有我?guī)煟@一點在任何行業(yè)和任何領(lǐng)域都是適用的。首先，單位可以定期派遣文書檔案管理人員到相關(guān)單位進行交流學(xué)習(xí)，分享工作經(jīng)驗，取長補短，將他人的優(yōu)秀管理經(jīng)驗引入到自身單位文書檔案管理工作中。其次，單位可以組織文書檔案管理人員到各個高校進行進修學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進的管理方式以及計算機技術(shù)，以一種積極主動的態(tài)度去學(xué)習(xí)、去進步。最后，針對本單位管理實踐中存在的弊病，可以聘請有關(guān)專家到單位開展有針對性的講座。這種方式可以讓檔案管理工作人員針對實踐中存在的問題向?qū)＜艺埥?，在探討中總結(jié)經(jīng)驗、尋找解決方式，做到對癥下藥，提升自我管理水平和管理技術(shù)，解決文書檔案電子化進程中存在的問題。

4 結(jié)語

這個新時代，是承前啟后、繼往開來的新時代，單位要想這新時代中搶占先機，就離不開決策工作的正確開展，而決策工作的正取開展又極其依賴于單位所擁有的文書信息和檔案信息。尤其是在信息革命背景之下，單位文書檔案工作建設(shè)的重要性不言而喻。所以在這樣一個歷史背景之下，就必要把文書檔案管理工作作為一項長期的、持續(xù)的系統(tǒng)工程來建設(shè)，使單位在健康的發(fā)展軌道上平穩(wěn)運行。作為檔案管理工作者，必須要堅定發(fā)展信念，加強自身理論武裝，在工作過程中分析問題、總結(jié)問題并解決問題，為單位的發(fā)展建設(shè)添磚加瓦。

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