新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

尹麗華

摘 要：對于信息社會(huì)而言，檔案管理工作不僅面臨發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也存在一定的挑戰(zhàn)。提高檔案管理工作的力度可以說已經(jīng)成為了一個(gè)必然，也是檔案管理工作的需求。本文針對新形勢之下的檔案管理工作完整安全原則進(jìn)行了細(xì)致分析，首先總結(jié)了檔案管理工作中存在的問題和面臨的困難，之后結(jié)合完整安全原則對檔案管理工作的優(yōu)化途徑進(jìn)行了分析，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：新形式；檔案工作；完整安全原則

在整個(gè)檔案事業(yè)當(dāng)中，檔案工作的開展可以說處于基礎(chǔ)地位，結(jié)合檔案管理工作的對象來對檔案使用者提供基本的咨詢和查詢服務(wù)，這樣就可以給人們帶來便利，同時(shí)更應(yīng)該將歷史原貌加以維護(hù)。同時(shí)檔案也要起到相應(yīng)的憑證作用。檔案工作的性質(zhì)決定檔案必須具有足夠的真實(shí)性，所以要保證其安全和完整，尤其是近年來科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平不斷提高，所以我們應(yīng)該結(jié)合新形勢來重新思考檔案的完整安全原則。

1 檔案工作的挑戰(zhàn)和難題

首先，電子檔案具有相當(dāng)復(fù)雜多樣的生成環(huán)境，現(xiàn)在辦公自動(dòng)化也已經(jīng)得到了大力推廣，但是一直以來，各地區(qū)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，所以無法統(tǒng)一管理；其次，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化也存在一定的問題，很多地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，負(fù)責(zé)管理檔案的部門并沒有參與進(jìn)來；第三，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和存儲(chǔ)格式也在不斷發(fā)生變化，這些也給電子檔案的長期儲(chǔ)存帶來了麻煩。

在新的技術(shù)環(huán)境之下，電子檔案的安正安全性的含義也在不斷出現(xiàn)變化，為了維護(hù)電子檔案的真實(shí)性，相應(yīng)的安全標(biāo)準(zhǔn)也要做出一些改變，這也已經(jīng)成為檔案安全保障工作當(dāng)中的難題。

第一，關(guān)于檔案的完整，在電子檔案的背景之下，檔案內(nèi)容經(jīng)常是處于流動(dòng)狀態(tài)的，所以檔案材料的丟失也就成為一個(gè)在所難免的問題；同時(shí)電子檔案本身具有相當(dāng)復(fù)雜的信息結(jié)構(gòu)，存儲(chǔ)方式也多種多樣，難以統(tǒng)一制式，如果處于分散狀態(tài)存儲(chǔ)的話，也很容易造成數(shù)據(jù)丟失問題。第二，關(guān)于檔案的安全問題，由于借助于電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，檔案信息本身也有了可更改這一特性，所以難以全面保障檔案信息的真實(shí)性；同時(shí)電子檔案技術(shù)保護(hù)難度顯著提高，網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜性對于知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)也是相當(dāng)不利的。

2 關(guān)于“完整安全原則”

在當(dāng)前的新形勢之下，檔案的完整性和安全性的內(nèi)涵以及維護(hù)的要求都在不斷發(fā)生變化。舊有的完整安全原則可以說已經(jīng)無法適應(yīng)于現(xiàn)階段工作開展的需求了。所以對于完整安全原則而言，我們可以從兩個(gè)角度去總結(jié)這個(gè)問題。

首先，應(yīng)當(dāng)保證電子檔案的完整性。電子文件的形成規(guī)律比較特殊，很多后工序都被提前，在文件形成階段就已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了，與此同時(shí)，電子文件本身也存在著技術(shù)特點(diǎn)，載體形式并不唯一，所以計(jì)算機(jī)管理方面存在一定的特殊需求，電子文件在歸檔整理工作的內(nèi)容不斷變得更加多樣和復(fù)雜。其次，要保證電子檔案的安全性。在過去我們以保護(hù)檔案實(shí)體作為基礎(chǔ)，現(xiàn)在則開始側(cè)重于保證電子檔案的安全性。但是電子檔案存在的特點(diǎn)也直接給檔案保護(hù)工作帶來了一些挑戰(zhàn)。

3 新形勢下維護(hù)檔案完整安全原則的要點(diǎn)

1）提高安全意識

為了進(jìn)一步保證檔案的完整性和安全性，我們應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作中遇到的問題來找到宣傳要點(diǎn)，建立一個(gè)可行的安全體系。強(qiáng)化社會(huì)群體對于維護(hù)檔案完整安全的認(rèn)知，將檔案保護(hù)的責(zé)任意識、憂患意識、法制意識等充分融入到檔案工作價(jià)值體系中，營造優(yōu)良的檔案完整安全保護(hù)環(huán)境，促進(jìn)檔案安全保護(hù)工作的順利開展，促進(jìn)檔案在社會(huì)運(yùn)行過程中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的有效發(fā)揮。

2）積極改進(jìn)檔案工作設(shè)施設(shè)備在維護(hù)檔案完整與安全的過程中，應(yīng)當(dāng)積極爭取上級領(lǐng)導(dǎo)部門的認(rèn)可和支持，將檔案安全工作納入到日常工作體系中，將檔案安全體系建設(shè)納入到檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，并積極改進(jìn)檔案工作設(shè)施設(shè)備，為檔案安全體系建設(shè)工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在構(gòu)建檔案安全體系后，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況，明確檔案工作的實(shí)施目標(biāo)，并以此為依據(jù)，采取適宜且高效的實(shí)施措施，推進(jìn)檔案安全保護(hù)工作的順利開展。與此同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期對檔案安全體系建設(shè)情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，制定檔案安全管理責(zé)任書，將檔案安全管理工作落到實(shí)處，制定有效的考核指標(biāo)，通過自查、抽查與考核三種方式的密切配合，確保各部門認(rèn)識到檔案安全保護(hù)的重要性，積極主動(dòng)投入到檔案安全管理工作中，維護(hù)檔案完整與安全。

3）加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)

當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢下，各級檔案部門普遍面臨著重點(diǎn)檔案搶救任務(wù)急、數(shù)量多、專業(yè)人員不足等問題，嚴(yán)重影響檔案工作效率。在多種因素的影響和限制下，各級綜合檔案館只得將重點(diǎn)檔案搶救任務(wù)外包，但此種方式難以對檔案安全進(jìn)行有效的監(jiān)管和控制，嚴(yán)重制約著檔案的完整性與安全性。為進(jìn)一步維護(hù)檔案完整與安全，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)，建立檔案安全保護(hù)體系，充實(shí)檔案安全保護(hù)的人才信息庫，最大程度上滿足檔案安全保護(hù)工作的發(fā)展需求，維護(hù)檔案完整與安全，推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

4）優(yōu)化檔案保護(hù)管理環(huán)境

在維護(hù)檔案完整與安全的過程中，應(yīng)當(dāng)積極改善檔案庫房保管條件，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)，為檔案安全保護(hù)創(chuàng)造優(yōu)良的環(huán)境。應(yīng)當(dāng)將檔案庫房與辦公室進(jìn)行有序分離，檔案庫房內(nèi)不應(yīng)存放雜物，檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固且牢靠，門窗淫蕩具有良好的密閉型，檔案庫房影響原理火源、水源和污染源，并滿足國家檔案管理的相關(guān)防火、防塵、防潮等要求。檔案庫與其他建筑房屋的隔墻均要采用防火墻，庫內(nèi)還要有消防裝置，庫房內(nèi)要掛遮光窗簾，有了合乎要求的庫房還要有適合的現(xiàn)代化的裝具和設(shè)備。檔案裝具也應(yīng)堅(jiān)固耐久，便于管理。庫房適合安裝安全封閉、防光、防塵的檔案柜和密集架，庫房內(nèi)有空調(diào)、報(bào)警系統(tǒng)、干濕溫度表。

4 結(jié)語

經(jīng)過前文總結(jié)，我們不難發(fā)現(xiàn)，在新形勢之下，為來保證檔案工作的發(fā)展和前進(jìn)，首先需要我們保證檔案的完整性和安全性。檔案的形成是伴隨著社會(huì)實(shí)踐而直接形成的，所以其作用就是將歷史面貌還原出來。在檔案體系建設(shè)時(shí)，我們也要采取相應(yīng)的對策，將防治結(jié)合起來，重視安區(qū)間原則，提高保護(hù)力度，這樣才能保證檔案管理工作的安全完整性，讓檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值來。

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