探究文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)及創(chuàng)新途徑

李玉梅

摘 要：文書(shū)檔案是單位中不可或缺的重要組成部分和管理內(nèi)容，可以充分反映出企事業(yè)單位在發(fā)展進(jìn)程中的科學(xué)決策、研發(fā)、問(wèn)題解決、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、管理等方面的成果，顯現(xiàn)出較強(qiáng)的政治性、技術(shù)性和服務(wù)性。隨著科技水平的不斷進(jìn)步，文書(shū)檔案管理也要用新時(shí)代的思維和手段，在明確自身的定位和特點(diǎn)的前提下，不斷完善和優(yōu)化自身的管理體系，以完整、準(zhǔn)確、快速的管理系統(tǒng)，采集、整理、分析和存儲(chǔ)文書(shū)檔案信息資源，更好地促進(jìn)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化的發(fā)展與創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理；特點(diǎn)；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2018）06 — 0161 — 03

隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的發(fā)展，文書(shū)檔案作為企事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容引發(fā)了人們的關(guān)注，文書(shū)檔案的創(chuàng)新管理地位和作用也日益突顯，我們要全面認(rèn)識(shí)和分析文書(shū)檔案管理的主要特點(diǎn)，以創(chuàng)新的思維和方法，更好地完善和優(yōu)化文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，更好地提升文書(shū)檔案管理的工作效率和服務(wù)效能，積極應(yīng)對(duì)新時(shí)代的挑戰(zhàn)，探尋文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新途徑和舉措，從不同的維度入手和著眼，引領(lǐng)文書(shū)檔案管理工作向規(guī)范化、信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向不斷邁進(jìn)。

一、文書(shū)檔案管理的概念及特點(diǎn)分析

文書(shū)檔案管理工作主要是在企事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等過(guò)程中形成的，包括各種會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作報(bào)告等，這些由文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的檔案主要是對(duì)檔案情況和規(guī)律的揭示，具有較高的評(píng)價(jià)和參考價(jià)值，它是真實(shí)反映單位發(fā)展?fàn)顟B(tài)的真實(shí)資料，可以客觀真實(shí)地反映出單位的實(shí)踐行為，可以作為單位發(fā)展的憑證和參考。文書(shū)檔案管理工作主要是將單位中生成的文書(shū)檔案資料進(jìn)行針對(duì)性的采集和整理，并按照一定的原則和要求進(jìn)行存儲(chǔ)和科學(xué)的管理。

文書(shū)檔案管理工作的具體特點(diǎn)，主要可以表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

1.綜合性。文書(shū)檔案管理工作涵蓋不同類型的檔案資料，如：科學(xué)研究、黨務(wù)工作、人事工作、設(shè)備管理與維護(hù)、基礎(chǔ)建設(shè)等方面，它們都要經(jīng)由內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行綜合性的管理。同時(shí)，文書(shū)檔案資料的來(lái)源也是多渠道的，它來(lái)自于上級(jí)部門印發(fā)的文件、民主選舉選民登記及選票、合同附件、單位制定的指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性和規(guī)章性的文件等，顯示出文書(shū)檔案資料的豐富來(lái)源和渠道，因而也需要進(jìn)行綜合性的檔案管理。

2.專業(yè)性。文書(shū)檔案是企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐或行政管理實(shí)踐中生成的文書(shū)，是單位專業(yè)性工作內(nèi)容的真實(shí)客觀反映，諸如：?jiǎn)挝婚L(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展計(jì)劃、業(yè)務(wù)拓展計(jì)劃等，這些工作內(nèi)容都與單位的專業(yè)內(nèi)容緊密相聯(lián)。

3.保密性。文書(shū)檔案通常都是面向單位內(nèi)部人員進(jìn)行查閱翻看而使用的，對(duì)外開(kāi)放的程度相對(duì)較低，這也顯示出文書(shū)檔案極強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和保密性的特點(diǎn)。

4.階段性。文書(shū)檔案管理還顯示出極強(qiáng)的階段性特點(diǎn)，由于單位管理內(nèi)容、項(xiàng)目極其豐富，并且與單位各階段的管理工作內(nèi)容聯(lián)系緊密，為此，要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的階段性整理，通常來(lái)說(shuō)可以采用半年或一年整理的方式，以較好地保證單位文書(shū)檔案管理的完整性和連續(xù)性。

二、文書(shū)檔案管理工作中存在的不足分析

1.制度性和規(guī)范性尚存在欠缺

單位文書(shū)檔案管理工作在較長(zhǎng)的時(shí)間以來(lái)，暴露出管理制度不夠規(guī)范的問(wèn)題和缺陷，如：檔案號(hào)編制不夠準(zhǔn)確；檔案目錄設(shè)置欠缺科學(xué)合理性；檔案管理制度缺乏完善等，這主要是由于單位中的領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員缺乏理念的更新所導(dǎo)致的，在部分單位管理者的心目之中還仍舊存留有傳統(tǒng)的、陳舊的檔案管理觀念和意識(shí)，認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作就是分發(fā)、傳遞文件而已，并沒(méi)有形成正確的、科學(xué)的、現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理觀念和思想，存在文書(shū)檔案管理中的目光短淺的現(xiàn)象和問(wèn)題，這就制約了單位文書(shū)檔案管理的效能發(fā)揮，使文書(shū)檔案的利用價(jià)值無(wú)法得到充分的體現(xiàn)，阻礙了文書(shū)檔案的健康發(fā)展和完善，不利于提升文書(shū)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

2.文書(shū)檔案管理與文書(shū)具體工作實(shí)際相脫節(jié)

在單位的文書(shū)檔案管理工作之中，還顯露出文書(shū)檔案管理工作與文書(shū)實(shí)際銜接不足的現(xiàn)象，文書(shū)檔案管理與具體工作實(shí)際存在脫節(jié)，表現(xiàn)為：部分文書(shū)工作人員缺乏檔案管理意識(shí)；而檔案管理人員則缺少文書(shū)工作認(rèn)知，因此導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量下降，難以發(fā)揮文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和功能。

3.文書(shū)檔案檢索質(zhì)量相對(duì)低下

在單位文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，存在檔案檢索質(zhì)量不高的狀態(tài)和問(wèn)題，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及和深化，文書(shū)檔案管理工作中的檢索流程也采用了手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，然而在具體工作實(shí)踐之中，還大多是采用手工檢索的方式，而較少采用計(jì)算機(jī)檢索，這就極大地降低了文書(shū)檔案檢索的效率，要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，使文書(shū)檔案的檢索質(zhì)量下降。

4.文書(shū)檔案管理模式還存在不足

當(dāng)前的文書(shū)檔案管理模式還存在明顯的不足，缺乏對(duì)時(shí)代特點(diǎn)的全面把握和有效性認(rèn)知，部分文書(shū)檔案管理者和領(lǐng)導(dǎo)者缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的考慮，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的時(shí)代價(jià)值，在文書(shū)檔案管理的模式上缺乏創(chuàng)新和優(yōu)化，仍舊采用傳統(tǒng)的人工管理的模式，缺乏科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的檔案管理實(shí)踐，并且也尚未形成體系化的文書(shū)檔案管理思路，這就導(dǎo)致文書(shū)檔案管理質(zhì)量的下降，影響了文書(shū)檔案的服務(wù)利用價(jià)值。

5.文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提升

在單位的文書(shū)檔案管理工作之中，部分單位出于節(jié)約成本的考慮，將檔案管理工作與文秘工作合為一體，由單位的文秘人員擔(dān)當(dāng)文書(shū)檔案管理人員，由于文秘工作人員自身的工作就較為復(fù)雜和繁瑣，這就使文秘工作人員難以集中自己的全部時(shí)間和精力投入到文書(shū)檔案管理工作之中，而只是存在對(duì)檔案管理工作應(yīng)付敷衍的現(xiàn)象。加上文秘工作人員大多缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和方法，這就使他們?cè)谶M(jìn)行文書(shū)檔案管理的工作中缺乏創(chuàng)新和突破，只是墨守成規(guī)、按部就班地進(jìn)行檔案管理工作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)和創(chuàng)新優(yōu)化。另外，單位自身的文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)還有待提升，部分文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)檔案知識(shí)還存在不足，缺乏服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新理念，需要進(jìn)一步進(jìn)行培訓(xùn)和加強(qiáng)。

三、文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新途徑探索

1.加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視

文書(shū)檔案管理工作是極其重要的管理內(nèi)容和組成部分，要以單位領(lǐng)導(dǎo)重視為前提，樹(shù)立文書(shū)檔案管理意識(shí)，無(wú)論是單位領(lǐng)導(dǎo)、組織部門管理者和檔案具體工作人員都要全面形成檔案管理意識(shí)，并積極配合檔案管理工作的宣傳、總結(jié)和匯報(bào)等工作，對(duì)于國(guó)家檔案管理工作的相關(guān)法律規(guī)定要大力宣傳，如：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》、《檔案歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等，要使單位全體人員全面、深入地理解和認(rèn)知文書(shū)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重大價(jià)值和作用，并以靈活多樣的宣傳方式加大成員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，從人力、財(cái)力、物力等方面提供更多的支持和理解，從而更好地促進(jìn)單位內(nèi)外部資源的有效全面整合，更好地實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。從另一方面來(lái)說(shuō)，單位的文書(shū)檔案具體工作人員也要通過(guò)自身的積極努力、飽滿的工作激情和刻苦的奉獻(xiàn)精神，以爭(zhēng)取單位其他單位部門對(duì)文書(shū)檔案工作的理解和支持，以獲得單位人員更多的關(guān)注和重視，提升文書(shū)檔案管理工作在單位中的地位和影響力。

2.注重文書(shū)檔案管理工作與文書(shū)工作的銜接

文書(shū)檔案管理工作要以文書(shū)工作為前提和基礎(chǔ)，其管理質(zhì)量和水平與文書(shū)工作有極其密切的聯(lián)系，因此要注重文書(shū)檔案管理工作與文書(shū)工作之間的銜接，要使文書(shū)人員充分了解文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)容和要求，在自己的日常文書(shū)工作之中就注意搜集和整理文書(shū)檔案資料，并對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行及時(shí)的記錄。而文書(shū)檔案管理人員則要在做好文書(shū)檔案立卷、歸檔的工作中，也要加深對(duì)文書(shū)工作的具體了解和認(rèn)知，要明晰文書(shū)工作的職責(zé)和范疇，為檔案管理工作提供有益的支持，從而更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案資料的規(guī)范化處理，把好文書(shū)資料的質(zhì)量關(guān)，將文書(shū)檔案管理工作與文書(shū)工作充分銜接，較好地規(guī)避兩者脫節(jié)的現(xiàn)象。

3.促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化

為了更好地推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新，還要從文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化入手，從文書(shū)檔案的管理方法、管理程序等方面著眼，具體采用如下措施和方法加以實(shí)現(xiàn)：

（1）詳細(xì)梳理和檢查文書(shū)檔案資料。文書(shū)檔案管理工作人員要仔細(xì)地梳理和檢查文書(shū)檔案資料，要認(rèn)真細(xì)致地盤查文書(shū)檔案各卷宗，全面了解文書(shū)檔案各卷宗的使用時(shí)間和期限，對(duì)于已經(jīng)超出使用期限、喪失了使用價(jià)值的文書(shū)檔案卷宗要及時(shí)加以清理和淘汰，還要注意檢查文書(shū)檔案卷宗的重復(fù)性問(wèn)題，要避免文書(shū)檔案卷宗重復(fù)的現(xiàn)象，以降低文書(shū)檔案管理、檢索的難度，更好地提升文書(shū)檔案資料利用的效率，也是更好地推動(dòng)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化步驟和首要流程。

（2）實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案資料的重組和整合。文書(shū)檔案管理工作人員要做好對(duì)文書(shū)檔案資料的重組和整合工作，由于部分文書(shū)檔案卷宗的卷數(shù)較多且相對(duì)復(fù)雜，這就要求文書(shū)檔案管理工作人員憑借自己的專業(yè)知識(shí)和檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的重組和整合，要合理排序互有關(guān)聯(lián)的文書(shū)檔案內(nèi)容，使之整體化、一體化；并對(duì)缺少頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題的文書(shū)檔案卷宗，則要及時(shí)地將其完善，使之清晰而完整，能夠較好地滿足文書(shū)檔案規(guī)范化管理的需求。

（3）做好文書(shū)檔案的提名工作。為了更好地保證文書(shū)檔案的規(guī)范性，還要著重對(duì)文書(shū)檔案的提名，要通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案的合理分類和標(biāo)號(hào)的方式，確保文書(shū)檔案完整有序，諸如：對(duì)于文書(shū)檔案中涉及機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱的問(wèn)題就要加以規(guī)范，不可隨意使用簡(jiǎn)稱，否則會(huì)導(dǎo)致概念上的歧義或提名含糊的問(wèn)題，增大文書(shū)檔案檢索的難度，也降低了文書(shū)檔案檢索的準(zhǔn)確性。因此，就要做好文書(shū)檔案的規(guī)范化提名工作，更好地體現(xiàn)文書(shū)檔案的管理利用價(jià)值。

4.完善文書(shū)檔案管理的制度體系

基于當(dāng)前我國(guó)文書(shū)檔案管理工作發(fā)展水平較低的現(xiàn)狀，要健全和完善文書(shū)檔案管理的制度體系，建立健全文書(shū)檔案管理的規(guī)章制度，為文書(shū)檔案管理的制度化建設(shè)奠定基礎(chǔ)和保障。同時(shí)，還要明確單位各部門的職責(zé)權(quán)限，做好各部門之間的文書(shū)檔案資料的采集和匯總，并注意文書(shū)檔案資料交接時(shí)的完整性和準(zhǔn)確性，避免文書(shū)檔案資料交接過(guò)程中的隨意性現(xiàn)象，較好地促進(jìn)文書(shū)檔案管理中的部門協(xié)調(diào)與合作，使文書(shū)檔案管理工作有條不紊地推進(jìn)。另外，還要加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的監(jiān)督，要對(duì)文書(shū)檔案資料的借閱者進(jìn)行及時(shí)的提醒，合理地規(guī)定文書(shū)檔案催收時(shí)限，減少文書(shū)檔案借閱中的遺失和忘記歸還的現(xiàn)象。

5.加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的信息化創(chuàng)新建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的普及性運(yùn)用，要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的信息化創(chuàng)新建設(shè)，要采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案管理的信息化整理、存儲(chǔ)、檢索、歸檔和利用等工作，以電子化、數(shù)字化的文書(shū)檔案資料替代傳統(tǒng)紙質(zhì)的文書(shū)檔案資料，充分借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檢索技術(shù)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化資源的隨時(shí)檢索和查詢，較好地實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息資源的充分共享和利用，由案卷級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)的檔案管理，更好地提升文書(shū)檔案信息化管理的效率和質(zhì)量。在電子化、數(shù)字化的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，可以使文書(shū)檔案資源的保存更具有持久性和穩(wěn)定性，可以不受存儲(chǔ)環(huán)境和條件的限制和干擾，利用U盤、移動(dòng)硬盤、光盤等信息化讀取和存儲(chǔ)載體，較好地實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息的傳遞和存儲(chǔ)，避免了文書(shū)檔案資源的損壞，增強(qiáng)了文書(shū)檔案的完整性。另外，在信息化的文書(shū)檔案管理建設(shè)進(jìn)程中，還極大地提升了文書(shū)檔案?jìng)鬟f的速度和安全性，避免因客觀因素而使文件傳遞耽誤的現(xiàn)象，具有極大的安全性系數(shù)和傳遞效率。

由此可見(jiàn)，建構(gòu)完善、系統(tǒng)化的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)是極其關(guān)鍵的創(chuàng)新內(nèi)容，要使文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的各個(gè)模塊分別發(fā)揮自身的功能和效用，在不同的角色之中體現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值。具體表現(xiàn)為：（1）權(quán)限管理。一般管理員僅擁有日常系統(tǒng)操作權(quán)限；而系統(tǒng)管理員則有后臺(tái)維護(hù)的權(quán)限。（2）分類查詢。利用分類代碼表和檔案信息表，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息的準(zhǔn)確定義，并明晰其相互之間的關(guān)聯(lián)性，通過(guò)文書(shū)檔案信息的基本屬性進(jìn)行查詢和檢索，較好地提升文書(shū)檔案檢索、查詢的效率，避免了文書(shū)檔案檢索過(guò)程中的繁瑣問(wèn)題。（3）模糊查詢。在文書(shū)檔案需求者不太確定文書(shū)檔案的基本屬性時(shí)，就可以利用其大致的輪廓進(jìn)行查詢，可以搜索和查找相關(guān)的關(guān)鍵詞，利用模糊查詢來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的查詢和篩選，從而較好地確保文書(shū)檔案查找的準(zhǔn)確性和快速性。（4）檔案增添?？梢岳梦臅?shū)檔案信息化管理系統(tǒng)中的唯一識(shí)別碼，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的增添操作，系統(tǒng)可以在自動(dòng)辨識(shí)文書(shū)檔案的名稱、日期、頁(yè)數(shù)等基本屬性的前提下，生成和建立新的文書(shū)檔案。

6.提升文書(shū)檔案管理人員的創(chuàng)新素質(zhì)

在單位的文書(shū)檔案管理工作中，人是關(guān)鍵性的要素和生產(chǎn)力，要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化創(chuàng)新，還要加強(qiáng)和不斷提升文書(shū)檔案管理工作人員的創(chuàng)新素質(zhì)，包括專業(yè)素質(zhì)、思想道德素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)和精神等，單位要根據(jù)自身文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際需要，加強(qiáng)對(duì)本單位文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以多角度、多層次的方式提升文書(shū)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，并注重增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，能夠充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)，以更好地滿足檔案利用需求。另外，還要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的道德意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，要提升文書(shū)檔案工作人員的政治信仰和服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，使之成為復(fù)合型的創(chuàng)新人才。

總之，文書(shū)檔案管理是單位管理體系中不可或缺的重要內(nèi)容，要樹(shù)立文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新觀念和意識(shí)，從制度體系、人員建設(shè)、信息化等方面全面推動(dòng)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化、數(shù)字化建設(shè)。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕王菁慧.適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要做好文書(shū)檔案管理工作〔J〕.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，（12）.

〔2〕李志紅.適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要做好文書(shū)檔案管理工作〔J〕.北方經(jīng)貿(mào)，2012，（05）.

〔3〕羅文妍.淺析文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新〔J〕.東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2011，（03）.

〔4〕師明慧.文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策探究〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2017，（22）.

〔5〕劉貴清.新時(shí)期文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題與對(duì)策分析〔J〕.城建檔案，2017，（11）.

〔6〕葉燕娜.當(dāng)前文書(shū)檔案管理的缺失與對(duì)策探析〔J〕.城建檔案，2017，（11）.

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕