合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)與管理措施探討

馮淑芬

摘 要：合同檔案管理在企業(yè)管理中占據(jù)著重要的地位，但是在合同檔案管理中會(huì)存在許多風(fēng)險(xiǎn)，如果不能對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的防控，就會(huì)增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。所以，企業(yè)應(yīng)采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防控。本文對(duì)合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并就其管理措施進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：合同檔案管理；主要風(fēng)險(xiǎn)；管理措施

在企業(yè)的合同檔案管理工作中，可能會(huì)出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行深入的分析，才能根據(jù)分析結(jié)果，采取針對(duì)性的措施對(duì)其進(jìn)行防控，才能降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)楹贤瑱n案是在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的，其關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1 合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)

1.1 管理方面的風(fēng)險(xiǎn)

在對(duì)合同檔案進(jìn)行管理時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)各種漏洞，從而增加合同檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。比如，合同的格式不正確，其中的內(nèi)容不完整。有些企業(yè)的合同經(jīng)辦人法制觀念淡薄，在擬定合同的時(shí)候不嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行，導(dǎo)致合同格式不規(guī)范，合同的內(nèi)容不完整等。在對(duì)合同進(jìn)行使用的過程中，就會(huì)使企業(yè)處于十分被動(dòng)的地位。還有的企業(yè)在對(duì)合同檔案進(jìn)行整理時(shí)，整理的方法與相關(guān)要求不符，也會(huì)增加合同檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)。隨著電子合同檔案管理水平的提升，大部分的合同檔案都的通過電腦填寫的，這樣容易造成合同檔案原件的丟失。不少企業(yè)的合同檔案管理人員只保留合同的傳真件或者復(fù)印件，會(huì)給合同檔案管理帶來安全隱患。此外，有的企業(yè)合同存在只簽并不存的情況。企業(yè)在合同上簽字蓋章以后，并沒有及時(shí)的將其存檔，會(huì)導(dǎo)致合同檔案遺失、調(diào)包等情況出現(xiàn)。

1.2 安全方面的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)的合同從簽訂之日起就具備法律效力，是企業(yè)維護(hù)自己合法權(quán)益的重要依據(jù)，所以企業(yè)必須要妥善的保管合同。但是，不少企業(yè)在合同檔案管理工作中，并沒有將合同檔案管理責(zé)任落實(shí)到位，導(dǎo)致合同檔案的安全性得不到保障。比如，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同檔案管理中，如果保存環(huán)境的溫度、濕度等不合適，就可能因?yàn)榛馂?zāi)、受潮等，導(dǎo)致合同檔案丟失或者內(nèi)容不完整。而在電子合同檔案管理中，會(huì)因?yàn)楹诳腿肭?、病毒、保存不?dāng)、沒有備份等，造成電子合同檔案丟失，或者其中的內(nèi)容被破壞，從而影響合同檔案的安全性。

1.3 違約方面的風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，企業(yè)發(fā)生的每筆業(yè)務(wù)都需要與客戶簽訂合同，而合同檔案就是證明企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)存在的重要憑證。在合同有效期內(nèi)，其都具有法律效力，能夠?qū)贤p方形成約束。但是，由于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)會(huì)不斷的變化，所以業(yè)務(wù)的實(shí)際開展情況與合同內(nèi)容不符。而合同雙方又沒有對(duì)其進(jìn)行商討，合同一方就不按照合同條款操作，從而出現(xiàn)違約風(fēng)險(xiǎn)，可能給合同另一方造成經(jīng)濟(jì)損失。所以，在對(duì)合同檔案進(jìn)行管理時(shí)，要注意對(duì)違約風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，以免影響到合同雙方的利益。

2 合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防控措施

2.1 完善企業(yè)合同檔案管理制度

合同檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)的各個(gè)部門，如果其中的一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，就會(huì)影響到企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，還會(huì)損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。所以，企業(yè)必須建立完善的合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理流程，提高合同檔案管理效率，將合同檔案中的信息價(jià)值充分的挖掘出來，保障企業(yè)的利益。比如，在制度中對(duì)合同的歸檔時(shí)間做出明確規(guī)定，要求相關(guān)部門及合同檔案管理人員要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成合同檔案的分類、歸檔等工作。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)化水平。在培訓(xùn)過程中，要讓合同檔案管理人員熟悉合同檔案的具體管理流程，以及與之相關(guān)的各類規(guī)定。在對(duì)合同檔案實(shí)施管理的過程中，還要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的監(jiān)督，使其能夠嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)合同檔案進(jìn)行管理，保證合同檔案信息的完整性，并確保合同檔案的安全性。只有為合同檔案管理提供完善的制度保障，才能確保合同檔案管理工作順利的進(jìn)行，從而使企業(yè)的合法權(quán)益得到維護(hù)。

2.2 提高合同檔案管理的規(guī)范性

企業(yè)在對(duì)合同檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)注意提高其管理的規(guī)范性，使企業(yè)能夠高效的管理各類合同檔案。比如，在對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔時(shí)，要先對(duì)合同進(jìn)行鑒定，鑒定無誤的合同才歸檔。同一個(gè)年份內(nèi)簽訂的合同，要按照月份形成一個(gè)流水號(hào)。而在對(duì)合同檔案進(jìn)行分類時(shí)，要以件的形式進(jìn)行，這樣能夠確保每份合同檔案的完整性。每份合同檔案在歸檔前都要編號(hào)，編號(hào)按照分類編號(hào)-日期-流水號(hào)的形式進(jìn)行。如2018年5也6日簽訂的勞動(dòng)合同，可以將其編號(hào)為L(zhǎng)D20180506-06。其中，LD表示此合同為勞動(dòng)合同，2018表示合同是在2018年簽訂的，0506表示5月6日簽訂的合同，06表示這是5月簽訂的第6份勞動(dòng)合同。合同編號(hào)應(yīng)采用環(huán)保材料膠水粘貼在檔案袋的右上角，這樣能夠方便查詢，檔案袋則要按照順序裝入檔案盒中。通過這樣的方式，不僅能夠減少管理人員的工作量，還能提高合同檔案管理工作的效率，將合同檔案原件完整的保留下來。當(dāng)合同檔案有新增材料，或者有信息需要修正的時(shí)候，也可以及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行更新。

2.3 提高合同檔案管理人員素質(zhì)

合同檔案是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要依據(jù)，所以合同檔案管理人員需要不斷的提升自己，掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)和方法，提高自己的業(yè)務(wù)能力，才能對(duì)合同檔案進(jìn)行高效的管理。比如，企業(yè)要對(duì)合同檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，讓合同檔案管理人員熟悉《合同法》等與合同有關(guān)的法律法規(guī)。同時(shí)，合同檔案管理人員要在學(xué)習(xí)過程掌握崗位技能，使自己的工作能力能夠達(dá)到崗位具體要求，這樣才能使合同檔案管理人員在相應(yīng)崗位上高效的工作。尤其是在崗位上表現(xiàn)比較好的人員，企業(yè)應(yīng)將其榜樣作用充分的發(fā)揮出來，提高企業(yè)的整體合同管理水平。此外，合同檔案管理人員還要掌握信息化管理手段，通過建立合同檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)合同檔案掃描成電子檔儲(chǔ)存在系統(tǒng)中，在系統(tǒng)內(nèi)規(guī)范合同檔案管理流程，從而提高合同檔案管理的自動(dòng)化水平。系統(tǒng)可針對(duì)合同管理人員和用戶設(shè)置不同的權(quán)限，這樣既能方便對(duì)合同進(jìn)行操作、查詢等，又能將合同檔案中的信息資源充分的利用起來，降低合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)的合法權(quán)益得到保障。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用，在對(duì)合同檔案進(jìn)行管理時(shí)，要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展需求完善企業(yè)合同檔案管理制度，才能為合同檔案管理工作提供參考依據(jù)。同時(shí)，應(yīng)提高合同檔案管理的規(guī)范性，并提高合同檔案管理人員素質(zhì)，從而提升合同檔案管理有效性，降低合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)的合法權(quán)益得到維護(hù)。

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