論學(xué)前教育檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

張娜

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理主要是管理紙質(zhì)文檔，其工作任務(wù)復(fù)雜、工作量也大，一般需要很多人才能完成。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔已經(jīng)變成了電子文檔?；ヂ?lián)網(wǎng)改變了人們生活的方方面面，其學(xué)前教育檔案管理工作內(nèi)容與模式都發(fā)生了改變。筆者以自身工作經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)下檔案管理工作的實(shí)際情況為研究的出發(fā)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：學(xué)前教育；檔案管理；工作內(nèi)容；模式

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前我國已經(jīng)開始進(jìn)入數(shù)字化時代。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人們生活的方方面面，也提高了工作效率。檔案管理從紙質(zhì)檔案升級為電子檔案，其管理方式也是直接在電腦上進(jìn)行管理，不僅提高了管理效率，還促使其檔案信息更加準(zhǔn)確、信息傳輸更加便捷。運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案有效的減少了工作程序，但也存在一些不確定的因素，只有運(yùn)用的管理策略，才能確保其安全性和高效性。改變傳統(tǒng)的檔案管理方式是當(dāng)下最緊迫的任務(wù)?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理方式的創(chuàng)新提供了有力支撐，可以有效解決當(dāng)前檔案管理工作中遇到的問題，對于檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變，下文將作出具體分析。

1 檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且工作量比較大的工作，需要幾個人同時工作才能完成?，F(xiàn)在的檔案管理直接在電腦上就能完成，不僅大大提高了工作效率，還提高了檔案信息的準(zhǔn)確性和及時性。

1.1 檔案信息的收集更加完整

傳統(tǒng)的檔案收集不僅工作量大，而且過程復(fù)雜。在收集的過程中需要登記、對照信息，最后對檔案進(jìn)行歸檔。任何一個程序出了問題都要重新開始，又增加了工作量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔由于數(shù)量多，導(dǎo)致人們查閱、查找文檔不便捷。其文檔的保存也是一個難題，因?yàn)榧堎|(zhì)文檔長時間保存，難免會出現(xiàn)字跡不清晰的現(xiàn)象，紙張也會變得泛黃。因?yàn)槎际峭ㄟ^人工記錄檔案信息，也會出現(xiàn)信息錯誤的情況。而利用電腦保存檔案就不會出現(xiàn)這種情況，不僅提高了工作效率，還提高了檔案信息的準(zhǔn)確性，人們查閱檔案也非常方便、快捷。

隨著社會經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國現(xiàn)在的檔案管理方式已經(jīng)從文字輸入轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞斎?。不僅提高了文字輸入的速度，還提高了準(zhǔn)確性，利用電腦清晰的記錄數(shù)據(jù)，同時運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和相應(yīng)的軟件加以操作，能夠把檔案信息進(jìn)行自動歸類和保存。不僅提高了效率，還提高了檔案的安全性和完整性。

1.2 檔案的保存更加方便快捷

利用電腦保存檔案非常便捷，其操作過程也簡單易學(xué)，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要花費(fèi)大量的時間成本、人力成本和管理成本的情況。同時、還提高了檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。利用電腦保存檔案直接提高了管理效率。其工作人員只需要把檔案信息輸入電腦，在檔案管理系統(tǒng)里很快就可以查閱到每個人的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案管理需要幾個人同時工作才能完成，而現(xiàn)在的檔案管理，一個人就可以快速完成。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔不方便修改和查閱，電子檔案可以隨時查閱并且修改，因此提高了信息的準(zhǔn)確性。只要不斷更新電腦的軟件配置，就可以確保檔案信息的安全性，但有時候受到一些電腦病毒和惡意軟件的影響，同樣也會存在信息泄露的可能。因此、要對所有檔案實(shí)行備份。

1.3 提高電腦的安全性措施

電子檔案的保存也面臨一些風(fēng)險，比如、當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到病毒、惡意軟件和黑客攻擊時，檔案信息的安全性就會受到威脅。因此、平時要做好相應(yīng)的預(yù)防措施，必須建立科學(xué)、高效的檔案管理制度，按照檔案制度規(guī)范管理，建立一套安全防范體系，嚴(yán)格把控檔案查閱順序等。查閱檔案必須在工作人員的陪同下，并且只能由工作人員操作檔案管理的電腦。學(xué)校應(yīng)該在每臺電腦上設(shè)立相應(yīng)的防火墻，以預(yù)防黑客攻擊。檔案對于每個學(xué)生、老師來說都是非常重要的，其工作人員平時要加強(qiáng)監(jiān)管，堅(jiān)持檔案不對外公開的原則，嚴(yán)格做好相應(yīng)的保密工作。檔案管理的工作人員要對檔案保存的電腦經(jīng)常進(jìn)行殺毒和垃圾清理等，保證電腦能夠正常運(yùn)行

2 檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理不僅管理成本高，而且管理效率低，容易出現(xiàn)各種錯誤。電子檔案管理只需要維護(hù)好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檔案管理軟件，就能夠?qū)n案進(jìn)行高效的管理。檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變帶來工作模式的轉(zhuǎn)變。在檔案管理過程中，首先要對檔案信息進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后再進(jìn)行保存和管理，以提高檔案信息的真實(shí)性。并且要對每個學(xué)生、老師的檔案進(jìn)行分類總結(jié)，對于一些非常重要檔案，應(yīng)該確保其安全性和完整性，全方位做好保管措施。要運(yùn)用先進(jìn)的管理理念和管理方式，保證檔案安全。檔案管理工作人員要提高服務(wù)意識和服務(wù)效率，不斷提高職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。

2.1 管理方式的轉(zhuǎn)變

每個學(xué)生、老師的檔案都是記錄個人成長的各種信息。對個人找工作等起著至關(guān)重要的作用。因此、檔案管理就涉及到管理別人的隱私，相應(yīng)的就要提高檔案管理工作人員的思想意識、責(zé)任意識。檔案管理必須做好保密工作，首先、進(jìn)行檔案查閱必須在檔案管理工作人員的陪同下，并且由檔案管理工作人員進(jìn)行電腦操作。在日常的管理實(shí)踐中，檔案管理工作人員要經(jīng)常查看檔案的保存情況，并且對檔案進(jìn)行備份。如果發(fā)現(xiàn)檔案信息存在錯誤的情況，應(yīng)該立即通知本人進(jìn)行重新填寫并且保存。電子檔案的管理主要是對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檔案管理軟件進(jìn)行管理，其檔案管理工作人員要經(jīng)常檢查并且更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)故障立即通過相應(yīng)的維修人員進(jìn)行處理。電子檔案的管理看似非常簡單，但很多管理細(xì)節(jié)都要引起重視。比如、檔案信息輸入時，要注意信息的檢查等。電子檔案的管理工作對檔案管理的工作人員有了更高的要求，一方面、它要求檔案管理的工作人員必須提高自身專業(yè)性，要有扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)。另一方面、它要求檔案管理的工作人員必須提高綜合素質(zhì)。同時具備責(zé)任心、耐心、細(xì)心等基本職業(yè)素養(yǎng)。

2.2 管理策略的轉(zhuǎn)變

電子檔案的存儲方式只需要一定的內(nèi)存和硬盤就可以完成，改變了紙質(zhì)檔案的存儲方式。檔案存儲方式的改變意味著檔案管理的制度也要發(fā)生改變。其建立健全相應(yīng)的管理制度是提高存儲效率的重要方式之一。堅(jiān)持用制度管事、管人，是促進(jìn)人們行為習(xí)慣發(fā)生改變的重要因素。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理效率低下，為了確保信息的安全性，人們查閱檔案時不可以攜帶手機(jī)等電子產(chǎn)品。而現(xiàn)在的檔案查閱，有專門的攝像頭監(jiān)督，人們可以攜帶手機(jī)進(jìn)入檔案館，但不可以拷貝、拍照等。對于違反相應(yīng)規(guī)定的行為，給予嚴(yán)厲的懲罰。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的思想觀念也發(fā)生了變化，這時候就要創(chuàng)新管理方式，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)來提高管理效率。在管理的過程中，要認(rèn)真貫徹“以人為本”的管理理念，同時完善相應(yīng)的管理制度，只有把兩者緊密聯(lián)系起來，才能促進(jìn)管理模式的改變。

3 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前我國已經(jīng)開始進(jìn)入數(shù)字化時代。檔案管理工作內(nèi)容與模式都發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先、檔案信息的收集更加完整和準(zhǔn)確，不僅提高了工作效率，還提高了檔案信息的準(zhǔn)確性。其次、檔案的保存更加方便快捷，直接提高了檔案管理效率。最后、管理方式和管理制度的改變，在管理的過程中，筆者提出了要認(rèn)真貫徹“以人為本”的管理理念，同時完善相應(yīng)的管理制度，只有把兩者緊密聯(lián)系起來，才能促進(jìn)管理模式的改變。作為檔案管理的工作人員，需要提高自身的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理方式，最終提高管理能力和服務(wù)水平。關(guān)于檔案的保存，要堅(jiān)持不對外公開的原則，做好相應(yīng)的保密工作。

參考文獻(xiàn)

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