檔案管理信息化建設(shè)思考

馮霞

[摘 要]隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會各個領(lǐng)域發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的信息數(shù)據(jù)，使得檔案管理的難度和工作量不斷提升，所以當前對檔案管理提出了信息化要求。為有效減輕檔案管理人員的工作負擔，促使檔案管理效率與質(zhì)量不斷提升，需要將信息技術(shù)應用到檔案管理中，確保最大限度發(fā)揮出檔案的價值與作用。在檔案管理信息化建設(shè)中，主要通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)等，把傳統(tǒng)紙質(zhì)、聲像等資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，并建立起檔案信息庫，這樣可以確保各項信息資料的完整性和準確性。同時通過提升檔案管理信息化水平，有利于今后對檔案科學利用與開發(fā)，真正順應時代的發(fā)展，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 檔案 檔案管理 信息化管理 計算機運用

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

檔案是國家機構(gòu)、社會組織以及個人對各類活動進行記錄的工作，在社會全面發(fā)展過程中，維護檔案完整性和安全性具有重要意義，也能充分符合社會發(fā)展的基本潮流。檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作內(nèi)容，需要相關(guān)管理人員在采用先進管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，遵循各項工作原則，對管理方法進行創(chuàng)新，這樣才能更好地提升檔案管理效率和質(zhì)量，確保檔案的有效利用。在社會發(fā)展新形勢下，信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應用全面拓寬了檔案管理新空間，豐富了檔案管理內(nèi)容，為各項管理工作提供了技術(shù)支持。

一、檔案管理信息化的基本概述

對于檔案管理信息化發(fā)展來說，主要是檔案管理人員在信息化管理理念基礎(chǔ)上，對檔案管理各項內(nèi)容進行創(chuàng)新。整合各項資源，引入更多先進的科學技術(shù)，加強設(shè)備管理，使得檔案管理工作能夠適應現(xiàn)階段社會發(fā)展的基本要求，從而優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理基本模式，促進檔案管理工作智能化、系統(tǒng)化、信息化發(fā)展。在社會主義市場經(jīng)濟全面發(fā)展背景下，加上我國近些年來科學網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展較快，能夠有效拓寬網(wǎng)絡(luò)發(fā)展空間，實現(xiàn)檔案管理工作信息化發(fā)展，使得管理人員能夠明確各項管理工作的核心內(nèi)容，從而更好地促進檔案管理工作的全面發(fā)展[1]。

二、檔案管理信息化的意義

現(xiàn)階段，社會電子化和無紙化已經(jīng)得到了廣泛應用，對檔案管理工作有了新的要求，不僅要提升檔案管理電子化水平，還要通過信息化建設(shè)，保證檔案資料的系統(tǒng)性與真實性，為檔案管理人員帶來了嚴峻考驗。通過檔案管理信息化建設(shè)，可以讓單位的發(fā)展獲得足夠的資源，確保領(lǐng)導決策具有科學性與有效性。在新的歷史發(fā)展時期，我們要重視創(chuàng)新檔案管理工作，擴大其覆蓋面，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念。

三、新時代檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

新時期檔案管理信息化建設(shè)由于剛剛步入正軌，還有許多不足之處，而由它們所形成的問題制約了檔案管理信息化優(yōu)化發(fā)展進程，必須首先指出并正視它們。

（一）檔案管理制度不完善

當前很多單位、企業(yè)都存在檔案管理制度不完善的問題。就目前來看，許多單位在檔案內(nèi)容、范圍、質(zhì)量管理方面都有問題，經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸檔內(nèi)容與檔案材料相互不符的情況，甚至出現(xiàn)了檔案工作過程中工作人員相互推諉責任、無法明確檔案信息利用及管理權(quán)限的問題。

（二）檔案信息資源利用程度低

當前有些單位在檔案信息資源利用程度上偏低，主要體現(xiàn)在檔案信息資源的利用程度、存儲模式與檢索方式上不夠健全，且檔案信息化保存的持久性嚴重欠缺，這導致檔案信息內(nèi)容的閱讀便捷性也大幅度降低。再一方面，由于某些傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)才剛剛實施數(shù)字化轉(zhuǎn)化，檔案工作管理人員為了維護檔案信息資源的完整性與安全性，拒絕檔案信息的查閱與借閱，這也直接降低了檔案信息資源的利用率。同時當前單位檔案數(shù)據(jù)庫檢索利用率的偏低和檢索功能不夠完善也嚴重阻礙了檔案的有效利用程度[2]。

四、檔案管理信息化的基本原理分析

（一）標準化原理

在目前檔案管理工作全面構(gòu)建的過程中，各項工作可以依據(jù)相關(guān)原理劃分為不同種類。首先是基礎(chǔ)標準，就是各項管理工作需要全面依照社會發(fā)展中大眾化的指導標準，對檔案進行管理。其次是完善的技術(shù)標準，是通過信息化發(fā)展技術(shù)，對所需的檔案信息進行收集。最后是管理標準，就是在遵照法律要求和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上，對管理目標進行優(yōu)化，設(shè)計各項管理工作。

（二）最優(yōu)化管理

在檔案管理信息化工作背景下，當前相關(guān)檔案管理部門需要建立最完善的管理體系，在檔案管理人員開展各項管理工作時，需要全面發(fā)揮出最優(yōu)化的基本原則，更好的促進管理工作的開展。此外，在檔案管理工作中需要對各個建設(shè)項目進行創(chuàng)新，需要提高管理人員自身責任意識，對管理項目進行優(yōu)化創(chuàng)新，這樣能夠更好的完善管理工作機制。

（三）簡潔化原理

針對檔案管理工作各項內(nèi)容來看，在對檔案資料進行整理時，各類資料信息較為復雜，此類問題的出現(xiàn)將會導致檔案資料收集過程中存在較多問題。所以當前對檔案資源結(jié)構(gòu)進行調(diào)整時，需要積極構(gòu)建信息化管理理念，確保檔案內(nèi)容管理效率的提升。在節(jié)約檔案信息完整性的基礎(chǔ)上，節(jié)約勞動力，使得檔案管理工作設(shè)計理念能夠得到有效優(yōu)化，避免各項問題的出現(xiàn)。

（四）統(tǒng)一化原理

在檔案管理工作體系全面構(gòu)建的構(gòu)成中，主要目的是為了強化檔案資源的有效管理。在對檔案管理工作統(tǒng)一化原理進行分析時，其中主要包括多項原則。首先是統(tǒng)一的管理工作與規(guī)范化要求，在檔案資源管理過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)管理規(guī)范化和合理化要求。其次是相關(guān)工作人員需要全面按照規(guī)范化的標準，對檔案資源進行收集，統(tǒng)一信息內(nèi)容。最后在檔案信息進行全面收集時，要加快實現(xiàn)不同信息之間更替，這樣能夠便于信息的統(tǒng)一化管理。

五、檔案管理原理在檔案管理信息化中的運用探析

（一）動力管理原理在檔案管理信息化中的應用

目前要想全面提升檔案管理質(zhì)量，需要給予管理人員有效的動力，不斷創(chuàng)新管理辦法。當前可以將動力管理原理全面應用在檔案管理信息化工作中，根據(jù)不同檔案管理內(nèi)容對主要動力來源進行分析，這樣能夠全面提升管理人員工作動力。當前全面提升檔案管理工作動力的機構(gòu)是檔案管理機構(gòu)，所以此機構(gòu)需要全面加強管理工作的重視。在管理工作中通過精神方面的動力能夠為管理人員帶來重要的興趣支持，通過專業(yè)知識培訓以及各項宣傳工作，提高管理人員工作積極性。

（二）反饋管理原理在檔案管理信息化中的應用

檔案管理信息反饋是檔案管理系統(tǒng)在發(fā)布各項管理工作命令之后接收各項信息，是檔案管理工作的重要意義和應用價值。當前社會相關(guān)部門需要重點關(guān)注檔案管理信息反饋機制，全面提升各項信息的精準性。

（三）系統(tǒng)化管理理論在檔案管理信息化中的應用

當前檔案管理信息化發(fā)展過程中應用系統(tǒng)管理理論就是要求各項管理工作能夠全面提升整體性和系統(tǒng)性。目前要想全面優(yōu)化檔案管理工作，相關(guān)管理人員需要樹立整體意識，對管理理念和管理思想進行調(diào)整，確保相關(guān)部門能夠在配合過程中實現(xiàn)自身價值。所以目前需要強化系統(tǒng)管理理論的時間，對管理工作中存在的問題進行調(diào)整，引入計算機技術(shù)和信息技術(shù)，提高檔案管理信息化、電子化、數(shù)字化發(fā)展質(zhì)量，為檔案管理信息化發(fā)展提供良好的發(fā)展環(huán)境。

（四）整合分管理原理的應用

整合分管理基本原理就是對某項工作進行細致劃分，產(chǎn)生多個組成要素，然后將各個要素根據(jù)相關(guān)規(guī)律進行組合和排列，這樣能夠全面提升此項工作的效率。所以當前在檔案管理工作中需要對檔案管理工作的價值進行整合，將各項管理工作進行劃分，而后進行有效的排列組合，能夠獲取較大的管理效益。當前相關(guān)管理部門需要結(jié)合檔案管理工作實際內(nèi)容以及管理目標，對目標提出集體規(guī)劃，這樣能夠提高檔案管理的綜合水平。

六、檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加強領(lǐng)導，提高認識

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，應對現(xiàn)有檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)進行更新。對此要盡快轉(zhuǎn)變信息化管理理念，單位各級領(lǐng)導與員工要切實增強信息意識，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。單位領(lǐng)導應注重提升信息化管理水平與業(yè)務(wù)工作水平，要在政務(wù)建設(shè)中納入檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，盡快打造檔案信息平臺，促使檔案管理工作效率與水平得到提升。

（二）增加投入，完善軟硬件設(shè)施

逐步增加資金投入力度，從檔案管理工作實際情況出發(fā)，將所需的各項軟硬件設(shè)施配置齊全，所購置的設(shè)備符合穩(wěn)定性要求，這樣才能確保檔案的安全性，避免出現(xiàn)不完整的情況。

（三）逐步完善檔案管理制度

檔案管理部門要結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，制定相應的檔案管理制度，確保信息化建設(shè)需求得到滿足。一是完善檔案管理業(yè)務(wù)流程與技術(shù)規(guī)范，對電子檔案管理工作各項步驟與環(huán)節(jié)進行優(yōu)化。二是將安全措施落實到位，尤其是對電子文件與電子檔案而言，要保證其更加完整與安全。三是將檔案管理標準統(tǒng)一下來。

（四）注重人才的引進與培養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)的效果，還取決于檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低。對此，一是要培養(yǎng)更多的系統(tǒng)分析與設(shè)計、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與管理等方面的能力，滿足網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需求。二是加大對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓教育。三是為檔案管理人員提供在職培訓和進修的機會，優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)，從整體上提升他們的知識水平。四是重視開展理論研討工作，加強學術(shù)交流，提升檔案編研水平。

七、結(jié)語

檔案管理原理在檔案管理信息化發(fā)展中具有重要意義，加快檔案管理信息化建設(shè)，才能滿足時代發(fā)展需求，將檔案的作用充分發(fā)揮出來，為單位的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。因此單位領(lǐng)導與管理人員要充分認識到檔案管理信息化建設(shè)的意義，思想上引起足夠的重視，既要增加資金投入，優(yōu)化各項基礎(chǔ)設(shè)施，還要建立完善的檔案管理制度，培養(yǎng)更多檔案管理人才，這樣才能促進檔案管理順利開展，并提升其信息化水平。

（作者單位：陜西省榆林市米脂縣信息開發(fā)中心）

參考文獻：

[1]戴彥.檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策[J].城建檔案， 2017（01）：25- 26.

[2]方萍.加強檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展[J].金融經(jīng)濟，2016（12）：168- 169.