淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

耿慶云

摘 要：隨著社會的發(fā)展，信息化的建設已經(jīng)成為了當前時代的需求。電子檔案是信息化建設的第一步，只有做好這一步，才能夠給企業(yè)領導以信息化建設的決心。因此，本文從當前電子檔案管理的概述入手，來談如何更好的進行電子檔案的管理。

關鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；優(yōu)越性；特點；管理制度

信息化建設能夠帶給這些部門更好的發(fā)展。其主要的原因就在于，信息化有這么幾個特色：首先是高速化。和其他的方式相比，信息化更加的快速，因為其大部分的工作都是以計算機運算核心來完成的。所以就不存在著人力無法完成的情況。其次就是不受地點束縛。信息化所依靠的是信息，是計算機，所以只要具備計算機和網(wǎng)絡，那么任何的數(shù)據(jù)都能夠在最短的時間內(nèi)完成傳輸。在這種情況下，信息化的建設能夠大大的提高企業(yè)，事業(yè)單位的運行速度。而在檔案管理中，這樣的方式正好符合檔案管理的需求。因此，電子檔案成為了當前的主流。電子檔案管理，也成為了當前較為熱門的一個學科。

1 電子檔案管理的概述

在現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理中，基本都實現(xiàn)了自動化辦公，將檔案信息錄入到計算機系統(tǒng)中，形成電子文件，然后通過程序的運行對電子文件進行批量處理，電子檔案管理師現(xiàn)代檔案管理中的主要形式，可以為用戶提供完整的檔案管理功能和網(wǎng)絡查詢功能，可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。

2 電子檔案的特點

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網(wǎng)絡和信息技術(shù)應用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優(yōu)勢表現(xiàn)在如下幾個方面：

2.1 信息處理速度快

和傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理的第一個優(yōu)點就是信息處理速度快。傳統(tǒng)的檔案管理其內(nèi)容錄入的時候一般需要采用手寫，而這種錄入的方式是非常緩慢的，完全不能夠滿足時代的需求。而電子檔案則不同，其部分的內(nèi)容都只需要掃描進入即可，電能能夠自動生產(chǎn)文檔，其效率提升何止十倍。能夠很好的適當當前社會的快節(jié)奏。因此被事業(yè)單位所喜愛。

2.2 查閱方便

查閱方便是電子檔案管理的第二個特色。其主要的原因就在于傳統(tǒng)的檔案查閱是依靠人力來完成的。工作人員需要在龐大的檔案儲備中不斷的查找，最終才能夠得到相關的檔案。但是電子檔案管理中，其查閱主要是依靠電子計算機的運算核心。這個運算中樞能夠在最短的時間內(nèi)檢索大量的文件，而且當前社會中還引入了大數(shù)據(jù)，云計算等模式，幾乎可以做到實時查詢。這是非常關鍵的。尤其是對一些生僻文件的查詢上，其作用更大。

2.3 存儲穩(wěn)定

相比于傳統(tǒng)的檔案管理來看，電子檔案自身的穩(wěn)定性是更高的。這個穩(wěn)定性在當前來看主要分為兩個方面，第一個就是材質(zhì)的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的檔案管理所采用的記錄材料是紙張，而紙張是有著一定的保質(zhì)期的。當時間太久，而且沒有儲存的完善，就很容易導致檔案的損壞。而電子檔案管理則不同。其儲存的主要是計算機中的儲存空間。因此能夠完成長時間的保存，而不用擔心其損壞。第二個就是儲存方式的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的檔案儲存都是依靠檔案室來完成的。如果發(fā)生了檔案室遷移，或者檔案室的災害，那么檔案的丟失概率是非常大的。在上個世紀，這種情況時有發(fā)生，造成了許多的危機。但是電子檔案管理的儲存核心只是計算機，內(nèi)存卡，U盤等儲備設備。一旦檔案室出現(xiàn)問題，那么隨時都能夠?qū)n案轉(zhuǎn)移。同時，電子儲備也能夠快速的完成備份，這是傳統(tǒng)檔案管理所做不到的。因此，電子檔案管理的穩(wěn)定性非常高。

2.4提高檔案工作者的工作效率

提升檔案工作者的工作效率是一個綜合情況。這是因為電子檔案管理中的大部分內(nèi)容都是依靠計算機來完成的。檔案管理工作者最大的人物就是操作計算機，因此導致了檔案工作者的工作效率獲得了大幅度的提升。其主要的提升方面應該體現(xiàn)在這么幾個方面：首先是錄入速度的提升。這是因為有著一系列的錄入工具的幫助。其次是查閱速度的提升。這是因為查閱的工作由人力變成了計算機完成。最后是備份速度的提升。這是因為備份由計算機完成，而不是人工抄寫。

3 加強電子檔案管理制度

通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案的工作效率高，但是因為網(wǎng)絡信息的特點，也存在一定的風險。如果竊取存儲介質(zhì)或者侵入到電腦系統(tǒng)中，就可以盜取檔案信息或者任意篡改，增加了電子檔案的風險性。所以為了保證電子檔案的安全高效運行，需要制定完善的管理制度，加強對電子檔案的管理，保證檔案信息的完整性和真實性。

3.1 完善電子檔案的形成制度

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標和載體形式加以規(guī)范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2 實現(xiàn)科學的歸檔制度

要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。

3.3 加強電子檔案管理人才培養(yǎng)，建立復合型人才隊伍

由于電子檔案管理是一項專業(yè)性極強，內(nèi)容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經(jīng)驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續(xù)性。其次，管理人員要加強學習，更新知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復合型人才，適應電子檔案管理發(fā)展的要求

3.4 建立嚴格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質(zhì)量關；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態(tài)，同時，注意對加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應定期對電子檔案進行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時，及時采取有效的維護措施，進行拷貝或修復工作。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的基礎工作，為了提高檔案管理的工作效率，應該順應時代的發(fā)展趨勢，高效利用電子檔案的工作模式。電子檔案的運用具有諸多的優(yōu)勢，提高了檔案管理工作的效率，但同時也存在一定的風險。所以要加強電子檔案的管理工作，保證電子檔案的真實性和準確性，使其為事業(yè)單位貢獻更大的力量。

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