論紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

王琨

摘 要：在現(xiàn)今這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)始逐步滲透到各行各業(yè)，傳統(tǒng)的紙筆記錄開(kāi)始逐步被互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)所取代，無(wú)論是文件的分類管理還是檢索，互聯(lián)網(wǎng)自身都具有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，本文將從紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理為切入點(diǎn)深入剖析二者之間的融合。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；檔案管理；系統(tǒng)融合；

“電子檔案”作為檔案管理的一種新型檔案，對(duì)于我們來(lái)說(shuō)是個(gè)較為陌生詞匯，但是電子檔案卻以我們?nèi)庋劭梢?jiàn)的速度迅速擴(kuò)展，各類企事業(yè)單位、各類國(guó)內(nèi)高校都逐步在單位內(nèi)、校園內(nèi)設(shè)立了“電子閱覽室”、“電子檔案管理室”等，主要用途就在于可以迅速檢索到所需的電子檔案，相對(duì)早起的紙質(zhì)檔案根據(jù)分類邏輯、首字母等方式進(jìn)行尋找，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)尋找電子檔案則是節(jié)約了大量的時(shí)間成本和人力成本。因此，我們本次將集中論述如何將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理進(jìn)行緊密融合。

“電子檔案”又稱“虛擬檔案”，使用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特的方式，并使之可以存儲(chǔ)到電腦網(wǎng)絡(luò)中，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，以案件為單位的新型檔案。電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的融合一般用于企事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化、信息管理工作的宏觀背景下進(jìn)行建設(shè)和實(shí)施，順應(yīng)電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的規(guī)律，了解信息產(chǎn)生的源頭，來(lái)不斷促進(jìn)電子文件歸檔，建立科學(xué)的電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理制度。

1 建立檔案管理的信息化平臺(tái)

我們需要在網(wǎng)絡(luò)中建立檔案管理的信息化平臺(tái)，專門用于文件檢索，用以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

檔案管理信息化平臺(tái)存在的意義就在于為電子檔案管理搭建一個(gè)公共的支撐環(huán)境，將各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一的采集、分類、檢索、加載的平臺(tái)，因此是進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理必要渠道。

檔案管理的信息化平臺(tái)的建立較為重要的一點(diǎn)就在于系統(tǒng)的使用要具有人性化，使用方式不要過(guò)于復(fù)雜，最好能讓人一看就明白，并且針對(duì)不同等級(jí)的文件，不同的賬號(hào)擁有不同的審閱權(quán)限，也就是高等級(jí)（高風(fēng)險(xiǎn)）的檔案需要特殊的賬號(hào)，使用該賬戶也需要嚴(yán)格的審核流程，以確保檔案審閱的安全性。

2 將部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案

我們需要根據(jù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)對(duì)需要轉(zhuǎn)化為電子檔案的紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的采集、分類、管理。

那么針對(duì)如何將部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，我們可以針對(duì)簡(jiǎn)單的檔案內(nèi)容，通過(guò)手動(dòng)錄入，來(lái)進(jìn)行上傳和下載；那么針對(duì)比較重要的檔案或者是攜帶照片、秦建章、公章的檔案，我們就可以利用先進(jìn)的掃描儀統(tǒng)一掃描上傳，源文件依然分類歸檔放置在檔案室，而這份電子版可以作為備份留存，這類重要的文檔我們還要設(shè)立一定的審閱權(quán)限，不是所有的管理賬號(hào)都能查詢審閱，這類檔案我們還需要設(shè)計(jì)一套嚴(yán)密的申請(qǐng)審閱流程，以確保不會(huì)被他人非法審閱重要文件。

我們還要采用流程化方式對(duì)一轉(zhuǎn)化的電子檔案實(shí)施統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理，其中可以分為以下管理流程：登記、歸檔、整理、保管、轉(zhuǎn)移、檢索、鑒定、審閱、銷毀、備份、銷毀恢復(fù)等整個(gè)能覆蓋案卷全部生命周期的各環(huán)節(jié)。并且可以精確記錄每份檔案在每個(gè)周期的閱覽量，以保證這些實(shí)際數(shù)據(jù)可以用作年終的報(bào)表來(lái)匯總和總結(jié)。

3 統(tǒng)一各類紙質(zhì)檔案和電子檔案的入口

在現(xiàn)今的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下，我們擁有了更多的檔案檢索和檔案閱覽的技術(shù)，早期我們都給各類文檔貼上條形碼，然后通過(guò)掃碼儀器進(jìn)行統(tǒng)一掃描和歸類，這個(gè)對(duì)比過(guò)去的純紙質(zhì)檔案的邏輯分類已經(jīng)是很大的進(jìn)步了，但是近幾年伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，我們擁有了更多的檔案歸檔方式，影像技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件技術(shù)、二維碼技術(shù)等，將檔案檢索方式也變得越來(lái)越便捷。

通過(guò)以上的技術(shù)方式作為技術(shù)支撐，我們還可以實(shí)現(xiàn)針對(duì)不同介質(zhì)、不同類別的檔案來(lái)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的封裝處理，將其統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為入口文件，以統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)和上傳。來(lái)保證電子檔案的可追溯性與不可抵賴性。

為了維護(hù)各類紙質(zhì)檔案和電子檔案的入口，檔案管理的工作人員可以自己制定檢索檔案的環(huán)節(jié)和路徑，如現(xiàn)檢索流程已經(jīng)不滿足檔案管理人員或其他人員的檢索要求時(shí)，檔案管理人員也可以自行通過(guò)平臺(tái)新增或相應(yīng)的修改流程。還可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置不同的環(huán)節(jié)和權(quán)限，來(lái)滿足各種檔案管理的不同流程需求。

4 對(duì)于電子檔案和紙質(zhì)檔案的安全性管理

紙質(zhì)檔案的載體相對(duì)來(lái)說(shuō)較為安全和穩(wěn)定，而電子檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)就穩(wěn)定性較差、易損害、易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。因此電子檔案和紙質(zhì)檔案的安全性管理就顯得極為重要。

通過(guò)各類數(shù)據(jù)的顯示可以看出，利用磁盤采集或者脫機(jī)來(lái)采集數(shù)據(jù)作為傳輸介質(zhì)的這種轉(zhuǎn)移方式極易造成數(shù)據(jù)的丟失或者損壞。若磁盤質(zhì)量太差還會(huì)影響數(shù)據(jù)和文件的可讀性，早期的電子檔案管理為了避免這種情況的出現(xiàn)，檔案管理員往往選擇制作多份存儲(chǔ)文件的磁盤，因此也加大了工作量和磁盤存儲(chǔ)的成本。

現(xiàn)階段雖然檔案管理都是直接上傳至云端，再通過(guò)檔案管理的信息化平臺(tái)檢索、下載和審閱，但是安全性仍然是我們無(wú)法避免的客觀性問(wèn)題。

1）首先，我們可以選擇數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)來(lái)應(yīng)用于紙質(zhì)檔案和電子檔案的應(yīng)用環(huán)境，來(lái)保證這類檔案的不可抵賴性和檔案的憑證價(jià)值。

2）其次，我們可以通過(guò)電子檔案封裝、傳輸過(guò)程、歸檔過(guò)程、保管過(guò)程中來(lái)利用各類安全機(jī)制來(lái)保證信息安全，來(lái)實(shí)現(xiàn)針對(duì)電子檔案安全級(jí)別的劃分，還要根據(jù)不同的檔案級(jí)別、不同的賬號(hào)權(quán)限來(lái)進(jìn)行訪問(wèn)的限制和控制。

3）最后，我們還可以利用系統(tǒng)來(lái)使用CA或數(shù)據(jù)加密技術(shù)來(lái)對(duì)管理賬戶設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，不同的賬號(hào)級(jí)別具有不同的審閱權(quán)限，并且設(shè)置完整的權(quán)限體系還要配合企事業(yè)的員工職位來(lái)對(duì)于不同權(quán)限的審閱賬號(hào)。還要適用于不同的管理模式，例如不同權(quán)限的分級(jí)管理、分級(jí)共享、分級(jí)配置、分組管理、分組共享、共享使用、臨時(shí)發(fā)放等不同的賬戶特性，來(lái)做到紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的完美融合。

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