淺談檔案電子化管理存在的問題和解決方法

李佩瑜

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，檔案電子化管理的興起順應(yīng)了時代和社會的發(fā)展要求，同時也是提高檔案現(xiàn)代化管理水平的客觀要求。隨著網(wǎng)絡(luò)媒體的興起和辦公自動化的普及，檔案工作模式受到了不同程度的沖擊，無論是檔案信息資源的開發(fā)利用，還是檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都出現(xiàn)了一系列問題。本文從檔案電子化管理目前存在的問題及其解決措施兩方面入手，對電子化管理進(jìn)行闡述，并針對電子化管理提出個人的些許看法。

關(guān)鍵詞：檔案；電子化管理；問題；措施

檔案電子化管理在各個的滲入程度不盡相同，有些已做到名副其實的電子信息化管理，這種無論是在檔案錄入、檔案保存、檔案保密等方面都已完全做到電子化管理，但更多的只是做到了部分電子化管理，就如電子錄入，紙質(zhì)歸檔還較為常見，這種不全面的檔案電子化管理是存在不少問題的，檔案電子信息化管理的全面落實任重道遠(yuǎn)。

1 檔案電子化管理的含義

檔案信息電子化管理，是順應(yīng)信息時代的發(fā)展，優(yōu)化檔案資源管理工作的必然選擇，信息保管、整理和利用難等傳統(tǒng)檔案管理問題，在電子化的檔案管理下得到了有效的解決。檔案的電子化管理，充分利用計算機(jī)資源，大大提高了檔案信息管理的效率，“二次文獻(xiàn)信息”的形成在時間上受到傳統(tǒng)手工信息加工工作模式的影響，出現(xiàn)了一系列的問題，采取有效措施解決存在的問題，將進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息的電子化管理。

2 檔案電子化管理的解決策略

2.1 提高電子化檔案管理的真實性和有效性

目前隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計算機(jī)信息技術(shù)，給檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計算機(jī)技術(shù)侵入的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，篡改的檔案信息，嚴(yán)重影響到檔案的真實性和有效性。如何保證電子檔案的真實性和有效性是檔案電子化管理中的重要問題，也是檔案電子化管理中的難點問題，要做好這方面工作，首先需要能夠加強(qiáng)對檔案電子化管理的信息技術(shù)支持，以技術(shù)性策略來加強(qiáng)對電子檔案的管理，建構(gòu)完善的電子化檔案管理機(jī)制。其次，還要求政府能夠出臺相關(guān)的政策，加強(qiáng)對計算機(jī)的保護(hù)，約束網(wǎng)絡(luò)不法分子的行為。最后，還要求能夠?qū)嵭须p軌制檔案管理，即在實現(xiàn)電子化檔案管理的同時，也不能放松對紙質(zhì)檔案的管理。這樣可以保證電子檔案被篡改或者流失后能夠及時采取有效措施來進(jìn)行彌補(bǔ)，保證電子檔案文件的真實性和有

效性。

2.2 加大對電子化檔案管理的投入

1）加大技術(shù)投入。檔案電子化管理是以信息技術(shù)為支撐的，要保證檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效率，防止電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)不法分子的侵襲，必須要加強(qiáng)對電子檔案管理的科技投入，通過不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來保證檔案管理的工作質(zhì)量。例如，需要引進(jìn)國際上先進(jìn)的防火墻技術(shù)和保密技術(shù)，加強(qiáng)對電子檔案的安全保護(hù)。還需要適時更新檔案管理的硬件和軟件，防止因為技術(shù)設(shè)備過于落后而給不法分子以可乘之機(jī)。2）加大人才投入。檔案電子化管理必須要求加強(qiáng)對電子檔案管理的人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的專業(yè)技術(shù)人才。此外，檔案電子化管理工作還要求管理部門能夠根據(jù)電子檔案管理工作的特征，為檔案管理部門合理設(shè)置崗位和人員，如崗位應(yīng)該包括辦公室文員、檔案接收員、檔案輸入員等。每個崗位安排一至兩個員工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促進(jìn)電子檔案管理的有序發(fā)展。

2.3 提升電子化檔案的法律效力

若要真正提高電子化檔案的法律效力需要一個非常漫長的過程。在當(dāng)代背景下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視不斷改變管理人員的認(rèn)識理念，正確看待電子化檔案。同時也要要求檔案管理部門能夠改變傳統(tǒng)的管理理念，盡可能地提高電子化檔案的認(rèn)識，并進(jìn)一步提升相關(guān)部門的認(rèn)可度。就目前而言，雖然我國并沒有明確指出電子化檔案的法律效力。但是檔案管理部門可以盡量借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗，正確定位電子化檔案的法律效力。況且電子化檔案的發(fā)展趨勢是無法阻擋的，只有不斷適應(yīng)它才能推動我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。其次，我國相關(guān)法律部門應(yīng)當(dāng)盡可能地出臺有關(guān)電子化檔案的法律效力保證方案，增強(qiáng)檔案管理部門繼續(xù)推進(jìn)檔案電子化管理的信心。最后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在實際的管理工作中，根據(jù)相關(guān)制度做好電子化檔案的管理，并不斷創(chuàng)新紙質(zhì)檔案和電子化檔案的融合，為提升電子化檔案的法律效力奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

檔案電子化管理是信息化發(fā)展在檔案管理的應(yīng)用，同樣也是未來必然的發(fā)展趨勢。檔案電子化管理在發(fā)展的同時也顯露出諸多問題，總而言之，檔案電子化管理的全面應(yīng)用任重而道遠(yuǎn)。

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