大數(shù)據(jù)背景下檔案信息管理與服務(wù)研究

邱亞新 王曉紅

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來給檔案信息管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)，同時新技術(shù)也為檔案信息管理工作提供了新的思路。本文分析了當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀以及大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的機遇，針對利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案信息管理水平提出了對策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息；管理

基金項目：本論文為廊坊市哲學(xué)社會科學(xué)2018年度立項課題“大數(shù)據(jù)背景下檔案信息管理與服務(wù)研究”研究成果（課題編號：2018075，課題組成員包括王曉紅、姜昱、李欣欣）。

各級檔案管理部門是保存檔案并為國家、社會、企業(yè)提供檔案利用服務(wù)的機構(gòu)，儲存有海量的信息資源。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，數(shù)據(jù)正在影響人們的工作和生活，也給檔案信息管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。從紙質(zhì)檔案到檔案信息化再到檔案大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源呈指數(shù)型增長，如何盤活海量的檔案信息，挖掘出其中蘊藏的知識和財富，是檔案信息資源管理面臨的新挑戰(zhàn)。用現(xiàn)有的檔案管理手段和工具已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理的需求，大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的新技術(shù)是未來檔案管理過程中的必然選擇。

1 檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)狀

1.1 管理方式落后

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是在對各類檔案進行分門別類的管理。但是，隨著數(shù)據(jù)信息與日俱增，檔案的記錄和保存也逐漸增多，從原始的手工著錄、卡片檢索到計算機管理，檔案管理技術(shù)隨著社會的進步也在不斷發(fā)展，卻依然遠遠跟不上檔案信息增長速度，目前的檔案管理手段已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時代的信息資源管理需求。

1.2 人才力量不足

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理向著更高的專業(yè)化、開放化發(fā)展，檔案信息的管理和利用需要通過收集數(shù)據(jù)和精確分析來做出決策，所以，面對大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展，急需精通大數(shù)據(jù)應(yīng)用的技術(shù)和管理人才，并且，隨著數(shù)據(jù)的快速積累和發(fā)展，這類專業(yè)人才短缺的問題將會越來越突出。

1.3 檔案服務(wù)意識欠缺

傳統(tǒng)的“重藏輕用”式檔案管理觀念，只注重檔案資源的保管而輕視挖掘其潛在的價值。檔案工作人員“看攤守業(yè)”的思想根深蒂固，檔案利用就是查詢者“要什么”就“找什么”，幾乎沒有對檔案信息資料進行挖掘、開發(fā)的深層利用。面對用戶千差萬別的需求，如何利用檔案信息變被動為主動，是對檔案工作者提出的新要求。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)為提升檔案信息管理工作帶來機遇

2.1 可以提高效率，降低管理成本

隨著檔案數(shù)據(jù)信息的不斷積累，檔案資料脹庫現(xiàn)象成為一種潛在的威脅。海量的檔案資源不僅給管理人員的檢索工作帶來難度，而且大大提高了檔案管理的成本。利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，檔案管員能夠處理海量的檔案信息，并且借助于數(shù)據(jù)庫存框架，實現(xiàn)充分的資源調(diào)配，使檔案工作的成本降低，而效率大大提高。

2.2 可以為檔案管理工作從實體管理上升為知識管理提供技術(shù)支持

大數(shù)據(jù)時代，檔案用戶已不滿足于原始數(shù)據(jù)或文件的利用，更希望能夠獲得數(shù)據(jù)背后的信息以及信息蘊藏的知識。而大數(shù)據(jù)技術(shù)正是為檔案部門實現(xiàn)智能化、個性化的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)必不可少的技術(shù)支持。利用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，可以全方位地實現(xiàn)檔案信息智能檢索，包括信息資源搜索和智能分析、用戶需求預(yù)測、多維度信息資源獲取、組織、分析及決策等。

3 應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案信息管理和服務(wù)的對策

3.1 將大數(shù)據(jù)用于檔案信息管理

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息存儲。只有實現(xiàn)檔案信息云儲存，才能保證信息的完整。而云儲存工作的前提是建立一個完善的數(shù)據(jù)平臺和相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息的資源發(fā)掘。即在海量的檔案信息中挖掘有效的文本數(shù)據(jù)，對文本數(shù)據(jù)進行分類、融合、比較、分析，從文本中抽取知識與信息，縮小搜索數(shù)據(jù)范圍，從而提高數(shù)據(jù)管理的精準(zhǔn)度。在大數(shù)據(jù)時代，信息應(yīng)用服務(wù)及用戶的客觀需求引領(lǐng)著檔案由常規(guī)分析向廣度、深度分析轉(zhuǎn)變，逐步將檔案利用服務(wù)由提供原始數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┙?jīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)出爐后的符合用戶需求的知識。

大數(shù)據(jù)技術(shù)還可用于檔案用戶信息的數(shù)據(jù)挖掘。檔案資源共享平臺借助大數(shù)據(jù)強大的計算能力，對來訪用戶身份、來訪記錄、存儲行為、搜索方式等信息進行分析與處理，從中挖掘并找到用戶的隱形訴求，為用戶利用檔案資源提供幫助，進而利用智能數(shù)字檔案館等交互功能，加強檔案信息交流，為用戶提供現(xiàn)代化的服務(wù)體驗。

3.2 改革檔案管理工作環(huán)節(jié)

檔案管理工作可以概括為“收”、“管”、“用”三個環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作依然包含這三個環(huán)節(jié)，但是將包括更多內(nèi)容。應(yīng)立足于大數(shù)據(jù)，在提高原來服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量的同時，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式和流程。

3.3 “收”的環(huán)節(jié)必不可少，但應(yīng)變被動為主動。

“管”的環(huán)節(jié)首先要發(fā)展為通過統(tǒng)一的檔案云平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲、處理、利用。 其次，要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行數(shù)據(jù)分析，檔案館提供給用戶的信息不應(yīng)僅限于原始的、粗糙的記錄，應(yīng)是經(jīng)過深入處理分析之后精細化、準(zhǔn)確化的二次信息。

“用”應(yīng)該由被動提供檔案查閱服務(wù)轉(zhuǎn)為主動推送服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對用戶的檢索行為進行分析，再根據(jù)用戶的興趣和訪問規(guī)律利用推送技術(shù)實現(xiàn)信息的主動推送，將檔案利用服務(wù)變用戶定制為主動有目的地推薦。在此基礎(chǔ)上，甚至還可以為客戶提供個性化信息系統(tǒng)，即以用戶的知識結(jié)構(gòu)以及信息需求、心理傾向和行為方式等為依據(jù)，建立用戶個人的信息系統(tǒng)。

大數(shù)據(jù)時代的到來給檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)和機遇，同時新技術(shù)也為檔案信息管理工作提供了新的思路。如何更好地利用創(chuàng)新性技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量，以及如何應(yīng)對當(dāng)中存在的諸多挑戰(zhàn)與機遇，將成為檔案管理者新的工作目標(biāo)。

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