簡述信息化環(huán)境下高校人事檔案管理的創(chuàng)新

宋美華 王瑞林

摘 要：隨著社會經(jīng)濟和科學技術(shù)的不斷發(fā)展，高校人事檔案管理也不可避免的需要在信息化環(huán)境中進行創(chuàng)新，從而有效的確保管理的準確性和系統(tǒng)性，同時也可以提高人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，使高校的人事檔案管理工作更加規(guī)范。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；高校；人事檔案管理；創(chuàng)新

當前正處于信息化時代，我國各領(lǐng)域的發(fā)展都離不開信息技術(shù)，而高校人事檔案管理亦是如此。人事檔案是高校人事信息的載體，信息化給高校人事檔案管理帶來了巨大的發(fā)展機遇，同時也帶來了巨大的挑戰(zhàn)，因此，加強高校人事檔案的管理是高校信息化管理的一項重要內(nèi)容。高校的人才檔案信息都在人事檔案中，因此在高校發(fā)展的過程中人事檔案管理的作用不可忽視。高校要積極的將信息化技術(shù)引入到人事檔案管理中，全面的提高管理工作的效率和質(zhì)量，提高人事檔案的管理水平，給高校的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

1 信息化環(huán)境下高校人事檔案管理創(chuàng)新的意義

社會科學技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，進一步推動了高校人事檔案信息化建設(shè)的進程。目前高校信息化人事檔案管理水平不斷提高，從而有效的提高管理工作的質(zhì)量和效率。人事檔案信息化系統(tǒng)的建立不僅使檔案數(shù)據(jù)的儲存更加方便，還使檔案查詢、接收、傳輸更加方便，從而在高校院系檔案管理中實現(xiàn)了檔案管理資源的共享。因此，高校人事檔案管理信息化的建立具有重要意義。

1.1 為高校選人和用人提供參考和服務(wù)

高校人事檔案管理信息化的建立，有效的提高了人事檔案的管理水平，進而有效的實現(xiàn)了對人事檔案信息的開發(fā)和利用，并且在校園當中實現(xiàn)了檔案信息共享，在不同院系間調(diào)用人事檔案信息極為便捷，進而給高校的選人和用人提供參考，并且在領(lǐng)導決策的時候提供可靠的參考依據(jù)。人事檔案管理信息化的建立，有效的降低了管理人員的工作量，進一步確保檔案數(shù)據(jù)信息的準確性，給高校人事檔案管理水平的提高打下基礎(chǔ)[1]。

1.2 促進檔案信息的準確性和完整性

在高校傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，因為檔案轉(zhuǎn)移的不及時和信息溝通的不順暢，可能導致人事檔案信息更新不及時，不能保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。但是隨著人事檔案管理信息化和信息數(shù)據(jù)庫的建立，能夠及時的轉(zhuǎn)移并接受檔案，使得檔案信息能夠及時更新，從而使檔案信息的更加準確、完整。

1.3 提高人事檔案管理水平

當前紙質(zhì)檔案仍然是最具唯一性、真實性的原始檔案憑證，但是在信息化環(huán)境下，紙質(zhì)檔案的弊端越來越多。手工管理人事檔案的操作較為繁瑣，管理人員的勞動強度較大，檔案資源的利用效率較低。通過信息化管理的方式，能夠結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理，將工作重心從檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息資源的開發(fā)與利用，從被動管理的方式逐漸改變成為主動管理方式。通過先進的人事檔案信息化管理，能夠徹底改變檔案資源保存介質(zhì)、形態(tài)、檢索以及開發(fā)利用，改進人事檔案管理的業(yè)務(wù)流程，提高人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量與

效率。

2 信息化環(huán)境下高校人事檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 加強基礎(chǔ)設(shè)備的投入，豐富建設(shè)方式

首先，需要從領(lǐng)導的角度加強對檔案信息化建設(shè)的重視程度，將信息化設(shè)備投入納入財政預(yù)算的方案內(nèi)，建立長期專項經(jīng)費的計劃。逐步轉(zhuǎn)變手工操作的主要管理方式，不斷推進人事檔案管理系統(tǒng)的信息化，增加計算機、掃描儀、復印機、攝像以及微縮設(shè)備等，不斷開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建人事檔案信息資源庫以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺。選擇靈活的資金籌措方式，通過財政支持聯(lián)合自行籌備的方式完成。如果無法一次投入解決，可以選擇分批投入的方式，可以在法律法規(guī)支持下積極開發(fā)檔案資源，在提供社會性服務(wù)中選擇合理的費用，將綜合方式籌備的資金，加大信息化設(shè)備的建設(shè)力度。

2.2 健全管理制度，建立高素質(zhì)管理隊伍

為了使高校人事檔案管理信息化更好的應(yīng)用，要建立完善的管理制度體系，并且加強對管理人員的培養(yǎng)，使人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)得到提高。人事檔案管理工作比較特殊，所以在工作開展過程中必須要有相關(guān)法律法規(guī)的約束。國家頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》是各個檔案管理部門都需要嚴格遵守的規(guī)章制度。只有這樣才能保證檔案管理工作更加規(guī)范，更加有章可循。人事檔案管理信息化對管理人員的要求越來越高，不僅要有較高水平的業(yè)務(wù)技能和政治素質(zhì)，還要熟練掌握相關(guān)軟件的操作技能，從而更好的使用信息化的人事檔案

管理[2]。

2.3 有效保證人事檔案數(shù)據(jù)的安全

在高校人事檔案管理信息化不斷發(fā)展的過程中，數(shù)據(jù)信息的環(huán)境發(fā)生了變化，信息安全方面也存在一定的威脅。信息系統(tǒng)升級的過程中沒有較強的兼容性，可能導致信息數(shù)據(jù)無法識別，這樣會嚴重影響信息系統(tǒng)的正常安全使用。而連接外部網(wǎng)絡(luò)后，信息環(huán)境比較復雜，網(wǎng)絡(luò)病毒的感染風險較高。人事檔案信息系統(tǒng)在使用的過程中不僅要防止病毒的侵害，還要預(yù)防黑客的入侵，這兩方面一旦出現(xiàn)問題，信息數(shù)據(jù)極容易丟失。因此，在人事檔案信息系統(tǒng)中必須安裝防火墻和信息加密技術(shù)，同時殺毒軟件的版本與病毒庫要及時的更新，從而有效的保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。除此之外，高校的人事檔案信息系統(tǒng)盡量避免與外部開放網(wǎng)絡(luò)連接，盡可能保證人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全。

2.4 構(gòu)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系

在高校人事檔案管理過程中，網(wǎng)路化管理體系是必然的選擇，也符合時代的發(fā)展需要。選擇網(wǎng)絡(luò)化管理體系，可以有效的實現(xiàn)檔案信息的共享，從而加強人事檔案信息資源的開發(fā)和利用。在實施網(wǎng)絡(luò)化管理體系建設(shè)中要注意安全防護，對于不同級別要有不同范圍的授權(quán)，在檔案查詢、修改以及輸入等方面加強管理控制，從而保護檔案信息的安全。此外，還要建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，要規(guī)范名稱、應(yīng)用等方面的信息[3]。在高校全校范圍內(nèi)要實施人事檔案信息共享，學校當中的各個系之間可以進行快速的信息調(diào)用，在提高檔案資源的開發(fā)利用的同時，進一步服務(wù)高校管理的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語

在高校不斷發(fā)展的過程中，人事檔案的作用越來越重要。在當前信息化環(huán)境中，要加強對人事檔案信息化的建設(shè)，提高人事檔案管理信息化意識、健全管理制度、構(gòu)建高素質(zhì)管理隊伍、提高人事檔案數(shù)據(jù)的安全、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系，提高高校人事檔案的管理水平，保證人事檔案管理的效率與質(zhì)量。

參考文獻

[1]曹卓瑜.信息化管理在高校人事檔案管理中的運用[J].山西檔案，2016，（6）：72-74.

[2]黃琳.高校人事檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].長春教育學院學報，2014，（16）：130-131.

[3]王春艷.信息化環(huán)境中的高校人事檔案管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014，（20）：250-250，251.

作者簡介

宋美華（1987-），女，漢族，河北省廊坊市大城縣人，大學本科，助理館員，研究方向：人事檔案管理