檔案全過(guò)程安全管理風(fēng)險(xiǎn)控制研究

張金安

摘 要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，檔案安全管理工作難度也在日益增大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難適用信息化、數(shù)字化的今天，對(duì)檔案管理實(shí)施全過(guò)程管理是時(shí)代特征所驅(qū)，同時(shí)也符合現(xiàn)代檔案管理思想。本文首先介紹檔案全過(guò)程管理的內(nèi)涵與優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而對(duì)全過(guò)程管理措施進(jìn)行詳細(xì)分析，以期尋找適用于我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理水平的全過(guò)程安全管理方案，為我國(guó)檔案管理工作者提供力所能及的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案安全；全過(guò)程管理；安全管理；前端管理

對(duì)檔案實(shí)施安全管理的過(guò)程實(shí)則是對(duì)檔案與電子信息采取避免自然災(zāi)害、人為破壞或突發(fā)事件造成檔案損壞的相關(guān)措施。由于傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)于檔案管理風(fēng)險(xiǎn)把控存在一定的問(wèn)題，不利于確保檔案的安全性與保密性，而實(shí)施檔案全過(guò)程安全管理在一定程度上提高了目前國(guó)內(nèi)的檔案安全管理水平，解決了部分傳統(tǒng)檔案安全管理的弊端。明確檔案安全的必要性、控制檔案安全管理風(fēng)險(xiǎn)、消除存在的安全隱患是每個(gè)檔案管理者的基本職業(yè)素養(yǎng)，也是檔案安全管理的基本工作內(nèi)容。

1 檔案全過(guò)程管理內(nèi)涵

對(duì)檔案實(shí)施全過(guò)程的安全管理是信息時(shí)代與科技時(shí)代的必然，其手段是使用標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的信息收集模式與管理模式，以確保檔案管理工作的規(guī)范化、有序化。檔案全過(guò)程管理有三個(gè)步驟，分別是檔案的前端管理、檔案的庫(kù)房保管、檔案的后期監(jiān)管。全過(guò)程檔案安全管理通過(guò)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、完善、分類(lèi)、提供服務(wù)這五個(gè)階段全過(guò)程的把控，有效提高檔案部門(mén)對(duì)檔案信息收集歸檔以及提供查詢(xún)服務(wù)的工作效率與準(zhǔn)確性，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)而現(xiàn)實(shí)的意義。

2 檔案全過(guò)程管理優(yōu)勢(shì)

2.1 擴(kuò)展工作環(huán)境

檔案的安全管理不僅是將檔案收集完畢保管在庫(kù)房?jī)?nèi)，還需提供檔案信息查詢(xún)服務(wù)，在許多時(shí)候，檔案會(huì)因某些原因被帶出庫(kù)房，因此檔案的安全防護(hù)視野不僅僅在庫(kù)房?jī)?nèi)，也應(yīng)密切關(guān)注檔案在庫(kù)房之外環(huán)境中的安全。全過(guò)程安全管理加大了管理人員對(duì)于庫(kù)房?jī)?nèi)外檔案安全性的把控力度，在一定程度上確保檔案的不同環(huán)境下免受破壞。

2.2 延伸工作業(yè)態(tài)

新型的檔案安全管理模式是全過(guò)程、全方位地覆蓋檔案的各個(gè)工作業(yè)態(tài)，包括檔案信息的收集、匯總、利用的全過(guò)程，對(duì)檔案信息源、收集方式、保存方法、使用途徑都給予相當(dāng)?shù)年P(guān)注，以確保檔案每個(gè)工作業(yè)態(tài)監(jiān)管與管理工作的切實(shí)有效，有效降低檔案事故的發(fā)生率。

2.3 提升工作目標(biāo)

如要實(shí)現(xiàn)檔案的絕對(duì)安全工作目標(biāo)，需要從檔案管理的每一個(gè)細(xì)微環(huán)節(jié)入手，不僅要確保檔案信息在收集、保存與使用過(guò)程中不發(fā)生損壞、丟失等情況，還需要消除可能引起檔案破壞的不確定因素與潛在威脅，努力營(yíng)造檔案安全保存與使用的工作環(huán)境，使檔案始終處于安全狀態(tài)。

3 檔案全過(guò)程安全管理措施

3.1 檔案前端管理措施

在檔案征集與接收過(guò)程中開(kāi)展檔案安全管理，為全過(guò)程檔案管理提供基礎(chǔ)保障。在檔案初步檢驗(yàn)合格后，指派護(hù)送專(zhuān)員對(duì)檔案進(jìn)行包裝、運(yùn)輸、護(hù)送，順利完成檔案移交工作后，才可進(jìn)行檔案檢查入庫(kù)工作。在對(duì)檔案前端管理模式進(jìn)行完善時(shí)，第一步需要完善檔案征集與接收過(guò)程中對(duì)檔案的質(zhì)量檢查制度，針對(duì)即將入庫(kù)的檔案開(kāi)展全面檢查，只有檢查合格的檔案才能順利入庫(kù)；第二步嚴(yán)格遵守檔案消毒標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于質(zhì)量合格的檔案，要先消毒合格后才可以入庫(kù)進(jìn)行保存；最后一步是對(duì)檢驗(yàn)、消毒合格入庫(kù)后的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于編寫(xiě)目錄，方便日后的檔案查看工作的開(kāi)展。

3.2 檔案庫(kù)房管理措施

檔案庫(kù)房安全管理的前提就是庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施能夠跟上安全等級(jí)的要求，同時(shí)滿足工作人員的工作需求。在現(xiàn)代化檔案庫(kù)房的建設(shè)中應(yīng)積極應(yīng)用新技術(shù)，例如全范圍覆蓋數(shù)字監(jiān)控設(shè)備，且設(shè)計(jì)符合實(shí)際情況的消防系統(tǒng)，以確?；A(chǔ)設(shè)施的安全性。同時(shí)構(gòu)建并完善現(xiàn)有的工作管理制度，確立個(gè)人責(zé)任制使每個(gè)工作人員明確自己的工作內(nèi)容與責(zé)任，且提高工作人員對(duì)管理規(guī)范的熟悉程度，以提高工作人員的效率和檔案安全性。檔案館應(yīng)指派相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施與電氣設(shè)備進(jìn)行定時(shí)檢查，從根本上消除火災(zāi)等安全事故對(duì)檔案安全造成的威脅。

3.3 檔案后期監(jiān)管措施

檔案存在的意義就是通過(guò)文本或數(shù)字檔案對(duì)信息進(jìn)行記錄，其本質(zhì)目的是為了便于今后的查看，所以檔案管理的一個(gè)重要服務(wù)對(duì)象就是檔案查詢(xún)。在檔案查詢(xún)過(guò)程中極易遭受各種原因的破壞，因此必須通過(guò)登記來(lái)訪者信息、進(jìn)行監(jiān)控等方式，杜絕檔案在查詢(xún)過(guò)程中發(fā)生破壞與丟失等情況。工作人員在進(jìn)行檔案編研時(shí)，必須嚴(yán)格按照技術(shù)規(guī)范與相關(guān)規(guī)章制度，采取適當(dāng)?shù)臋n案管理措施，防止檔案使用過(guò)度與破損情況出現(xiàn)。為提升檔案使用的便捷性與安全性，大力發(fā)展使用數(shù)字檔案的方法，以避免過(guò)度使用原件對(duì)原件造成破壞。在檔案展覽過(guò)程中，檔案需要面對(duì)各種接觸與使用，因此遭受破壞的可能性也會(huì)急劇增加，在這一過(guò)程中應(yīng)設(shè)置切實(shí)有效的安全保護(hù)設(shè)施，避免檔案外部環(huán)境發(fā)生大變化。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案全過(guò)程安全管理工作的質(zhì)量關(guān)系到檔案收集、整理、保管與利用，對(duì)檔案日后的保存與查看工作有著不可忽視的影響。我國(guó)現(xiàn)階段對(duì)于檔案的全過(guò)程安全管理水平尚且有待提高，尤其是對(duì)于落實(shí)科學(xué)有效的規(guī)章制度與安全規(guī)范，采用現(xiàn)代化、數(shù)字化的手段對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，落實(shí)對(duì)于檔案前端管理、庫(kù)房管理、后期監(jiān)管等三個(gè)部分的管理工作，消除可能對(duì)檔案安全產(chǎn)生影響的危險(xiǎn)因子，確保檔案收集、保存、使用環(huán)境的安全，使檔案始終處于安全狀態(tài)。

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