新時期對人事檔案管理保管的方法分析

摘 要：人事檔案對于人們的生活與工作起著很大的作用，加強對人事檔案的保管是十分重要的。但在具體的保管過程中還存在著許多問題。因此，本文將對新時期下人事檔案管理保管的方法進行分析，希望可以有效解決其存在的問題，提高保管工作的質(zhì)量與效率，從而促進人事檔案管理保管工作更好的開展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；保管工作；保管部門

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人事檔案的保管工作在迎來發(fā)展機遇的同時也面臨著不少問題。因此，必須加大對人事檔案保管工作的管理力度，并通過具有針對性的方法及時解決其遇到的問題，提高檔案管理保管工作的水平，從而促進人事檔案管理保管工作進一步發(fā)展。

1 制定并完善人事檔案管理的保管制度

在新時期，要想做好人事檔案管理保管工作，最重要的就是制定人事檔案管理的保管制度，并在實際實施過程中不斷完善這一制度。一方面，人事檔案管理的保管制度必須要對人事檔案的保管單位進行明確。首先，分級管理人員的人事檔案，應該由其主管部門保管，而且其只對人事檔案副本進行保管[1]。同時，非主要監(jiān)管的單位不負責保管人事檔案，必要時，可以根據(jù)實際的需求以卡片檔案的方式來進行管理。其次，對于在軍隊和地方都有職務的工作人員，要看其工作重心在哪方面，并由其主要工作單位對檔案進行管理。然后，對于離休、退休或者是退職的人員，要根據(jù)其實際情況進行檔案管理。若是就地安置的人員，那么其人事檔案就可以由原來的部門繼續(xù)進行保管；若是易地安置的人員，其人事檔案應該交給相關(guān)的組織或者是人事部門進行保管。最后，對于被開除公職的人員，要由人事部門或者是管理部門對其檔案進行保管。若是該人員為干部，其人事檔案必須交給當?shù)乜h級的人事部門。同時，對于受到刑事處分的人員以及處在勞動改造的人員，其人事檔案由原單位保管。在其解除處分后，若是需要重新安排工作的，應該由相關(guān)的主管單位對其檔案進行管理。

另一方面，保管制度還要對保管的期限進行明確規(guī)定。可以從以下幾點來制定相應的保管期限：對于有著突出貢獻的成功人士，在其死亡之后，其人事檔案要先由其原來單位進行保管，一段時間后再交到機關(guān)檔案部門，并與其他到期的人事檔案一起交由檔案館保管；對于具有一定威望的人員，在其死后，其原有單位要在一定時間內(nèi)保管其人事檔案，之后再將其交給機關(guān)檔案部門，由檔案部門向檔案館進行移交；對于在某一區(qū)域有著一定影響力或者是在學術(shù)上有著一定成就的人員，在其死亡后，其檔案在一定時間之后也要移交到檔案館內(nèi)；而對于具有較高職務的人員，其人事檔案必須要在其原單位保留較長的時間，例如在中央或是國務院任職的人員，在其死亡后，原單位要保管其人事檔案5年，之后再交由中央檔案館永久保管。

2 提高人事檔案管理保管人員的綜合素質(zhì)

保管人員的綜合素質(zhì)與能力在很大程度上影響著人事檔案管理保管工作的效果。因此，在新時期，要想做好人事檔案管理保管工作，就必須提高保管人員的能力與素質(zhì)，從而提高保管的質(zhì)量與效率。要加強對保管人員的專業(yè)培訓，通過培訓，讓其掌握檔案管理的專業(yè)知識與技巧，并不斷提高自身的保管能力，從而提高其保管的質(zhì)量。同時，還要加強對保管人員的管理與考核，通過建立相關(guān)的管理制度與考核制度來規(guī)范保管人員的工作流程與工作行為，并通過給予工作優(yōu)秀者一定獎勵的方式，調(diào)動人員的工作積極性，使其主動投身到保管工作中去，從而提高保管的效率。另外，還可以通過座談會、交流會等活動，讓保管人員可以進行交流，并在交流過程中學習他人的優(yōu)秀經(jīng)驗，解決自己在具體的工作過程中遇到的問題，從而促進檔案保管水平的提高。

3 充分利用現(xiàn)代手段保管人事檔案

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們加大了對各種技術(shù)的研究。因此，要想提高新時期人事檔案保管工作的效率，就必須創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案保管模式，并充分利用先進的現(xiàn)代技術(shù)，對檔案進行科學的保管。人事檔案保管人員必須對傳統(tǒng)的保管模式進行改革，可以充分利用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)等先進的現(xiàn)代技術(shù)，將原來的單一的紙質(zhì)保存形式轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)與網(wǎng)絡并存的保存形式。同時還要合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立起檔案保管的網(wǎng)絡平臺，并通過資源共享、高效傳輸?shù)确绞?，實現(xiàn)開放式的保管，從而促進人事檔案保管工作更好的發(fā)展。

4 加強對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與管理

新時期下的人事檔案管理保管工作還要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，對人事檔案進行科學、嚴密的保管，從而保證其安全性與易查找性。一方面要建立起牢固的保管庫房，并保證其具有良好的防火性與防潮性，還要準備鐵質(zhì)的檔案柜，從而對紙質(zhì)的檔案進行有效保管。同時，庫房內(nèi)還要設(shè)置空調(diào)、滅火器等相關(guān)設(shè)備，并定期對其進行檢查與維護，從而提高紙質(zhì)檔案的安全性。另一方面，要做好網(wǎng)絡、硬件與軟件等方面的建設(shè)，從而對電子檔案進行高效管理。要根據(jù)不同的服務對象，建立起三個層次的網(wǎng)絡，即內(nèi)網(wǎng)、政務網(wǎng)以及公眾網(wǎng)。同時，還要經(jīng)常檢查計算機的設(shè)施，及時發(fā)現(xiàn)其存在的問題并進行合理解決，還要經(jīng)常對其系統(tǒng)進行更新升級，從而保證人事檔案保管工作的順利進行[2]。

5 結(jié)論

在新的時代背景下，人事檔案發(fā)揮的作用越來越大，這也就使得其保管工作越來越重要。因此，必須通過制定并完善相關(guān)制度、建設(shè)高質(zhì)量團隊、創(chuàng)新保管模式與手段以及加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方法，提高保管的效率與水平，從而保證人事檔案管理保管工作的順利進行。

參考文獻

[1]樸敏姬.人事檔案管理保管的方法探究[J].辦公室業(yè)務，2017（20）：171.

[2]陶俊秀，張艷紅.淺析人事檔案的保管與借閱工作[J].辦公室業(yè)務，2016（12）：148.

作者簡介

于紅，女，山東省文登人，漢族，現(xiàn)職稱：助理工程師，本科；研究方向：人事檔案管理（從事人力資源管理工作）