衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案的建立與管理研究

趙朝紅

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理是在食品衛(wèi)生、公共場所衛(wèi)生、疾病防治衛(wèi)生等衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作具有一定的促進(jìn)作用。而且隨著衛(wèi)生監(jiān)督體制改革的深入發(fā)展，衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案的管理工作也受到了高度重視。然而由于衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測機(jī)構(gòu)在記錄上標(biāo)準(zhǔn)不一，而且在檔案管理方面存在著眾多的矛盾和問題，本人就衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理工作的建立與管理中存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測；檔案管理；創(chuàng)新意識；信息資源；管理研究

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是對衛(wèi)生監(jiān)管的基本記錄，主要包括質(zhì)量檢查、宣傳教育、行政處罰、內(nèi)部管理活動等內(nèi)容情況。它對完善整個衛(wèi)生監(jiān)管工作有著十分顯著的作用。首先，衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案綜合運用了一些新媒體的技術(shù)、用文字、圖片、聲像以及視頻等記錄方式，對衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理與儲存，發(fā)揮著科學(xué)化管理的應(yīng)用功能。第二，衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測管理檔案作為原始記錄，不僅能夠保障工作人員的合法權(quán)益，提高工作人員的工作環(huán)境，還能針對工作人員工作情況進(jìn)行監(jiān)測記錄，促使工作人員提高工作積極性，推動衛(wèi)生監(jiān)管工作的大范圍開展。第三，衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案的記錄有很多的數(shù)據(jù)，主要是衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)構(gòu)的各種檢查、教育和活動的總結(jié)，為衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測工作的實施，提供一個考核標(biāo)準(zhǔn)。

1 檔案的編號與組裝

衛(wèi)生監(jiān)督檔案主要包括現(xiàn)場衛(wèi)生監(jiān)督筆錄和現(xiàn)場衛(wèi)生監(jiān)督的錄像、錄音、照片、衛(wèi)生監(jiān)督意見書，禁忌人員調(diào)離決定書等。衛(wèi)生監(jiān)測檔案主要是有衛(wèi)生檢測采樣存根及檢驗報告。依據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測部門收集的檔案對歸檔文件進(jìn)行鑒定、分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、確保歸檔文件的安全保密并便于查找利用。

1）檔案編號。簽發(fā)許可證所要審核的檔案可以按照許可證的編號方法來進(jìn)行編號，預(yù)防性的衛(wèi)生審核檔案可以按照業(yè)務(wù)的檔案號、類別號、順序號的方法來進(jìn)行統(tǒng)一的編號。有些單位的衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案直接納入到了衛(wèi)生審核檔案中，有許可單位的衛(wèi)生監(jiān)測報告不能單獨進(jìn)行編號，隨監(jiān)測時所做的現(xiàn)場檢查筆錄和采樣單歸入衛(wèi)生監(jiān)督檔案。若是沒有許可單位的衛(wèi)生監(jiān)督檔案可以按照檔案號---類別號---行業(yè)號----順序號的方法來進(jìn)行有效編號，統(tǒng)一的衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案按照年度時間順序裝訂存檔。衛(wèi)生行政處罰檔案的編號也是按照業(yè)務(wù)的檔案號--類別號---行業(yè)號---順序號的方法來進(jìn)行統(tǒng)一的存檔管理。統(tǒng)計報表等綜合性檔案可以按照年度時間順序來進(jìn)行編號，并分類進(jìn)行存檔。

2）業(yè)務(wù)檔案的整理與歸檔。業(yè)務(wù)檔案主要是按照分類管理的方式統(tǒng)一進(jìn)行管理實施，案卷內(nèi)的資料按照時間的順序統(tǒng)一進(jìn)行裝訂，采取先綜合后分類的形式進(jìn)行排列，并按照頁或者面的方式來進(jìn)行檔案袋保管。依據(jù)案卷內(nèi)的資料的規(guī)格以及形狀來選擇統(tǒng)一的檔案盒或者袋子，在檔案盒內(nèi)部填寫卷內(nèi)的目錄以及備考表，統(tǒng)一登記編號，檔案袋除外。各類歸檔的文件用紙規(guī)范，裝訂美觀，而且紙質(zhì)的載體規(guī)格使用16開型，歸檔的文件使用A4紙張來保存，整理成卷的檔案應(yīng)該移交檔案室作為歸檔材料，并做好交接登記工作。一些聲像的檔案必須保證圖像清晰，失誤完整并加以文字說明，這就要求歸檔的材料必須是原始資料，按照時間節(jié)點移交檔案室綜合保管。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的保管和利用

1）檔案室保管要求。衛(wèi)生監(jiān)督檔案室的建立必須配備專門的檔案庫房，而且檔案庫房應(yīng)該做好防火、防光、防盜、防高溫以及防有害氣體等安全保護(hù)措施。各種業(yè)務(wù)部門的應(yīng)該按照專人專柜來保管資料。

2）檔案的修復(fù)、鑒定和銷毀。針對破損的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，并做好檔案的鑒定、銷毀工作。各類衛(wèi)生監(jiān)督檔案的鑒定、銷毀需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核同意，并編制銷毀清單，留存綜合檔案進(jìn)行備案。

3）檔案保管期限。檔案管理主要依據(jù)其保存的價值以及保管的期限，保管的期限分為永久、長期和短期3種。一般情況下衛(wèi)生審核檔案的資料保管期限為永久，一些單位在申請歇業(yè)滿2年后方可銷毀。經(jīng)常性的衛(wèi)生監(jiān)督檔案、現(xiàn)場的監(jiān)督監(jiān)測、采樣等檔案保管期限一般為2～3年。但在具體的運行過程中還需要根據(jù)當(dāng)?shù)乇O(jiān)督檔案的保管時限來進(jìn)行研究，最終保障衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測的檔案管理工作能夠有序進(jìn)行。

3 衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案規(guī)范化實施問題研究

鑒于衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員是一支新生的主力軍，更有必要通過解決實際工作中的問題與難題來促進(jìn)能力與素養(yǎng)的提高，以便更好的為人民群眾服務(wù)。目前，衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)還未統(tǒng)一化，哪些衛(wèi)生監(jiān)督資料可以歸檔，哪些資料不需要歸檔，各種資料的保質(zhì)期都如何進(jìn)行劃分，沒有統(tǒng)一的辦法和標(biāo)準(zhǔn)，歸檔的材料也不規(guī)范，并提出了一些衛(wèi)生監(jiān)督管理方法，這在衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中發(fā)揮了積極的作用。因此應(yīng)盡快制定衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)規(guī)范化管理要求。另一方面，檔案管理工作是一門專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)性工作，在制定檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)的前提下，加強(qiáng)檔案管理人員基本知識培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握系統(tǒng)的檔案保管知識，使衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理工作能夠逐漸步入正軌。

1）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案工作行政執(zhí)法人員。近年來，由于檔案管理部門人才流失嚴(yán)重，出現(xiàn)崗位空擋情況。若是想要改變這種現(xiàn)象，首先要改變檔案工作無聲無息的封閉局面。衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理是衛(wèi)生行政部門對人進(jìn)行監(jiān)管，是保護(hù)人權(quán)益的重要依據(jù)。作為衛(wèi)生行政部門內(nèi)部進(jìn)行抽查監(jiān)督的重要控制依據(jù)。通過加強(qiáng)這方面的工作實施，改進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測工作，提高檔案管理人員的工作素質(zhì)，強(qiáng)化衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測的危機(jī)感，促使其加強(qiáng)學(xué)習(xí)，盡職盡責(zé)，從而達(dá)到衛(wèi)生監(jiān)督工作的質(zhì)量得到有效提高。積極的參與社會活動，并加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好的社會服務(wù)。其次廢除舊的用人機(jī)制，提高工作人員的積極性。三是強(qiáng)化訓(xùn)練，對檔案管理工作分層進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育工作，高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育工作，培養(yǎng)一支高質(zhì)量的優(yōu)秀人才。

2）科技創(chuàng)新意識增強(qiáng)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科技創(chuàng)新工作也不斷加強(qiáng)，管理體制工作也在不斷的加強(qiáng)，因此衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作提高與創(chuàng)新管理是離不開的。在人們的認(rèn)識里，檔案管理工作是簡單而又枯燥的，傳統(tǒng)而落后的工作方法都會使檔案工作者缺乏創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，而且日常的檔案工作也只是滿足于每年的立卷、收集、整理等一系列的模式。由于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)成立的時間不長，經(jīng)驗不足，編研工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要，對著那些資料可供社會利用，檔案管理人員還需要結(jié)合實際，有目的的計劃編研一些指導(dǎo)資料，供社會利用。另外，編發(fā)檔案所利用的社會效益，反饋的信息仍舊要通過編輯之后重返社會，將制定好的檔案上傳上級領(lǐng)導(dǎo)，做好系統(tǒng)的檔案管理工作。

3）衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的保密性需要進(jìn)一步加強(qiáng)。實施衛(wèi)生監(jiān)督管理工作是治理社會公共衛(wèi)生的重要手段，因此衛(wèi)生監(jiān)督工作的涉及面較為廣泛，需要在資料管理上進(jìn)一步加強(qiáng)。在日常的管理中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作具有保密性、法律性等特點，在加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的基礎(chǔ)上，建立和完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的規(guī)范化、法制化建設(shè)，另外還需要重視檔案管理工作的保管途徑，在培養(yǎng)監(jiān)督檔案管理工作的同時，促使檔案管理人員的創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)和開拓進(jìn)取精神，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的保密性。而且檔案庫房管理制度應(yīng)用上，劃清檔案管理工作的開放程度，無關(guān)人員須有相關(guān)的證明才能查閱檔案信息，針對檔案的管理權(quán)限，檔案的編號以及保管程度等都有清晰的要求女，便于衛(wèi)生監(jiān)督檔案能夠朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作發(fā)展。

4）轉(zhuǎn)變觀念，重視衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息資源的開發(fā)與利用。在檔案信息資源開發(fā)與反饋工作中，由于檔案數(shù)據(jù)管理的局限性，對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和管理都有一定的影響。而衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測收集統(tǒng)計檔案所得來的數(shù)據(jù)，直接反映檔案的利用情況，但這些都是表面現(xiàn)象，說明了檔案給社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的價值和作用。而且這些統(tǒng)計的數(shù)據(jù)也只能說明表面現(xiàn)象，不能真實的表達(dá)檔案利用的實質(zhì)，實際的經(jīng)濟(jì)效益，這就是目前衛(wèi)生監(jiān)督檔案系統(tǒng)普遍存在的問題。我們只需要統(tǒng)計幾個可以利用的數(shù)據(jù)，比如說人數(shù)、可以利用的檔案的卷數(shù)，頁數(shù)以及復(fù)印數(shù)據(jù)等，通過檔案信息資源的開發(fā)與利用，所獲得的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新信息環(huán)境正在迅速的形成，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理也逐步向數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，必須給與一定經(jīng)費投入，并加強(qiáng)檔案管理信息化管理科研工作，提高衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案的信息化管理水平。

4 結(jié)語

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作是實施衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理的重要組成部分，我國目前大難檔案工作正處于封閉型管理到開放式服務(wù)，從注重保管的質(zhì)量到注重服務(wù)質(zhì)量，傳統(tǒng)的服務(wù)管理向現(xiàn)代化的管理工作轉(zhuǎn)型。而且隨著改革開放的深入開展，新時期的衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的地位和作用更加突出。在之后的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中也必然會在深化改革、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、推動科技進(jìn)步、提高國民素質(zhì)有著重要的促進(jìn)作用。

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