工程項(xiàng)目資料管理存在的問題及對(duì)策

周悅婷 竇麗培

摘 要：工程項(xiàng)目能否實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)往往影響因素甚多，為此，項(xiàng)目實(shí)施資料管理具有極其重要的意義。工程資料管理是工程建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，工程資料是單位工程竣工備案的重要檔案材料，全面反映了工程質(zhì)量和驗(yàn)收情況，是反映工程狀況的重要文件。為此，本文主要對(duì)工程項(xiàng)目資料管理存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；資料管理；問題

在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著工程建設(shè)現(xiàn)代化程度的不斷提高，國家在項(xiàng)目投資、管理建設(shè)方面都發(fā)生了根本的變化。在現(xiàn)代化大規(guī)模工程建設(shè)項(xiàng)目中，投資的多元化、管理的法制化、施工的程序化，工程資料的歸檔規(guī)范已成為必然趨勢(shì)。衡量建設(shè)項(xiàng)目的管理是否滿足科學(xué)化、程序化、規(guī)范化和可追溯性的一個(gè)重要標(biāo)志就是有一套完整的工程項(xiàng)目管理資料。因此，工程項(xiàng)目資料管理是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作。工程項(xiàng)目的資料管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門，是一項(xiàng)復(fù)合性工作。如何在工程項(xiàng)目的各個(gè)階段做好工程資料的管理工作，使工程項(xiàng)目資料完整準(zhǔn)確、有效、及時(shí)的歸檔已成為能否保證工程順利通過驗(yàn)收、后續(xù)生產(chǎn)是否有保障的必要條件。

1 工程項(xiàng)目資料管理工作中存在的問題

1.1管理意識(shí)薄弱

工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及管理人員對(duì)于工程資料的認(rèn)識(shí)不到位，管理意識(shí)薄弱，不能將對(duì)資料的有效管理落實(shí)到實(shí)處，僅僅是口頭說說，主要工作內(nèi)容放在了抓工期、抓工程質(zhì)量、以及工程安全等方面。認(rèn)為只要按時(shí)保質(zhì)保量地完成項(xiàng)目建設(shè)就可以，完全沒有認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目工程資料的重要性以及實(shí)用性，從而導(dǎo)致了工程建設(shè)之中檔案資料的整理以及管理。

1.2 資料不夠全面

工程項(xiàng)目中的資料管理，其資料必須是完整的、全面的，只有完整、全面的資料，才能夠確保對(duì)工程項(xiàng)目資料全面記錄、全面分析以及全面評(píng)價(jià)的順利展開。然而，就我國目前的現(xiàn)狀來說，絕大多數(shù)的工程項(xiàng)目仍沒有做好這一點(diǎn)。對(duì)于工程項(xiàng)目的資料記錄不夠全面，直接造成了相關(guān)資料嚴(yán)重短缺的現(xiàn)象發(fā)生。其原因包括了以下兩點(diǎn)：第一，認(rèn)識(shí)程度不夠。一些施工企業(yè)、單位與監(jiān)理企業(yè)、單位還沒有能夠正確地認(rèn)識(shí)到資料對(duì)于工程項(xiàng)目質(zhì)量的重要作用，甚至將整個(gè)工程項(xiàng)目的資料管理當(dāng)作是附屬品，認(rèn)為僅僅是工程竣工、驗(yàn)收的必要附件，既麻煩又不具備任何意義；第二，管理不夠科學(xué)。在展開工程項(xiàng)目的資料管理之前，施工企業(yè)、單位與監(jiān)理企業(yè)、單位往往以散漫、自由的心態(tài)對(duì)之，并沒有嚴(yán)格地制定出科學(xué)的、合理的以及具有前瞻性的管理方法、管理手段，進(jìn)而直接地影響到、制約到后續(xù)展開的工程項(xiàng)目資料管理工作。

1.3 資料存在造假現(xiàn)象

在工程項(xiàng)目中的所有資料都必須是真實(shí)的、有效的，只有在這樣的基礎(chǔ)前提下，才能夠成功地展開相關(guān)的資料管理工作，也才能夠賦予資料管理工作的意義。然而，在我國工程項(xiàng)目資料管理中，存在著資料造假現(xiàn)象，這種現(xiàn)象可以說是工程項(xiàng)目資料管理中最為惡劣、最為嚴(yán)重的問題。施工企業(yè)、單位以及監(jiān)理企業(yè)、單位不僅僅違反了誠實(shí)、守信的基本原則，更直接損害了自身企業(yè)、單位的形象，最重要的是使得工程項(xiàng)目資料管理工作喪失了存在的意義。從本質(zhì)上來看，這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因包括了以下三點(diǎn)：第一，在工程項(xiàng)目展開的過程中，因?yàn)橐恍┛陀^原因，使得整個(gè)工程的具體情況沒有能夠及時(shí)、全面地做好記錄，到了工程的竣工、驗(yàn)收階段，就會(huì)因?yàn)槿狈Y料記錄而不得不造假編寫，以應(yīng)付交差；第二，在工程項(xiàng)目的具體施工過程中，一些施工企業(yè)、單位為了能夠達(dá)到項(xiàng)目的高合格率，而不惜對(duì)施工過程中的資料造假，比如說縱斷高程、鋼筋保護(hù)層厚度等等項(xiàng)目當(dāng)中，就存在著大量的造假現(xiàn)象，而這個(gè)造假的偏差甚至?xí)_(dá)到50%左右；第三，當(dāng)工程項(xiàng)目的施工出現(xiàn)了質(zhì)量性、原則性的問題，相關(guān)的工作人員就會(huì)單純地為了逃避責(zé)任、逃避處罰，而愚蠢的對(duì)資料實(shí)施造假。

2 加強(qiáng)工程項(xiàng)目資料管理的策略

要保證工程項(xiàng)目資料管理的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實(shí)地記錄和反映施工及驗(yàn)收的全過程，除了不斷加強(qiáng)業(yè)主、監(jiān)理和施工單位三者之間的的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和提高管理水平外，就應(yīng)從如下方面入手：

1）重視工程項(xiàng)目資料的管理。提高工程項(xiàng)目資料的管理意識(shí)是提高相關(guān)資料收集與整理的重點(diǎn)所在，因此工程企業(yè)要加大對(duì)工程項(xiàng)目資料管理重要性的宣傳，通過開展相關(guān)的學(xué)習(xí)班培訓(xùn)教育，將資料意識(shí)灌輸給每一個(gè)相關(guān)管理人員。并且組織企業(yè)檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，使其充分熟悉工程項(xiàng)目資料收集整理的全過程，讓其深刻理解到加強(qiáng)資料管理的必要性，認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目資料管理工作是一項(xiàng)長期基礎(chǔ)性工作。資料信息是否真實(shí)可靠將會(huì)影響工程項(xiàng)目的質(zhì)量和企業(yè)的收益，需要資料管理人員自身具備很強(qiáng)的責(zé)任心、使命感，用規(guī)范化管理流程運(yùn)用到資料管理工作中，為提高工程項(xiàng)目的質(zhì)量以及提升企業(yè)形象夯實(shí)基礎(chǔ)。

2）完善工程項(xiàng)目資料保存工作。因?yàn)楣こ添?xiàng)目資料管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，所以其中有很多資料，在進(jìn)行資料管理中需要對(duì)其進(jìn)行分門別類，這樣有利于資料的收件和管理，也便于日后查看，也能避免資料的缺漏問題。工程項(xiàng)目資料可以根據(jù)基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖紙來區(qū)分整理和管理，并進(jìn)行資料的分類存放，以免資料的混淆。以此同時(shí)，還需要注意的是工程項(xiàng)目資料的裝訂工作，資料管理人員在獲取相關(guān)資料后，最好在第一時(shí)間把資料進(jìn)行有序的整理和裝訂，以防資料保管時(shí)出現(xiàn)缺頁少頁和資料損壞問題的發(fā)生。

3）提高工程項(xiàng)目資料的完整性。完整的工程項(xiàng)目資料是工程施工質(zhì)量的側(cè)面證明，所以工程企業(yè)要對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行跟蹤收集和整理，企業(yè)要安排專門的人員進(jìn)行工程項(xiàng)目資料的跟蹤收集和整理管理，同時(shí)做好各項(xiàng)質(zhì)量評(píng)定等各種原始記錄，確保資料內(nèi)容的連續(xù)性。當(dāng)企業(yè)資料管理人員有變動(dòng)時(shí)，要徹底完成資料交接。在施工的同時(shí)進(jìn)行資料的收集，如有發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或者遺漏要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救，確保資料的完整性。

4）確保工程項(xiàng)目資料的真實(shí)性。當(dāng)前，我國很多工程企業(yè)沒有對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行同步記錄，而只是在后期出資料，導(dǎo)致工程項(xiàng)目資料不能真實(shí)的反應(yīng)工程建設(shè)的真實(shí)情況，工程項(xiàng)目資料容易產(chǎn)生混亂和虛假的現(xiàn)象，而造成此工程檔案沒有實(shí)際的意義。所以工程企業(yè)在工程項(xiàng)目中要要求每次工程質(zhì)量檢查時(shí)資料員一定要參加，同時(shí)由資料員記錄原始數(shù)據(jù)，填寫驗(yàn)收記錄，要保證工程技術(shù)資料與施工進(jìn)度同步。一定要杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法，工程檢測(cè)單位要對(duì)試驗(yàn)負(fù)責(zé)，其中不符合要求的堅(jiān)決不出具試驗(yàn)報(bào)告，也要杜絕出具假試驗(yàn)報(bào)告的違法行為。監(jiān)督站、監(jiān)理部門也應(yīng)定期對(duì)工程項(xiàng)目資料的可靠性、真實(shí)性進(jìn)行檢查，對(duì)有違規(guī)行為的進(jìn)行處罰，制止并責(zé)令其整改。

3 結(jié)束語

總之，工程項(xiàng)目資料的編制和管理是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，是工程項(xiàng)目中不可缺少的一項(xiàng)重要工程，它貫穿于整個(gè)工程施工的全過程。資料管理工作對(duì)于企業(yè)來說具有重要意義，工程資料管理過程中出現(xiàn)問題或嚴(yán)重影響工程施工進(jìn)度和質(zhì)量，對(duì)企業(yè)的信譽(yù)也會(huì)造成影響，所以企業(yè)必須提高對(duì)工程項(xiàng)目資料的管理意識(shí)，完善對(duì)資料的保存，確保資料的完整性和真實(shí)性，從而確保整個(gè)工程的順利進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)在競爭中處于不敗之地。

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