流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)

陳妮

摘 要：隨著我國沿海城市的發(fā)展與高校的不斷擴招，人才流動愈加頻繁，相關(guān)檔案的管理越加復雜，傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要，流動人員人事檔案管理信息化已經(jīng)成為人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢。目前來看，我國流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)仍舊面臨許多的問題，本文針對這些問題提出了有效建議，有利于人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，有利于加強流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：流動人員；人事檔案管理；信息化建設(shè)

為了更好的服務(wù)社會市場經(jīng)濟，流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢，人事檔案管理歷史悠久，但目前的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會發(fā)展，為此，本文通過分析人事檔案管理目前信息化應(yīng)用的特點、優(yōu)勢，通過分析目前淺層面的信息化建設(shè)存在的問題，提出了針對性的加強人事檔案信息化管理的對策。

1 人事檔案信息化管理的應(yīng)用

人事檔案信息化是將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為多層面的綜合檔案信息系統(tǒng)，從而可以運用信息技術(shù)進行檔案信息資源處置、管理和使用。人事檔案信息化的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和標準化。通過掃描儀、照相機等電子設(shè)備將需要的檔案信息數(shù)字化輸入計算機管理系統(tǒng)，輸入的資料統(tǒng)一標準，檔案內(nèi)容統(tǒng)一分類、排序并且實施區(qū)域內(nèi)管理模式。網(wǎng)絡(luò)化是利用互聯(lián)網(wǎng)跨地域進行信息傳輸、共享和管理，從而達到跨距離的檔案統(tǒng)一管理，提供更多的數(shù)據(jù)分析功能，適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展。

人事檔案信息化管理的實際應(yīng)用可以分為幾個方面。第一、建立檔案信息標準化數(shù)據(jù)庫，這是實現(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)。第二、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動，提高資源共享程度。第三、個人信用檔案，為政府、企業(yè)、個人在社會經(jīng)濟往來中提供真實資料，約束流動人員的行為，創(chuàng)造社會誠信的氛圍。第四、人事檔案知情權(quán)，人事檔案部分內(nèi)容需要保密，但是個人有對自己檔案的知情權(quán)，人事檔案管理系統(tǒng)可以部分開放對個人的使用權(quán)限，個人可以了解自己的人事檔案，譬如，檔案所在地，檔案轉(zhuǎn)移記錄。從而保證檔案與實際經(jīng)歷一致，更有效的保障人民利益。

2 人事檔案信息化管理特點與優(yōu)勢

流動人員人事檔案信息化管理的特點就是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化。其應(yīng)用極大地提高了管理效率，相對于傳統(tǒng)人工檔案管理方式來說，信息化管理具備以下幾個特點。第一、快速的信息輸入方式極大的降低了檔案管理人員的工作強度，檔案的實時更新、變動需要管理人員及時錄入信息保證檔案完整，快速的信息錄入使工作人員能輕松處理。第二、數(shù)字化的信息處理功能可以自動完成檔案的數(shù)據(jù)處理，降低管理時間成本，保證檔案信息的完整。第三、信息化管理的搜索功能能夠快速查詢信息，為企業(yè)、政府提供真實信息，提高決策科學性。第四、流動人員人事檔案信息化的存儲功能可以幫助解決人事糾紛，避免丟失人事信息的同時也有利于促進勞動合同的執(zhí)行。第五、信息化管理的保密功能保護了人事檔案，只有一定權(quán)限的人才能查閱人事檔案，保證信息不會泄密。第六、檔案的信息化管理能夠及時提醒員工何時退休、薪酬的調(diào)整等，督促企業(yè)保障員工福利。

3 流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的問題

3.1 信息化建設(shè)資金投入不足

流動人員檔案信息管理涉及大量數(shù)據(jù)的存儲、分析、共享，需要一定質(zhì)量的電子設(shè)備，而社會服務(wù)屬性的檔案管理單位依靠政府撥款難以購入高水平的設(shè)備，無法滿足信息化建設(shè)的資金需求，也造成單位的硬件設(shè)備落后，而在實際采購設(shè)備的工作中，因為不了解信息化建設(shè)的需要，導致購買的設(shè)備與實際需求不符，資金浪費嚴重，設(shè)備配置不合理。因而導致人事檔案信息化建設(shè)水平的難以提高。

3.2 信息化人才缺乏

人事檔案管理部門的人員隊伍依舊是傳統(tǒng)管理人員，這些工作人員受自身技術(shù)和思維的局限，缺乏信息化方面的專業(yè)知識與專業(yè)技能，也缺乏信息化管理的思維。因此在實際管理工作中，管理部門會將項目外包出去，從而無法把握整個信息化檔案管理工作。

3.3 缺乏法律法規(guī)支持

目前來說，關(guān)于流動人員人事檔案信息化的相關(guān)法規(guī)較少，不同的地區(qū)檔案信息化管理建設(shè)存在差異，發(fā)達地區(qū)與偏遠地區(qū)的管理的需求也不相同。相關(guān)的法律法規(guī)需要考慮不同地區(qū)的特點。而一些地方使用的相關(guān)規(guī)范盲目的沿用上級標準，沒有結(jié)合地區(qū)的實際情況，造成相關(guān)的流動人員檔案信息化規(guī)范和標準缺乏可操作性。

3.4 信息資源利用不足

流動人員人事檔案信息化管理的一大優(yōu)勢就是信息資源的充分利用，在大數(shù)據(jù)時代，利用數(shù)據(jù)分析手段對檔案信息資源進行充分分析，有利于相關(guān)管理部門做出科學的決策，但是目前來說，這一信息資源的利用仍處于淺層，相關(guān)數(shù)據(jù)分析技術(shù)沒有得到運用，也沒有對相關(guān)資源的共享、分析和整理進行及時的管理。信息技術(shù)的運用局限于數(shù)據(jù)的錄入和傳送，沒有得到深層次的挖掘。

4 加強流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)的對策

4.1 增加資金投入

地方政府與相關(guān)部門應(yīng)該提高對流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)的資金投入，單位也可以充分調(diào)動社會各方面的支持，籌集更多的資金用于信息化管理的建設(shè)?？茖W規(guī)劃合理購買相關(guān)設(shè)備，優(yōu)化基礎(chǔ)硬件設(shè)施配置。缺乏資金時，可以優(yōu)先購入重要的基礎(chǔ)設(shè)備，考慮檔案管理的工作需要，不購入多余、低性價比的設(shè)備。同時，應(yīng)該保證新設(shè)備的有效運用和舊設(shè)備的充分使用。

4.2 提高信息化人才專業(yè)素質(zhì)

有效組織建設(shè)單位的人才隊伍，提高管理人員的工作專業(yè)素質(zhì)。第一、組織檔案管理人員進行專業(yè)知識的培訓、開展講座。第二、完善從業(yè)人員的從業(yè)資質(zhì)。第三、利用研討會、交流會組織工作人員互相學習、交流。開展日常工作總結(jié)，在交流分享中提高工作人員的管理經(jīng)驗與技能。第四、與高校聯(lián)動合作，高校應(yīng)該根據(jù)時代的發(fā)展培養(yǎng)高素質(zhì)的人才，在相關(guān)專業(yè)的課程中增加計算機課程、信息化技術(shù)課程，為企事業(yè)單位提供更多的專業(yè)信息化檔案管理人才。

4.3 建全信息化法律法規(guī)建設(shè)

相關(guān)單位應(yīng)該盡快出臺相應(yīng)法律法規(guī)，針對人事檔案管理的特點，針對地區(qū)的管理水平與特征制定科學合理的人事檔案信息化管理規(guī)范，明確具體管理對象以及相關(guān)的權(quán)利義務(wù)和法律責任，提供法律保障。地方法規(guī)應(yīng)針對區(qū)域內(nèi)的檔案管理特點，找到地區(qū)信息化法規(guī)的空白，提升法規(guī)的可操作性，全面構(gòu)建一個可行性強、實效性強的流人員人事檔案信息管理法律法規(guī)體系。

4.4 加強檔案信息資源的開發(fā)利用

流動人員檔案信息化管理建設(shè)除了提高管理效率，更重要的是信息資源的開發(fā)和利用。所以，應(yīng)該提高信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平，建立數(shù)據(jù)庫，對信息進行科學合理的歸類整理，運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，針對性的做出分析報告，為解決相關(guān)經(jīng)濟、學術(shù)等問題提供有效數(shù)據(jù)依據(jù)。運用高效的數(shù)字轉(zhuǎn)化設(shè)備，大批量的對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。通過建立統(tǒng)一的數(shù)字化格式標準，構(gòu)建整合的信息管理平臺及系統(tǒng)，提高檔案信息的利用效率。

5 結(jié)束語

綜上，通過對流動人員人事檔案信息庫的建設(shè)，相關(guān)信息化標準規(guī)范的制定，以及檔案信息化人才隊伍的建設(shè)。從而提高了檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平和層次，避免了檔案傳遞過程中的私拆、私改等問題的出現(xiàn)，擴寬了人事管理和人才服務(wù)的空間，實現(xiàn)人才的合理配置、有序流動，信息化建設(shè)有助于檔案的動態(tài)管理，確保檔案價值。

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