高校學籍管理工作模式創(chuàng)新研究

杜會永　劉天

摘 要：為提升學籍管理工作層次，積極轉(zhuǎn)變學籍管理工作模式，要“立足事務服務、增強過程約束、挖掘內(nèi)在激勵”，實現(xiàn)從“以服務為主”向“以服務為輔，以約束和激勵為主”的新模式轉(zhuǎn)變，進而實現(xiàn)由“被動服務”向“主動作為”轉(zhuǎn)變。在服務、約束和激勵并存機制下，“服務”以基本業(yè)務為中心，注重管理職責的履行；“約束”則以預警淘汰為核心，聚焦學業(yè)安全的風險控制；“激勵”則以激發(fā)動力為重心，強化優(yōu)良學風的建設(shè)。新的模式下，學籍數(shù)據(jù)質(zhì)量得以保證，學業(yè)安全和教育教學秩序得以改善，優(yōu)良的學風建設(shè)氛圍得以形成，新形勢下的學生管理得以優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：學籍管理；風險控制；學風建設(shè)；演進機理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2018）02-0173-02

近年來，在高校學籍管理工作中，創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變工作模式，立足基本事務服務，積極發(fā)揮學籍管理在維護學生學業(yè)安全和推動學校優(yōu)良學風建設(shè)上的重要功能。這種功能的發(fā)揮具備一定的內(nèi)在機理，機理演進分三個層次，層次的劃分則具有三個關(guān)鍵點，即“服務”“約束”和“激勵”。在演進第一層次，“服務”居于主導地位，強調(diào)基本業(yè)務的重要性，要求在零失誤的基礎(chǔ)上，不斷提高服務學生、服務學校和服務社會的質(zhì)量；在第二層次，“約束”起主導作用，通過過程監(jiān)管對學生的學業(yè)產(chǎn)生督促和約束效能；在第三層次，“激勵”發(fā)揮著主導作用，通過專業(yè)調(diào)整等有效措施促進優(yōu)良學風建設(shè)。

一、立足事務服務，履行學籍管理職責

這一層次主要立足于學籍管理的事務服務，把好學生學籍管理的“三關(guān)”，即入學注冊、在校異動和學歷注冊，保證學籍數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（一）嚴把入學注冊關(guān)，做實做細新生資格復查

新生入學資格復查和學籍電子注冊是學籍管理工作的基礎(chǔ)，高校應始終將其作為保護學生權(quán)益、保障教育公平、抵制違規(guī)招生、維護學業(yè)安全和建設(shè)優(yōu)良學風的基礎(chǔ)性工作并高度重視。為此，高校應建立院校兩級審核工作機制。在學院審核環(huán)節(jié)，通過比對考生照片、復核檔案材料、對存疑學生進行交談與核實等多種形式，復查新生入學資格，嚴防冒名頂替學生入學；在學校審核環(huán)節(jié)，加大對錄取數(shù)據(jù)復核的力度，重點查驗重名重號問題，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)就暫緩注冊，待學校查明后再予注冊。在現(xiàn)行院校兩級審核工作機制的基礎(chǔ)上，加強學校審核的力度，通過編寫專用的資格復查程序、使用身份證識別儀和投影儀等設(shè)備施行集中審查。復查中，學校重點審查照片、身份證等信息是否與學生本人一致，學生則重點核對錄取信息，核對無誤后，學生本人簽字確認，確認后的信息將作為新生學籍電子注冊的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。通過深入細致的復查和注冊工作，學校嚴把高校招生入學的關(guān)口。

（二）加強過程管理，拓展學年電子注冊功能

在校生學年電子注冊能夠通過學籍異動手續(xù)的辦理發(fā)揮服務功能，通過在學信網(wǎng)的異動處理實現(xiàn)約束功效，因此應該一直將其視為發(fā)揮學籍管理“服務”與“約束”功能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。近年來，部分高校努力探索并拓展學年電子注冊常規(guī)工作，將其納入到對學生進行學業(yè)監(jiān)管的工作體系之中，注重發(fā)揮其過程管理的作用。比如學業(yè)預警管理辦法、學生學業(yè)綜合狀況調(diào)查等都是對學年電子注冊工作功能拓展的科學應用。在具體工作開展過程中，應該從不實行一鍵注冊，并能夠嚴格按照工作流程和時間要求完成注冊任務。要合理區(qū)分學籍異動類型，對于退學等學籍注銷異動，應該實行報批制度，經(jīng)部門和學校領(lǐng)導同意后才做注銷處理；而對于休學、復學和降級等異動則需要根據(jù)實際辦理結(jié)果進行及時標注。

（三）做精出口監(jiān)管，保障提升學歷注冊質(zhì)量

在學籍管理出口關(guān)，高校應始終注重學籍數(shù)據(jù)質(zhì)量，始終以“一個不多、一個不少、一個不錯”為根本目標，以做精提升畢業(yè)生數(shù)據(jù)質(zhì)量為基本要求，并將這一要求深入貫徹到學籍管理的全過程。定期地進行全校范圍的學生學籍信息核對，使出口監(jiān)管工作落實到日常管理中。學生畢業(yè)前，學校應組織實施畢業(yè)生學籍信息審核，對學籍信息進行最后一次核對，審核發(fā)現(xiàn)問題在第一時間予以處理，確認無誤后再提供給就業(yè)和教務等部門。隨著學校信息化建設(shè)的開展，高校也將采用程序化辦法，通過部門網(wǎng)站或微信公眾平臺等載體進行實時學籍信息查詢，實現(xiàn)新老辦法的有效結(jié)合，減少傳統(tǒng)辦法的使用頻次，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，最終保證出口關(guān)數(shù)據(jù)質(zhì)量，為學歷注冊奠定良好基礎(chǔ)，從而避免學歷勘誤現(xiàn)象的發(fā)生。

二、增強過程約束，聚焦學業(yè)安全控制

在學籍管理的作用機理中，“服務”“約束”和“激勵”三個階段承先啟后、由淺入深，彼此之間又相互聯(lián)系、影響和作用。其中，“約束”具備承接功能，不僅要承接“服務”功能，也要對“激勵”產(chǎn)生誘發(fā)作用，使學籍管理的作用機理有效銜接，為此，高校學籍管理要在確保完成基本業(yè)務和做好服務的前提下，注重“約束”功效的實現(xiàn)并不斷探索，聚焦學業(yè)安全控制。

（一）修訂試讀與退學管理辦法，建立學業(yè)預警淘汰約束機制

學籍管理對學業(yè)安全的約束主要通過降級和退學異動來實現(xiàn)，這是學籍管理發(fā)揮約束作用的根源所在。根據(jù)近兩年對高校實施學業(yè)預警的調(diào)研狀況來看，多數(shù)存在學業(yè)風險和產(chǎn)生學業(yè)問題的學生，都是因為考試掛科達到了一定標準，按照學校學生管理的規(guī)定應該辦理試讀、降級甚至退學等學籍異動。按照原試讀辦法，雖然能在一定程度上解決部分學生的學業(yè)問題，但是實施中也出現(xiàn)了一些亟待解決的新問題，如采取跟班試讀，學生既要補修重修課程，還要學習新課程，學習壓力過大。另外管理上也易出現(xiàn)混亂，降低學籍管理在“約束”上的功效，限制了其對維護學業(yè)安全的效能。為此，應該要求試讀須通過降級來完成，而且降級最多兩次，若再次面臨學業(yè)問題，應退學。如果新版辦法得以實施修訂，將進一步健全學籍管理對學生學業(yè)安全的保障功能，建立預警淘汰的約束機制。

（二）變革學籍登記表記載內(nèi)容，建立誠信檔案寫入約束機制

為增強學籍管理對維護學生學業(yè)安全的約束作用，高校應不斷摸索、嘗試，特別是對于原有管理辦法或經(jīng)驗性措施中不合理的部分及不能適應學校發(fā)展形勢的部分，要進行有效的完善和大膽的革新。其中，變革在籍學生學籍登記表就是重要一項。為創(chuàng)新學籍管理，聽取二級學院變革學籍登記表記載內(nèi)容的建議，在對基本信息部分簡單修改的同時，重點修改學籍登記表中的誠信記錄部分，即保留原有獎懲、成績和出勤等內(nèi)容，增加學生在校接受資助或申請助學貸款的內(nèi)容。變革后的學籍登記表，更加詳細地記載了學生在校的相關(guān)信息，特別是誠信記錄情況，學籍登記表裝入學生個人檔案，對學生的約束作用進一步加強。

（三）注重學籍業(yè)務知識的推廣，建立日常管理監(jiān)控約束機制

學籍管理要發(fā)揮好對維護學生學業(yè)的約束作用，需要學生充分了解和掌握學籍異動的類型、辦理原因、對學業(yè)有何影響以及影響程度，更需要學生深入了解如何針對不同異動類型采取必要的防范措施，進而規(guī)避學業(yè)風險。為此，就需要加強在日常管理中的學籍知識普及和宣傳引導。高校應采取一些常規(guī)措施，如每年都為入學新生發(fā)放學生手冊、組織新生學習并通過考試等形式加大對學習效果的檢查；同時，學校也要及時掌握學籍管理的政策變化，并將最新要求通過逐年完善的方式加入到學生手冊，并在部門網(wǎng)站進行信息公開，確保在校生能及時把握政策變化。更為重要的是，學校十分注重輔導員在日常管理中的重要作用，在各學院設(shè)立了學籍管理信息員，由輔導員擔任，負責學籍業(yè)務的溝通協(xié)調(diào)；同時，定期面向輔導員舉辦學生管理以及學籍管理的業(yè)務介紹，特別加強了對新進入學生管理隊伍的輔導員老師的培訓。該項工作應該實現(xiàn)規(guī)范化，建立起長效機制。

三、挖掘內(nèi)在激勵，強化學風建設(shè)功能

（一）制定并實施優(yōu)秀學生轉(zhuǎn)專業(yè)政策，激發(fā)學生內(nèi)在學習動力

學籍管理的諸多業(yè)務多集中在服務功能和約束功能上，而能夠?qū)?yōu)良學風建設(shè)有激勵作用的，少之又少。目前，為優(yōu)秀學生提供重新選擇專業(yè)的機會能夠承擔激勵的功能。因此，本著建設(shè)優(yōu)良學風的目的，使學生一入大學就有學習目標，從而在低年級就形成良好的學習習慣，高校應該制定優(yōu)秀本科生轉(zhuǎn)專業(yè)政策，只要成績達到一定標準，均有機會重新選擇專業(yè)。實施中，在專業(yè)限制方面，學校根據(jù)教育廳政策要求和專業(yè)特點，將專業(yè)分成A、B兩個大類，同一大類專業(yè)的學生可以互轉(zhuǎn)；在志愿填報環(huán)節(jié)，每名同學可選擇多個專業(yè)；在專業(yè)分配環(huán)節(jié)，嚴格以平均學分績點、平均分為依據(jù)，并通過學校開發(fā)的程序來預分專業(yè)，整個過程公開、透明，確保公平。該政策對于充分調(diào)動學生學習積極性，在學校范圍內(nèi)形成學習自覺性強、學習主動性高、學習態(tài)度端正、學習目標明確的優(yōu)良學風有重要作用。

（二）探索和拓展學籍管理業(yè)務的邊界，挖掘?qū)W風建設(shè)激勵機制

正如前面所說，學籍管理業(yè)務中能夠?qū)W風建設(shè)有激勵作用的少之又少，為此，需要學籍管理工作者加強研究，在當前業(yè)務范圍內(nèi)或可拓寬的業(yè)務邊界上挖掘促學風的激勵機制。如在實行完全學分制的情況下，探討和實行跳級制度；在創(chuàng)業(yè)、就業(yè)方面探討和實行保留學籍的辦法等。正如思想政治教育工作一樣，學籍管理工作也有潤物無聲的效果，但并不代表學籍管理工作應該默默無聞，相反，更應加強學籍管理工作者的交流和探索，豐富學籍管理功能，拓寬學籍管理業(yè)務邊界，進一步發(fā)揮學籍管理在教育教學中的服務、約束和激勵作用，特別是要樹立主動作為的意識，才能更好挖掘激勵學風的機制。

（三）構(gòu)建和完善學籍管理工作平臺，提高服務效率和操作準度

實現(xiàn)學籍管理工作模式的創(chuàng)新，更好地發(fā)揮其“約束”與“激勵”功能，保障“服務”是根本，脫離或淡化“服務”的學籍管理將難以為繼。為此，需要構(gòu)建并完善高校學籍管理工作平臺，以此提高服務效率和操作準度，進而創(chuàng)造更大的空間去拓展和延伸其他功能。一方面，要依據(jù)高校信息管理的新要求，創(chuàng)新學籍管理操作系統(tǒng)，如根據(jù)全國教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫填報和高校報表的新變化，適時改革高校學籍管理操作系統(tǒng)，更好、更快、更準地提供數(shù)據(jù)報表服務；另一方面，拓展學籍管理工作平臺覆蓋面，強化部門聯(lián)動，要在高校加快信息化建設(shè)過程中，建立學院、不同職能部門之間有效聯(lián)動的機制，通過共同開發(fā)和使用同一管理平臺，提高參與度和溝通效率。

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