企業(yè)檔案安全體系建設(shè)和有效利用對策

王玉瑾

[摘 要] 企業(yè)檔案是企業(yè)和企業(yè)員工在過去的生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是企業(yè)發(fā)展和企業(yè)員工經(jīng)歷的真實記錄，是構(gòu)成企業(yè)核心競爭力的要素。檔案又是一種重要的社會信息資源，企業(yè)應(yīng)重視其資源所含信息的開發(fā)利用，挖掘其背后蘊(yùn)藏的潛在價值，實現(xiàn)檔案資源共享，充分發(fā)揮檔案利用價值。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案；信息利用；保管保護(hù)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 062

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）15- 0154- 02

0 前 言

在企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中，檔案完整地記錄了生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、文化等方面的成果，是技術(shù)和知識儲備的重要形式，是構(gòu)成公司核心競爭力的重點要素之一。如何對檔案載體進(jìn)行保管，使其內(nèi)容在安全環(huán)境中保持完整、齊全、連續(xù)、有效的利用并發(fā)揮檔案的作用就顯得尤為重要。

1 企業(yè)檔案的地位和作用

企業(yè)檔案是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展的重要依據(jù)，更是企業(yè)的核心信息資源，凝聚著前人經(jīng)驗和智慧的巨大寶庫。檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，需要不斷積累和豐富，重視企業(yè)檔案安全體系建設(shè)和有效利用。充分發(fā)揮好、利用好檔案資源，總結(jié)成功經(jīng)驗，吸取歷史教訓(xùn)，為企業(yè)市場信息分析、生產(chǎn)經(jīng)營決策到提供科學(xué)依據(jù)，不斷提高企業(yè)綜合管理能力，對推動企業(yè)發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生積極作用。

1.1 檔案是企業(yè)歷史進(jìn)化和知識的積累

企業(yè)檔案的顯著特征：一是歷史價值；二是憑證價值；三是利用價值。檔案的現(xiàn)實作用，清晰的反映了企業(yè)各項工作社會實踐活動，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中形成的知識。例如一個油氣田的勘探和開發(fā)，從地震資料的處理解釋到圈閉的識別發(fā)現(xiàn)，從油藏的精細(xì)描述、模擬到開發(fā)方案的編制，都離不開檔案原生信息的相互支撐和應(yīng)用。

1.2 檔案是企業(yè)的核心信息資源

檔案是不可再生的資源，是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)，真實系統(tǒng)準(zhǔn)確有效，豐富的館藏質(zhì)量體現(xiàn)了檔案信息資源中的潛在價值。包括企業(yè)改革發(fā)展的整個歷史進(jìn)程，前進(jìn)過程中遇到的問題、面臨的困難、以及存在的矛盾、應(yīng)對的策略、解決的辦法、積累的經(jīng)驗等，為企業(yè)的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，轉(zhuǎn)變思維，科學(xué)發(fā)展提供了有力的信息支持和使用價值。生產(chǎn)技術(shù)人員從館藏的科技檔案中，提取井口坐標(biāo)和測斜數(shù)據(jù)，為井控防碰提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。

1.3 新理念下檔案工作的目標(biāo)定位與功能定位

檔案工作的目標(biāo)定位：珍存企業(yè)記憶，提升企業(yè)價值，構(gòu)建知識平臺，實現(xiàn)信息共享。

檔案工作的功能定位：是企業(yè)文化的積淀，記憶中心；也是企業(yè)創(chuàng)新的源泉，知識的中心。

2 企業(yè)檔案安全體系潛在的威脅

隨著企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步，檔案資源發(fā)揮著不可或缺的重要作用。實體檔案的安全和網(wǎng)絡(luò)信息化辦公還存在很多潛在風(fēng)險，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案人員的安全防范意識，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，完善檔案安全保護(hù)制度，提高安全風(fēng)險防控能力。

2.1 缺乏突發(fā)事件的應(yīng)變能力

檔案館是永久保管檔案實體的基地，險情隱患隨時存在，檔案人員日常應(yīng)急演練和針對性的訓(xùn)練工作不足，防范手段不完善，安全管理意識不強(qiáng)等。突發(fā)事件發(fā)生時，快速有效救援難以真正發(fā)揮作用，搶險救災(zāi)的決策與協(xié)調(diào)缺少應(yīng)對措施。

2.2 缺乏檔案安全保護(hù)意識和措施

目前檔案工作中管理不夠規(guī)范，規(guī)章制度不健全，同時缺乏對新調(diào)入人員系統(tǒng)性教育培訓(xùn)，老檔案人員沒有起到以老帶新的骨干作用；檔案人員思想麻痹大意，安全意識不強(qiáng)；相關(guān)措施不得力。因此，安全保護(hù)工作是檔案最重要的基礎(chǔ)工作之一，需要從制度體系、管理方式等方面入手。

2.3 缺乏檔案信息安全的思維

檔案人員工作責(zé)任感強(qiáng)弱不同，網(wǎng)絡(luò)安全意識淡化，以致檔案信息安全存在潛在風(fēng)險。強(qiáng)化檔案信息管理人員的職業(yè)道德，增強(qiáng)防范安全風(fēng)險意識，進(jìn)一步加大對檔案管理人員定期進(jìn)行計算機(jī)、信息安全等技能培訓(xùn)力度，普及信息安全相關(guān)法律及技術(shù)知識，提高檔案人員綜合素養(yǎng)，保障檔案信息的安全，成為目前需要解決的問題。

3 檔案建設(shè)的安全體系和有效利用對策

3.1 筑牢檔案安全體系

為確保實體和數(shù)字化檔案的安全，要不斷加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，不斷完善檔案安全的軟硬件建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是硬件完善，制度規(guī)范建設(shè)是軟件提升。檔案安全體系建設(shè)包含三個層面：（1）檔案實體的安全是根本，確保不損毀，不丟失；（2）檔案信息的安全最低標(biāo)準(zhǔn)是確保不失密，不泄密；（3）確保檔案的完整齊全是基礎(chǔ)，盡量延長檔案實體保存時限。

3.1.1 著力提升檔案工作者的安全意識

強(qiáng)化檔案人員安全意識教育，克服麻痹思想，增強(qiáng)憂患意識。重點提升檔案工作者的風(fēng)險識別意識、風(fēng)險防范意識和主體責(zé)任意識，構(gòu)筑堅固的思想防線。不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，確保應(yīng)歸檔文件資料的齊全完整準(zhǔn)確，做到確認(rèn)依據(jù)齊全充分，各類檔案“應(yīng)歸盡歸”。應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)開展各類檔案的歸檔工作，進(jìn)一步深化檔案著錄。

3.1.2 完善檔案信息安全制度

數(shù)字檔案信息的安全保障工作，應(yīng)當(dāng)從設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等各個方面、各個環(huán)節(jié)加強(qiáng)安全管理，以完備的防范體系來保證數(shù)字檔案信息萬無一失。電子文件是一種易被改動、易被竊取、易于傳播、易于消失的信息，特別是它還是一種不能直接識讀而必須依賴于特定設(shè)備和軟件才能被讀取的信息，應(yīng)建立完善的管理制度和規(guī)程，解決好電子文件的保真、保密、保存、保讀取等問題。

3.1.3 筑牢檔案安全工作基礎(chǔ)

①以完善保障為本，檔案部門要構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的“三位一體”綜合防范體系；②嚴(yán)格落實安全責(zé)任，按照習(xí)近平總書記提出的“黨政同責(zé)、一崗雙責(zé)、失職追責(zé)”的要求，做到各負(fù)其責(zé)、勇于擔(dān)責(zé)，筑牢確保檔案安全的每一道防線；③不斷加強(qiáng)內(nèi)部管理，把安全制度、保障措施落到實處；④最大限度減少損失，對突發(fā)災(zāi)害、事件造成檔案損失的，一定要盡快對受損檔案采取修復(fù)和保護(hù)措施，避免造成更大損失；⑤檔案部門要按照國家、企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，準(zhǔn)確把握政策導(dǎo)向，結(jié)合工作實際，落實專人整理和保管，檔案室不允許外人進(jìn)入并查閱。強(qiáng)化安全檢查發(fā)現(xiàn)隱患及時整改，嚴(yán)格履行借閱、查閱、登記手續(xù)。非檔案管理工作人員不得私自查閱檔案資料，維護(hù)案卷的完整，準(zhǔn)確與安全；⑥檔案庫房符合防火、防震、防光、防盜、防蟲蛀等條件，嚴(yán)禁煙火，以“零容忍”的態(tài)度對待檔案安全隱患，強(qiáng)化制度，確保不發(fā)生一起檔案安全事故。

3.2 提升檔案開發(fā)利用效率的對策

3.2.1 更新觀念，向開發(fā)利用轉(zhuǎn)變

順應(yīng)新時代的要求，盡快轉(zhuǎn)變過去的陳舊思想理念，從過去重視保存、審批單按手工查閱提供資料的傳統(tǒng)做法，向重視檔案資源有效開發(fā)利用轉(zhuǎn)移。進(jìn)一步深化檔案著錄，通過各種方式為利用者提供及時、準(zhǔn)確、有效的檔案信息，運(yùn)用好檔案大數(shù)據(jù)為產(chǎn)品設(shè)計、新技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等及時提供咨詢服務(wù)。檔案人員要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進(jìn)一步增強(qiáng)做好這項工作的使命感和責(zé)任感，通過多種形式宣傳檔案工作的重要性，不斷增強(qiáng)企業(yè)各崗位綜合利用檔案的意識，形成良性循環(huán)，有效提升開發(fā)利用檔案效率。

3.2.2 為科學(xué)決策和提高企業(yè)競爭力服務(wù)

企業(yè)檔案信息資源作為企業(yè)技術(shù)和知識儲備的重要形式，是企業(yè)其賴以生存和可持續(xù)發(fā)展的重要核心資源，充分有效地利用檔案資源，為企業(yè)科學(xué)合理決策管理提供有力支撐。

（1）加強(qiáng)檔案研究，助力企業(yè)科學(xué)決策。決策是以預(yù)測為前提的，準(zhǔn)確預(yù)測的根據(jù)是過去和現(xiàn)在的各種信息，檔案是決策者獲取信息的重要來源，能夠幫助管理層提升正確決策能力。加強(qiáng)研究企業(yè)檔案信息資源，分析判斷市場變化狀況和發(fā)展趨勢，從而來確定決策的目標(biāo)，及時地做出準(zhǔn)確判斷和正確決策。2015年公司檔案管理職能部門，組織大量人力物力，把館藏歷史檔案進(jìn)行了著錄和掃描，實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，很好地促進(jìn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，極大地方便了查閱和相關(guān)資料研究，為公司科學(xué)決策提供了依據(jù)。（2）加強(qiáng)檔案研究，不斷增強(qiáng)競爭力。企業(yè)檔案是支撐企業(yè)前行的重要“杠桿，是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。企業(yè)檔案綜合高效開發(fā)利用是檔案工作為企業(yè)服務(wù)，提高企業(yè)綜合競爭能力的直接手段。規(guī)范企業(yè)檔案工作，須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)。突出檔案管理人員觀念轉(zhuǎn)變與思維創(chuàng)新，推動檔案管理社會化與市場化，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，可以使企業(yè)及時、準(zhǔn)確地收集、掌握信息，為企業(yè)在激烈的市場競爭中找準(zhǔn)自己的發(fā)展方向，搶先開拓市場、占有市場。（3）加強(qiáng)檔案研究，為人力資源開發(fā)服務(wù)。習(xí)近平總書記 “用人得當(dāng)，就要科學(xué)合理使用干部，也就是說要用當(dāng)其時、用其所長；用什么人、用在什么崗位，一定要從工作需要出發(fā)，以事?lián)袢耍荒芎唵伟崖毼蛔鳛楠剟罡刹康氖侄巍钡闹匾撌?，為用好干部指明了方向。公司人事檔案數(shù)量大、材料全、內(nèi)容多，是評價和使用員工的基本憑證和重要依據(jù)。充分發(fā)揮人事檔案作用，對領(lǐng)導(dǎo)及員工的特長、業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，按照“以崗選人、以事?lián)袢恕痹瓌t，選人、用人、育人、留人，調(diào)動了領(lǐng)導(dǎo)及員工的積極性，發(fā)揮他們了特長，提高了管理效率，增強(qiáng)了管理活力，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

3.2.3 開展檔案編研工作

根據(jù)公司內(nèi)部不同發(fā)展階段的需要，結(jié)合庫藏檔案資源積極挖掘檔案情報，利用檔案信息，有計劃、有步驟地提出編研課題，開發(fā)出具有較強(qiáng)指導(dǎo)性和實用性的檔案編研成果?；蛘咭月毮懿块T為主、檔案部門協(xié)調(diào)配合，或者檔案部門和公司所屬單位聯(lián)合編研的方式開展專項編研工作，匯編出高水平、深層次的檔案信息成果。充分提高檔案的利用效率，發(fā)揮檔案的作用。

4 結(jié) 語

總而言之，探索檔案工作的新思路、新方法，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，不斷提升檔案工作水平，扎實推進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作和數(shù)字化建設(shè)，發(fā)揮檔案服務(wù)功能，拓展檔案資源的利用范圍和內(nèi)容，最大限度為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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