提升高職院校檔案工作服務(wù)能力的思考

王琴

摘要：本文結(jié)合高職院校檔案管理工作存在的問題，從細(xì)化歸檔范圍、指導(dǎo)檔案整理、開展檔案宣傳、打造特色活動(dòng)、強(qiáng)化檔案意識(shí)等方面論述了提高高職院校檔案工作服務(wù)能力的具體途徑。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案工作;服務(wù)能力

檔案管理工作雖然是高校的一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的基礎(chǔ)性工作，但是長(zhǎng)期以來受重視程度普遍不高，特別是在高職院校，檔案管理工作大多掛靠在學(xué)校辦公室，由相關(guān)人員兼職管理，這種情況無法有效發(fā)揮檔案工作服務(wù)學(xué)校教學(xué)科研管理的作用，因而更加得不到重視和支持。結(jié)合工作實(shí)際，本文分析了高職院校檔案管理存在的常見問題，并提出了檔案工作主動(dòng)服務(wù)學(xué)校工作的實(shí)施途徑。

一、高職院校檔案管理常見問題

（一）檔案管理制度不健全。由于高職院校檔案管理工作多為兼職完成，因而缺乏系統(tǒng)完善的檔案管理制度，學(xué)校各部門開展檔案工作缺乏制度依據(jù)，各部門對(duì)資料的收集、整理、移交缺乏明確規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)作參考，所提交的檔案材料格式不一，內(nèi)容散亂。檔案查詢借閱制度的缺失則導(dǎo)致檔案使用和保管情況混亂，或者不利于提供查閱利用，或者查閱利用者不能及時(shí)歸還而導(dǎo)致檔案材料遺失，給后續(xù)的檔案管理工作造成隱患。

（二）檔案資料收集不完整。一些高職院校檔案收集或者沒有明確的歸檔范圍，或者完全參考機(jī)關(guān)文書檔案的歸檔范圍，檔案工作的開展主要依靠各部門負(fù)責(zé)人的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，歸檔材料的上交也多是依據(jù)各崗位工作人員的個(gè)人判斷，造成歸檔材料不完整不齊全的情況，不僅不能全面反映學(xué)校發(fā)展的真實(shí)情況，而且嚴(yán)重影響檔案材料的編研利用和綜合服務(wù)質(zhì)量。

（三）檔案編研開展不深入。很多高職院校在檔案管理方面存在存而不用的現(xiàn)象，對(duì)檔案的編研僅限于完成教委教育年鑒相關(guān)內(nèi)容要求和學(xué)校大事記編撰，較少開展檔案文化宣傳活動(dòng)，加上人員數(shù)量有限，也很少開展對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研、文化建設(shè)等方面的特色檔案編研工作，由于不能為其他部門提供切實(shí)有效的幫助，因而也影響到其他部門對(duì)檔案工作的重視。

二、檔案工作服務(wù)學(xué)校工作的途徑

（一）主動(dòng)細(xì)化歸檔范圍。高職院校的檔案工作人員應(yīng)發(fā)揮在檔案專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域的特長(zhǎng)，在歸檔范圍的制定方面主動(dòng)為各部門提供服務(wù)，結(jié)合學(xué)校部門工作相關(guān)職能，參考相關(guān)院校歸檔范圍具體內(nèi)容，提前擬定各部門歸檔范圍，為各部門負(fù)責(zé)人提供信息參考，協(xié)助各部門在此基礎(chǔ)上結(jié)合具體業(yè)務(wù)工作的開展明確歸檔范圍，并明確各部門各崗位應(yīng)負(fù)責(zé)的歸檔內(nèi)容，使得各崗位的工作人員明確自己應(yīng)提交的檔案材料類型，為后續(xù)完整全面收集檔案資料打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）具體指導(dǎo)檔案整理。檔案整理工作瑣碎細(xì)致，環(huán)節(jié)繁多，很多高職院校開展此項(xiàng)工作都是通過發(fā)文或者口頭告知的形式來解決，這樣做對(duì)于檔案工作人員而言固然簡(jiǎn)便易行，但是對(duì)于具體歸檔人員來講則難于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，由于個(gè)人理解角度的差異，很容易造成檔案整理不規(guī)范的問題。因此，高職院校檔案工作人員要主動(dòng)到一線崗位為各部門兼職檔案員提供個(gè)性化指導(dǎo)，特別是科研、資產(chǎn)、基建等部門的檔案整理，材料類型多，整理要求不同，如果能結(jié)合具體情況為相關(guān)人員提供具體的指導(dǎo)，既幫助他們解決了個(gè)性化問題，有利地推動(dòng)了歸檔工作的落實(shí)，又豐富了檔案工作人員自身的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步熟悉了歸檔內(nèi)容，為后續(xù)開展其他工作提供了便利。

（三）開展檔案知識(shí)宣傳。很多單位和部門對(duì)檔案工作重視程度不夠，主要是因?yàn)槿狈I(yè)檔案知識(shí)，檔案意識(shí)比較淡薄。檔案工作在很多高職院校雖然屬于兼職工作，但是檔案人員應(yīng)利用掛靠部門的有利條件，抓住各種機(jī)會(huì)宣傳檔案專業(yè)知識(shí)，不僅是對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更重要的是對(duì)學(xué)校管理層進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的宣傳，利用學(xué)校中層干部培訓(xùn)等機(jī)會(huì)進(jìn)行檔案知識(shí)模塊的培訓(xùn)教育，通過聘請(qǐng)行業(yè)專家開展講座和邀請(qǐng)高校檔案專家進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)分享等形式強(qiáng)化學(xué)校管理層對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)統(tǒng)一提高歸檔意識(shí)。

（四）打造特色檔案活動(dòng)。高職院校的檔案管理也應(yīng)重視“管”“用”結(jié)合，努力開展富有職業(yè)院校特色的檔案宣傳活動(dòng)，發(fā)揮檔案的文化教育職能，提高檔案利用附加值。高職院校檔案工作人員可結(jié)合學(xué)生入學(xué)教育、學(xué)生職業(yè)素養(yǎng)提升等方面開展學(xué)校校史檔案編研工作，幫助學(xué)生全面理解學(xué)校發(fā)展歷程及改革創(chuàng)新成果;可以結(jié)合職業(yè)技能大賽活動(dòng)編輯學(xué)校歷屆職業(yè)大賽參與情況檔案資料，展示學(xué)校在職業(yè)教育方面的特色和成績(jī);可以根據(jù)建設(shè)校外實(shí)習(xí)實(shí)踐基地的情況編輯校企合作特色檔案，展示學(xué)校在社會(huì)合作、社會(huì)服務(wù)方面的實(shí)踐與成效等。

（五）加強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)教育。學(xué)生檔案管理是高職院校檔案管理的重要內(nèi)容之一，由于缺乏檔案意識(shí)，很多學(xué)生在畢業(yè)離校時(shí)對(duì)檔案工作一無所知，若干年后需要時(shí)又不知如何查找，甚至出現(xiàn)學(xué)生自己取走檔案隨意拆封乃至遺失檔案等現(xiàn)象，對(duì)學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展造成不良影響。為此，高職院校檔案工作人員更應(yīng)主動(dòng)作為，結(jié)合新生入學(xué)和學(xué)生畢業(yè)活動(dòng)進(jìn)行檔案知識(shí)和檔案管理宣傳，幫助學(xué)生樹立正確檔案意識(shí)，同時(shí)也提高學(xué)校檔案工作的服務(wù)水平。

（六）發(fā)揮檔案規(guī)范管理作用。高職院校檔案工作人員應(yīng)該充分意識(shí)到，檔案工作不僅是一項(xiàng)需要學(xué)校各部門支持和配合的工作，更可以幫助各部門提高管理規(guī)范程度，為部門工作完成情況提供有效測(cè)評(píng)參考。通過部門對(duì)各崗位歸檔工作的規(guī)范化系統(tǒng)性落實(shí)，可以進(jìn)一步明確崗位工作內(nèi)容和要求，有效地促進(jìn)員工提高責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)工作的規(guī)范化。同時(shí)，歸檔材料的齊全度、及時(shí)性、完整度也為崗位考核提供了客觀依據(jù)，提高了工作考核的針對(duì)性和合理性。另外，即使部門人員轉(zhuǎn)崗，檔案資料的移交和存檔也為接任者提供了具體的工作參考，避免因?yàn)槿藛T離崗等情況造成部門工作脫節(jié)的問題。

（七）開展特色檔案編研工作。檔案編研是檔案信息服務(wù)水平的具體體現(xiàn)，高職院校檔案工作人員可以結(jié)合學(xué)校年度大事記的編撰工作開展學(xué)校年鑒編撰工作，將學(xué)校年度重要工作、重要文件制度、重要會(huì)議活動(dòng)、教學(xué)科研社會(huì)服務(wù)重要成果及教職工基本信息等整體匯總，為學(xué)校各部門全面掌握學(xué)校動(dòng)態(tài)發(fā)展提供信息服務(wù)支持。很多檔案工作實(shí)力雄厚的本科院校在檔案編研方面也有很多創(chuàng)新案例，為我們結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)挖掘檔案信息做出了示范，提供了有益的借鑒。

三、提高檔案工作服務(wù)學(xué)校工作的能力

（一）加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素養(yǎng)。高職院校檔案工作要想提高受重視程度，就要發(fā)揮出服務(wù)學(xué)校發(fā)展的實(shí)際作用，而要做到這一點(diǎn)，首先需要檔案工作人員具有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，不僅能夠全面掌握檔案學(xué)、檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，而且要了解檔案管理的發(fā)展動(dòng)態(tài)和前沿趨勢(shì)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際借鑒有益的經(jīng)驗(yàn)和做法，提高學(xué)校檔案管理工作的有效性，提高檔案服務(wù)工作實(shí)效;其次要不斷提高檔案管理大局意識(shí)，全面掌握學(xué)校重要工作和各部門重要活動(dòng)，不僅學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，而且學(xué)習(xí)了解其他部門工作內(nèi)容，熟悉各個(gè)崗位工作重點(diǎn)，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而對(duì)其他部門開展檔案工作提供具體有效的指導(dǎo)，引導(dǎo)和推動(dòng)學(xué)校檔案工作扎實(shí)落實(shí)。

（二）培養(yǎng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。提高高職院校檔案工作有效性的關(guān)鍵是切實(shí)提高主動(dòng)作為的意識(shí)，檔案管理不能被動(dòng)等待其他部門的配合，要把握工作的主動(dòng)權(quán)。首先要主動(dòng)分析學(xué)校年度重點(diǎn)任務(wù)與檔案收集直接的關(guān)系，與各部門逐一聯(lián)系歸檔工作，明確歸檔具體工作職責(zé)、工作要求和歸檔時(shí)間等信息，協(xié)助各部門推進(jìn)歸檔任務(wù)的落實(shí)。其次是服務(wù)各類檔案利用人員，根據(jù)檔案利用人員的需求，主動(dòng)提供解決問題的思路和途徑，特別是對(duì)于那些無法提供準(zhǔn)確查檔信息的人員，要結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)多方嘗試解決辦法，為查檔人員提供滿意的服務(wù)，通過為各部門提供查檔服務(wù)樹立檔案人積極主動(dòng)、熱情周到的職場(chǎng)形象，建立部門間相互支持協(xié)作的合作關(guān)系，并不斷分析總結(jié)檔案利用規(guī)律，為優(yōu)化歸檔管理和深化檔案編研提供參考。再次是服務(wù)學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展，把檔案管理與利用作為學(xué)校文化建設(shè)的陣地和展示學(xué)校文化的窗口，為學(xué)校教學(xué)科研工作創(chuàng)新發(fā)展提供信息服務(wù)，打造展示平臺(tái)。

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