淺析城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理工作

張雪芳 蔡宏炳

摘 要：在最近幾年里我國社會養(yǎng)老保險制度改革的同時檔案管理工作也在進一步的完善和發(fā)展，尤其是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險必須要依靠現(xiàn)代化的管理技術(shù)來提高檔案管理的效率，只有這樣才能真正的讓城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的檔案發(fā)揮它最大的價值，因此城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作在未來的發(fā)展之中必須要根據(jù)時代的步伐和發(fā)展節(jié)奏，同時綜合應(yīng)用各種先進的設(shè)備和管理體系來保證檔案管理工作的效率。本文主要在研究城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)之上綜合分析了加強檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民；養(yǎng)老保險；檔案管理；工作開展

在養(yǎng)老保險檔案管理中信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢，通過將養(yǎng)老保險紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息檔案，可以有效提升檔案信息處理速度，并節(jié)省大量的存儲空間，讓檔案調(diào)閱享受到更多的便利。我們通過提升養(yǎng)老保險檔案管理信息化水平，可以讓高價值檔案資料得到永久保存，并提升檔案信息的可靠性與完整性。這需要檔案管理部門提高重視程度，主動轉(zhuǎn)變檔案管理工作方法，發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，為養(yǎng)老保險檔案的開發(fā)與利用創(chuàng)造更有利的條件。

一、加強檔案管理隊伍的建設(shè)

基層城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的檔案管理人員有相當(dāng)一部分是兼職，即使專職的檔案管理人員，大多數(shù)也是從其它專業(yè)改行的。他們沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和現(xiàn)代檔案管理技能，檔案管理手段和方式落后，檔案工作質(zhì)量不能得到保證。工作人員是城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險檔案管理工作的直接執(zhí)行者，所以工作人員的綜合素質(zhì)直接影響到檔案的管理水平和效率。為了保證養(yǎng)老保險檔案的管理效率和質(zhì)量，應(yīng)該組建一支高素質(zhì)的管理團隊，不僅要具有扎實的專業(yè)知識，而且要具有高尚的思想道德。不斷學(xué)習(xí)先進的管理理念和方法，創(chuàng)新養(yǎng)老保險檔案管理模式。嚴(yán)格遵守養(yǎng)老保險檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做好檔案管理的安全防范工作，為檔案管理工作的有效開展奠定良好的基礎(chǔ)。

二、對檔案科學(xué)分類和有序整理

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的服務(wù)對象為農(nóng)村居民和城鎮(zhèn)居民，他們一般沒有固定工作，戶籍流動性強。特別是近幾年大批農(nóng)村勞動力向城市轉(zhuǎn)移，很多農(nóng)民進城務(wù)工，常年離家在外，沒有固定的工作地點，隨時都可能流動到其他地方務(wù)工及婚出遷移。因此使得城鄉(xiāng)居民的這種工作及戶籍的流動性使其養(yǎng)老保險的建立和繳納問題也始終處于變化之中。由于城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險工作內(nèi)容較多，細節(jié)比較繁瑣，所以給檔案管理工作增加了難度。為了保證檔案管理工作的有序開展，應(yīng)該對檔案進行科學(xué)的分類，根據(jù)實際使用的需求，制定統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。養(yǎng)老保險檔案管理工作，不僅要為社保機構(gòu)的管理提供依據(jù)，還要充分保障參保人員的切身利益，滿足參保人員對個人參保情況的查詢。所以在制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)該一切從實際出發(fā)，全面考量，做到繁而不亂，井然有序。從檔案的收集、分類、整理、歸檔、檢索到利用，都應(yīng)該建立完善的標(biāo)準(zhǔn)，并且保證每個流程的規(guī)范性。為了促進養(yǎng)老保險檔案管理水平的提升，還應(yīng)該根據(jù)時代的發(fā)展需求，適時創(chuàng)新。只有對養(yǎng)老保險檔案進行科學(xué)合理的管理，才能夠為城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

三、合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)與云計算等技術(shù)

伴隨著信息化技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，大數(shù)據(jù)與云計算技術(shù)已經(jīng)得到了極大的促進，為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案數(shù)字化的發(fā)展提供了一定的技術(shù)支持。合理地應(yīng)用云計算技術(shù)可以為養(yǎng)老保險檔案數(shù)字化的存儲提供幫助，為其存儲與計算工作提供可行的必要的技術(shù)支持。而且云盤是當(dāng)前新型的存儲方式，在實際發(fā)展中有著顯著的作用，同時在實際使用過程中具有成本低、便捷等多種優(yōu)點，而且可以十分靈活地滿足檔案存儲的需求。同時運用新技術(shù)可以對城鄉(xiāng)居民的信息提供深層次價值的挖掘，充分地將居民的信息利用起來，為后續(xù)價值的利用帶來幫助。大數(shù)據(jù)在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案數(shù)字化的應(yīng)用可以為用戶更好地利用數(shù)據(jù)提供有效的支持，為其更好地發(fā)掘數(shù)據(jù)中的價值規(guī)律帶來幫助，使工作人員能夠更好地提供服務(wù)促進城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險數(shù)字化發(fā)展。

四、規(guī)范管理程序

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案由于剛剛起步，且因管理的對象不同與其它社會保險檔案，所以管理上缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成各地管理辦法不統(tǒng)一，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序，亟需建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。為了檔案工作順利展開，確保城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在實際工作中做到有章可循，要根據(jù)工作實際和工作特點，對基層養(yǎng)老保險檔案立卷歸檔的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、保管和利用要做出明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，細化工作職責(zé)，簡化操作流程，從制度上確保檔案管理工作的順利開展。從而保障檔案管理有條不紊的進行。鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦機構(gòu)要從保障檔案管理、基礎(chǔ)用房、設(shè)備和人員等方面加強城居保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，以實現(xiàn)城居保業(yè)務(wù)檔案管理工作科學(xué)有序發(fā)展。辦公室、庫房、查閱室要按要求分設(shè)，確保檔案管理工作的安全保密基本 要求，并根據(jù)需要配備計算機，掃面議，辦公軟件和業(yè)務(wù)軟件等現(xiàn)代化管理設(shè)備，推動檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。通過不斷加強軟硬件設(shè)施，提高我縣的檔案管理水平，實現(xiàn)我縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的長遠發(fā)展。

結(jié)語

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險直接關(guān)系到我縣參保群眾的利益，做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作，對于社會養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展有著不可或缺的重要作用。因此，針對我縣當(dāng)前城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作中的一些問題，一定要主動履行好職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作，同時運用先進的手段，探索新的工作機制和方法，夯實各級經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理水平。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案資料“以人為本、服務(wù)一生”的理念，促進社會的和諧發(fā)展。

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（作者單位：嵩明縣農(nóng)村社會保險局）