水利工程建設中檔案管理要點分析

張懷俊

摘 要：水利工程檔案是水利工程建設的重要組成部分，形成的工程檔案是工程建設重要成果之一，工程檔案的完整性、科學性、真實性將直接關系到工程建設和以后工程運行管理的順利進行。本文立足新沂河整治工程建設，通過對水利工程建設中檔案的形成過程進行敘述，以期對以后的大型水利工程建設檔案管理工作具有借鑒意義。

關鍵詞：水利工程建設；檔案；管理

1 概述

新沂河整治工程是國務院確定的治淮19項骨干工程的重要內容之一。本次新沂河整治工程的治理范圍為嶂山閘至燕尾港，河道長146公里，涉及徐州、宿遷及連云港三市。工程總投資為15.15億元。工程從2005年10月開始征地拆遷移民安置工作，到2009年11月通過淮河委員會組織的檔案專項驗收，歷時4年，形成了大量的工程建設資料，由于本工程參建單位多，歷時長，給工程檔案的收集、整理、歸檔帶來的一定的難度，在此，筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談一些認識。

2 主要措施

2.1 建立檔案管理網絡和檔案管理機構

建立了以建設單位、監(jiān)理單位、施工單位、征地拆遷移民安置實施單位的檔案管理網絡，設立了工程檔案管理領導小組，由處主任任組長，總監(jiān)、項目經理等參建單位項目負責人任副組長，明確了專職和兼職檔案管理員，具體負責工程項目資料的收集整理歸檔工作。

2.2 健全檔案管理制度，強化檔案管理，落實檔案管理崗位責任制

根據國家對水利工程檔案管理工作制定的法規(guī)，結合工程建設管理實際制定制定《江蘇省新沂河整治工程建設項目檔案管理實施細則》和《江蘇省新沂河整治工程檔案分類方案》，以規(guī)范、統(tǒng)一各參建單位的檔案管理工作。同時，根據相關法律法規(guī)和工程的實際情況，組織各項目法人建立起相應的檔案工作機構，制定了《檔案員崗位職責》、《檔案收集歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱查閱制度》、《檔案統(tǒng)計、鑒定和移交制度》和《檔案利用制度》等一整套檔案工作的規(guī)章制度。

2.3 加大投入，實現檔案管理手段現代化

檔案工作與工程建設同步實施。在工程開工伊始，設立了標準的檔案室，購置了足夠的檔案柜、滅火器、空調等檔案管理設施。

2.4 提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力

針對工程檔案管理人員業(yè)務水平不高的實際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質的檔案管理專業(yè)隊伍。工程檔案管理人員定期參加專業(yè)理論學習，積極參加檔案主管部門組織的業(yè)務培訓。

2.5 檔案工作的全過程控制

2.5.1 收集、整理與歸檔

收集整理范圍：凡是反映與項目有關的重要職能活動，具有查考利用價值的各種載體的文件，都應收集齊全，包括項目建議書、可行性研究、初步設計、實施階段、試運行階段等全過程中形成的文字、圖表、聲像等。

收集時間：各類文件按照其形成的先后順序或項目完成情況及時收集。在各階段工作結束后及時整理歸檔。從工程的立項開始，就做好立項過程中產生的檔案資料的收集工作，變被動整理為主動收集，確保檔案資料的連續(xù)完整。

整理歸檔要求：建設項目檔案必須完整、準確、系統(tǒng)，并做到字跡清楚、圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等還要附以有關情況說明。新沂河整治工程所形成的全部文件材料在歸檔前，根據《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《水利水電建設項目檔案管理規(guī)定》、《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等有關規(guī)范要求，按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，由文件形成單位進行整理后，監(jiān)理單位對施工單位、設計單位、設備供應等單位形成檔案資料規(guī)范性進行審核，審核合格后報送建設單位終審后歸檔。

2.5.2 驗收與移交

驗收：《重大建設項目檔案驗收辦法》、《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》明確規(guī)定：水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容。凡是檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。本工程的驗收包括四個階段：施工單位的自驗、監(jiān)理單位的復驗、建設單位的抽驗和主管部門的終驗。在檢查工程進度與施工質量時，同時檢查工程建設項目檔案的收集、整理情況；在進行分部與單位工程質量等級評定和驗收（包括單位工程驗收和階段工程驗收）時，同時驗收應歸檔文件材料的完整程度和整理質量，對達不到規(guī)定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程質量不合格處理，且不得進行工程竣工驗收。通過嚴格的過程管理，新沂河整治工程的檔案管理工作取得了較好的效果。2009年11月水利部淮河水利委員會、江蘇省水利廳對新沂河整治工程進行檔案專項驗收，按照《水利工程建設項目檔案驗收評分標準》對本工程檔案建設情況進行綜合評分，總體得分91.6分，其中應歸檔文件材料質量與移交歸檔項得分93.9分，達到了優(yōu)良等級，通過了專項驗收。

移交：新沂河整治工程投資大，歷時時間長，參建單位多達40家，本工程的移交工作分為三步：第一步是在工程建設的全過程中包括決策階段、實施階段和投入使用準備階段，建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理和征地拆遷移民安置實施單位將本單位在工程建設過程中形成的文件向本單位檔案管理機構移交；第二步是在單位工程完工驗收階段，勘察、設計、施工、監(jiān)理和征地拆遷移民安置實施單位在工程建設過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構移交；第三步是工程竣工驗收合格后，建設單位根據《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》等規(guī)定，將歸總的新沂河整治工程檔案向主管部門和相關管理單位移交。

2.6 合理利用存檔資料，最大程度發(fā)揮檔案效益

檔案管理人員認真做好檔案的借閱工作，在不違背《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等規(guī)章制度的前提下，將工程建設過程中采用的新技術、新工藝以及合理有效的管理模式等相關文字、圖片、錄像材料與他人分享，充分合理利用存檔資料，在行業(yè)內部共享資源，發(fā)揮了檔案實用價值。

水利工程建設特別是大型水利工程的建設周期長，工藝復雜，同時由于水利工程建設有其特殊性需要跨越汛期，給檔案管理工作帶來了難度。新沂河整治工程以組織建設、制度建設為核心，以全過程管理為抓手，規(guī)范了大型水利工程建設檔案管理工作，保障了工程建設的順利進行，為以后實施類似水利工程建設檔案管理工作提供了有益的借鑒。

參考文獻

[1] 林莉.重點工程檔案管理存在問題及對策.廣東科技.2006年11月.

[2] 王曉莉.工程建設項目檔案管理工作存在的問題及對策.治淮.2008年5月

[3] 《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）