辦公室機要秘書如何提升自己的工作能力

黃金艷

摘要：辦公室機要秘書崗位是一項綜合素質(zhì)高，保密意識強的工作崗位，作為一名合格的辦公室機要秘書，要潛心修煉原則性、靈活性、前瞻性、敏感性尤為重要，這樣才能具備提升自己的工作能力。

關(guān)鍵詞：辦公室機要秘書；提升；工作能力

辦公室，是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機構(gòu)的關(guān)鍵部門。辦公室工作如何，對部門乃至一個企業(yè)全面的工作影響很大。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都非常關(guān)心、關(guān)懷和關(guān)注辦公室工作。辦公室的各個崗位都很重要，從事過辦公室工作的人都會有體會，辦公室的“中樞神經(jīng)”就是機要秘書崗位，充分發(fā)揮著“上情下達，下情上報”的橋梁紐帶作用。需要時刻保持政治敏感性，又要學會聯(lián)想。正確、有效、及時的完成辦公室機要秘書工作需要注重以下四“性”的修煉。

一、堅持原則性

秘書人員要講政治、識整體、顧大局，做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標準不走樣。

首先，理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，尊重而不奉承吹捧?？偟脑瓌t是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，對正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助，盡力維護領(lǐng)導(dǎo)班子的團結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事；更不能當甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo)，要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)保持經(jīng)得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

其次，主動而不越位脫軌。秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。從四個方面變被動為主動，要看秘書的工作藝術(shù)。一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。

再次，服從而不盲從附和。秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車，按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和?！胺治觥庇袃蓪右馑迹阂皇菑姆治鲋屑由罾斫忸I(lǐng)導(dǎo)意圖，增強執(zhí)行的信心；二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)的意見辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀、以權(quán)謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。

二、懂得靈活性

秘書人員要善于學習各種新知識、新觀念、新方法、新技能，防止思想僵化、固步自封，在實事求是的基礎(chǔ)上做到縱橫捭闔，以不變應(yīng)萬變。

機要秘書的靈活性是指在政策規(guī)定的一定幅度內(nèi)變通處理問題，對那些政策沒有明確規(guī)定的問題要根據(jù)實際情況靈活處理。比如說秘書做公文核稿工作時，首先就是要以公文寫作規(guī)范為依據(jù)。有些擬稿人員對工作不負責任，粗心大意，草率行事，公文根本不符合寫作規(guī)范，這時秘書就必須要堅持公文規(guī)范寫作的原則。當然，在對公文進行嚴格把關(guān)的同時，秘書也要正確處理管理與服務(wù)之間的關(guān)系，堅持靈活性原則。在核稿中，對文字上可改可不改的地方，秘書人員應(yīng)選擇不改。這既是出于對擬稿人的尊重和避免文稿改得一塌糊涂的考慮，也是為了減少爭議。因為對同樣一個內(nèi)容，不同的人寫起來具體的語言結(jié)構(gòu)可能不一樣，但只要表述準確、語言符合規(guī)范就可以了。

世界上沒有一成不變的事物，事物是發(fā)展變化的，方針政策、規(guī)章制度也是根據(jù)時間、地點的變化而變化的。機要秘書工作要一切從實際出發(fā)，實事求是。并能靈活地掌握原則，以靈活的方式、靈活的態(tài)度、靈活的語言去協(xié)調(diào)雙方。協(xié)調(diào)的目的是要使單位的工作有序地進行下去，順利地發(fā)展下去?？傊鸵鶕?jù)具體情況具體分析，做到靈活變通。

三、把握前瞻性

秘書人員要立足當前、著眼長遠，不做表面文章。既要審時度勢，搶抓機遇干事業(yè)，又要多做打基礎(chǔ)、培養(yǎng)人，澤披后人的工作。

前瞻性就是對與領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的工作要超前考慮、提前完成，留有一定的提前量。這其中包括兩方面含義：一是領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要趕在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時間之前完成，以給領(lǐng)導(dǎo)一個緩沖的時間；二是領(lǐng)導(dǎo)尚未布置但根據(jù)自己判斷即將要開展的工作，要超前謀劃，想在領(lǐng)導(dǎo)前面，走在領(lǐng)導(dǎo)前面。

四、提高敏感性

秘書人員要學會聯(lián)想，見微知著。時刻保持政治敏感性，提升政治鑒別力，擁護企業(yè)出臺的大政方針、改革決策。既要正確、有效、適時地發(fā)揮好單位的官方喉舌作用和領(lǐng)導(dǎo)的延展手臂作用，又要發(fā)揮好辦公室對內(nèi)對外的最后一道“防火墻”作用。

文件的類型名稱、體式構(gòu)成以及用紙等和文件的管理、查閱、儲存等工作都有明確的規(guī)定，不可以隨意處理，規(guī)定統(tǒng)一處理這些文件，有助于保護文件的權(quán)威性，保障公文工作的科學化。機要秘書要具備強烈的事業(yè)心、嚴肅認真的工作態(tài)度和一絲不茍的工作作風。辦公室機要秘書工作涉及大量機密，每一份文件傳達到什么范圍，都有具體規(guī)定，決不能馬虎從事。特別是有些文件涉及企業(yè)情報，就更要有高度的責任心，養(yǎng)成保持沉默的習慣，不得出去亂傳亂說。

作為秘書人員，隨時隨地都要加強學習，學習馬列主義、毛澤東思想，學習黨的路線、方針、政策，學習時事，不斷提高自己的理論素養(yǎng)和政治水平。在平時的工作中做一個“有心之人”。重視收集和積累以往的、他人的先進經(jīng)驗和成功做法，并不斷進行分析研究，形成理性的、系統(tǒng)的經(jīng)驗總結(jié)，從中學習與借鑒。

（作者單位：撫順石化礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部）