做好基建工程檔案管理的研究與探討

湯嵐

摘 要：基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案是對基礎(chǔ)設(shè)施項目全過程的反思和再現(xiàn)，是提高工程質(zhì)量和效率的重要保障。因此，有效加強基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理是基礎(chǔ)設(shè)施項目的迫切要求，也是提高基礎(chǔ)設(shè)施項目質(zhì)量和效益的必由之路。本文在探討了基建工程檔案管理的重要性的基礎(chǔ)上，分析了檔案管理工程中主要存在的問題，并提出了基建工程檔案管理的改進措施，為檔案管理從業(yè)人員提供了參考。

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案；管理；

1 前言

基建工程的項目檔案是項目建設(shè)，施工和建設(shè)項目全過程中的重要組成部分。為了保存價值，必須執(zhí)行各種載體的文件資料，例如文本，圖畫，圖像和聲音圖像。包括項目前文件，測繪文件，設(shè)計文件，施工技術(shù)文件，監(jiān)理文件，設(shè)備文件，竣工驗收文件等，反映了建設(shè)項目管理的真實過程。一個合格的基建工程檔案管理工作人員，應(yīng)做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使基建工程檔案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，實現(xiàn)檔案為現(xiàn)實服務(wù)的根本目的。

2 基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案在基礎(chǔ)設(shè)施項目中的重要作用

工程科技檔案一般含有一系列固有的基本建設(shè)程序，即項目工程的立項項目工程的可行性研究對項目工程進行初步的設(shè)計設(shè)計項目工程的技術(shù)施工圖招投標項目工程的施工及管理對于竣工的項目工程進行驗收。工程科技檔案的重要作用可從以下兩個方面考慮：1能深刻揭示項目實施中各環(huán)節(jié)的實際情況；2它可以詳細反映項目建設(shè)的全過程。工程科技檔案的這些特點決定了基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)中檔案管理的特殊性。工程科技檔案的建立可以說是一項長期的基礎(chǔ)工作，因為它的原始資料是在每個項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的。

3 現(xiàn)階段基建項目檔案管理存在的問題分析

3.1 管理意識不強

總體而言，基建項目的周期較長，為期幾個月，六個月和多年。但是，對于基礎(chǔ)設(shè)施項目的管理，場地是臨時租賃，臨時租用人員，團隊是臨時團體，暫時設(shè)立機構(gòu)。因此，一些項目往往過分關(guān)注項目的建設(shè)，但對基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和整理存在不足的問題。片面的認為基礎(chǔ)設(shè)施管理是浪費時間和資源管理浪費。在工程建設(shè)中，只關(guān)注施工進度，不關(guān)注工程數(shù)據(jù)；基礎(chǔ)設(shè)施管理更混亂，管理人員部署不合理。因此，基礎(chǔ)設(shè)施建筑材料也被人們隨意使用；一些項目施工人員不重視基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和處理，并在用完時將其丟棄。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，檔案資料的同時收集和收集未能完成，導(dǎo)致檔案遺漏。

3.2 規(guī)章制度不健全

相關(guān)法規(guī)和規(guī)定不完善，不能采用標準管理方法和操作程序，基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的各個環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求。由于工程建設(shè)單位數(shù)量眾多，檔案工作標準不統(tǒng)一，檔案質(zhì)量不統(tǒng)一，格式和內(nèi)容不一樣，給檔案部門造成一定的負擔，均由于基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理程序不規(guī)范造成。

3.3 管理模式陳舊

基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案是建設(shè)項目全過程的真實寫照。如果建設(shè)單位數(shù)量眾多，文件的標準，格式和內(nèi)容不統(tǒng)一，質(zhì)量不統(tǒng)一；施工期長，檔案管理工作量大，檔案歸檔不及時，不規(guī)范，不完整；施工過程復(fù)雜專業(yè)，難以對數(shù)據(jù)進行分類歸檔。同時，由于基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理不夠重視，基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理知識缺乏，基礎(chǔ)設(shè)施檔案沒有系統(tǒng)化管理，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施項目非常容易出現(xiàn)文件建設(shè)不科學，卷宗文件混亂，文件丟失等問題，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

3.4 管理人員稀缺、專業(yè)素質(zhì)不高。

目前，基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理存在兩個主要現(xiàn)象：（1）參與單位沒有獨立的基礎(chǔ)設(shè)施管理部門。（2）檔案管理人員數(shù)量較少。結(jié)合基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的復(fù)雜性和專業(yè)性，不可能滿足日常檔案管理的基本要求。

3.5 檔案管理責任不明晰

由于沒有進行檔案管理區(qū)的責任劃分，導(dǎo)致所有人都對某檔案負責，而這從另一個角度來看是所有人都對某檔案不負責。當發(fā)生檔案丟失時，無法判斷其管理責任的歸屬。

4 如何做好基建工程的檔案管理

4.1 強化基建工程檔案管理意識

為提高基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案工作水平，提高基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案整理的效率，有必要加強對基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理的認識，提高檔案管理的重要性。充分認識健全檔案管理對基礎(chǔ)設(shè)施項目的重要作用。在基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理中，要樹立全局意識，各部門和單位要相互配合，增強責任感和使命感。提高工作積極性，從被動到積極，穩(wěn)步提高基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理水平。

4.2 建立檔案管理網(wǎng)格化與臺賬制度

建立檔案管理網(wǎng)格化制度，將檔案根據(jù)功能、時間等進行網(wǎng)格式劃分，并分別規(guī)定責任區(qū)，實現(xiàn)專人專管模式的檔案管理。通過加強對檔案網(wǎng)絡(luò)的檢查，建立了一種監(jiān)測和處置形式。建立臺賬制度，進行檔案歸檔、查閱、修改等工作時及時記錄。確保主要特殊檔案的安全性，真實性，可靠性，完整性和可用性充分發(fā)揮檔案管理的痕跡管理作用，同時為基礎(chǔ)版塊審計結(jié)算提供重要依據(jù)。完整的基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理規(guī)章制度是做好基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案工作的前提和基礎(chǔ)。

4.3 創(chuàng)新基建工程檔案管理模式

基建工程檔案管理的順利開展需要依托基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案健全的管理模式，嚴格遵循檔案管理規(guī)則，儲存和利用的工程程序和標準。首先，加強基建檔案的收集工作?；椖績?nèi)部緊密聯(lián)系，對檔案收集，統(tǒng)一標準和流程的制定以及確保檔案的歸檔和轉(zhuǎn)讓進行培訓(xùn)和指導(dǎo)。其次，提高立卷質(zhì)量。建設(shè)項目檔案建設(shè)周期長，過程復(fù)雜。因此應(yīng)該加強部門之間的溝通交流，建立統(tǒng)一的操作標準和備案標準，形成分類明確，結(jié)構(gòu)合理，內(nèi)容完整的文件系統(tǒng)。

4.4 提高基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理人員素質(zhì)

隨著社會的高速發(fā)展和經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會各界越來越重視提高建設(shè)項目的數(shù)量和質(zhì)量。因此，有必要提高基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理人員的專業(yè)知識和水平，掌握基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的基本工作流程和規(guī)范；強化檔案管理人員的責任心，在檔案歸檔時要認真負責，保證檔案的歸檔質(zhì)量。杜絕“檢查什么材料，才準備什么材料”的現(xiàn)象。在研究檔案管理的基本理論，知識和操作方法的同時，要與時俱進，充分利用網(wǎng)絡(luò)和計算機知識，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基礎(chǔ)檔案管理的效率。

5 結(jié)語

總之，在基建項目建設(shè)中，只有基建項目管理的規(guī)章制度得到嚴格執(zhí)行，管理規(guī)范化。通過工程技術(shù)人員的辛勤工作，確保基建項目檔案按時有序地組織存檔，才能體現(xiàn)檔案管理工作的整體管理水平和質(zhì)量。檔案管理工作者只有通過科學管理和基礎(chǔ)建設(shè)檔案工作，才能實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用。為基建建設(shè)管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準確的信息和最詳細的數(shù)據(jù)，才能更好地進行基本建設(shè)服務(wù)。檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。本文在探討了基建工程檔案管理的重要性的基礎(chǔ)上，分析了檔案管理工程中主要存在的問題，并提出了基建工程檔案管理的改進措施，為檔案管理從業(yè)人員提供了參考。

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