做好基建工程檔案管理的研究與探討

湯嵐

摘 要：基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案是對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目全過程的反思和再現(xiàn)，是提高工程質(zhì)量和效率的重要保障。因此，有效加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理是基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的迫切要求，也是提高基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目質(zhì)量和效益的必由之路。本文在探討了基建工程檔案管理的重要性的基礎(chǔ)上，分析了檔案管理工程中主要存在的問題，并提出了基建工程檔案管理的改進(jìn)措施，為檔案管理從業(yè)人員提供了參考。

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案；管理；

1 前言

基建工程的項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)，施工和建設(shè)項(xiàng)目全過程中的重要組成部分。為了保存價(jià)值，必須執(zhí)行各種載體的文件資料，例如文本，圖畫，圖像和聲音圖像。包括項(xiàng)目前文件，測(cè)繪文件，設(shè)計(jì)文件，施工技術(shù)文件，監(jiān)理文件，設(shè)備文件，竣工驗(yàn)收文件等，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理的真實(shí)過程。一個(gè)合格的基建工程檔案管理工作人員，應(yīng)做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使基建工程檔案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。

2 基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案在基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目中的重要作用

工程科技檔案一般含有一系列固有的基本建設(shè)程序，即項(xiàng)目工程的立項(xiàng)項(xiàng)目工程的可行性研究對(duì)項(xiàng)目工程進(jìn)行初步的設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)項(xiàng)目工程的技術(shù)施工圖招投標(biāo)項(xiàng)目工程的施工及管理對(duì)于竣工的項(xiàng)目工程進(jìn)行驗(yàn)收。工程科技檔案的重要作用可從以下兩個(gè)方面考慮：1能深刻揭示項(xiàng)目實(shí)施中各環(huán)節(jié)的實(shí)際情況；2它可以詳細(xì)反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程。工程科技檔案的這些特點(diǎn)決定了基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理的特殊性。工程科技檔案的建立可以說是一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)工作，因?yàn)樗脑假Y料是在每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的。

3 現(xiàn)階段基建項(xiàng)目檔案管理存在的問題分析

3.1 管理意識(shí)不強(qiáng)

總體而言，基建項(xiàng)目的周期較長(zhǎng)，為期幾個(gè)月，六個(gè)月和多年。但是，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的管理，場(chǎng)地是臨時(shí)租賃，臨時(shí)租用人員，團(tuán)隊(duì)是臨時(shí)團(tuán)體，暫時(shí)設(shè)立機(jī)構(gòu)。因此，一些項(xiàng)目往往過分關(guān)注項(xiàng)目的建設(shè)，但對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和整理存在不足的問題。片面的認(rèn)為基礎(chǔ)設(shè)施管理是浪費(fèi)時(shí)間和資源管理浪費(fèi)。在工程建設(shè)中，只關(guān)注施工進(jìn)度，不關(guān)注工程數(shù)據(jù)；基礎(chǔ)設(shè)施管理更混亂，管理人員部署不合理。因此，基礎(chǔ)設(shè)施建筑材料也被人們隨意使用；一些項(xiàng)目施工人員不重視基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和處理，并在用完時(shí)將其丟棄。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，檔案資料的同時(shí)收集和收集未能完成，導(dǎo)致檔案遺漏。

3.2 規(guī)章制度不健全

相關(guān)法規(guī)和規(guī)定不完善，不能采用標(biāo)準(zhǔn)管理方法和操作程序，基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求。由于工程建設(shè)單位數(shù)量眾多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案質(zhì)量不統(tǒng)一，格式和內(nèi)容不一樣，給檔案部門造成一定的負(fù)擔(dān)，均由于基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理程序不規(guī)范造成。

3.3 管理模式陳舊

基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目全過程的真實(shí)寫照。如果建設(shè)單位數(shù)量眾多，文件的標(biāo)準(zhǔn)，格式和內(nèi)容不統(tǒng)一，質(zhì)量不統(tǒng)一；施工期長(zhǎng)，檔案管理工作量大，檔案歸檔不及時(shí)，不規(guī)范，不完整；施工過程復(fù)雜專業(yè)，難以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類歸檔。同時(shí)，由于基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理不夠重視，基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理知識(shí)缺乏，基礎(chǔ)設(shè)施檔案沒有系統(tǒng)化管理，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目非常容易出現(xiàn)文件建設(shè)不科學(xué)，卷宗文件混亂，文件丟失等問題，阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.4 管理人員稀缺、專業(yè)素質(zhì)不高。

目前，基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理存在兩個(gè)主要現(xiàn)象：（1）參與單位沒有獨(dú)立的基礎(chǔ)設(shè)施管理部門。（2）檔案管理人員數(shù)量較少。結(jié)合基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的復(fù)雜性和專業(yè)性，不可能滿足日常檔案管理的基本要求。

3.5 檔案管理責(zé)任不明晰

由于沒有進(jìn)行檔案管理區(qū)的責(zé)任劃分，導(dǎo)致所有人都對(duì)某檔案負(fù)責(zé)，而這從另一個(gè)角度來看是所有人都對(duì)某檔案不負(fù)責(zé)。當(dāng)發(fā)生檔案丟失時(shí)，無法判斷其管理責(zé)任的歸屬。

4 如何做好基建工程的檔案管理

4.1 強(qiáng)化基建工程檔案管理意識(shí)

為提高基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案工作水平，提高基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案整理的效率，有必要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的重要性。充分認(rèn)識(shí)健全檔案管理對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的重要作用。在基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理中，要樹立全局意識(shí)，各部門和單位要相互配合，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感。提高工作積極性，從被動(dòng)到積極，穩(wěn)步提高基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理水平。

4.2 建立檔案管理網(wǎng)格化與臺(tái)賬制度

建立檔案管理網(wǎng)格化制度，將檔案根據(jù)功能、時(shí)間等進(jìn)行網(wǎng)格式劃分，并分別規(guī)定責(zé)任區(qū)，實(shí)現(xiàn)專人專管模式的檔案管理。通過加強(qiáng)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)的檢查，建立了一種監(jiān)測(cè)和處置形式。建立臺(tái)賬制度，進(jìn)行檔案歸檔、查閱、修改等工作時(shí)及時(shí)記錄。確保主要特殊檔案的安全性，真實(shí)性，可靠性，完整性和可用性充分發(fā)揮檔案管理的痕跡管理作用，同時(shí)為基礎(chǔ)版塊審計(jì)結(jié)算提供重要依據(jù)。完整的基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度是做好基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案工作的前提和基礎(chǔ)。

4.3 創(chuàng)新基建工程檔案管理模式

基建工程檔案管理的順利開展需要依托基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案健全的管理模式，嚴(yán)格遵循檔案管理規(guī)則，儲(chǔ)存和利用的工程程序和標(biāo)準(zhǔn)。首先，加強(qiáng)基建檔案的收集工作?；?xiàng)目?jī)?nèi)部緊密聯(lián)系，對(duì)檔案收集，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和流程的制定以及確保檔案的歸檔和轉(zhuǎn)讓進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。其次，提高立卷質(zhì)量。建設(shè)項(xiàng)目檔案建設(shè)周期長(zhǎng)，過程復(fù)雜。因此應(yīng)該加強(qiáng)部門之間的溝通交流，建立統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)和備案標(biāo)準(zhǔn)，形成分類明確，結(jié)構(gòu)合理，內(nèi)容完整的文件系統(tǒng)。

4.4 提高基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)

隨著社會(huì)的高速發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)各界越來越重視提高建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量和質(zhì)量。因此，有必要提高基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和水平，掌握基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的基本工作流程和規(guī)范；強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任心，在檔案歸檔時(shí)要認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證檔案的歸檔質(zhì)量。杜絕“檢查什么材料，才準(zhǔn)備什么材料”的現(xiàn)象。在研究檔案管理的基本理論，知識(shí)和操作方法的同時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)，充分利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高基礎(chǔ)檔案管理的效率。

5 結(jié)語

總之，在基建項(xiàng)目建設(shè)中，只有基建項(xiàng)目管理的規(guī)章制度得到嚴(yán)格執(zhí)行，管理規(guī)范化。通過工程技術(shù)人員的辛勤工作，確?；?xiàng)目檔案按時(shí)有序地組織存檔，才能體現(xiàn)檔案管理工作的整體管理水平和質(zhì)量。檔案管理工作者只有通過科學(xué)管理和基礎(chǔ)建設(shè)檔案工作，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用。為基建建設(shè)管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確的信息和最詳細(xì)的數(shù)據(jù)，才能更好地進(jìn)行基本建設(shè)服務(wù)。檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為發(fā)展和諧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。本文在探討了基建工程檔案管理的重要性的基礎(chǔ)上，分析了檔案管理工程中主要存在的問題，并提出了基建工程檔案管理的改進(jìn)措施，為檔案管理從業(yè)人員提供了參考。

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