做好基建工程檔案管理的研究與探討

湯嵐

摘 要：基礎設施項目檔案是對基礎設施項目全過程的反思和再現(xiàn)，是提高工程質(zhì)量和效率的重要保障。因此，有效加強基礎設施項目檔案管理是基礎設施項目的迫切要求，也是提高基礎設施項目質(zhì)量和效益的必由之路。本文在探討了基建工程檔案管理的重要性的基礎上，分析了檔案管理工程中主要存在的問題，并提出了基建工程檔案管理的改進措施，為檔案管理從業(yè)人員提供了參考。

關鍵詞：基建工程；檔案；管理；

1 前言

基建工程的項目檔案是項目建設，施工和建設項目全過程中的重要組成部分。為了保存價值，必須執(zhí)行各種載體的文件資料，例如文本，圖畫，圖像和聲音圖像。包括項目前文件，測繪文件，設計文件，施工技術(shù)文件，監(jiān)理文件，設備文件，竣工驗收文件等，反映了建設項目管理的真實過程。一個合格的基建工程檔案管理工作人員，應做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務利用人性化。只有這樣才能使基建工程檔案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，實現(xiàn)檔案為現(xiàn)實服務的根本目的。

2 基礎設施項目檔案在基礎設施項目中的重要作用

工程科技檔案一般含有一系列固有的基本建設程序，即項目工程的立項項目工程的可行性研究對項目工程進行初步的設計設計項目工程的技術(shù)施工圖招投標項目工程的施工及管理對于竣工的項目工程進行驗收。工程科技檔案的重要作用可從以下兩個方面考慮：1能深刻揭示項目實施中各環(huán)節(jié)的實際情況；2它可以詳細反映項目建設的全過程。工程科技檔案的這些特點決定了基礎設施項目建設中檔案管理的特殊性。工程科技檔案的建立可以說是一項長期的基礎工作，因為它的原始資料是在每個項目建設過程中產(chǎn)生的。

3 現(xiàn)階段基建項目檔案管理存在的問題分析

3.1 管理意識不強

總體而言，基建項目的周期較長，為期幾個月，六個月和多年。但是，對于基礎設施項目的管理，場地是臨時租賃，臨時租用人員，團隊是臨時團體，暫時設立機構(gòu)。因此，一些項目往往過分關注項目的建設，但對基礎設施檔案的收集和整理存在不足的問題。片面的認為基礎設施管理是浪費時間和資源管理浪費。在工程建設中，只關注施工進度，不關注工程數(shù)據(jù)；基礎設施管理更混亂，管理人員部署不合理。因此，基礎設施建筑材料也被人們隨意使用；一些項目施工人員不重視基礎設施檔案的收集和處理，并在用完時將其丟棄。在基礎設施建設過程中，檔案資料的同時收集和收集未能完成，導致檔案遺漏。

3.2 規(guī)章制度不健全

相關法規(guī)和規(guī)定不完善，不能采用標準管理方法和操作程序，基礎設施檔案管理的各個環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求。由于工程建設單位數(shù)量眾多，檔案工作標準不統(tǒng)一，檔案質(zhì)量不統(tǒng)一，格式和內(nèi)容不一樣，給檔案部門造成一定的負擔，均由于基礎設施檔案管理程序不規(guī)范造成。

3.3 管理模式陳舊

基礎設施項目檔案是建設項目全過程的真實寫照。如果建設單位數(shù)量眾多，文件的標準，格式和內(nèi)容不統(tǒng)一，質(zhì)量不統(tǒng)一；施工期長，檔案管理工作量大，檔案歸檔不及時，不規(guī)范，不完整；施工過程復雜專業(yè)，難以對數(shù)據(jù)進行分類歸檔。同時，由于基礎設施檔案管理不夠重視，基礎設施項目檔案管理知識缺乏，基礎設施檔案沒有系統(tǒng)化管理，導致基礎設施項目非常容易出現(xiàn)文件建設不科學，卷宗文件混亂，文件丟失等問題，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

3.4 管理人員稀缺、專業(yè)素質(zhì)不高。

目前，基礎設施項目檔案管理存在兩個主要現(xiàn)象：（1）參與單位沒有獨立的基礎設施管理部門。（2）檔案管理人員數(shù)量較少。結(jié)合基礎設施建設檔案的復雜性和專業(yè)性，不可能滿足日常檔案管理的基本要求。

3.5 檔案管理責任不明晰

由于沒有進行檔案管理區(qū)的責任劃分，導致所有人都對某檔案負責，而這從另一個角度來看是所有人都對某檔案不負責。當發(fā)生檔案丟失時，無法判斷其管理責任的歸屬。

4 如何做好基建工程的檔案管理

4.1 強化基建工程檔案管理意識

為提高基礎設施項目檔案工作水平，提高基礎設施項目檔案整理的效率，有必要加強對基礎設施項目檔案管理的認識，提高檔案管理的重要性。充分認識健全檔案管理對基礎設施項目的重要作用。在基礎設施項目檔案管理中，要樹立全局意識，各部門和單位要相互配合，增強責任感和使命感。提高工作積極性，從被動到積極，穩(wěn)步提高基礎設施項目檔案管理水平。

4.2 建立檔案管理網(wǎng)格化與臺賬制度

建立檔案管理網(wǎng)格化制度，將檔案根據(jù)功能、時間等進行網(wǎng)格式劃分，并分別規(guī)定責任區(qū)，實現(xiàn)專人專管模式的檔案管理。通過加強對檔案網(wǎng)絡的檢查，建立了一種監(jiān)測和處置形式。建立臺賬制度，進行檔案歸檔、查閱、修改等工作時及時記錄。確保主要特殊檔案的安全性，真實性，可靠性，完整性和可用性充分發(fā)揮檔案管理的痕跡管理作用，同時為基礎版塊審計結(jié)算提供重要依據(jù)。完整的基礎設施項目檔案管理規(guī)章制度是做好基礎設施項目檔案工作的前提和基礎。

4.3 創(chuàng)新基建工程檔案管理模式

基建工程檔案管理的順利開展需要依托基礎設施項目檔案健全的管理模式，嚴格遵循檔案管理規(guī)則，儲存和利用的工程程序和標準。首先，加強基建檔案的收集工作。基建項目內(nèi)部緊密聯(lián)系，對檔案收集，統(tǒng)一標準和流程的制定以及確保檔案的歸檔和轉(zhuǎn)讓進行培訓和指導。其次，提高立卷質(zhì)量。建設項目檔案建設周期長，過程復雜。因此應該加強部門之間的溝通交流，建立統(tǒng)一的操作標準和備案標準，形成分類明確，結(jié)構(gòu)合理，內(nèi)容完整的文件系統(tǒng)。

4.4 提高基礎設施項目檔案管理人員素質(zhì)

隨著社會的高速發(fā)展和經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會各界越來越重視提高建設項目的數(shù)量和質(zhì)量。因此，有必要提高基礎設施項目檔案管理人員的專業(yè)知識和水平，掌握基礎設施檔案管理的基本工作流程和規(guī)范；強化檔案管理人員的責任心，在檔案歸檔時要認真負責，保證檔案的歸檔質(zhì)量。杜絕“檢查什么材料，才準備什么材料”的現(xiàn)象。在研究檔案管理的基本理論，知識和操作方法的同時，要與時俱進，充分利用網(wǎng)絡和計算機知識，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基礎檔案管理的效率。

5 結(jié)語

總之，在基建項目建設中，只有基建項目管理的規(guī)章制度得到嚴格執(zhí)行，管理規(guī)范化。通過工程技術(shù)人員的辛勤工作，確保基建項目檔案按時有序地組織存檔，才能體現(xiàn)檔案管理工作的整體管理水平和質(zhì)量。檔案管理工作者只有通過科學管理和基礎建設檔案工作，才能實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用。為基建建設管理和領導決策提供最準確的信息和最詳細的數(shù)據(jù)，才能更好地進行基本建設服務。檔案人員應具有愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟建設提供檔案服務，提升單位管理水平和基建工程建設水平。本文在探討了基建工程檔案管理的重要性的基礎上，分析了檔案管理工程中主要存在的問題，并提出了基建工程檔案管理的改進措施，為檔案管理從業(yè)人員提供了參考。

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