國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

周琳琳

摘 要：國有企業(yè)在我國經(jīng)濟發(fā)展中起著主導(dǎo)作用，當(dāng)下我國經(jīng)濟發(fā)展面臨新的形勢，為增強國有企業(yè)的活力、控制力和影響力，必然要對國有企業(yè)進行改革。在國有企業(yè)改革與發(fā)展過程中，要做好檔案管理管理工作。檔案管理工作不僅涉及到人事調(diào)動，還記錄著國有企業(yè)日常工作和生產(chǎn)活動的相關(guān)數(shù)據(jù)，對推動國有企業(yè)的改革與發(fā)展起著重要的作用。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案管理；存在問題；退出企業(yè)；

進入新時期以來，黨和政府高度重視國有企業(yè)檔案管理工作，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，要求國有企業(yè)檔案工作要遵守《檔案法》的規(guī)定，認真落實《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的要求，逐漸實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、法治化，提高國有企業(yè)檔案管理工作水平，將國有企業(yè)檔案管理工作對國有企業(yè)發(fā)展的推動作用發(fā)揮出來。檔案管理工作貫穿于國有企業(yè)各項工作之中，涉及到國有企業(yè)的每一名員工，影響著國有企業(yè)的改革與發(fā)展。但長期以來國有企業(yè)的檔案管理工作，因受各種不利因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作水平不高，效率較低，影響著檔案管理工作作用的發(fā)揮。

1 檔案管理工作存在的主要問題

1.1 重視程度不夠

黨的十九大以來，黨和政府對國有企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，要求推動國有企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化和現(xiàn)代化建設(shè)。但是從國有企業(yè)的實際情況來看，國有企業(yè)檔案管理工作處于一個不受重視的地位，國有企業(yè)管理者未從思想上認識到檔案管理工作的巨大作用，在檔案管理工作上資金投入不足，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理工作設(shè)施缺乏，信息化設(shè)備較少，檔案管理工作難以實現(xiàn)數(shù)字化。其次對檔案管理工作的重視程度不夠，致使國有企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)作用難以發(fā)揮，不能夠在國有企業(yè)的改革過程中，跟上國有企業(yè)改革的步伐，成為國有企業(yè)改革中“拖后腿”的存在，影響著國有企業(yè)改革的速度。此外因得不到管理層的重視，國有企業(yè)檔案管理工作較為隨意，工作效率較低，對國有企業(yè)的人事資料、生產(chǎn)資料的收集、整理、分類等工作自然也無法做到位，且在內(nèi)容格式上存在較多錯誤，沒有落實國家檔案局所規(guī)定的標準，使國有企業(yè)的檔案管理工作較為混亂，調(diào)用和保管檔案工作存在著較多的漏洞。

1.2 現(xiàn)代化水平較低

科學(xué)技術(shù)的進步極大的改變了檔案管理工作的現(xiàn)狀，數(shù)字化、現(xiàn)代化成為檔案管理工作的發(fā)展方向，我國檔案管理部門也極力提倡和推動國有企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，但是因各國有企業(yè)的管理情況不同，對待檔案管理工作的重視程度不同，導(dǎo)致國有企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)代化水平較低。國有企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化水平較低主要體現(xiàn)在管理現(xiàn)代化和信息化兩個方面。從信息化水平來看，在部分國有企業(yè)中，檔案管理工作仍然以人工為主，信息化設(shè)備較少，個別的甚至沒有信息化設(shè)備，檔案的整理和分類完全依賴于人工。雖然部分國有企業(yè)在檔案管理工作上引入了信息化設(shè)備，配置了局域網(wǎng)平臺。但是因缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，導(dǎo)致信息化設(shè)備處于擺設(shè)狀態(tài)，沒能發(fā)揮出信息化設(shè)備的工作能力。從現(xiàn)代化管理工作來看，國有企業(yè)的檔案管理工作仍是傳統(tǒng)的管理模式，沒有或較少應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，管理人員的工作積極性較低，檔案管理工作效果較差，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案的收集、整理、分類、查閱、調(diào)用等工作手續(xù)繁多且麻煩，不利于現(xiàn)代化國有企業(yè)的發(fā)展。

1.3 檔案的開發(fā)利用程度較低

因國有企業(yè)檔案資金投入不足，檔案管理人員較少，導(dǎo)致國有企業(yè)的檔案管理工作職能將工作重心放到檔案的收集、整理、保管等工作上，對檔案的開發(fā)和利用較少。國有企業(yè)的檔案管理工作不僅僅是收集和整理檔案，而是應(yīng)整合檔案資源，讓檔案管理工作服務(wù)于國有企業(yè)的發(fā)展。如可對國有企業(yè)中關(guān)于生產(chǎn)情況的檔案記錄進行整理，尋找出國有企業(yè)在生產(chǎn)方面的問題，從而為國有企業(yè)的管理層提供科學(xué)的依據(jù)。但是因檔案的查閱、整理是個費時費力的工作，加上不受管理層的重視，導(dǎo)致國有企業(yè)的檔案管理存在著開發(fā)利用程度較低的問題。

1.4 退出企業(yè)檔案管理的問題

近年來隨著國有企業(yè)改革的深入，部分國有企業(yè)關(guān)閉下屬破產(chǎn)、經(jīng)濟效益較差的國有企業(yè)，整合國有企業(yè)的資源，以推動國有企業(yè)更好的發(fā)展。隨著退出企業(yè)的增多，涉及到退出企業(yè)職工的檔案轉(zhuǎn)移問題逐漸增多，但是因國有企業(yè)檔案的歸檔、保管工作不力，導(dǎo)致退出企業(yè)的檔案管理存在著以下問題：1.檔案材料過于分散。因在檔案的日常管理、保管、歸檔方面的不足，國有企業(yè)的檔案收集到的資料過于分散，且因后期沒有很好的整理所收集的資料，導(dǎo)致國有企業(yè)的檔案部分在員工手中，部分在檔案室，沒有形成詳細完備的檔案資料。以致于在退出企業(yè)的檔案移交工作上無法有效的進行，所移交的資料也是不完整的，給轉(zhuǎn)入檔案的單位帶來了極大的麻煩。2.檔案移交手續(xù)不規(guī)范。退出企業(yè)的檔案管理人員在調(diào)動工作或離職前，常常未能按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)?；蛘咴谝平贿^程中，移交手續(xù)不規(guī)范，監(jiān)管制度執(zhí)行不嚴，人為造成了檔案的不齊全、不完整，導(dǎo)致無法真實全面地反映立檔單位的歷史全貌。補辦檔案現(xiàn)象嚴重。因檔案管理工作保管不力，或在員工個人手中的檔案，存在著信息不全、格式錯誤、內(nèi)容錯誤等問題，導(dǎo)致退出企業(yè)在移交檔案時，需要補辦檔案，才能夠順利的完成移交工作。4.影響職工權(quán)益和個人利益。近年來，隨著國有企業(yè)關(guān)停并轉(zhuǎn)的不斷增多，大量的下崗職工與原企業(yè)解除了勞動關(guān)系。雖然，有部分下崗職工會選擇在職介中心辦理檔案托管，但仍有大部分下崗或協(xié)保人員的檔案仍然會放在原企業(yè)保管，退出企業(yè)對這部分職工檔案的管理不規(guī)范、責(zé)任不明確問題凸顯。再加大多數(shù)職工對自己的檔案不知情，不重視，不能及時發(fā)現(xiàn)問題，到需要查找或辦理退休時已時過境遷，責(zé)任往往無處追討，由此給職工權(quán)益和個人利益造成了直接的損害。

1.5 檔案管理人員問題

國有企業(yè)檔案管理人員存在的問題主要是缺乏專業(yè)的檔案管理人才、檔案管理人員流動性較大、管理人員素質(zhì)較低。出現(xiàn)缺乏專業(yè)檔案管理人才的主要原因是國有企業(yè)很少招募檔案管理人員，通常由辦公室人員兼任或轉(zhuǎn)任，因檔案管理工作并非本職工作，部分兼任人員并未將主要精力投入到檔案管理工作上，導(dǎo)致檔案管理工作水平較低。其次檔案管理人員流動性較大，一是兼任人員被調(diào)職，二是檔案管理工作待遇較低，管理人員主動申請調(diào)職或輪值。最后管理人員素質(zhì)較低是因為對檔案管理工作不重視引起的，因缺少專業(yè)人員，且后期的培訓(xùn)工作較少，導(dǎo)致檔案管理工作人員的整體素質(zhì)較低，影響著國有企業(yè)檔案管理工作效果的提升。

2 提升國有企業(yè)檔案管理工作水平的措施

當(dāng)下國有企業(yè)的檔案管理環(huán)境發(fā)生了變化，為適應(yīng)國有企業(yè)的改革和發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理者要認識到檔案管理工作日趨復(fù)雜化的現(xiàn)狀，提升檔案管理工作的信息化水平，采取現(xiàn)代化的管理手段，促進國有企業(yè)檔案管理工作邁入高效化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的階段。

2.1 提升檔案管理現(xiàn)代化水平

提升國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平，主要是在檔案管理中引入現(xiàn)代化管理方式，推動國有企業(yè)檔案管理的信息化工作。1）首先在引入現(xiàn)代化管理方式上，要改變國有企業(yè)檔案管理依賴人工管理的方式，要利用檔案管理的信息化設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的智能化。國有企業(yè)要調(diào)整檔案管理工作模式，在檔案管理工作中落實責(zé)任管理、質(zhì)量管理、計劃管理、系統(tǒng)管理等現(xiàn)代化管理方法，完善檔案管理工作制度，推行責(zé)任工作制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和工作內(nèi)容。對管理人員的工作進行質(zhì)量管理，嚴把質(zhì)量關(guān)，要求檔案管理人員必須按照國務(wù)院和國家檔案局的相關(guān)規(guī)定進行，嚴格落實檔案制定標準，設(shè)立績效管理制度，對質(zhì)量合格的員工進行獎勵，以獎勵促進管理質(zhì)量的提升。要根據(jù)國有企業(yè)的改革和發(fā)展需要，有計劃的開展檔案整理工作，充分利用檔案，為國有企業(yè)的改革和發(fā)展提供信息支持。2）在國有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)上，首先要加大投入，購買檔案管理信息化建設(shè)所需要的計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、輸入設(shè)備等硬件設(shè)施，還要購買相應(yīng)的管理軟件，構(gòu)建檔案管理局域網(wǎng)，可接入國家檔案局網(wǎng)絡(luò)，進一步提升檔案管理工作的信息化程度。其次對檔案室內(nèi)的檔案進行數(shù)字化處理，錄入到數(shù)據(jù)庫中，并采取加密處理措施，防止檔案信息的泄露。最后利用檔案管理軟件，實現(xiàn)信息化的管理工作方式，主要在檔案的收集、整理、分類、歸檔、查閱、移交、保管等方面實現(xiàn)信息化，從而為檔案智能化管理奠定基礎(chǔ)。

2.2 加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

針對當(dāng)下國有企業(yè)檔案管理人員調(diào)換頻繁的問題，國有企業(yè)的管理者要重視檔案管理工作，注重引入高素質(zhì)的檔案管理人員。首先改變檔案管理工作由其他辦公室人員兼任的現(xiàn)狀，要專人專崗，由專業(yè)的檔案管理人才負責(zé)。其次要改變檔案管理工作人員流動性較大的問題，提高檔案管理人員的待遇，提升檔案管理人員的服務(wù)意識，讓檔案管理人員熱愛本職工作。最后要加強檔案管理人才的引入工作，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其理論知識和業(yè)務(wù)能力。

2.3 針對退出企業(yè)的措施

退出企業(yè)的檔案管理工作較為繁瑣，提高退出企業(yè)檔案管理工作，要依托上級單位的支持，由上級單位派來專業(yè)的檔案管理人員幫助破產(chǎn)企業(yè)進行檔案移交工作。首先要做好檔案的整理工作，對退出企業(yè)的檔案進行整理，檢查歸檔記錄，確保所有的檔案都在檔案室內(nèi)。在整理時要分門別類，重點做好人事檔案的整理工作，為后期的人員檔案移交工作奠定基礎(chǔ)。其次認真審查檔案信息的準確性，查看檔案中所記錄信息是否真實，檔案是否有缺頁漏頁現(xiàn)象，若有則要聯(lián)系相關(guān)人員，調(diào)閱歸檔、查閱記錄，及時的確定責(zé)任主體。對于退出企業(yè)中的人事檔案，若無移交單位，則移交至上級單位黨辦或人力資源部門，不可交給個人保管，防止檔案信息的泄露。

2.4 提高檔案的有效利用

提高檔案的有效利用，就是在國有企業(yè)的檔案管理工作上，對國有企業(yè)一些不需要保密的檔案，進行整理與分類，對其中的信息進行篩選，將其中有利于國有企業(yè)改革與發(fā)展的部分整理出來，放置到國有企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)上，實現(xiàn)內(nèi)部共享。為保證檔案信息的安全，一是要建立安全技術(shù)防范的局域網(wǎng)絡(luò)，對檔案信息進行加密；二是要實行賬戶驗證系統(tǒng)，只允許持有國有企業(yè)賬號的員工，在國有企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中登錄和查閱檔案資料。

3 結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)的檔案管理工作存在著一些問題，影響和制約著國有企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。通過對國有企業(yè)檔案管理工作問題的分析和研究，加強國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平，提高人員素質(zhì)是有效的解決途徑。

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