基層檔案館信息化建設(shè)存在的問題及解決措施

婁亞平

摘 要：信息化時代的到來，檔案的生成方式、管理技術(shù)和開發(fā)利用等諸多方面都發(fā)主了重大變化，檔案的數(shù)量急劇增加，不同形武的檔案不斷出現(xiàn)，然而，基層檔案館的條件比較落后，檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。文章針對信息化建設(shè)的問題，提出了一系列的解決方式。

關(guān)鍵詞：基層檔案館：信息化；存在問題；解決措施

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息的管理技術(shù)和信息的開放利用已經(jīng)成為衡量社會發(fā)達(dá)程度和科學(xué)技術(shù)水平的標(biāo)志。檔案作為一種信息源，最大限度地發(fā)揮其效能，是檔案事業(yè)迎接信息時代挑戰(zhàn)的重大戰(zhàn)略問題。

1 檔案實現(xiàn)信息化是社會科學(xué)發(fā)展的必然結(jié)果

“提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機(jī)系統(tǒng)管理”已成為一種必然趨勢。

1.1 檔案信息化是檔案生成形式轉(zhuǎn)變的客觀要求

當(dāng)前，人們不再以單一的文字形式而是以文字、聲音、視像等多種形式來記錄人類活動的情況、傳遞信息，許多工作的開展也不再受時間、地點的限制，檔案生成的主客觀條件己發(fā)生很大變化，而且計算機(jī)和高速信息網(wǎng)的組合使檔案的生成方式也發(fā)生了很大的變化。這就要求檔案工作也要采用現(xiàn)代信息技術(shù)來代替某些傳統(tǒng)的管理手段和方法，實現(xiàn)信息化管理。

1.2 檔案信息化是檔案保管方法改變的客觀要求

不同的檔案需采取不同的保管方法，傳統(tǒng)的檔案大部分是紙質(zhì)的，我們已經(jīng)掌握了比較科學(xué)的保管方法，然而現(xiàn)今出現(xiàn)了很多非紙質(zhì)的檔案，它們的保管就需要特定的科學(xué)方法。由于檔案數(shù)量龐人，種類繁多，所以，即使足紙質(zhì)檔案也耍進(jìn)行微機(jī)管理。

1.3 檔案信息化是檔案利用方式變化的客觀要求

社會信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)、生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性。，希望更方便、更及時、更準(zhǔn)確地獲得更多的信息。傳統(tǒng)的檔案利用方式，已不能滿足人們的需求，在信息化時代必然要發(fā)生根本性變化。

2 檔案信息化亟待解決的問題

檔案信息化建設(shè)面臨著許多亟待解決的問題。

2.1 檔案信息化建設(shè)觀念相對落后

雖然檔案的重要性逐漸被人們認(rèn)可，但是我國仍有相當(dāng)一部分人檔案意識淡薄，觀念陳舊，認(rèn)為檔案無足輕重，沒有多大用途，這就造成了在檔案信息化建設(shè)過程中的非積極投入及非規(guī)范行為，這與檔案工作須加大投入，規(guī)范管理格格不入，從而導(dǎo)致檔案信息交流、傳遞受阻，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程延緩，最終影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.2 檔案管理體制存在的弊端

就目前的檔案管理體制而言，各個基層檔案館收藏檔案的范圍、內(nèi)容等相對集中，它所提供的也只能是比較單一的、專門的檔案服務(wù)。同時，各個檔案部門之間基本上都是各自為政，沒有進(jìn)行互相溝通和信息的綜合利用。如果人們需要較多的檔案信息時，就要去多個檔案部門查找，很繁瑣，這與講求效率的信息時代越來越不適應(yīng)。

2.3 檔案管理手段不先進(jìn)

傳統(tǒng)的檔案管理手段，應(yīng)付日常的查檔、歸檔、裝訂整理工作比較多，使檔案人員忙碌于大量的繁瑣的手工操作工作環(huán)節(jié)。新科技的大量出現(xiàn)，檔案新型載體的不斷應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理手段顯然已經(jīng)不能滿足檔案處理需要。檔案整理、歸檔、保管、查閱等方面都必須改進(jìn)，對不同類別的檔案，應(yīng)采取不同的管理手段。

2.4 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在滯后

檔案信息化建設(shè)的前提是檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，即用共同的信息技術(shù)和信息語言組織檔案信息。自1979年以來，我國已頒布了不少檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，但其中絕大多數(shù)是針對紙質(zhì)、音像等檔案，針對數(shù)字化檔案、電子文檔和影視材料的寥寥無幾，而檔案信息化建設(shè)主要面對的是數(shù)字化的檔案信息、電子文檔和影視材料，這就需要從數(shù)字檔案信啟、的著錄、保護(hù)；電子文檔的制作、存貯、應(yīng)用；影視材科錄制、復(fù)制、傳輸?shù)确矫嬷?，制定新的?biāo)準(zhǔn)來規(guī)范工作實踐。

2.5 檔案提供利用方式的局限性

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)一般必須在檔案人員的許可或幫助下進(jìn)行，檔案利用者無法.隨時獲得自己所需要的檔案信息。在社會信息化程度和人們生活節(jié)奏日漸加快的現(xiàn)代，傳統(tǒng)的檔案利用方式的局限性越來越明顯，已無法完全滿足人們方便、及時、準(zhǔn)確獲得檔案信息的需要。

2.6 檔案人員素質(zhì)還不能完全適應(yīng)檔案信息化管理的要求

隨著計算機(jī)技術(shù)的成熟和普及、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動化設(shè)備的廣泛運用，新載體形態(tài)方式的公文將大幅度增加，機(jī)讀型、縮微型、視聽型檔案將人量涌現(xiàn)。這些變化深刻地影響著檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)及檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變化，對檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求。而當(dāng)前檔案工作者的年齡偏大，計算機(jī)應(yīng)用能力不強，具備計算機(jī)和檔案管理專業(yè)知識的復(fù)合型人才短缺。

3 基層檔案館檔案信息化建設(shè)與對策

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立現(xiàn)代檔案意識各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識信息化的重要性，認(rèn)識檔案資源信息化對檔案習(xí)千業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來思考，這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問題，也是創(chuàng)新與改革的方向。同時，檔案工作者應(yīng)認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，加強工作責(zé)任感，樹立現(xiàn)代管理理念，努力用現(xiàn)代化管理于段去管理檔案，適應(yīng)時代發(fā)肥的要求。

2）檔案包應(yīng)依法制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。結(jié)合實際情況，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立和完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。（1）電子檔案的鑒定和原始屬性的確認(rèn)及電子文件的形成、保管、利用都應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和辦法。（2）修訂檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)、格式，以健全檔案信息管理體制。（3）必須采用成熟、通用的技術(shù)及產(chǎn)品，以保證信息資源建設(shè)和利用的可靠性。（4）強化檔案管理科學(xué)化的激勵約束機(jī)制，保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。

3）創(chuàng)新檔案管理的模式創(chuàng)新利用新技術(shù)和新手段管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，檔案部門要堅持檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，立足當(dāng)前，著眼未來，增加人、財、物的投入，積極創(chuàng)造條件，極大限度地采用計算機(jī)、縮微、光盤等先進(jìn)技術(shù)與手段，積極探索信息時代檔案管理的新途徑和新方法，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

4）建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)。實現(xiàn)信息資源必須打破檔案部門各自為政的局面，建立一個統(tǒng)一著錄格式、統(tǒng)一編排的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。同時.需要政府宏觀控制，大力加強橫向聯(lián)合，共同進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中涉及到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究、制訂、實施。

5）深層次開展檔案信息服務(wù)。處于信息化社會的今天，檔案人員不再單純是檔案保管員，還應(yīng)該是檔案信息財富的擁有者和提供者檔案信息的開放和開發(fā)，要樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機(jī)會：開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

6）普及信息技術(shù)，提高檔案工作者的整體素質(zhì)。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用以及電子文件、電子檔案的安全問題等等都對檔案管理人員提出了更高的要求。一方面，檔案工作者應(yīng)具有較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。另一方面，檔案工作者應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，具有較強的計算機(jī)應(yīng)用能力，還要學(xué)習(xí)利掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，并有機(jī)地與檔案工作結(jié)合起來，邊學(xué)習(xí)邊實踐。

4 結(jié)束語

基層檔案案館信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展中的新事物。它在建沒中必然要吸納采用大量新技術(shù)、新成果：在工作中也難免會遇到新情況、新問題要加強調(diào)查研究，要善于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，主動爭取相關(guān)技術(shù)部門的支持，妥善處理好檔案信息化建設(shè)中的新情況，新問題。使基層檔案館信息化建設(shè)健康發(fā)展，讓檔案信息廣泛地服務(wù)于社會。

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