電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用

蔡玲玲

摘 要：在檔案信息化建設里，電子檔案管理扮演著重要的角色，通過管理電子檔案可以提高信息化建設的規(guī)范性，有利于高效的處理信息。在實際工作過程里，不同行業(yè)的電子檔案管理方式也存在很大的區(qū)別。文章通過結合筆者自身的工作經(jīng)驗，分析了電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

關鍵詞：電子檔案管理信息化建設行業(yè)應用

在長期的發(fā)展中，人類傳承文明的主要方式就是借助于文字記錄，借助于這些資料來研究好世界的發(fā)展史。伴隨著科學技術的發(fā)展，其改變了我們生活的方方面面，應運而生的電子檔案成為記錄，交流的重要手段，在推進檔案工作信息化建設中最為基礎和重要。

1 電子檔案特點及管理

1.1 電子檔案的特點

過去的檔案只要是借助于紙質(zhì)檔案完成的，最早的記錄載體就是石頭，龜殼，竹簡，布帛等，而伴隨著信息技術的發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)讓檔案信息化建設水平大大提高，借助于一些電腦和手機都可以制作出檔案。和過去的檔案存儲工作相比，電子檔案存儲是借助于虛擬空間實現(xiàn)的，突破了傳統(tǒng)的時間和空間的限制，可以在短時間內(nèi)完成一些電子檔案的存儲和管理。因此，電子檔案有著適應現(xiàn)代社會快速發(fā)展的特質(zhì)，能為各行各業(yè)提供巨大的信息，方便存儲，同時可快速供人們使用。

1.2 電子檔案的管理

電子檔案的制作比較簡便，修改起來也比較簡單，但是在具體管理時要有一定的規(guī)范性，尤其是一些比較重要的電子檔案，必須要具備一定的制作規(guī)則，只有這樣才能更好的開展后續(xù)工作。另外，電子檔案的分類非常重要，良好有序的分類方式，利于迅速的查找，提取，因行業(yè)不同，檔案內(nèi)容特性不同，要求針對性的制定科學分類方式。電子檔案在存儲時更加簡單便捷，但是也存在一定的安全隱患，如果缺乏相關的防范措施，那么保密性降低，甚至還會遺失一些重要的檔案資料。最后，從電子檔案的提取和傳遞上來說，相關的電子檔案管理者必須要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能更好的傳遞電子檔案。

2 電子檔案管理在推進檔案信息化建設中遇到的問題

在促進檔案信息化建設的過程里，電子檔案管理也面臨著很多問題，這些問題的存在阻礙著檔案信息化建設，具體問題分析如下所示。

2.1 要求標準不統(tǒng)一

要想推動檔案信息化建設，就要設置統(tǒng)一化的標準，對于電子檔案來說，其對系統(tǒng)具有一定的依賴性，在進行電子檔案管理的工作中覆蓋的范圍更加廣泛，所以必須保證數(shù)據(jù)的原始性，讓數(shù)據(jù)的交換環(huán)境更加安全，與此同時還要設置具體的格式標準和檢索的方法。事實上，電子檔案管理比過去的檔案管理復雜的多，如果缺乏統(tǒng)一的標準，也可是說是一片空白領域，所以，對其進行規(guī)范標準統(tǒng)一的工作刻不容緩。

2.2 檔案人員業(yè)務能力不高

在開展電子檔案管理工作時，必須要借助于技術人員的力量來推動檔案信息化建設，提高管理的質(zhì)量。所以，必須提高相關檔案人員的業(yè)務能力。但是，現(xiàn)在的電子檔案管理在推進檔案信息化建設里缺乏高素質(zhì)的檔案人員，一方面，與傳統(tǒng)的模式有所區(qū)別，在電子檔案管理工作中，其面向?qū)ο笠呀?jīng)不是特指的某個人，因此就需要對其進行規(guī)范與要求，以便于需要的對象均能熟練操作使用；另一方面，由于電子檔案管理屬于新興的信息處理技術，需要對其進行一段時間了解之后，才可以將其運用于實踐，所以只有提高業(yè)務人員的實際操作能力才能更好的在檔案信息化建設里應用電子檔案管理。

2.3 電子檔案管理工作量大

一般情況下的電子歸檔包含了兩種，首先，借助于現(xiàn)在的存儲信息數(shù)據(jù)對信息進行數(shù)字化的管理，其次是接收檔案。從目前來看，以數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫信息為來源，因此在數(shù)據(jù)信息處理上會面臨一定的問題。

2.4 信息專業(yè)人才缺失

電子檔案管理工作需要專業(yè)的科學技術的支撐，借助于先進的通信技術和計算機網(wǎng)絡技術可以提高電子檔案管理的效率。不過，僅僅具備先進的科學技術是遠遠不夠的，必須要具備高素質(zhì)的信息專業(yè)人才來應用這些先進科學技術才可。優(yōu)秀的電子檔案管理工作者，不僅可以熟練操作計算機工作，而且對于信息具有一定的敏感度，還涉獵其他相關領域的技術技能。然而，針對我國現(xiàn)狀，具有電子檔案管理才能的人才少之又少，甚至會出現(xiàn)一些沒有職業(yè)責任感的管理者，如果企業(yè)招聘了不能掌握先進技術的員工，那么就算有再先進的設備也無濟于事。不能讓電子檔案管理在推進檔案信息化建設里發(fā)揮作用。

3 電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用實踐

通過上面的 分析可以得知，電子檔案管理在推進檔案信息化建設中遇到的問題比較多，缺乏專業(yè)的信息專業(yè)人才，相關的工作人員綜合素質(zhì)不高，所以必須加大重視力度，分析好電子檔案管理在推進檔案信息化建設應用實踐。

3.1 實施統(tǒng)一的規(guī)范標準

事實上，電子檔案工作涉及的領域非常多，為了讓電子檔案管理發(fā)揮其價值，必須進一步規(guī)范好電子檔案管理工作，讓其在檔案信息化建設應用里發(fā)揮自己的作用。實施統(tǒng)一化的標準可以推動大家的相互合作，合作推進信息化建設發(fā)展。

3.2 實現(xiàn)信息安全保障

我國的電子檔案信息管理工作的時間不長，缺乏一定的工作經(jīng)驗，同時對于電子檔案管理的法律發(fā)揮不健全，這樣一來電子檔案管理的安全得不到保障，電子信息的安全性比較低，長此以往必然會失去用戶的支持，導致此項管理工作被荒廢。在處理電子檔案的過程中，信息安全問題絕對是工作重點，因此，需要建立信息安全保障系統(tǒng)，保證電子檔案在存儲、傳輸、使用中的真實、完整、可用和安全。

3.3 提高電子檔案管理人員的專業(yè)能力

從目前來看，網(wǎng)絡對于提高辦公工作的效率具有重要的意義，對于每一個檔案管理者來說，他們都在電子檔案管理應用里扮演著重要的角色。然而通過上述的分析可以得知，很多電子檔案管理人員不能積極的適應現(xiàn)在的技術，因此必須盡可能的提高其檔案信息開發(fā)與研究的專業(yè)能力。具體來看，主要從以下幾個角度出發(fā)采取措施：首先，在進行招聘時不能局限于招聘檔案專業(yè)人才，還要適當充實一定數(shù)量的信息技術人員，負責檔案信息方面的研究，為檔案工作信息化建設提供技術支持；其次，要加大對于現(xiàn)在工作人員的定時培訓，幫助他們解決工作上遇到的問題，同時還可以讓一些專業(yè)的專家到企業(yè)里開講座，并且還可以通過實際操作，將書本知識落實到實踐中。最后，不斷提高相關技術人員的專業(yè)能力，培養(yǎng)專業(yè)復合型人才，形成專業(yè)人才、復合型人才結構的合理配備，有側重點地分別承擔不同要求的工作。

4 結束語

通過上面的分析可以得知，電子檔案管理可以推進檔案信息化建設，也就是現(xiàn)在所說的大數(shù)據(jù)管理，其中覆蓋的科學技術比較先進，包括數(shù)據(jù)庫，云端，物聯(lián)網(wǎng)，人工智能等。國家已經(jīng)具備相關的管理標準來規(guī)范檔案工作信息化建設和電子檔案管理，隨技術和需求變化，標準要不斷完善，對我們的檔案管理人員也有更高的要求，檔案工作信息化建設電子檔案管理任務面臨的挑戰(zhàn)巨大，需要我們不斷學習。文章通過結合筆者自身的工作經(jīng)驗，分析了電子檔案特點及管理，研究了電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用實踐，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

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