信息化背景下檔案管理改革初探

于匯升

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代到來(lái)，促進(jìn)檔案管理的信息化。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也逐步進(jìn)入了信息化時(shí)代。傳統(tǒng)管理技術(shù)已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)有工作要求，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化這一任務(wù)刻不容緩。同時(shí)傳統(tǒng)檔案管理工作繁瑣，日后不方便查閱，造成許多不必要的麻煩。通過(guò)本文對(duì)信息化背景下檔案管理工作的改革原因與改革方向的探析提出建議，希望能促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作的發(fā)展，提高工作效率與工作質(zhì)量，進(jìn)而更好地為大眾服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；思考

檔案資料的管理，是為了更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。在檔案管理是存儲(chǔ)信息、整理信息、查詢信息的重要方式，因此需要積極對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)改革，革新檔案管理措施。

1信息化背景下檔案管理工作改革的意義和必要性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)生活是當(dāng)下大部分群眾的選擇，因此檔案管理工作改革順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展進(jìn)程?！蛾P(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案管理工作的決定》中提出：“檔案工作的任務(wù)就是要統(tǒng)一管理國(guó)家檔案的原則下建立國(guó)家檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于國(guó)家機(jī)關(guān)工作和科學(xué)研究工作的利用。”從中我們可以明顯意識(shí)到，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理工作量的需要，只有適應(yīng)新形勢(shì)的社會(huì)需求，立足當(dāng)下管理形式，不斷提高管理能力，才能滿足社會(huì)需求，增進(jìn)檔案工作者熱情，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展與前進(jìn)作出貢獻(xiàn)。檔案記錄了一段時(shí)期重要事件，在經(jīng)濟(jì)、文化不斷發(fā)展的今天，我們應(yīng)牢記“四個(gè)自信”的主要內(nèi)容，做好檔案管理工作，注重對(duì)檔案的保護(hù)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。

檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理的必要性（1）做好電子政務(wù)。在現(xiàn)實(shí)生活中，作為承擔(dān)公共管理的職責(zé)的政府部門(mén)，日常工作中，會(huì)形成大量的電子化的信息資料，包括圖片、文字、音視頻、動(dòng)漫等資料，政府公務(wù)平臺(tái)上也會(huì)形成大量的政府與民眾互動(dòng)的信息資料，政府部門(mén)也會(huì)將發(fā)布的公文、法律法規(guī)等文本公布在網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)之上，從而在網(wǎng)絡(luò)上形成了越來(lái)越多的電子黨政文件資料。（2）促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化發(fā)展?，F(xiàn)實(shí)中，還有相當(dāng)數(shù)量的檔案管理部門(mén)工作仍舊停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件資料的管理模式當(dāng)中，面對(duì)著突入齊來(lái)的大量黨政電子文檔資料的現(xiàn)狀有些無(wú)從著手。（3）開(kāi)發(fā)檔案管理的價(jià)值。檔案資料的管理，是為了更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。在平時(shí)的工作中，檔案管理工作者要努力探究，做好檔案資料在收集、整理、使用、管理等環(huán)節(jié)的改進(jìn)工作，如何更好的提高工作的效率，充分發(fā)揮檔案資料信息在提供公共服務(wù)職能方面的重要作用，借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)提供服務(wù)平臺(tái)，更加便利公眾對(duì)于信息的獲取，挖掘檔案管理的深層次價(jià)值。（4）促進(jìn)檔案館發(fā)展。檔案館的建設(shè)要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息化服務(wù)，離不開(kāi)現(xiàn)代高科技含量的檔案館的建設(shè)。、

2當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

2.1管理不重視，方法單一

在現(xiàn)實(shí)生活中，有些單位部門(mén)因?qū)n案管理不重視與法治建設(shè)理念薄弱造成檔案系統(tǒng)的不完整，基本信息缺失；還有的地方檔案管理劃分紊亂，信息儲(chǔ)存不完整，查找交接存在嚴(yán)重困難，影響檔案管理質(zhì)量與辦事效率。檔案管理方式單一、收集資料形式單調(diào)落后、檔案管理者工作經(jīng)驗(yàn)的欠缺導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式遭淘汰。

2.2缺乏現(xiàn)代化管理體系

在檔案管理工作實(shí)踐中，一般精力都在主營(yíng)業(yè)務(wù)上，不管在工作統(tǒng)籌還是資源調(diào)配方面，對(duì)檔案管理工作都缺乏足夠的重視，一般也很難建立起有效的管理體系，在人力和財(cái)力資源的配備上，也缺乏足夠的專業(yè)性和實(shí)效性，如何構(gòu)建現(xiàn)代、信息化檔案管理體系，也直接關(guān)系到整個(gè)管理工作的水平。在這樣的背景下，如何優(yōu)化提升檔案管理綜合效能，也是檔案管理人員關(guān)注的焦點(diǎn)，將檔案管理工作納入到現(xiàn)代信息化管理體系中，是推進(jìn)我國(guó)檔案管理的重要改進(jìn)方向。

2.3檔案管理智能化水平不足

只有提升我國(guó)檔案管理水平，才能夠更好的助力檔案工作發(fā)展。這就說(shuō)明我國(guó)檔案管理工作離不開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，在開(kāi)展檔案管理的實(shí)踐中，由于缺乏科學(xué)的管理手段，很多單位檔案管理模式和手段較為落后，智能化水平較低，制約了檔案管理效能的提升。在檔案管理實(shí)踐中，涉及到大量的數(shù)據(jù)，如果不能引進(jìn)有效的信息管理系統(tǒng)，容易出現(xiàn)檔案管理漏洞和管理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也難免存在管理效率低下的問(wèn)題，基于此，探尋有效的信息化管理模式，對(duì)于提升檔案管理綜合水平，助力檔案管理發(fā)展具有重要的意義。

3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1制定完善的檔案管理工作體系

積極完善檔案管理工作體系，結(jié)合檔案管理的實(shí)際要求為基礎(chǔ)，明確檔案管理的主要目標(biāo)，針對(duì)檔案管理的具體活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)管理，結(jié)合綜合評(píng)價(jià)的方式對(duì)檔案管理質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，完善相關(guān)規(guī)章制度內(nèi)容，引導(dǎo)檔案信息化管理快速進(jìn)入到工作狀態(tài)。

3.2根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革

檔案館的職能隨著社會(huì)的發(fā)展也在不斷的調(diào)整和變化之中，需要相關(guān)的管理人員根據(jù)時(shí)代發(fā)展的變化和要求，及時(shí)的調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置和確立新的功能定位。圍繞為公眾提供在收集、查詢、制作、閱讀、整理、機(jī)構(gòu)管理等方面的提供的服務(wù)，創(chuàng)新改革部門(mén)機(jī)構(gòu)的設(shè)置和做相應(yīng)的人員的調(diào)整，為檔案館工作人員提供一個(gè)更加良好的工作平臺(tái)，從而有利于更好的促進(jìn)檔案館的工作，更好的滿足社會(huì)大眾。

3.3明確檔案信息化體系建設(shè)目標(biāo)

檔案管理工作具有較強(qiáng)的體系性，在信息化管理體系建設(shè)過(guò)程中，普遍存在工作標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)不明確的穩(wěn)定，很多工作處于無(wú)序狀態(tài)，基于此，造成了檔案管理資源的大量浪費(fèi)，也制約了檔案管理綜合效能的提升。在實(shí)踐中，要不斷明確檔案管理信息化工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)于檔案管理流程和運(yùn)作機(jī)制，都出臺(tái)明確的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理工作有章可循，提升綜合管理水平。一方面要根據(jù)相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定準(zhǔn)則，另一方面則要根據(jù)檔案管理進(jìn)度及實(shí)踐情況，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，提升檔案管理工作的靈活性，適應(yīng)當(dāng)代檔案工作發(fā)展需求。

3.4提高工作人員管理能力與信息技術(shù)應(yīng)用能力

優(yōu)化傳統(tǒng)工作方式，提升管理水平，構(gòu)建更縝密、更先進(jìn)、更專業(yè)的工作隊(duì)伍。不僅要對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)運(yùn)用自如，而且掌握一定的計(jì)算機(jī)辦公技術(shù)，有上進(jìn)心和對(duì)新事物的探索與學(xué)習(xí)能力，工作人員的責(zé)任感強(qiáng)弱是辦事效率質(zhì)量高低的關(guān)鍵。牢記檔案工作的基本原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，從質(zhì)量上維護(hù)檔案的完整性，保證檔案安全，避免天災(zāi)人禍的損害，便于社會(huì)各方面的利用。

3.5提高檔案管理技術(shù)支持與資金保證

信息化建設(shè)下，對(duì)檔案管理技術(shù)提出更嚴(yán)格的要求，積極完善檔案管理中的技術(shù)支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設(shè)資源，確保檔案管理建設(shè)系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)增強(qiáng)檔案管理信息技術(shù)基礎(chǔ)，強(qiáng)化檔案管理中訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置，提高檔案管理信息的安全。完善檔案信息化管理中基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立檔案信息化專項(xiàng)預(yù)算并對(duì)建設(shè)資金進(jìn)行科學(xué)管理。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，信息化建設(shè)工作的重要性不斷凸顯，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作與社會(huì)信息化的探析，對(duì)于提升檔案管理效率、保障檔案安全都具有積極意義。在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要找準(zhǔn)工作節(jié)點(diǎn)，不斷優(yōu)化工作體系和流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，提升檔案管理綜合水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張愛(ài)群.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].人力資源管理，2017（07）：349-351.

[2]常曉燕.淺析檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2017，（12）：107.

[3]常曉燕.淺析檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2017，（12）：107.