基于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

姚近

摘 要：在二十一世紀，最重要的資源就是信息，隨著網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及，網(wǎng)絡(luò)信息時代已經(jīng)來臨。無論在什么時代，創(chuàng)新都是發(fā)展的源泉，同時也是時代進步的動力。在這一時代背景下，所有的領(lǐng)域行業(yè)都要受到信息技術(shù)的影響。因此就一定要對檔案管理工作進行創(chuàng)新，有效的提升檔案管理水平?；谶@些本文對檔案管理工作的創(chuàng)新進行了系統(tǒng)研究，力求可以為日后開展檔案管理工作供以幫助。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；工作創(chuàng)新

一、引言

當(dāng)今時代是信息化時代，不論是什么行業(yè)，都必須要符合時代發(fā)展的趨勢并一直進行斷創(chuàng)新下去，才可以保證自己的可持續(xù)發(fā)展，對于檔案工作來說更是如此。原始的檔案管理工作明顯不能夠適應(yīng)當(dāng)前的信息化時代，唯有創(chuàng)新并結(jié)合現(xiàn)代化的管理措施才能夠完美提升檔案管理水平的整體質(zhì)量及效率，才能有效應(yīng)對現(xiàn)在的時代背景中人們及時獲取信息的基本要求。信息化時代對于檔案管理工作來說一定是利弊共存的，所以必須借助創(chuàng)新來發(fā)揮信息化的先進性，保證能夠應(yīng)對信息化時代所帶來的沖擊。

二、現(xiàn)存主要問題

2.1觀念陳舊

檔案管理工作的歷史可以向前延伸到千年之前，這段時間的管理工作重心主要就是保存，包括保存的工藝技術(shù)等都是工作重點。事實上能保證檔案不丟失不損壞就足夠了，同時這個時期檔案管理工作在實用性方面的要求并沒有什么過多的考慮，但現(xiàn)在是大數(shù)據(jù)橫行的信息時代，許多檔案以信息數(shù)據(jù)的形式存在，這些需要進行處理的檔案信息量極大，因此這個時候也能夠及時展現(xiàn)檔案的實用性。同時這對工作人員的要求很高，無論是專業(yè)技能還是基本信息素養(yǎng)都有著較高的要求，傳統(tǒng)的工作理念明顯已經(jīng)不能適應(yīng)如今的時代背景。

2.2管理模式落后

很長一段時間因為技術(shù)資金方面的原因，我國的檔案管理工作中所有工作都是由工作人員完成的，檔案的所有信息都是由工作人員完成填寫，之后的運輸存放標記等也是由這些工作人員進行。但是，這需要花費很多時間并且一定會有錯誤發(fā)生，同時要進行使用時也需要花費大量的時間去翻尋，這是一種極不便利的檔案管理方式，無論是工作質(zhì)量還是效率都有很大問題。并且在當(dāng)今信息化時代的到來后，直接使得檔案信息兩呈幾何倍數(shù)的遞增，這已經(jīng)不是人力可以完成的了，這個時候的信息更新也無法得到保障。

2.3管理規(guī)劃問題

一般來說檔案信息資源會受到很多因素的干擾，無論是地區(qū)差異還是管理環(huán)境不同都會造成一系列的問題，這就導(dǎo)致我國并不能建立起一個統(tǒng)一有效的管理規(guī)劃。比如說南北方的氣候環(huán)境差距很大，在存儲過程中就可能會因為濕度問題出現(xiàn)光盤失效的狀況。同時現(xiàn)在的環(huán)境變化莫測，很難確定全國所有地區(qū)的檔案信息存儲環(huán)境最佳值。除過環(huán)境因素以外，在檔案信息化管理過程中本身也有著很大的變動性，這是屬于不可抗力因素，會致使檔案信息管理出現(xiàn)問題，比如說檔案信息的載體突然消磁，無法繼續(xù)使用，這要想進行下一步的管理規(guī)劃就是天方夜譚，所以說，管理規(guī)劃是現(xiàn)存的一個重要問題。

三、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1創(chuàng)新思維

在當(dāng)今信息化時代背景下，信息即資源，而檔案也自然就成了社會的重要資源。所以對于檔案的管理思維也需要創(chuàng)新。檔案管理工作的主要重心不能再是檔案資料的保存應(yīng)該要逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源的實用性，最終使其為社會提供更大的價值。在這種時代背景下進行檔案管理工作，這對檔案管理部門也就有了更高水平的要求，同時對檔案管理中的工作人員提出了，一定要做到創(chuàng)新思維，做到與時俱進不斷的提升服務(wù)意識，使檔案信息能夠更好的服務(wù)于社會。

3.2優(yōu)化服務(wù)

檔案管理工作的優(yōu)化能夠從兩個方面來談，首先就是建立一個網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的平臺，一般的檔案服務(wù)沒考慮到實用情況，要使用這些檔案信息必須要使用者親自去館藏中查找，而這個過程是很復(fù)雜的。先是工作人員去大量的備注資料中找到相應(yīng)的信息，然后在根據(jù)這些信息在館藏中把相應(yīng)信息資源取出，不論大量信息的查找，還是下一步的搜索都是個龐大的工程，對工作人員的要求很高。如果成功建立起網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，就可以利用便利的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速完成信息輸入搜索，節(jié)省下大量的時間并能快速找到想要的檔案信息。

其次就是要增強建立檔案管理自動化設(shè)施，詳細一點就是和網(wǎng)絡(luò)平臺相結(jié)合，把所有的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，講信息以數(shù)據(jù)資料的模式進行存儲，這種方式不僅保證檔案使用者能夠快捷使用，還節(jié)省了工作人員的工作壓力，進而保證了檔案信息的實用價值。

3.3建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

在這個信息化的時代，國家或者大型企業(yè)中的文件是一個龐大的數(shù)據(jù)流，要想保證這些工作量龐大數(shù)據(jù)文件的有效管理，就不能用傳統(tǒng)的文件檔案管理方法，需要的而是建立一個符合信息化時代的檔案信息數(shù)據(jù)庫，但實際上建立這么一個數(shù)據(jù)庫并不是簡單的工作，它有著很大的長期性與挑戰(zhàn)性，絕不能急于求成，必須保證滿足數(shù)據(jù)信息建設(shè)的客觀發(fā)展規(guī)律。在建立數(shù)據(jù)庫時，需要重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的全面應(yīng)用，最終形成一個既可以快速搜索又可以網(wǎng)絡(luò)在線瀏覽下載的信息化數(shù)據(jù)庫。

四、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)如今社會的經(jīng)濟飛速發(fā)展使得人們已經(jīng)進入了這個信息化時代，這個時代對于檔案管理工作來說是利弊共存的，所以這就要求了檔案管理工作人員能夠在自己的工作實踐基礎(chǔ)上融合目前的時代背景，從而找到創(chuàng)新工作的思維方式，轉(zhuǎn)變理念思維模式來提升己身的專業(yè)意識。在此基礎(chǔ)上最大范圍的體現(xiàn)出檔案管理的實際價值意義。

參考文獻

[1]孟艷麗.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，3：147.