檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

吳志萍

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息傳播越來越快速便捷，人們的個人檔案信息的保密措施以及其安全性在一定程度上受到了威脅，尤其是近幾年，無論是國外還是國內(nèi)經(jīng)常會出現(xiàn)公眾信息檔案泄露的傳聞。由此看來，檔案的信息化建設(shè)以及檔案管理水平的提高必須受到政府相關(guān)部門和相關(guān)機(jī)構(gòu)的足夠重視。當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息化儼然已經(jīng)稱為了檔案信息建設(shè)的發(fā)展手段之一?；诖吮疚膶n案的信息化建設(shè)和檔案管理進(jìn)行探討研究，并提出建議和措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；思考；建議措施

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理工作中的檔案信息化管理已經(jīng)受到了管理部門的普遍關(guān)注，并且儼然成為了檔案管理發(fā)展中的一種手段和趨勢。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷深化，為當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障和發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，并且在一定程度上改變了傳統(tǒng)檔案管理的管理模式，使檔案管理的觀念和工作模式得到了發(fā)展和完善。

1 檔案信息化建設(shè)介紹

當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)分為三個方面：檔案信息資源建設(shè)、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)主要包括檔案全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在當(dāng)前的檔案信息資源建設(shè)中，一般會對電子檔案進(jìn)行規(guī)范化，并對傳統(tǒng)檔案實(shí)施數(shù)字化管理的模式，這種檔案管理模式可以大大提高檔案信息的利用率以及檔案信息的質(zhì)量。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)一般為管理設(shè)備的建設(shè)工作，包括檔案軟件系統(tǒng)的建設(shè)和管理，以及信息設(shè)備等硬件設(shè)施的建設(shè)，有利于提高檔案管理的水平和工作效率。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主要是指對檔案管理建立科學(xué)合理的工作流程，和管理體系，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。

2 檔案信息化建設(shè)中的局限性

2.1 檔案信息高度的分散性

檔案信息資料具有高度分散性，大多分散在各個單位、部門中，所需要的信息資料很難有效整合。檔案信息的管理部門經(jīng)常要面對龐大的信息量，因此，對檔案信息的有效應(yīng)用和管理，并且能夠做到對檔案信息高效率的篩選以及對信息的進(jìn)行深度挖掘加工等，是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中的重要難題。由此看來，檔案信息實(shí)體得到良好的保存，對檔案本身的價值有重大意義。一般情況下。在對檔案信息的價值判斷時往往會忽略掉個人主觀意識，并且這種判斷方式和判斷結(jié)果也只是不斷轉(zhuǎn)化和相互協(xié)調(diào)的表現(xiàn)。

2.2 電子文件鑒定的矛盾

隨著綜合國力的不斷發(fā)展和壯大，社會環(huán)境也不斷變化，電子文件鑒定的問題也會以各種不同的形式出現(xiàn)。尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)迅猛發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代，電子文件的鑒定也隨之變化了表現(xiàn)形式，尤其是電子文件的發(fā)展和完善，給融入悖論意義的檔案價值的鑒定活動帶來了非常大的解決的難度。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的環(huán)境下，需要文件在轉(zhuǎn)化成檔案前對其進(jìn)行鑒定，在一定程度上將鑒定階段向前提。因此對鑒定對象提前鑒定。由此看來，電子文件的鑒定也需如此，在電子文件形成前利用電腦系統(tǒng)對該文件進(jìn)行提前鑒定，在一定程度上加大對文件的控制力度和保護(hù)力度，讓檔案信息管理者對檔案進(jìn)行更有效的管理，從而保證檔案信息的安全性和真實(shí)性，避免了不良情況的發(fā)生。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

3.1 優(yōu)化檔案信息化的工作系統(tǒng)

檔案信息化管理的工作系統(tǒng)的建立是至關(guān)重要的，它是檔案信息化管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要保障。 優(yōu)化檔案信息化的工作系統(tǒng)可以分為兩個方面。第一，明確檔案信息管理制度，保證檔案信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。完善電子檔案的管理制度，使其科學(xué)化規(guī)范化。并且政府相關(guān)部門要做好檔案信息管理工作，合理構(gòu)建一個和諧合作系統(tǒng)，運(yùn)用科學(xué)合理的方法對檔案信息化的應(yīng)用加強(qiáng)，使檔案信息化建設(shè)有序進(jìn)行。第二，需要政府相關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)制定相關(guān)的法律法規(guī)，并對現(xiàn)有的法律法規(guī)進(jìn)一步完善。

例如，檔案信息化建設(shè)的負(fù)責(zé)人員可以對工作進(jìn)行策劃，明確工作目標(biāo)以及職責(zé)目標(biāo)，用優(yōu)化績效評價的方式對相關(guān)的工作內(nèi)容進(jìn)行確定，以使檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)步推進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)主要是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源和共享檔案信息化，對于檔案信息化來說，檔案資源的建設(shè)工作尤為重要。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案管理信息化要及時跟上時代的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)。加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)首先要做的就是使檔案管理的數(shù)字化程度得以提高，并且根據(jù)相關(guān)的實(shí)際工作方案和工作原則，對檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行監(jiān)督。在這個前提下，根據(jù)人們對檔案信息日常實(shí)際應(yīng)用情況，對檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化優(yōu)化，加大投入力度。另一方面則需要對電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善。其次，對檔案信息資源的共享功能要進(jìn)一步提高，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)一步完善檔案信息化管理系統(tǒng)。使檔案管理系統(tǒng)和日常辦公體系逐漸融合以幫助檔案信息的生成、分類、歸檔。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案資料的實(shí)時性，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的文件目錄。

3.3 提高檔案管理工作重要性的認(rèn)識

檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，還需要各個單位的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人對檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，努力提升工作人員對檔案管理工作的正確認(rèn)知水平。使檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案管理的重要性以及檔案管理的重要作用，并且加大對檔案管理日常工作中的監(jiān)督力度。各個單位的領(lǐng)導(dǎo)自身應(yīng)該起好帶頭作用，用自身的行動影響他人，為相關(guān)工作人員樹立榜樣。

另外，由于檔案管理工作任務(wù)繁重、事物繁雜，各個單位的工作人員應(yīng)該時刻提高自身的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，使自己的工作態(tài)度和工作能力得到良好的提升。并且檔案管理人員還應(yīng)該樹立與時俱進(jìn)的學(xué)習(xí)理念，掌握更多的檔案管理知識和相關(guān)技術(shù)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁重并且事物繁雜的工作，檔案管理信息化建設(shè)可以在一定型程度上減少工作人員的工作量，并且有利于檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，有效的提升了當(dāng)前檔案管理的水平。

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