檔案信息化管理模式下收集工作分析

劉鈺波

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)自上個(gè)世紀(jì)誕生以來便得到了廣泛關(guān)注，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)走入了大眾視野。更是因?yàn)槠渌哂械谋憬菪?、時(shí)效性和開放性等特點(diǎn)，在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛使用。在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，有利于檔案管理工作難度的降低，減少了人力、物力和財(cái)力，并且在一定程度上有利于檔案信息的長時(shí)間保存。而在檔案的信息化管理模式下，收集工作的開展變得十分重要。本文分析了電子信息化管理模式的介紹，檔案收集工作中存在的部分問題，以及相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化管理；存在問題；解決措施

一、電子信息化管理模式的概括

1.電子信息化管理模式的概念

隨著科學(xué)技術(shù)的提高以及國民經(jīng)濟(jì)的提高，信息化時(shí)代已經(jīng)到來，在網(wǎng)絡(luò)信息化和技術(shù)科技化的影響下，促進(jìn)了電子信息管理模式的形成。電子信息化的管理模式即是指在實(shí)際的檔案管理工作中通過硬盤、電腦磁盤、U盤等帶有化學(xué)磁性的材料實(shí)現(xiàn)檔案資料的儲存的一種管理方式。檔案的內(nèi)容通常為圖片、圖表、信件、文字等內(nèi)容。此種管理模式具有較低的面積要求和較高的環(huán)境要求的特點(diǎn)。

2.電子信息化管理模式的特點(diǎn)

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)的軟件技術(shù)的發(fā)展，使電子信息管理模式形成了自己的特點(diǎn)。而如今的電子信息管理模式使 經(jīng)過變革后所形成的一種全新的檔案管理模式。此種管理模式必須依托于計(jì)算機(jī)和軟件技術(shù)才能完成，且檔案的生成、儲存、歸檔、查閱等只能以機(jī)讀的方式進(jìn)行。

檔案信息的收集和儲存需要具有一定的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，從而使檔案信息的價(jià)值得以發(fā)揮，這就給電子信息管理模式提出了更高的要求。而電子信息管理模式能夠取其優(yōu)點(diǎn)去其缺點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)和更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理。

將以往的檔案管理模式與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合，并進(jìn)行完善和創(chuàng)興，從而形成了具有開放性與共享性的電子信息管理模式。對以往的檔案管理工作的不足進(jìn)行了相應(yīng)的補(bǔ)充，并實(shí)現(xiàn)了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量的不斷提高。并使傳統(tǒng)的檔案管理模式所具有的封閉性與不規(guī)范性等問題得以解決。

二、檔案收集工作中存在的問題

1.檔案收集內(nèi)容較單一

雖然我國已形成了檔案資源體系的雛形，隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，以及信息化技術(shù)的出現(xiàn)，使得檔案信息的需求也向多元化發(fā)展，用戶逐漸提高了檔案意識，使得館藏的檔案資源和種類顯得過于單一且無法滿足用戶的答案信息需求。使檔案資源的不足逐漸顯露出來，如檔案內(nèi)容多為反應(yīng)社會集體的而稍有反應(yīng)個(gè)人的等。過于單一的檔案內(nèi)容無法更好的滿足用戶的實(shí)際需求，且在電子信息管理模式下，更具有開放性和共享性，使得檔案內(nèi)容的匱乏更加被凸顯。

2.缺乏對檔案收集的重視

部分領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案的管理人員缺乏對檔案收集的重視度或?qū)n案的收集工作存在一定的誤解。部分檔案的管理人員認(rèn)為檔案工作就是對檔案信息的保管和整理，部分領(lǐng)導(dǎo)人員為個(gè)人利益而將檔案私自留下，致使檔案的管理人員無法按時(shí)將檔案歸檔甚至永遠(yuǎn)無法進(jìn)行該檔案的歸檔工作，致使大量檔案的缺失。

3.檔案收集工作的新要求

（1）時(shí)間上要求連續(xù)性

檔案收集工作在時(shí)間上的連續(xù)性即是指應(yīng)長時(shí)間且連續(xù)不間斷的進(jìn)行檔案的收集工作，在時(shí)間上形成一定的關(guān)聯(lián)，不能出現(xiàn)斷裂和空白。對于各個(gè)時(shí)間段出現(xiàn)的具有保存意義的檔案都應(yīng)進(jìn)行收集和保存。對于當(dāng)前的具有價(jià)值的檔案要進(jìn)行收集，對過去的歷史檔案也應(yīng)加大力度進(jìn)行收集。

（2）空間上要求多樣性

所謂空間上要求多樣性，是指檔案收集的領(lǐng)域要足夠?qū)?，收集的種類足夠多，收集的檔案要形成空間上完整的紐帶體系，不能出現(xiàn)空間范疇有空白，對各個(gè)階段產(chǎn)生的各種形式的檔案都力求納入收集范疇。在現(xiàn)代社會，檔案門類的多樣性非常重要，缺乏檔案門類的多樣性，可能會導(dǎo)致檔案作用的效力，甚至是某一方面檔案內(nèi)容的殘缺。尤其是新型行業(yè)或產(chǎn)業(yè)的出現(xiàn)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對于新的檔案種類和新載體檔案要建立完善收集方法。

三、收集檔案的應(yīng)對措施

1.檔案要盡可能地收集全面

不僅是分門別類的收集齊全，還應(yīng)包括什么材料何時(shí)歸檔，怎么立卷，保管期限多長等等，管理人員都要心里有數(shù)，對于遺缺不全的要積極采取不同的措施給予補(bǔ)齊、歸檔及時(shí)催辦等。真實(shí)性是全面性的保證，全面性又為真實(shí)性提供必要的條件。只有做到全面性與真實(shí)性的統(tǒng)一，才能發(fā)揮檔案的有效性。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，我們要把好檔案的質(zhì)量關(guān)，收集來的檔案一定要具有保存價(jià)值，尤其是反映重大活動(dòng)、重要事件、重點(diǎn)工程的檔案必須要全部收集，每個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過。

2.檔案收集內(nèi)容要豐富

檔案內(nèi)容豐富不僅是對檔案內(nèi)容完整性的要求，還是對檔案內(nèi)容表現(xiàn)形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎(chǔ)上，對反映同一內(nèi)容不同形式或載體的檔案也應(yīng)收集齊全，尤其是在當(dāng)今這個(gè)技術(shù)快速發(fā)展的社會更為重要?，F(xiàn)在社會對檔案的利用需求，更注重能夠提供檔案門類的多樣化。

3.檔案收集工作要注意方式多樣化

一是收集途徑多樣化。除了傳統(tǒng)的接收、征集、移交等手段，還可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、傳真、復(fù)制等手段收集。二是收集設(shè)備現(xiàn)代化。除了以紙質(zhì)、實(shí)物等載體形式收集，還可以利用現(xiàn)代科技設(shè)施設(shè)備收集電子、音像等形式的檔案。三是收集工作應(yīng)提前介入。主要是掌握文件材料在形成過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)做好平時(shí)歸檔。關(guān)注重大活動(dòng)，把好收集督導(dǎo)關(guān)，及時(shí)督導(dǎo)重大活動(dòng)資料的移交歸檔。

四、結(jié)語

在檔案信息化的管理模式下，更具有開放性與共享性。因此，相關(guān)的檔案管理工作人員和部分領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對檔案收集工作的重視，只有在思想上重視了，才能使相關(guān)措施在實(shí)際中切實(shí)有效的落實(shí)。并且要收集具有豐富內(nèi)容的檔案，避免檔案的單調(diào)性與單一性。在時(shí)間上要主要連續(xù)性，避免出現(xiàn)空白。對于具有重要價(jià)值的答案要積極進(jìn)行收集，對以往缺失的檔案也應(yīng)加強(qiáng)收集力度。從而在檔案信息化的管理模式下，使檔案的收集可以更好的滿足用戶的實(shí)際需求，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

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