淺談如何做好新形勢下的檔案工作

盧延波

【摘要】新時期做好檔案工作對于促使檔案管理工作形成科學(xué)的管理體系起著重要的作用，在面對當(dāng)前檔案工作發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，能夠針對趨勢分析提出相關(guān)的改進策略具有十分必要的現(xiàn)實意義。

【關(guān)鍵詞】新形勢；檔案工作；趨勢分析；改進策略

一、新形勢下檔案管理工作的趨勢分析

檔案工作作為當(dāng)前時代和社會發(fā)展過程中重要的基礎(chǔ)性工作，其整體的工作形式和管理模式隨著時代社會的創(chuàng)新發(fā)展而呈現(xiàn)出相應(yīng)的改革發(fā)展。尤其是當(dāng)前信息技術(shù)在檔案工作中的運用，極大地改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作形式和管理模式，大量的電子文件的產(chǎn)生促使檔案管理工作人員將原先的注重檔案的紙質(zhì)化保存和利用轉(zhuǎn)化為信息共享速度快、工作效率高的電子檔案工作形式。

（一）人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。新形勢下檔案工作在創(chuàng)新的過程中，面臨著內(nèi)外部人員優(yōu)化結(jié)構(gòu)的挑戰(zhàn)。從外部來講，社會總體的人員素質(zhì)在不斷提高，生產(chǎn)生活各個方面的人員構(gòu)成素質(zhì)結(jié)構(gòu)在不斷優(yōu)化，檔案工作本身作為一項對人員素質(zhì)考量較多的工作，且作為眾多生產(chǎn)管理部門必然存在的工作部分，其必須積極適應(yīng)新形勢的檔案工作，針對人力資源結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化管理。而從內(nèi)部來講，檔案工作的目標是在儲存的基礎(chǔ)上更為高效地利用，那么面對管理部門內(nèi)部各項機制運作效率的提高，檔案工作形式需要創(chuàng)新改進，尤其強化對現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，提高工作的效率。那么，從這一方面而言，人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化是必需的。

（二）檔案資源建設(shè)速度加快。新形勢下生產(chǎn)生活各項建設(shè)速度在不斷加快，效率成為現(xiàn)代化社會系統(tǒng)建設(shè)必然要追求的目標。而且檔案工作作為生產(chǎn)生活中的重要組成部分，其不但是事實的記錄、整理、存儲和利用，而且工作模式的構(gòu)建也是對部門管理效率評判的重要標準。尤其是當(dāng)前檔案資源建設(shè)速度不斷加快，要求檔案工作形式要徹底地對傳統(tǒng)的工作形式進行創(chuàng)新改進，從工作模式、工作機制的創(chuàng)新上促進檔案管理效率的提高。此外，新形勢下需要進行保存的檔案數(shù)量在急劇上升，所以需要工作人員提高檔案資源建設(shè)的速度，滿足現(xiàn)實化的需求。

（三）檔案服務(wù)機制的創(chuàng)新。新形勢下，檔案工作的創(chuàng)新改進需要改變傳統(tǒng)的檔案工作中注重檔案存儲、忽視檔案利用的模式，當(dāng)前檔案工作形式的改進要突出檔案的利用，發(fā)揮檔案存在的價值，那么這就需要檔案管理人員構(gòu)建便利化的檔案工作服務(wù)機制。以此能夠通過設(shè)定檔案利用權(quán)限，突出運用信息化技術(shù)平臺，設(shè)定管理內(nèi)部檔案利用的方式，實現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案管理的效率。

二、強化檔案工作的策略分析

（一）建設(shè)高素質(zhì)的人員隊伍。新形勢下，面對檔案工作人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化的趨勢，各檔案管理部門要積極地提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，建設(shè)一支穩(wěn)定的檔案工作人員隊伍。新形勢下，檔案工作本身作為一項業(yè)務(wù)性質(zhì)比較強的工作，在人員專業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)提高的過程中，不但要突出人員專業(yè)工作業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)技能的熟練掌握，更要突出工作人員對現(xiàn)代化信息技術(shù)，如計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及各種檔案工作信息技術(shù)的操作和運用。

（二）完善管理體制。新形勢下，檔案工作的改進創(chuàng)新必須堅持不懈地推進管理體制的完善，這是滿足檔案工作的高效率和資源建設(shè)速度快的要求。基于這一方面而言，首先提升頂層管理人員對檔案工作體制創(chuàng)新的重要性認識，為具體的落實工作提供強有力的資金、人力和技術(shù)支撐。其次，能夠從完善檔案的歸檔制度、檔案的安全保管制度、檔案的保密制度、檔案的借閱制度，切實促進每個制度構(gòu)建中的細化工作，做好各個制度管理人員責(zé)任的落實，以此能夠保證檔案工作規(guī)范化地開展。

（三）強化信息化建設(shè)與應(yīng)用。新形勢下檔案工作的信息化建設(shè)是非常必要且緊迫的。在實際進行信息化建設(shè)與應(yīng)用的過程中，一方面，強化檔案工作信息化建設(shè)硬件設(shè)備的投入引進和應(yīng)用，如掃描儀等快捷化設(shè)備的應(yīng)用；另一方面則是強化信息化軟件程序的創(chuàng)建和應(yīng)用，結(jié)合檔案工作的現(xiàn)實需求，選擇可行性和可操作性高的軟件技術(shù)，如，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫、建設(shè)多媒體檔案庫、強化電子檔案資源的建設(shè)和應(yīng)用。此外，則是能夠通過信息化建設(shè)促使電子檔案服務(wù)功能的構(gòu)建，通過網(wǎng)頁設(shè)計、公共平臺推送以及在線平臺等方面提高檔案的服務(wù)效率。

（四）加強安全管理體系建設(shè)。首先，強化檔案基礎(chǔ)安全設(shè)置的建設(shè)，突破現(xiàn)今存在的檔案辦公場所數(shù)量配置不合理的缺點，建設(shè)安保系數(shù)高、專業(yè)化的檔案辦公和檔案保存場所，積極將現(xiàn)代化裝備技術(shù)運用到檔案安全系統(tǒng)的構(gòu)建中。其次，促使檔案網(wǎng)絡(luò)與信息安全水平的提高。注重信息化技術(shù)下電子檔案的使用容易出現(xiàn)泄露的問題，這就需要檔案管理人員能夠強化對電子檔案的保存和利用，嚴格檔案內(nèi)部查看加密技術(shù)和權(quán)限管理，最大限度地保證檔案的安全保密及應(yīng)用。

三、小結(jié)

綜上所述，新形勢下檔案工作面對人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化、服務(wù)機制創(chuàng)新以及資源建設(shè)速度快的趨勢，能夠從建設(shè)高素質(zhì)的人員管理隊伍、完善管理體制、強化信息化技術(shù)的應(yīng)用以及做好檔案的安全管理等方面構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案工作體系，滿足時代和社會發(fā)展對檔案工作的需求。

【參考文獻】

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