探討紙質(zhì)文件與電子文件的雙軌制歸檔管理

郎志英

【摘要】檔案管理作為現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中必須要加強(qiáng)的一項(xiàng)管理內(nèi)容，在其實(shí)際管理中，應(yīng)該注重對(duì)檔案管理的紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)管理，只有在實(shí)際管理中有效地將兩者的管理實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一，才能夠在檔案的管理應(yīng)用中發(fā)揮出其特殊的作用?；诖?，本文針對(duì)紙質(zhì)文件與電子文件的雙軌制歸檔管理進(jìn)行了研究。本文首先分析了雙軌制歸檔管理的重要性，然后針對(duì)雙軌制在實(shí)際管理應(yīng)用中存在的問題和對(duì)策作出了分析研究，希望通過本文的研究能夠幫助紙質(zhì)文件和電子文件在其實(shí)際管理應(yīng)用中，有效地利用好雙軌制歸檔管理。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)文件；電子文件；雙軌制；歸檔管理

檔案管理的最終目的是服務(wù)社會(huì)，社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的高低，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。隨著全球信息數(shù)字化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能適應(yīng)時(shí)代的需要，電子檔案成了檔案管理的重要形式。同時(shí)，目前電子檔案存在對(duì)技術(shù)的依賴性、載體的不穩(wěn)定性和面臨多重安全風(fēng)險(xiǎn)等不足，因此實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件共同保管的“雙軌制”管理，是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、雙軌制歸檔管理的概述

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在很多行業(yè)的發(fā)展中，都已經(jīng)將電子化信息檔案管理應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子信息化檔案管理在實(shí)際管理中，具有更加便捷的檔案信息存儲(chǔ)管理空間，同時(shí)在檔案的信息化管理中，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，因此兩種管理方式在實(shí)際管理中的管理內(nèi)容是相同的，不同的是兩者在管理中的信息存儲(chǔ)形式不同。因此針對(duì)這種信息管理提出了雙軌制檔案管理，也就是說在實(shí)際檔案的管理中，將紙質(zhì)檔案和電子檔案并存管理。并且要保障在檔案的管理中，兩種檔案管理的效果是相同的，同時(shí)還應(yīng)該完善檔案管理的模式轉(zhuǎn)變和信息探索。

二、雙軌制歸檔管理的意義

檔案管理是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中經(jīng)常遇到的一項(xiàng)管理，要想全面提升檔案管理的能力，就應(yīng)該在實(shí)際檔案管理中加強(qiáng)對(duì)檔案管理的內(nèi)容研究，作為雙軌制運(yùn)行下的檔案管理，在其實(shí)際管理中有紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理兩種形式，這兩種管理形式在管理中的管理內(nèi)容是相同的，只是管理的形式有所區(qū)別，載體不同。利用電子信息管理檔案，能夠有效地提升檔案管理的效率，并且在檔案管理中能夠節(jié)省空間。但是作為新時(shí)代的信息化產(chǎn)物，電子檔案在其實(shí)際管理中具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定，因此可能會(huì)導(dǎo)致檔案的管理遭遇黑客襲擊。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，是以紙質(zhì)材料為載體，機(jī)密性相對(duì)較高，但需要較大的存放空間，并且對(duì)存放環(huán)境有較高的要求。

在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，要想全面提升檔案的管理能力，就應(yīng)該在實(shí)際檔案的管理中，運(yùn)用雙軌制檔案管理，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行整合管理，在實(shí)際管理中，不斷地找尋二者之間的切入點(diǎn)，然后利用好管理策略，這樣才能夠全面提升檔案的管理能力，同時(shí)也能夠發(fā)揮出雙軌制檔案管理運(yùn)行的重要作用。

三、雙軌制歸檔管理的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)?，F(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，要想全面提升檔案的歸檔管理能力，就應(yīng)該在實(shí)際檔案的管理中運(yùn)用雙軌制檔案歸檔管理，進(jìn)行專門的檔案管理工作，同時(shí)在檔案的管理過程中，應(yīng)該積極地對(duì)檔案管理中的基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行完善和建設(shè)，只有檔案管理的基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理中的雙軌制歸檔管理能力，才能夠全面而完善地將檔案的管理工作實(shí)施好。因此要加強(qiáng)對(duì)雙軌制歸檔管理中的基礎(chǔ)性設(shè)備建設(shè)，例如，在實(shí)際管理中要購置打印機(jī)以及數(shù)碼照相機(jī)和高速計(jì)算存儲(chǔ)設(shè)備等。只有在實(shí)際雙軌制歸檔管理中，將相關(guān)的檔案管理設(shè)備硬件建設(shè)好，才能夠在實(shí)際管理中，充分發(fā)揮出其管理作用。

（二）科學(xué)地利用電子儲(chǔ)存功能。要想在實(shí)際檔案的管理中全面發(fā)揮出雙軌制檔案管理的能力，首先要做的就是在檔案的管理中，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的電子存儲(chǔ)功能管理建設(shè)，只有在實(shí)際管理中做好對(duì)電子存儲(chǔ)功能的建設(shè)，才能夠全面發(fā)揮出雙軌制歸檔管理在其實(shí)際檔案管理中的作用。因此實(shí)際檔案的管理中要完善電子信息化存儲(chǔ)功能建設(shè)，在存儲(chǔ)功能的建設(shè)中充分地將信息化管理中運(yùn)用到的元素，以及運(yùn)用到的技術(shù)進(jìn)行規(guī)范化處理，只有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化處理，才能夠保障在實(shí)際雙軌制歸檔管理中，發(fā)揮出其管理的效果，因此在實(shí)際檔案的雙軌制歸檔管理中，應(yīng)該運(yùn)用科學(xué)的管理措施，進(jìn)行專門的檔案管理存儲(chǔ)功能應(yīng)用。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的同時(shí)，人們?cè)絹碓阶⒅貙?duì)檔案的信息化管理。通過檔案的信息化管理從而全面提升檔案的管理能力，但是在實(shí)際檔案的管理中，紙質(zhì)檔案管理和信息化檔案管理是同等重要的，因此需要進(jìn)行專門的紙質(zhì)檔案管理和電子化信息檔案管理研究。本文在實(shí)際研究中，針對(duì)紙質(zhì)檔案管理和電子化檔案管理中存在的問題，給出了進(jìn)行雙檔歸檔管理的對(duì)策，通過文中給出的對(duì)策，希望能夠有效地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

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