淺談如何創(chuàng)新信息化時(shí)代的檔案管理工作

郭少卿

【摘要】在高速發(fā)展的信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展要求，所以提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平在當(dāng)下尤為重要。檔案管理是日常管理工作的重點(diǎn)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其強(qiáng)大的功能被各個(gè)領(lǐng)域所推崇。檔案管理工作要緊跟時(shí)代步伐，抓住一切能利用的機(jī)會，積極認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和創(chuàng)新的理念。本文深入討論了信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新意義，并認(rèn)真剖析了當(dāng)前創(chuàng)新檔案管理發(fā)展的幾條途徑，以供同行參考。

【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新；信息化時(shí)代；檔案；管理工作

檔案于任何一個(gè)企業(yè)來說都是極其寶貴的財(cái)富，它將企業(yè)的真實(shí)運(yùn)作水平和企業(yè)的綜合實(shí)力記錄并體現(xiàn)得淋漓盡致，而且檔案的記載真實(shí)而不虛假，客觀而不主觀，充分體現(xiàn)了理想狀態(tài)的公平公正。對于檔案自身來說，它記錄了一個(gè)企業(yè)從起點(diǎn)一直到現(xiàn)在所有發(fā)展過程中的各種情況，真實(shí)反映出了這個(gè)企業(yè)的過去、現(xiàn)在，甚至是未來的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)在社會網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，檔案信息的隨時(shí)調(diào)取、隨地調(diào)取已經(jīng)成為社會發(fā)展的潮流，但是目前由于在檔案管理上的缺陷，電子產(chǎn)品型號的沖突、檔案接收和載體形式的不同，使得在不同地區(qū)或是不同電子產(chǎn)品上調(diào)取檔案信息成了一個(gè)難點(diǎn)，所以要盡快開發(fā)不受地域、電子媒介等影響的檔案管理系統(tǒng)，以期實(shí)現(xiàn)不受約束隨時(shí)隨地方便快捷獲取信息的要求。而且從檔案管理服務(wù)上，不僅要做到服務(wù)方式創(chuàng)新，而且還要做到服務(wù)手段多樣化。在檔案原件保存中，除了檔案原件摘抄服務(wù)外，還要求不同載體檔案的復(fù)制、保護(hù)、修復(fù)、定期維護(hù)等服務(wù)。所以建立全方位的檔案網(wǎng)頁，開展優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)上服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息快速便捷的網(wǎng)上檢索，也是檔案管理創(chuàng)新必不可少的要求。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）檔案記錄企業(yè)的過去，而企業(yè)可以通過完整的、真實(shí)的檔案記錄統(tǒng)籌規(guī)劃未來的運(yùn)營模式。檔案的管理與企業(yè)的健康發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，檔案管理既是企業(yè)發(fā)展的重要部分，又把握著企業(yè)發(fā)展命脈。對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)來說，在他們作出某些重大的決策之前，都會認(rèn)真翻閱公司的檔案資料，以檔案材料為真實(shí)的依據(jù)，這樣領(lǐng)導(dǎo)作出的決策才會具有較高的正確性，同時(shí)也會避免作出錯(cuò)誤決定，耽誤企業(yè)發(fā)展。而對于企業(yè)自身來講，在開展某項(xiàng)活動時(shí)，也會查閱相關(guān)的資料，以期利用之前的經(jīng)驗(yàn)保障本次活動效果最佳，企業(yè)利益最大化?；谝陨戏N種，檔案管理的創(chuàng)新工作迫在眉睫。

（二）創(chuàng)新是檔案管理事業(yè)發(fā)展的時(shí)代需求。首先是社會各界以及各個(gè)階層普遍利用檔案信息的需求。不管是黨政機(jī)關(guān)、國家公務(wù)員等檔案館的服務(wù)對象，能夠快捷準(zhǔn)確地調(diào)出所需的信息以方便服務(wù)人民，還是新聞工作者、公民、職場人員等等檔案用戶能夠快捷便利地查找調(diào)用個(gè)人檔案，這種對檔案信息的快速需求大潮已經(jīng)開始沖擊傳統(tǒng)檔案管理模式。再是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍形成和快速發(fā)展?，F(xiàn)在很多人都需要在網(wǎng)絡(luò)上獲取重要信息，而且網(wǎng)絡(luò)信息提供者也希望能快速利用現(xiàn)代化方法提供便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，以達(dá)到雙贏的局面。所以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，覆蓋面高，獲取及時(shí)是我們發(fā)展檔案管理事業(yè)的出發(fā)點(diǎn)或是動力源泉。隨著現(xiàn)代社會的高速發(fā)展，隨之帶來的是越來越多的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式例如人工分類和檢索已經(jīng)不能滿足要求，所以檔案管理工作的創(chuàng)新是必需的，而當(dāng)前信息化技術(shù)是檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)保障。

二、檔案管理工作創(chuàng)新的有效途徑

（一）做到檔案管理工作創(chuàng)新，要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識。檔案管理當(dāng)中所涉及的檔案信息量是非常龐大的，而且還以不同的形式零散地存在于不同的領(lǐng)域當(dāng)中。因此，在工作當(dāng)中，檔案工作人員一定要按照相關(guān)管理與規(guī)定，將不同內(nèi)容及不同類型的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的整理與歸一，完成檔案信息的規(guī)范化管理。要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案使用的效率意識。檔案的收集與整理，其最終的目的是要供使用者使用，并產(chǎn)生一定的實(shí)際價(jià)值。通過對目標(biāo)的明確，檔案工作人員在日常工作當(dāng)中就一定要樹立一定的效率意識，從思想觀念上發(fā)生改變，帶著服務(wù)的思想投入工作當(dāng)中，最大限度地發(fā)揮出信息的價(jià)值。

（二）實(shí)現(xiàn)文書和檔案處理的數(shù)字化。文書是企事業(yè)單位工作中的基礎(chǔ)且重要的工作。文書工作的質(zhì)量以及文書管理的執(zhí)行力度能夠直接影響檔案管理的整體效果。企事業(yè)單位常常需要處理大量的電子文件，有時(shí)在收發(fā)文件中還必須要利用網(wǎng)絡(luò)，為了能夠滿足工作方面的需要，企事業(yè)單還需要親自讓擬稿人輸入所需的稿件，之后依次按照工作流程進(jìn)行，借此來節(jié)省文書歸檔所耗費(fèi)的時(shí)間，盡可能地降低相關(guān)工作人員的勞動負(fù)荷強(qiáng)度和日工作量。

（三）創(chuàng)新思維是創(chuàng)新檔案管理的核心要素。只有先從思想上創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作和服務(wù)工作上的創(chuàng)新。只有在思維認(rèn)識上高度重注檔案管理工作，才能有事倍功半的實(shí)際行動成果。對于檔案管理人員來說，首先要具備快速清楚認(rèn)識檔案管理工作隨時(shí)間的變化在變化，而且也要清楚地知道，檔案管理工作在古今之間的種種區(qū)別和相同點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案大多為政治服務(wù)，且其服務(wù)方式也比較被動。而當(dāng)今現(xiàn)代化檔案管理工作更趨于各行各業(yè)全面化服務(wù)，其方式更是處于主動狀態(tài)，這種現(xiàn)代化式的服務(wù)更是在應(yīng)召我國以市場經(jīng)濟(jì)為主的發(fā)展需求。在市場經(jīng)濟(jì)驅(qū)使下，檔案管理工作者更需要及時(shí)不斷地更新并提高個(gè)人思想觀念，積極進(jìn)取，懷有一顆求知若渴的心，這樣才能使得檔案管理工作更符合時(shí)代要求、符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求。第二，既然在時(shí)代要求下人員的創(chuàng)新思維要不斷提高，就要及時(shí)摒棄舊時(shí)的老套的思想觀念，不斷用新思想、新知識、新技能充實(shí)、武裝自己。但是在摒棄舊觀念、開創(chuàng)新思想的同時(shí)，要有差別地將新舊思維相結(jié)合，在舊有的觀念上創(chuàng)新，這樣既高效又能少走彎路，最重要的是用已經(jīng)實(shí)踐過的經(jīng)驗(yàn)來指導(dǎo)你的思想進(jìn)步，這種創(chuàng)新更具有現(xiàn)實(shí)意義。所以，檔案管理工作者最正確的工作方式應(yīng)該是一面不斷進(jìn)取，學(xué)習(xí)心得技能，還要不斷兼顧將過去的知識拆分組合，挖掘新的經(jīng)驗(yàn)。在創(chuàng)新思維培養(yǎng)過程中，開拓性的新觀念、新方法、新理論等都在使人類不斷進(jìn)步，使社會發(fā)展秩序更加有條不紊。

（四）開發(fā)出適合本單位的數(shù)字化檔案軟、硬件。想要加快數(shù)字化檔案管理工作的步伐，讓檔案管理得到真正意義上的高效作業(yè)，必須要配置適用本單位作業(yè)以及管理上所需的軟、硬件設(shè)施，只有這樣才可以有效指導(dǎo)數(shù)字化檔案進(jìn)行辦公作業(yè)。如寬帶網(wǎng)、信息高速公路、內(nèi)部局域網(wǎng)、各種通信子網(wǎng)和與之配套的軟硬件設(shè)備（路由器、交換器、高性能服務(wù)器、大容量儲存設(shè)備），以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等的建設(shè)應(yīng)用。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新還需從創(chuàng)新服務(wù)手段著手。可以建立檔案館網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上服務(wù)；建立電子檔案或文件數(shù)據(jù)管理中心，進(jìn)一步使電子文件自動上傳收集并歸類，這樣一連串的檔案網(wǎng)上服務(wù)，不僅可以使檔案部門制作網(wǎng)頁，系統(tǒng)組織網(wǎng)上數(shù)據(jù)信息，還可以加強(qiáng)管理服務(wù)系統(tǒng)的密切合作，為廣大用戶提供便捷快速的網(wǎng)上檢索，提高服務(wù)效率，又可以使電子信息來源廣、覆蓋面大、內(nèi)容更加豐富，還能擺脫傳統(tǒng)檔案管理的諸多缺點(diǎn)，使信息自動并且第一時(shí)間上傳并整理歸檔，可以避免死檔、棄檔等問題。

三、結(jié)束語

總而言之，創(chuàng)新檔案管理工作在當(dāng)前快速發(fā)展的市場信息化時(shí)代，具有非常重大的研究意義。通過提高檔案管理工作者的思想意識，合理恰當(dāng)?shù)靥幚砗脛?chuàng)新與基礎(chǔ)、創(chuàng)新與學(xué)習(xí)以及借鑒的關(guān)系，能夠及時(shí)將信息轉(zhuǎn)化成所需信息，并全方位改善檔案管理服務(wù)手段，合理又高效的途徑均會大大改善目前檔案管理工作中存在的問題。檔案管理中存在的各種程序操作不規(guī)范，檔案信息材料不公開、不解密，檔案管理者無法及時(shí)了解檔案中記載的詳細(xì)內(nèi)容等諸多弊端，隨著檔案管理工作的不斷創(chuàng)新與提高而有所改善。依靠信息化平臺不斷地加強(qiáng)，檔案管理信息化，將以往紙質(zhì)載體的檔案改成了機(jī)讀檔案，提高了檔案的使用價(jià)值，從而提高檔案管理的水平以及效率。

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