新時期人事檔案管理發(fā)展趨勢與對策

劉磊

摘 要：當(dāng)前我國人事檔案管理工作中存在著諸多問題，影響了新時期人事檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展及對企業(yè)管理工作發(fā)揮其應(yīng)有作用。一般來說，很多單位對于人事檔案管理的觀念比較淡薄，存在著主觀上輕視人事檔案管理的現(xiàn)象，由此帶來人事檔案管理混亂、責(zé)任不明確且人事檔案利用率低的問題，對于調(diào)動員工的工作積極性、通過人事檔案的特殊屬性提升員工工作效率的可能性化為烏有。本文就新時期人事檔案管理發(fā)展的趨勢和相關(guān)對策進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；發(fā)展趨勢；有效對策

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

新世紀(jì)以來，我國的經(jīng)濟(jì)水平以及科技發(fā)展水平都得到了極大的提升，而人作為發(fā)展的關(guān)鍵要素之一，如何科學(xué)合理的分配任務(wù)和崗位成為推動發(fā)展不可或缺的一部分。為此，人事檔案管理也逐漸的走到了臺面上來，被越來越多的學(xué)者和專家重視、研究。在學(xué)術(shù)界已有不少的研究人員對人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)行了研究，對其在發(fā)展中出現(xiàn)的問題以及如何將其信息化、高效化等不同層面進(jìn)行了相關(guān)的研究。從流通到市面上的相關(guān)資料來看，現(xiàn)有的人事檔案管理制度有著不少的漏洞需要完善。例如，在人事檔案的管理研究中，僅僅以國人為研究對象，而缺乏國外人事檔案管理的相關(guān)研究，還有部分的研究則特殊性較強(qiáng)，缺乏普遍性，沒有得出具有推廣意義的相關(guān)結(jié)論。這些問題的存在嚴(yán)重阻礙了我國人力資源管理體制的快速發(fā)展，為有效解決以上問題，提高人力資源管理水平，不斷提升人事檔案管理效率，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、新時期人事檔案管理發(fā)展趨勢

隨著社會不斷發(fā)展，舊的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足發(fā)展要求，人事檔案管理改革勢在必行，人事檔案管理的發(fā)展趨勢主要體現(xiàn)在以下三個大的方面：

（一）人事檔案信息化管理的不斷發(fā)展

我國人事檔案信息化管理存在諸多弊端，未來的發(fā)展必須抓住信息化管理這一方針，從檔案收集、歸檔和利用等均改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式，實(shí)行電子化運(yùn)行，統(tǒng)籌規(guī)劃，清楚自身存在的問題，并在此基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，建立全面的信息化管理系統(tǒng)，人事檔案管理的信息化裝備水平一定會越來越高，這也是人事檔案管理發(fā)展的不懈目標(biāo)。

（二）人事檔案管理“三化”發(fā)展，即專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作人員很大程度上不能兼具政治可靠與專業(yè)素質(zhì)，而前者往往又在人員任免過程中扮演著重要的角色。新時期的人事檔案管理必然要突出專業(yè)化趨勢，不斷提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，改進(jìn)人事檔案管理的專業(yè)化水平。信息化社會對于人事檔案管理工作人員的文化素質(zhì)、科學(xué)技術(shù)素質(zhì)和檔案管理專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求，不斷提升管理人員的專業(yè)性，通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和嚴(yán)抓人才聘任環(huán)節(jié)來構(gòu)建高水平人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍顯得刻不容緩。標(biāo)準(zhǔn)化是人事檔案管理信息化發(fā)展的必由之路，是進(jìn)一步發(fā)展檔案管理數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫等的核心問題；規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，目的是要改變現(xiàn)有檔案書寫管理不規(guī)范、裝訂不整齊、用料不統(tǒng)一等問題，這需要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度來約束。

（三）新時期人事檔案管理的制度化趨勢

制度化是推進(jìn)新時期人事檔案管理工作快速發(fā)展的另一條不容忽視的生命線，當(dāng)前我國的人事檔案管理主要由具備接收人事檔案資質(zhì)的企事業(yè)單位特別是國有企事業(yè)單位和社會人事檔案保管中心兩個主體承擔(dān)的。前者面對的是自己的員工，提供免費(fèi)檔案管理服務(wù)；后者則主要面對社會流動群體，無論是寄存人事檔案還是轉(zhuǎn)檔都須繳納一定費(fèi)用，這種相對來說手續(xù)復(fù)雜而又有償?shù)娜耸聶n案管理在一定程度上導(dǎo)致了“棄檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)。相比于西方發(fā)達(dá)國家人事檔案管理作為政府公共服務(wù)組成部分而提供免費(fèi)的公益服務(wù)，我國新時期的人事檔案管理必然要向公益化和制度化方向加強(qiáng)探索，從而有效提升檔案管理的效率。

三、新時期人事檔案管理的有效對策

（一）加強(qiáng)人事檔案管理的意識

面對當(dāng)前人事檔案管理工作方面存在的不足，我們首先要做的就是從思想上加強(qiáng)對人事檔案管理工作的認(rèn)識。一方面可以做一些人事檔案管理的宣傳工作，讓更多的人對這項(xiàng)工作有一定的了解。二要普及人事檔案管理工作方面的法律法規(guī)，以便更好地管理人事檔案，使其重要作用和意義發(fā)揮出來。

（二）不斷提升我國人事檔案的利用效率

只有讓人事檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，發(fā)掘其本身在人力資源管理和企業(yè)內(nèi)部管理中的價值才能真正將人事檔案管理工作在新時期的提升與改進(jìn)落到實(shí)處。這就要求不斷提升人事檔案的利用效率，加強(qiáng)人事檔案對于工作人員多層次、多方位的信息內(nèi)容的展示，為人事管理提供直觀有效的依據(jù)。同時要保證人事檔案的及時更新，處理好人事檔案保管與利用的關(guān)系，確保人事檔案信息的保密性，從而真正促進(jìn)人事檔案在企業(yè)管理中作用的有效發(fā)揮。

（三）改善人事檔案工作的服務(wù)理念

人事檔案管理工作是一個服務(wù)性的工作，強(qiáng)化人事檔案管理工作的服務(wù)理念也是一項(xiàng)重點(diǎn)工作。一方面，工作人員要主動應(yīng)用人事檔案，將傳統(tǒng)的被動接收檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃诱怼Ｒ环矫?，工作人員在組織服務(wù)工作時要具備一定的前瞻性，及時地對各種信息進(jìn)行分門別類地整理，以便為后期人事調(diào)動和任用干部工作打下基礎(chǔ)，增強(qiáng)便捷性。另一方面，人事檔案管理工作涉及的內(nèi)容很多，在平時的工作中，要掌握各種信息，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)層詢問情況做準(zhǔn)備，提供一定的有效數(shù)據(jù)。

（四）注重人事檔案材料的收集工作，規(guī)范檔案管理

收集人事檔案資料是進(jìn)行人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段干部制度的考核、培訓(xùn)、晉升等會產(chǎn)生很多材料，給資料檔案收集帶來難度。因此，人事檔案管理人員必須及時收集有關(guān)材料，并及時移交和辦完手續(xù)，保證人事檔案部門能夠及時補(bǔ)充和歸檔材料；建立完善的人事檔案管理制度是規(guī)范化管理的有力保證，各單位要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、鑒別、歸檔、以及檔案的日常保管、利用和借閱等，都要制定一套嚴(yán)格的制度，按章辦事。

四、結(jié)語

總之，我國人事檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜而重要的工作，只有重視人事檔案管理的發(fā)展，積極研究發(fā)展之路，解決現(xiàn)存的問題，才能夠高效的發(fā)揮人力資源的功用，為人們在拓寬發(fā)展空間的時候提供便利的服務(wù)，促進(jìn)人力資源的優(yōu)化配置。

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