淺談如何提升高中學籍檔案管理水平

陳健全

摘 要：高中學籍檔案記錄著學生的學習和行為表現(xiàn)，是高校和就業(yè)單位錄用的依據(jù)，對于高中生非常重要。近年來高中學校學籍檔案管理的工作量的不斷增加，為學籍檔案管理人員提出了更多要求。學籍檔案管理人員必須盡快轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方法，提升檔案管理工作效率，做好學籍檔案的收集、管理、歸檔和利用工作，發(fā)揮學籍檔案自身的作用。

關鍵詞：檔案管理；學籍檔案；高中管理

高中學籍檔案是高中生個人學習狀況的原始記錄，具有一定的法律憑證作用，高中學校必須重視學籍檔案的管理和利用情況，學校要不斷提高學籍檔案管理工作水平，準確反映學生的學習情況。在部分高中學校的學籍檔案管理中仍然存在一些問題，學校必須及時解決，提高學籍檔案管理工作水平。

一、高中學籍檔案管理的重要性

高中學籍檔案中包括學生的注冊登記表、個人學習情況等內(nèi)容，真實反映出學生的學習情況，是學生檔案的原始憑證，可以為學校查詢學生資料提供可靠的依據(jù)。因此高中學校必須重視學生的檔案管理工作，做好學生資料的收集、整理和歸檔工作，保證檔案的完整性和真實性，以便后續(xù)的使用。

（一）學籍檔案是人事檔案的雛形

學籍檔案是高中生文字資料形式的記錄，學校保存的學籍檔案不能發(fā)揮真正的作用，而畢業(yè)生的人事檔案由學籍檔案轉(zhuǎn)換，畢業(yè)后由學校將學籍檔案轉(zhuǎn)交給畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流中心等，此時的學籍檔案正式成為人事檔案，發(fā)揮其應有的作用。學籍檔案是人事檔案的重要組成部分，是學生在校期間生活學習的歷史記錄，是今后學生在各單位選拔任用考核的主要依據(jù)，因此高中生必須高度重視自己的個人檔案，學籍檔案對高中生具有不可替代的作用，必須給予極大的重視[1]。

（二）學籍檔案是學生的學習生活的信息記錄

學籍檔案是學生在高中時留下的痕跡和成長記錄，是學校檔案的重要組成部分，也是高中生升入大學和進入社會的重要憑據(jù)，大學和社會各單位都可以通過學籍檔案了解學生的檔案記錄，深入了解學生的人品、學識和行為記錄等等。學籍檔案具有權威性和隱私性的特點，高中學校應當重視學籍檔案，妥善保管，發(fā)揮其應有的作用。

（三）學籍檔案是高中生取得高中學籍的重要依據(jù)

高中的學籍檔案在升入高中時開始啟用，初中學生在通過中考被高中學校錄取，并將在校表現(xiàn)記錄在檔案中，不斷補充完善。由于學籍檔案的重要性，報名時填寫的個人信息要讓學生簽字確認，保證學籍檔案的準確性，不影響學生后續(xù)使用。

（四）對于學生學籍的認定具有重要作用

學籍檔案的組織整理具有極強的時效性，影響到學生能否順利高中畢業(yè)，因此檔案管理人員在規(guī)定時間內(nèi)必須完成相應工作，工作人員如果不負責任，造成檔案的卻是損壞，都會影響到學生的畢業(yè)表現(xiàn)，因此學校必須在每學期組織相關的部門和人員進行檔案的收集和整理，保證學籍檔案的質(zhì)量，并按時按量完成[2]?；A數(shù)據(jù)必須及時錄入檔案，反復復查，確保學生數(shù)據(jù)完整無誤，做到條理性和準確性。學籍檔案是學生的第一份檔案材料，具備極大的重要性。

二、高中學籍檔案管理中存在的主要問題

學籍檔案是社會服務中最常查閱的信息，由于其真實性、復雜多樣性和周期性而形成了極其龐大的數(shù)據(jù)庫，由于數(shù)量多，資料龐雜，在高中學校的實際工作中學籍檔案管理存在的問題也逐漸顯露。

（一）學籍檔案多頭管理，材料檔案不統(tǒng)一

學籍檔案內(nèi)容復雜，數(shù)量繁多，填寫時間長，在形成過程中一般由多個部門參與填寫，不同部門填寫的檔案內(nèi)容不同，方向不同，檔案規(guī)格也可能出現(xiàn)不同，很容易造成檔案不全，失去檔案的完整性和統(tǒng)一性，造成核對困難。

（二）缺乏健全的學籍檔案管理制度

由于高中學校缺乏健全的檔案管理工作制度，流程也不統(tǒng)一，導致高中學籍檔案缺乏統(tǒng)一的管理，缺少專人負責，很容易出現(xiàn)遺失、損壞等現(xiàn)象，為學生的調(diào)用造成不便。

（三）缺乏資金投入

由于部分高中學校對于學籍檔案管理缺乏重視，檔案管理經(jīng)費不足，無法建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，經(jīng)常使工作處于被動局面，也無法推進檔案信息化建設，影響學籍檔案管理水平，學籍檔案的收集、存放和檢索過程中都會遇到問題，收集信息不全或有遺漏、錯誤等，缺乏專人負責管理，在存放過程中容易出現(xiàn)檔案損壞、遺失等情況，檔案檢索和調(diào)用的效率較低，也容易導致檔案遺失，學生檔案信息泄露等問題，造成嚴重的后果。

（四）檔案管理的信息化水平低

傳統(tǒng)的高中學校學籍檔案使用紙質(zhì)方式保存，極易受到潮濕、火災等的影響，查閱不便，利用率低，容易出現(xiàn)丟失和損毀等的情況。由于部分高中學校沒有引進現(xiàn)代信息技術使用，學籍檔案的利用率低，安全性不高，一直影響著工作效率。而且由于高中學籍檔案需要寄送到高校和就業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的寄送非常不便，且只能一次寄送，非常容易丟失，而電子檔案可以多次寄送，寄送時間快，效率高，不易丟失。因此高中學?？梢圆捎眯畔⒓夹g電子檔案系統(tǒng)[3]。

三、提升高中學籍檔案管理水平的策略

（一）提高對學籍檔案管理的重視，增加經(jīng)費投入

高中學校要健全檔案管理制度，提高檔案管理工作水平。高中學校的管理層要提高對高中學籍檔案管理的重視，做到統(tǒng)一領導，分級管理，監(jiān)督檔案管理人員落實相關法規(guī)制度，從而保證學籍檔案的完整性和安全性。增加學籍檔案管理相關資金投入，配置先進的學籍檔案管理設備，結(jié)合學校的自身情況，建立專門的檔案室，做好防火、防潮措施，并配置現(xiàn)代化設備，提高檔案管理過程中的軟硬件設施建設，促進檔案的信息化管理，提高學籍檔案的管理工作水平。

（二）健全檔案管理制度

由于高中的學籍檔案管理工作非常繁瑣復雜，學?？梢越⑼暾膶W籍檔案管理制度，從學校的實際狀況出發(fā)，明確檔案管理的工作標準，統(tǒng)一開展學籍檔案的收集、整理、歸檔工作。通過對學籍檔案的全面整理，確保學籍檔案的完整性和真實性。檔案管理人員在收集學籍檔案的過程中，要按照規(guī)定分類管理，避免出現(xiàn)遺漏和錯誤，定期做好檔案檢查工作，尋找安全隱患并及時采取有效的解決措施解決問題，根據(jù)學生的情況變動做好相應的調(diào)整，提高學籍檔案的實用性[4]。

（三）引進信息技術，推動檔案管理的信息化建設

部分高中學籍檔案仍然采取紙質(zhì)檔案的方式，在保存時容易受到潮濕、丟失和火災等的威脅，導致出現(xiàn)損壞，浪費大量的人力和資金，而且工作效率低下[5]。高中學校要不斷創(chuàng)新管理方法，引進現(xiàn)代信息技術，簡化學籍檔案管理流程，充分發(fā)揮出信息技術的作用，引進先進技術和設備，并安排專業(yè)人員負責學籍檔案管理工作，保證檔案信息的準確和完整，采取自動化辦公方式管理學籍檔案，提供自動檢索功能，從而快速準確地查找到所需的信息，提升檔案利用率。建立完善的信息管理平臺，實現(xiàn)學籍檔案資源利用共享，從而提升高中學校學籍檔案管理水平。

（四）提升學籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高中學籍檔案管理工作量大，要加強對學籍檔案的管理，高中學?？梢詫嵭羞m當?shù)莫剟钪贫?，激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，提高檔案管理人員的工作效率，實現(xiàn)對檔案資料的有效管理。對檔案管理人員開展定期培訓，使他們了解相關的法律法規(guī)，掌握專業(yè)知識，有效提升檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，明確管理職責，做好學籍檔案的收集、整理和利用，提高對檔案管理工作的重視，定期做好檢查工作，找出存在的問題，并及時整改，在日常工作中主動總結(jié)經(jīng)驗，提高高中學籍檔案管理工作水平[6]。

（五）嚴格審查檔案資料工作，并注意把關

高中學籍檔案具有極強的隱私性，在學籍檔案利用過程中，一定要注意相關的法律問題，按照規(guī)定履行程序。學籍檔案的管理采用信息化技術，查找內(nèi)容速度快，效率較高。管理者在利用時一定要堅持原則，嚴格把關，維護學籍檔案的真實性和權威性。在加強傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保護的同時，還要充分利用現(xiàn)代化電子信息技術，組織電子文件，減少檔案的缺損和丟失。高中學籍檔案信息化平臺的建立不是一蹴而就的，而是高中三個學期的積累，是學校集體工作的結(jié)晶。只有學籍檔案及時整理歸檔，才能更好地發(fā)揮學籍檔案的作用。

（六）塑造穩(wěn)定的檔案干部隊伍

檔案管理工作持續(xù)性強，許多基礎業(yè)務工作和規(guī)章制度建設需要檔案人員長時間的學習培訓和經(jīng)驗積累，才能逐步適應工作和完善制度。檔案管理人員如果頻繁跳動，久會影響檔案管理工作的連續(xù)性，因此必須塑造穩(wěn)定的檔案管理隊伍，健全人員進出管理制度，促進各項工作穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，促進檔案管理的穩(wěn)定性。

四、結(jié)語

學籍檔案中包括學生從入校到畢業(yè)的全部學習情況，學籍檔案的利用在學生的升學和就業(yè)中占有非常重要的作用。要提高學籍檔案的利用率，就要不斷提高檔案管理工作水平。學籍檔案管理工作是高中學校檔案管理的重要組成部分，加強學籍檔案的管理，促進學籍檔案管理工作的規(guī)范化和科學化，從而規(guī)范教學秩序，提高教學水平，對學校自身的管理也有巨大的推動作用。要提高高中學籍檔案管理水平，就要健全檔案管理制度，增加經(jīng)費投入，引進現(xiàn)代信息技術和軟硬件設施，通過培訓提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，并做好學籍檔案的利用和隱私管理工作，打造一支優(yōu)秀高效的檔案管理隊伍，提高學籍檔案管理工作水平，為高中生的學習和發(fā)展提供便利。

參考文獻：

[1]曲延軍.淺談高中學籍檔案的組建和管理[J].辦公室業(yè)務，2017（3）：109.

[2]王婷婷，田海燕.淺談普通高中學生學籍檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務， 2018（6）.

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[4]宣勇.如何開展高中生學籍檔案信息化管理工作[J].檔案時空，2018（6）.

[5]李春娥.試論基于新形勢下的高中學籍檔案管理[J].卷宗，2017（14）.

[6]張南旦.分析學籍檔案的特點及高中學籍檔案的科學管理策略[J].教育現(xiàn)代化：電子版，2017（3）：208.