辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性分析

王征

摘 要：隨著科技不斷發(fā)展，這樣的社會(huì)背景下對(duì)人們的生活產(chǎn)生重要的影響。辦公自動(dòng)化環(huán)境是加快工作效率，方便于人們的生活。對(duì)于醫(yī)院檔案管理，這是繁瑣又需要耐心的工作事務(wù)，需要謹(jǐn)慎核對(duì)每位患者的情況及時(shí)反饋，做到工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持以人為本的工作理念。那么，深究辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性，這是醫(yī)院檔案管理工作中的關(guān)鍵之處。

關(guān)鍵詞：辦公室自動(dòng)化；醫(yī)院檔案管理；必要性；可行性；管理措施

隨著醫(yī)療體系不斷完善，我國醫(yī)院管理水平也隨之進(jìn)步，辦公自動(dòng)化的管理方式在醫(yī)院檔案管理工作中起到至關(guān)重要的作用。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作，不僅改變傳統(tǒng)模式下工作流程和文件存儲(chǔ)、查閱，進(jìn)一步使醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，檔案管理自動(dòng)化加大信息共享的范圍，提高工作效率?，F(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化模式下醫(yī)院檔案管理工作雖然有著存在的必要性，但仍面臨著網(wǎng)絡(luò)安全管理、制定精細(xì)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、注重專業(yè)人才的培養(yǎng)等諸多問題。以此作為解決問題的標(biāo)桿，要不斷地在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，找到辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性管理措施，提高醫(yī)院管理水平，進(jìn)而滿足醫(yī)療事業(yè)的需求。

一、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性

醫(yī)院檔案管理本身是需要整合大量信息，對(duì)記載的資料進(jìn)行錄入要求準(zhǔn)確度的嚴(yán)謹(jǐn)性，辦公自動(dòng)化模式的加入，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)操作工作流程，進(jìn)行信息交流、數(shù)據(jù)傳輸，提高醫(yī)院管理工作的精準(zhǔn)性和可靠性，這是一種科技化交流管理方式。辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的開展，改善以往傳統(tǒng)模式依靠人工操作的繁瑣和失誤，不斷提高工作效率，可以縮短時(shí)間檢索查閱。[1]辦公自動(dòng)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息共享系統(tǒng)，共享信息使醫(yī)院檔案管理科學(xué)化，促進(jìn)各個(gè)部門工作溝通合理化，加大工作步伐。這種數(shù)字化管理檔案模式，將信息變成電子文檔，隨之添加文字和影像信息，不僅可以節(jié)省時(shí)間幫助患者檢索資料，還可以為醫(yī)生提供可靠信息作為依據(jù)來診斷患者病情。辦公自動(dòng)化的啟動(dòng)，是堅(jiān)持以人為本的服務(wù)模式，自動(dòng)化存儲(chǔ)醫(yī)療資料較人工加工的流程便利、利用率高、信息精準(zhǔn)度強(qiáng)，這樣便于醫(yī)院資料長時(shí)間保存。所以，辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理是必要存在的，它是促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)管理工作發(fā)展的根基。

二、醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化管理的不足之處

辦公自動(dòng)化是利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)傳遞信息，整個(gè)過程中避免不了存在網(wǎng)絡(luò)安全問題，會(huì)涉及到自身的安全隱患。對(duì)于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理，都是計(jì)算機(jī)操作，不涉及特殊情況的本人簽名，就會(huì)削弱個(gè)人的權(quán)威性。辦公自動(dòng)化檔案管理如果遭到病毒的侵入，會(huì)對(duì)醫(yī)療資料造成破壞，同時(shí)也有可能泄露患者的信息資料，可能對(duì)患者的人身安全造成危害。對(duì)于這種數(shù)字化信息的保存的隱秘性和安全性，是需要醫(yī)院管理工作人員特別要關(guān)注的。

在醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求上，還存在一些不足之處。比如，管理系統(tǒng)水平不過關(guān)、可持續(xù)應(yīng)用的軟件數(shù)量限制、操作管理系統(tǒng)的人員專業(yè)性，等等。自動(dòng)化文件的錄入要具有連貫性，中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)任何阻礙都會(huì)對(duì)管理工作造成影響。數(shù)字化的管理模式帶來極大方便的同時(shí)，也會(huì)有相對(duì)應(yīng)的問題體現(xiàn)出來，文檔存儲(chǔ)只是保留當(dāng)前文件，直接更換原始文件，存儲(chǔ)的形式的統(tǒng)一性，容易影響檢索信息參考資料。[2]

現(xiàn)階段，我國醫(yī)院檔案管理人員的操作系統(tǒng)技術(shù)有待提升，精準(zhǔn)度不斷提高。互聯(lián)網(wǎng)下的管理工作是隨著科技和社會(huì)需求不斷變化而變化，要時(shí)時(shí)更新自身的工作理念，補(bǔ)缺現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識(shí)和操作技能，造成這樣的情況就是缺少專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，醫(yī)院檔案管理工作能力低，不能完全掌握這項(xiàng)工作的核心內(nèi)容。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性管理措施

為了更好地服務(wù)于人民，更加人性化，盡量滿足患者的就醫(yī)需求，醫(yī)院在開展人力資源管理工作中，創(chuàng)新新型檔案管理理念首當(dāng)其沖。要不斷完善創(chuàng)新式管理理念，加強(qiáng)管理工作的時(shí)效性，避免不必要的醫(yī)療管理風(fēng)險(xiǎn)。在整個(gè)管理過程中，要不斷總結(jié)摸索完整的管理模式，以提高醫(yī)療檔案管理質(zhì)量。在加強(qiáng)管理模式的基礎(chǔ)上，同時(shí)要加大管理力度。對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理人員的人選是需要不斷培養(yǎng)和精選，要不斷提高管理人員處理綜合事件的應(yīng)變能力，組建相對(duì)專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)，更好地為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理人員加強(qiáng)堅(jiān)實(shí)的理論業(yè)務(wù)知識(shí)并合理運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中，為管理人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，在學(xué)習(xí)中產(chǎn)生對(duì)工作的熱情，更好地勝任本職工作。[3]

醫(yī)院檔案管理工作需要制定管理制度，制度一旦形成，在符合國家相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，要保證其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、合理化?？梢越Y(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際情況和人員分配比例，來進(jìn)行工作安排。要限制檢索資料的權(quán)限，根據(jù)職位級(jí)別的區(qū)分查閱的權(quán)限，使檔案管理制度規(guī)范化，醫(yī)院要要求檔案管理人員嚴(yán)格按照管理制度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作操作，可以列出賞罰標(biāo)準(zhǔn)激勵(lì)管理人員工作動(dòng)力。

醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化信息管理的安全問題，要使患者對(duì)醫(yī)院保密性充分信任。健全網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，也是醫(yī)院建設(shè)可靠性的有效途徑。通過對(duì)自動(dòng)化信息系統(tǒng)設(shè)置密保、設(shè)置權(quán)限、設(shè)置計(jì)算機(jī)硬件保護(hù)措施來加強(qiáng)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)安全，醫(yī)院要加強(qiáng)監(jiān)督工作。因?yàn)獒t(yī)院自動(dòng)化管理信息安全情況直接影響到患者的信息是否泄露，所以加強(qiáng)監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)安全是至關(guān)重要的。計(jì)算機(jī)病毒的入侵會(huì)破壞醫(yī)院原始信息資料，這對(duì)醫(yī)療事業(yè)可靠性造成極大的阻礙，醫(yī)院檔案管理人員要重視并采取對(duì)應(yīng)措施加強(qiáng)管理。[4]

通過醫(yī)院HIS、PACS、LIS系統(tǒng)的融合互通，可以從各個(gè)系統(tǒng)中大量獲取醫(yī)療衛(wèi)生日常業(yè)務(wù)工作中的重要數(shù)據(jù)，同時(shí)通過對(duì)這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合，提取其中有用的信息，挖掘其中新的信息。這種系統(tǒng)的融合交互包括病人信息、檢查信息、申請(qǐng)單狀態(tài)，等等。在這看病過程中病人全借助就診卡或住院號(hào)進(jìn)行開單、交費(fèi)、登記排隊(duì)、自助打印結(jié)果，實(shí)現(xiàn)電子信息化，優(yōu)化患者看病流程，節(jié)省人力物力，縮短看病的時(shí)間。

辦公自動(dòng)化醫(yī)院檔案管理工作中，要保證系統(tǒng)的高效、精準(zhǔn)運(yùn)轉(zhuǎn)，更好地為管理系統(tǒng)服務(wù)。在建設(shè)強(qiáng)大專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)的同時(shí)，要注重人才培養(yǎng)，使管理人員對(duì)檔案資料的保密工作清晰認(rèn)識(shí)到，防止信息不完善或泄露對(duì)個(gè)人造成不必要的傷害。要保證信息的可靠性、真實(shí)性、完整性，檔案管理人員要重視對(duì)信息錄入的精準(zhǔn)度，在檢索資料信息時(shí)能夠及時(shí)處理各種突發(fā)狀況。

四、結(jié)論

檔案管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起到至關(guān)重要的作用，相對(duì)管理水平有待提高。隨著現(xiàn)代化建設(shè)的醫(yī)療政策不斷完善，管理制度也要根據(jù)醫(yī)院自身的實(shí)際情況隨之調(diào)整健全。我們要針對(duì)現(xiàn)階段自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理存在的諸多不足，結(jié)合實(shí)際采取完備的措施加以改善，要不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的職業(yè)技能，要注重培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才。在實(shí)際工作中，要制定合理的管理制度，對(duì)于管理工作流程、管理人員的素質(zhì)、管理的績(jī)效有所要求，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)化操作。制定的管理制度要根據(jù)國家政策不斷完善，創(chuàng)新式工作理念掌控整合醫(yī)院的建設(shè)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管，對(duì)于安全問題不容忽視，保證患者的信息真實(shí)、可靠，醫(yī)院有責(zé)任保護(hù)患者的信息完整性。對(duì)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的維護(hù)和開發(fā)，醫(yī)院要安排專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行操作，要對(duì)計(jì)算機(jī)軟件和硬件深入了解，在保證信息不被破損的情況下，來解決系統(tǒng)產(chǎn)生的各種問題，這也是在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過程做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]房建玲.辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理探討[J].管理觀察.2017（03）：113-115.

[4]王坤.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè).2016（24）：148-149.