人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

劉磊

摘 要：人事檔案管理工作作為人事管理工作的一個(gè)重要組成部分，必須引起人事管理部門的高度重視。做好人事檔案管理工作，可以為用人單位選拔優(yōu)秀人才提供有效的幫助。為此，研究人事檔案管理的重要性，并分析優(yōu)化人事檔案管理工作的管理方法具有重要意義。本文就人事檔案管理的重要性及其優(yōu)化途徑進(jìn)行了分析，希望可以使得人事檔案管理的水平得到進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要性；優(yōu)化途徑

通過(guò)人事檔案，我們可以了解個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)習(xí)工作的總體情況、家庭成員和重要的社會(huì)關(guān)系，所以，人事檔案是非常重要的。因此，探索人事檔案管理具有十分重要的意義。要想不斷提高人事檔案管理水平，需要從管理人員和管理方法等多方面入手。只有這樣，才能不斷優(yōu)化人事檔案管理，才能更好地為用人單位后續(xù)選拔人才提供幫助。

一、人事檔案管理的重要性分析

（一）人事檔案是個(gè)人職位晉升、工資待遇提高的重要依據(jù)

用人單位在對(duì)待個(gè)人職位晉升、工資待遇提高等事情時(shí)，除了按照工作業(yè)績(jī)之外，也會(huì)按照人事檔案中的工作年限等基本信息確定職工工齡，從而作為晉升和調(diào)級(jí)的重要依據(jù)，所以，人事檔案的社會(huì)價(jià)值明顯。

（二）人事檔案是科學(xué)使用人才的重要參考依據(jù)

隨著中國(guó)的改革開放的深入發(fā)展，人事檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)代檔案管理工作越來(lái)越規(guī)范，對(duì)我們加強(qiáng)人事檔案管理開發(fā)和利用提出了更高的要求。人事檔案是由本人的原始材料和歷史文獻(xiàn)組成的，它充分記錄了個(gè)人的政治思想和性格、業(yè)務(wù)能力、知識(shí)水平、工作狀況和工作業(yè)績(jī)。為組織部門全面地、歷史地考察了解和使用人才提供依據(jù)，并為國(guó)家積累檔案史料。人事檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性和服務(wù)性的工作，其管理內(nèi)涵、標(biāo)準(zhǔn)、方法和手段是隨著社會(huì)的發(fā)展和人事制度的改革而不斷更新的。人事檔案反映了個(gè)人經(jīng)歷、工作能力，人事檔案由于其真實(shí)性、原始性、較強(qiáng)機(jī)密性，是考察人才的重要研究手段。

（三）人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分

人事檔案可以確認(rèn)個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等。從人力資源開發(fā)與管理的角度看，人事檔案可以為個(gè)人求職和單位招聘人才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的原材料和數(shù)據(jù)。在人們的日常生活中，人事檔案中起著重要的作用，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到不同崗位在不同時(shí)期的生活軌跡，是用來(lái)記錄學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的。在現(xiàn)代勞動(dòng)管理中，人事檔案的作用涵蓋了許多方面：人事檔案管理部門可以為員工提供辦理護(hù)照和香港和澳門通行證的相關(guān)手續(xù)，根據(jù)檔案確定退休年齡，代繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等等。

二、人事檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（一）完善檔案管理制度

人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。結(jié)合多年實(shí)際工作，筆者認(rèn)為要從以下幾個(gè)方面進(jìn)一步完善檔案管理制度。（1）建立健全保密制度。檔案機(jī)密是企事業(yè)單位機(jī)密的一部分，也是個(gè)人隱私的一部分，因此要對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密；（2）確保人事檔案材料的完整性，防止損壞。一份完整、詳實(shí)的人事檔案能為單位識(shí)別、選拔人才提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息，也是單位對(duì)每位職工認(rèn)真負(fù)責(zé)的具體表現(xiàn)；（3）嚴(yán)格材料鑒別，完善歸檔制度。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，仔細(xì)鑒別，做到取之有據(jù)，確保材料齊全完整，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性；（4）要建立檢查核對(duì)制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查核對(duì)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦；（5）要建立好轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)制度。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，不能交本人自帶，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。同時(shí)，檔案管理人員要做好檔案統(tǒng)計(jì)登記工作，對(duì)庫(kù)房現(xiàn)存檔數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充、檔案保管、檔案利用以及庫(kù)房設(shè)備等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做到心中有數(shù)。

（二）提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員綜合素質(zhì)是人事檔案管理水平高低的關(guān)鍵，人員素質(zhì)低，工作質(zhì)量差，工作肯定做得不好。所以，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有十分重要的意義。要提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要從以下幾個(gè)方面著手：（1）合理配置人事檔案管理人員。每年招聘新的人事檔案管理人員，使人事檔案管理部門充滿活力，通過(guò)年輕人的積極性，使工作更加高效。（2）定期培訓(xùn)經(jīng)理。培訓(xùn)包括外部培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)。內(nèi)部培訓(xùn)是老員工把自己的經(jīng)驗(yàn)和管理方式教給新員工，讓新員工盡快融入到工作中。外部培訓(xùn)是人事管理部門對(duì)人事檔案管理人員安排專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。通過(guò)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高管理人員的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)水平。

（三）加強(qiáng)人事檔案的信息化管理。

（1）增加計(jì)算機(jī)在干部檔案管理中的應(yīng)用范圍，建立人事信息庫(kù)，便于快速準(zhǔn)確地掌握每個(gè)工作人員的歷史和現(xiàn)狀資料，為領(lǐng)導(dǎo)和人事部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)。建立檔案收集和歸檔制度，及時(shí)收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷豐富檔案材料的內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)隨時(shí)收集員工在各項(xiàng)工作中的獎(jiǎng)懲，各種新知識(shí)、新技能、新理論的培訓(xùn)情況等，及時(shí)更新到檔案中，為信息利用增加新鮮內(nèi)容，這是信息化管理工作的基礎(chǔ)。

（2）建立和完善各種人事信息庫(kù)，做好平時(shí)的儲(chǔ)存管理工作。要有創(chuàng)新意識(shí)、合理配置人才檔案資源、挖掘人才潛能，檔案管理人員既要成為檔案技術(shù)操作的專家，也要了解教育管理、計(jì)算機(jī)技能和相關(guān)理論知識(shí)，使人事檔案工作更好的為單位發(fā)展服務(wù)。

（四）不斷創(chuàng)新更多的人事檔案管理方法

只有不斷創(chuàng)新人事檔案管理方法，才可以更好的提高工作效率和質(zhì)量，通過(guò)創(chuàng)新，用人單位的工作水平大大提高。在具體的工作過(guò)程中可以分成不同組進(jìn)行，通過(guò)分組工作，可以提高人事檔案管理工作的效率，進(jìn)一步控制工作所浪費(fèi)的時(shí)間，除此之外，在實(shí)際工作過(guò)程中，通過(guò)表格張貼，明確最近要工作的內(nèi)容重點(diǎn)和難點(diǎn)，有利于激勵(lì)員工更好的開展工作，同時(shí)，通過(guò)表格評(píng)判檔案管理人員工作效率，有利于更好的激勵(lì)檔案管理人員。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案管理工作作為人事管理工作的一個(gè)重要組成部分，必須引起人事管理部門的高度重視。要想不斷的提升人事檔案管理水平，需要從管理人員、管理方法和管理制度等多個(gè)方面著手，努力提升其管理水平，進(jìn)而才能更好的為人員提供更加全面的檔案服務(wù)。

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