事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析

鄭立彬

摘要本文對事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑問題的研究，注重分析當下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，并提出有針對性的解決措施，從而實現(xiàn)管理優(yōu)化目標。

關(guān)鍵詞事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化途徑

事業(yè)單位中的檔案管理工作，是一項基礎(chǔ)工作，但對于事業(yè)單位的發(fā)展來說，卻有著十分重要的影響。工作人員在進行檔案管理過程中，主要將單位的活動情況、相關(guān)資料進行記錄和存檔，保證單位在對相關(guān)資料查閱過程中，能夠具有較高的效率性。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作對于事業(yè)單位的長足發(fā)展來說，影響力越來越大，這一過程中，加強檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就顯得十分重要了。但是我國一些事業(yè)單位在發(fā)展過程中，并沒有意識到檔案管理工作的重要性，導致檔案管理過程中存在諸多問題。本文注重結(jié)合實際情況，從本人工作經(jīng)驗出發(fā)，分析了檔案管理工作的優(yōu)化途徑，希望能夠為事業(yè)單位檔案管理工作提供一些參考和借鑒。

1現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，雖然引起了事業(yè)單位的重視，并且在新時期下，對檔案管理工作存在的問題進行了完善。但從目前我國事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展情況來看，仍然存在諸多問題。這些問題具體體現(xiàn)在以下幾點。

1.1對檔案管理工作不夠重視

一些事業(yè)單位進行檔案管理工作過程中，由于缺乏對檔案管理工作的重視，導致檔案處理過程中，存在著混亂、重要數(shù)據(jù)丟失的問題。一些檔案管理工作人員，對工作不負責，在進行存儲歸檔過程中，沒有做好相應的標記。企業(yè)在查閱檔案過程中，不能夠快速地查閱到相關(guān)資料，從而對事業(yè)單位的發(fā)展，產(chǎn)生了較為不利的影響。

1.2檔案管理工作人員自身素質(zhì)水平較低

由于事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，認為這項工作可有可無，在進行檔案管理過程中，缺乏有效控制，相關(guān)工作人員并不符合檔案管理工作的發(fā)展需求。關(guān)于這一問題，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，在進行檔案管理過程中，不能夠很好地利用理論知識指導實踐活動，導致檔案的分類和匯總處理，存在較大的缺陷；第二，檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，一些事業(yè)單位的檔案管理人員僅符合事業(yè)單位錄用人才的需求，但是并不具備檔案管理工作的資格，這樣一來，在實際工作過程中，無法滿足檔案管理工作的需要；第三，事業(yè)單位在聘用檔案管理人員過程中，并沒有對檔案管理人員進行有效地培訓，導致工作人員對事業(yè)單位的相關(guān)規(guī)章制度并不熟悉，在工作過程中，也是錯誤百出。

1.3缺乏現(xiàn)代化設施

一些事業(yè)單位在進行檔案管理過程中，仍然采取手工記錄的方式，這就導致檔案管理工作效率低下，在進行相關(guān)資料查閱過程中，不能夠快速地查找到資料。檔案管理過程中，事業(yè)單位沒有對現(xiàn)代化設備進行應用，依舊利用檔案館的管理模式，將相關(guān)資料信息存放在檔案館。由于工作人員責任心不強，在管理過程中，存在著檔案存放混亂的情況，進而影響到了檔案管理的質(zhì)量和效率。

事業(yè)單位檔案管理工作存在諸多問題，這就導致事業(yè)單位在進行人員選拔、職工考核、單位活動記錄過程中，存在一定的缺陷。事業(yè)單位在發(fā)展過程中，想要對資料進行應用，由于缺乏有效的檔案管理，可能導致資料缺失，這樣一來，勢必會給事業(yè)單位的發(fā)展帶來較大的阻礙。因此，事業(yè)單位加強檔案管理工作優(yōu)化，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就顯得十分必要了。

2事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析

事業(yè)單位在進行檔案管理工作優(yōu)化過程中，要注重結(jié)合當下管理過程中存在的問題，保證相關(guān)舉措能夠具有較強的針對性，通過對問題的有效解決，才能夠真正實現(xiàn)優(yōu)化目標。

2.1事業(yè)單位領(lǐng)導要重視檔案管理工作

事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理工作予以怎樣的看待，在進行實際管理過程中，檔案管理工作就會產(chǎn)生怎樣的效果。領(lǐng)導對這一問題予以足夠的重視，會加強規(guī)章制度建設，保證檔案管理工作能夠更加標準和規(guī)范，才能夠保證員工在實際工作時，能夠嚴格遵守事業(yè)單位的相關(guān)規(guī)定，保證檔案管理具有較高的質(zhì)量和效率。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，領(lǐng)導要予以足夠的重視，并且能夠?qū)ο嚓P(guān)規(guī)章制度進行完善，為檔案管理工作提供一個有效地保障。這一過程中，要注重強化責任意識，采取獎懲措施，對于工作過程中不認真、馬馬虎虎的員工予以懲處，凈化檔案管理工作環(huán)境，保證每一個檔案管理工作人員都能以高度負責的態(tài)度對待檔案管理工作，切實保證檔案管理工作的順利開展。

2.2注重提升檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理人員工作能力和素質(zhì)水平，對于檔案管理工作的效果和效率有著十分重要的影響。這一過程中，事業(yè)單位要注重堅持“以人為本”的管理理念，不斷地提升檔案管理人員的素質(zhì)。具體可從以下兩點進行考慮。

2.2.1

構(gòu)建檔案管理專業(yè)化隊伍

檔案管理工作人員必須具備較高的專業(yè)能力，在進行人員聘用過程中，要對這一點予以明確。同時，在上崗之前，要注重對檔案管理工作人員進行有效地培訓，使之能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的檔案管理工作有一個明確的認知，在實際工作過程中，能夠嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行。

2.2.2強化專業(yè)知識培訓和職業(yè)道德培養(yǎng)

專業(yè)知識的培訓，要求檔案工作人員能夠?qū)n案管理的基礎(chǔ)知識進行理解和深化，能夠在實際工作過程中，對基礎(chǔ)知識進行有效利用。例如，對檔案的分類和匯總，對檔案的整理工作等，都需要對檔案管理工作的基礎(chǔ)知識進行有效利用。同時，要注重加強員工的職業(yè)道德培養(yǎng)，能夠保證工作人員不單單具有過硬的業(yè)務能力，還需要有較高的道德情操，在實際工作過程中，能夠以高度負責的態(tài)度，執(zhí)行檔案管理工作。除此之外，在強化專業(yè)知識和職業(yè)道德素養(yǎng)過程中，要注重引入競爭機制，并完善晉升通道，能夠有效地激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，對其付出予以肯定。這樣一來，良好的激勵措施，才能夠更好地促進事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展和進步。

2.3構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位也獲得了較大的發(fā)展，并且檔案管理工作呈現(xiàn)出復雜性的發(fā)展特征。原有的檔案管理模式，無法滿足新時期的發(fā)展需要，這就要求事業(yè)單位必須對檔案管理工作方法進行改進，能夠?qū)ΜF(xiàn)代化技術(shù)進行引入，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量和效果。因此，構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)，成為事業(yè)單位提升檔案管理工作水平必須把握的一個重點內(nèi)容。這一過程中，需要構(gòu)建相應的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、檔案工作系統(tǒng)，能夠?qū)τ嬎銠C技術(shù)進行有效應用，保證相關(guān)數(shù)據(jù)信息存儲更加安全、可靠。通過利用信息管理系統(tǒng)，還要注重完善相應的搜索引擎，保證在進行檔案信息查閱過程中能夠更加方便。

3結(jié)論

檔案管理工作對于事業(yè)單位未來發(fā)展的影響力不斷增加，這樣一來，就必須對檔案管理工作予以足夠的重視，并能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理工作中存在的問題進行解決。結(jié)合本文的分析來看，檔案管理工作過程中，領(lǐng)導的重視程度、檔案管理人員自身的素質(zhì)水平、現(xiàn)代化管理技術(shù)的有效應用，對檔案管理工作的質(zhì)量和效率來說，有著極為重要的影響。因此，事業(yè)單位檔案管理工作要想做好，領(lǐng)導層必須予以足夠的重視，能夠加強相關(guān)規(guī)章制度建設，保證檔案管理工作朝著標準化、規(guī)范化的方向邁進。同時，檔案管理人員要注重提升自身的業(yè)務能力，具有專業(yè)化水平。最后，事業(yè)單位要注重加強檔案管理信息化系統(tǒng)建設，切實滿足檔案管理的實際需要。