加強高校檔案管理信息化建設(shè)的有效策略研究

李曉霞

[摘 要]檔案管理是很多單位管理的重點與難點，也是很多單位管理體系當(dāng)中的重要組成部分，高校檔案是高校對人才進(jìn)行系統(tǒng)管理和研究具有的重要參考價值。優(yōu)化和創(chuàng)新高校的檔案管理工作，不但能夠強化高校檔案工作的管理能力，同時還能夠幫助學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)性的服務(wù)，促進(jìn)高校更好更快的發(fā)展。文章就高等學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新展開必要的敘述，并在此基礎(chǔ)上探討了相應(yīng)的方法和策略。

[關(guān)鍵詞]高等學(xué)校；檔案管理；信息化建設(shè)；措施

一般來說，高校檔案信息材料多數(shù)是以文字、材料以及報告等形式呈分散性和單一性的形式表現(xiàn)出來，高校檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)就是將這些雜亂無章的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分門別類的有效整理，使之成為方便查閱的有效信息。因此，高校檔案管理工作人員必須及時的抓住機遇，不斷的對檔案管理作出相應(yīng)的探索和創(chuàng)新，以此來加強高校的檔案的管理工作[1]。而高效檔案信息化建設(shè)管理就是本文研究的重點與難點。

1 高等學(xué)校檔案管理的重要性

高等學(xué)校的檔案管理信息是學(xué)校發(fā)展和研究的重要參考依據(jù)，通過對檔案信息的查閱，可以獲取學(xué)校的發(fā)展歷程以及學(xué)校管理的真實情況，從而實現(xiàn)更加科學(xué)有效的管理。另外，高校檔案信息不但可以給教師在教學(xué)生提供必要的教學(xué)依據(jù)，還能夠在對學(xué)生檔案管理上培養(yǎng)出更好的社會人才，達(dá)到有效服務(wù)社會人才市場的目的。通常在檔案管理過程中，采取計劃、控制以及組織實施等管理步驟，這些內(nèi)容看似簡單便捷，但是在操作起來卻是相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，需要在管理環(huán)節(jié)上相互聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣[2]。充分利用現(xiàn)代化的管理水平，提升高效檔案信息化工作是高校檔案管理的必然發(fā)展要求。

2 新形勢下我國高校檔案管理問題分析

（1）檔案資料信息的利用程度化不高。隨著科學(xué)信息化的不斷發(fā)展和應(yīng)用，高職院校在日常的管理工作中已基本實現(xiàn)信息化管理，在檔案管理工作中也已經(jīng)普及了先進(jìn)的電腦設(shè)備，相關(guān)的檔案管理應(yīng)用軟件也也應(yīng)用非常的過廣泛。然而在高校檔案管理的實際工作當(dāng)中，相關(guān)的檔案管理信息在查閱以及檢索的應(yīng)用中，相應(yīng)的功能并沒充分的發(fā)揮出來，特別是一些比較重要方面依然還處于空白狀態(tài)，這樣就大大的降低了檔案的使用效率，導(dǎo)致高校檔案不能及時有效的促進(jìn)高校工作的發(fā)展[3]。

（2）高校對檔案的管理重視程度還有待加強。在高職院校的管理體系中，由于檔案管理工作與學(xué)校的教學(xué)以及學(xué)生學(xué)習(xí)的聯(lián)系不是特別的密切，通常只有等到需要的時候才會被人所記起來，加上高職院校的工作人員以及教師多數(shù)是把時間和精力放在學(xué)校的教學(xué)工作上面，檔案管理工作人員在工作中由于很少和教學(xué)打交道，因此他們的工作也就沒有得到相應(yīng)的重視，在工作的上地位也就沒有放到應(yīng)有的高度，其結(jié)果是一方面大大削弱了高校檔案管理工作人員工作的積極性，另一發(fā)面檔案管理工作的重視程度不高，大大的阻礙了檔案跟工作的向前發(fā)展[4]。

（3）高校檔案管理工作缺乏必要的專業(yè)人員。高校檔案管理工作缺少相應(yīng)的專業(yè)性人才進(jìn)行相應(yīng)的管理，歸根結(jié)底就是高職院校沒有把檔案放在一個較為重視的管理高度上面去。據(jù)了解，有的院校在檔案管理上聘用校外的兼職工作人員，這些臨時的工作者往往缺乏相應(yīng)的從業(yè)素養(yǎng)，加上對計算機使用已經(jīng)檔案歸檔的流程不是特別了解，更為重要的是這部分臨時工作人員流動性較大。所以在高職院校檔案管理工作體系當(dāng)中，這種不專業(yè)、不正規(guī)檔案管理工作人員不但阻礙高校檔案管理工作的發(fā)展，同時也一定程度上阻礙了高職院校的向前發(fā)展。

3 加強高校檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（1）檔案管理是很多單位管理的重點與難點，也是很多單位管理體系當(dāng)中的重要組成部分，高校檔案是高校對人才進(jìn)行系統(tǒng)管理和研究具有的重要參考價值。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息管理方式來加強檔案管理；隨著科學(xué)信息技術(shù)不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)遍布的社會生活的各個角落，在高校檔案的管理工作當(dāng)中，雖然也應(yīng)用了相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，但是在應(yīng)用程度化水平上還處在較為初級的階段，還沒有形成一套高效便捷的應(yīng)用體系。可以通過在檔案管理工作中引入信息化管理模式，實現(xiàn)檔案和文本等信息的儲存和處理，這樣不但能夠管理工作更加的清晰便于查找，同時還能夠讓公開的檔案信息實現(xiàn)共享。

（2）成立一支專業(yè)技術(shù)強管理能力高的工作隊伍。在檔案管理的日常工作體系中，對高校檔案管理一直放在一個較為靠后的管理層面上，多數(shù)人認(rèn)為對于高校檔案的管理是一門技術(shù)含量的低的管理工作，不需要發(fā)揮太多的人力和物力，因此大多數(shù)高校在檔案管理上很少關(guān)注檔案管理人才的建設(shè)，一些從業(yè)年限較久的工作人員也沒有經(jīng)過專業(yè)的訓(xùn)練，或是校外招聘的兼職人才。也正是高校沒有把檔案管理加以重視，使得檔案管理工作人員工作積極性較低，導(dǎo)致檔案在管理上出現(xiàn)混亂、檔案利用效率低等不良問題。

（3）從根本上優(yōu)化檔案管理體系。檔案工作管理的好壞，很大一部分原因是檔案管理體制的不全面，具體表現(xiàn)為工作人員的資料信息整理、收集、歸整等方面缺乏相應(yīng)的科學(xué)性，因此要從根本上杜絕這些不良的管理行為，把檔案管理工作推向嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的循環(huán)體系當(dāng)中。例如；一是在檔案管理上體系上，挑選專業(yè)的工作人員，通過有經(jīng)驗的工作人員培養(yǎng)素養(yǎng)較低的業(yè)務(wù)新手，從而在保證工作人員從業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，做到檔案管理工作的有序開展，同時在檔案管理中還需確保檔案資料管理的準(zhǔn)確性和完整性，因為只有這樣，高校檔案的才能顯現(xiàn)出它應(yīng)有的價值。二是在檔案借閱的時候要做好準(zhǔn)確的往來記錄，保證檔案在流動管理上不存在錯借等查看檢索問題[5]。

（4）實施強而有效對日常監(jiān)督管理機制。對高校檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)察管理，是保證檔案管理工作有序進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。作為檔案管理的工作人員，對高職院校的檔案應(yīng)該實行嚴(yán)格的管理，尤其是在教師日?？己朔矫鎽?yīng)該制定出一套切實可行的考核評價機制，遵循誰損壞誰負(fù)責(zé)，對于由于個人的過失原因造成的檔案流失、毀壞等后果行為，應(yīng)該從嚴(yán)查處，并進(jìn)行必要的懲罰。只有通過嚴(yán)格的監(jiān)督考察機制，才能從根本上保證檔案工作的有序進(jìn)行。

為了高校檔案工作有效的發(fā)展和管理，能讓檔案信息內(nèi)容發(fā)揮出它應(yīng)有的價值，高校在檔案管理上很有必要在隊伍管理上提升檔案工作人員的從業(yè)素養(yǎng)。一是下力氣強化高校檔案管理工作人員的從業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)管理能力，因為檔案管理不僅僅是簡單的對材料、文稿進(jìn)行歸納總結(jié)和分門別類，更多是需要管理工作人員需要較高的專業(yè)水平，因為檔案管理所涉及的信息要素非常的廣泛，尤其要隨時把握檔案管理的動態(tài)。

4 結(jié)論

高等學(xué)校的檔案資料由教學(xué)管理和科研管理兩部分組成，檔案信息對高校未來的發(fā)展有著非常重要的指導(dǎo)意義。一方面高校檔案信息當(dāng)中有許多可靠性以及可參與性的內(nèi)容，這些內(nèi)容能夠在高職院校的建設(shè)、教學(xué)的日常管理以及校園文化的宣傳方面都有著很大的參考價值。另一方面是高校通過檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化，能夠在很大程度上強化檔案的管理能力，讓檔案管理更加的走向規(guī)范化和嚴(yán)謹(jǐn)化。優(yōu)化和創(chuàng)新高校的檔案管理工作，不但能夠強化高校檔案工作的管理能力，同時還能夠幫助學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)性的服務(wù)，促進(jìn)高校更好更快的發(fā)展。因此，可以說高等學(xué)校應(yīng)該從根本上加以重視檔案的管理，要在此基礎(chǔ)上逐漸推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，加強其信息建設(shè)水平。

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