加強高職院校檔案信息化管理的措施

王穎

摘 要：隨著我國高職院校教學(xué)改革與發(fā)展和檔案信息化建設(shè)的到來，高職院校檔案管理工作也迎來前所未有的機遇。為此加強和改進高職院校檔案管理工作，提高檔案信息化管理水平，讓檔案信息更好地為學(xué)校教學(xué)管理與改革發(fā)展服務(wù)，是高職院校檔案管理的發(fā)展方向。對此，筆者結(jié)合工作實踐談?wù)勛约旱拇譁\之見。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案信息化；管理措施

一、高職院校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

第一，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。做好高職院校的檔案信息化建設(shè)工作，首先要為其配備良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，其中硬件設(shè)施應(yīng)包括掃描儀、計算機、打印機、復(fù)印機、存儲器等必要的工作輔助設(shè)備；軟件設(shè)施主要是指做好檔案信息化建設(shè)工作需要的信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)軟件或程序等的支持。第二，標(biāo)準規(guī)范建設(shè)。在計算機網(wǎng)絡(luò)平臺上，規(guī)范化、標(biāo)準化的操作是保證數(shù)據(jù)平臺功能正常發(fā)揮的前提條件，為了有效實現(xiàn)資源的共建、共享，各大高職院校之間應(yīng)該加強聯(lián)系，密切合作，首先建立一套統(tǒng)一且標(biāo)準的工作原則和工作規(guī)范，使檔案信息系統(tǒng)設(shè)計和應(yīng)用、檔案館藏數(shù)字化以及地方檔案館數(shù)據(jù)資料庫存互聯(lián)得以順利進行。第三，信息資源建設(shè)。一方面可以使檔案管理與學(xué)校業(yè)務(wù)管理部門實現(xiàn)無縫對接，為各部門發(fā)展提供必要的資料，從而為學(xué)校的整體發(fā)展策略制定、教學(xué)質(zhì)量的提高和高素質(zhì)人才的引進提供權(quán)威的數(shù)據(jù)支持；另外一方面，可以打造一個全方位的信息傳播技術(shù)平臺，提高數(shù)字檔案的利用效率和服務(wù)能力，使院校之間的互聯(lián)互通成為可能，促進我國高職教育的整體發(fā)展。

二、高職院校檔案信息化管理的重要性

（一）可以推動高職院校發(fā)展

近幾年，高職院校為國家培養(yǎng)了大量高素質(zhì)人才，我國當(dāng)前對技能型人才需求較多，因此國家大力扶持高職教育的發(fā)展，我國高職教育規(guī)模不斷壯大，對檔案管理工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)高職檔案管理模式已與時代發(fā)展不相適應(yīng)，急需創(chuàng)新高職檔案管理工作，實現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化發(fā)展，推動高職教育的穩(wěn)定前行。

（二）加快高職檔案的開發(fā)利用

在過去較長時期內(nèi)，高職檔案管理以收集檔案資料為主，而不能積極研究檔案材料，在保存檔案時以紙質(zhì)形式為主。為查找檔案信息帶來了較大的難度，而且紙質(zhì)檔案也不易實現(xiàn)信息共享，不能真正展現(xiàn)檔案材料的價值。尤其是教學(xué)、文書、人事檔案有著較高的使用頻率，在查找過程中依靠人力則增加了檔案管理人員的勞動強度。在高職檔案管理工作中引入信息化手段有利于開發(fā)利用檔案資源，當(dāng)前一些高職院校已經(jīng)建立了檔案信息庫，在檢索檔案信息時可以利用計算機，從而有效提高了操作效率。

三、高職院校檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）高職院校對于檔案管理信息化的認識不夠

高職院校的檔案管理工作，近年來正面臨著巨大的轉(zhuǎn)型期，一方面，要將傳統(tǒng)的實體化檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，各項數(shù)據(jù)的掃描、錄入、整理、歸檔是一項系統(tǒng)性的大工程；另一方面，要實現(xiàn)檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)資源的合理配置，以實現(xiàn)檔案管理工作由封閉、半封閉狀態(tài)向開放狀態(tài)的轉(zhuǎn)變，提高資源的利用率，實現(xiàn)教育資源的共享。但是與此同時，我國大多數(shù)高職院校的檔案管理部門規(guī)模小、投入少、起步晚、人手緊缺，與上述巨大的工作量對比，造成了高職院校的檔案管理轉(zhuǎn)型工作幾乎無從入手。

（二）檔案安全不能完全保障

盡管很多高職院校對檔案的管理是比較嚴格的，但由于網(wǎng)絡(luò)的普及，信息化技術(shù)的日益更新，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并不是始終安全的。很多學(xué)校因不太懂這方面的知識，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)始終沒有更新維護，導(dǎo)致信息泄露的情況也并不少見。現(xiàn)在很多的詐騙團伙之所以能夠詐騙成功，就是網(wǎng)絡(luò)上的信息被竊取，校方監(jiān)管不嚴導(dǎo)致的。

（三）管理人員綜合素質(zhì)較低

根據(jù)高職院校檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，在進行檔案管理團隊的建設(shè)時，并未滿足良好素質(zhì)與科學(xué)高效等要求，使其整體缺少科學(xué)性特點，多數(shù)檔案管理人員更是身兼數(shù)職，普遍未進行相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，同時不具備專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使其信息化水平較低，不僅會影響檔案管理工作的展開，而且還會阻礙信息化建設(shè)，使管理人員呈現(xiàn)基本知識、技能交差的現(xiàn)狀。

四、加強高職院校檔案信息化管理的措施

（一）切實轉(zhuǎn)變檔案管理理念

檔案信息化建設(shè)的發(fā)展形勢迫切要求高職院校轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，“將側(cè)重點放在對信息的高效利用層面，從而挖掘信息中的潛在價值”。而檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，一是需要高職院校的管理者從思想上對檔案信息化管理要有充分的認識，從而在決策過程中才會把檔案信息化建設(shè)擺上議事日程；二是需要制定切實可行的高職院校檔案信息化建設(shè)工作計劃和長期規(guī)劃，同時將檔案工作與高職院校其他重點工作同安排、同部署、同落實。

（二）加大檔案信息化建設(shè)的投入力度

想要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，就需要加大檔案信息化建設(shè)的投入力度，從多個方面確保檔案信息化的順利實現(xiàn)。首先，要完善校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)提供基本保障。檔案信息化建設(shè)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成的，通過網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，并將檔案信息傳遞到檔案管理系統(tǒng)；其次，要完善硬件設(shè)施，購買計算機、交換器等基礎(chǔ)設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提供必備工具；再次，要有完善的軟件系統(tǒng)，高?？梢宰约嘿徺I檔案管理系統(tǒng)或者通過技術(shù)人員制作自己學(xué)校的檔案系統(tǒng)，只有具備高效的檔案處理系統(tǒng)才能有效將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理；最后，還要提高信息化檔案管理的防御措施，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的安全性，要建立安全防護系統(tǒng)，定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行檢測，為檔案信息化管理提供一個穩(wěn)定、安全的環(huán)境。

（三）提高安全意識，確保資料不丟失、不外泄

檔案管理工作中非常重要的一項便是保密安全工作，但由于信息化技術(shù)的發(fā)達，各種黑客、病毒等防不勝防，再加上工作人員的操作失誤、設(shè)備的老舊與損壞等狀況，檔案的安全工作任重道遠。但應(yīng)該盡最大的努力來保障檔案信息的安全。首先，學(xué)校應(yīng)經(jīng)常開會強調(diào)安全意識的重要性，來保證工作人員在思想上不放松。同時，可以組織檔案管理人員學(xué)習(xí)新的信息化技術(shù)，學(xué)習(xí)國家頒布的新的法律法規(guī)，掌握應(yīng)對檔案安全問題的各種方式方法，使檔案工作者逐步成為檔案知識全面、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)嫻熟的復(fù)合型人才。最后，采取有效措施保證網(wǎng)絡(luò)的安全，將檔案安全問題的損失降低到最小。

（四）提升管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力

為了實現(xiàn)信息技術(shù)有效應(yīng)用，在進行高職院校的檔案管理時，應(yīng)該將提升管理人員信息技術(shù)能力作為基礎(chǔ)，若是管理人員缺少較強技術(shù)能力，則會直接影響管理系統(tǒng)發(fā)揮其效應(yīng)。對此，高職院校檔案管理人員需要不斷加強自身綜合能力，積極參加相關(guān)技能培訓(xùn)與宣傳活動，以此提高管理人員的計算機技術(shù)能力。除此之外，高職院校還應(yīng)該加強高素質(zhì)、高能力人才的選拔，通過有計劃的納入優(yōu)秀人才，且滿足應(yīng)用型與復(fù)合型需求，從而做好自身檔案管理工作，同時實現(xiàn)信息技術(shù)的高效運用。

五、結(jié)束語

高職院校檔案管理信息化是現(xiàn)代化發(fā)展的需求，有利于提高高職院校的管理水平和檔案使用效率，在信息化管理中，高職院校要結(jié)合自身情況，從高職院校檔案管理的具體情況出發(fā)制定合適的信息化管理策略，只有如此才能有效發(fā)揮高職院校檔案管理信息化的水平。

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