一種新型人事檔案管理箱的應(yīng)用效果分析

吳碲

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，各企業(yè)員工的數(shù)量急劇增加，人事部門現(xiàn)有的檔案管理箱大多為柜體的形式，因為柜體為正方體或是長方體，需要對柜體的六個面進行制作，消耗的材料比較多，而且柜子的體積較大，對其進行挪動時極為不方便。本文針對原有檔案管理柜的基礎(chǔ)上，設(shè)計了新型的檔案管理箱、穩(wěn)固箱體、減少箱體使用的材料，設(shè)計箱體的標(biāo)簽套與隔板，方便檔案的標(biāo)記，提高了檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：新型人事檔案箱；應(yīng)用技術(shù)；應(yīng)用效果

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模不斷的擴大，企業(yè)內(nèi)部的員工不斷的增加，人力資源的檔案管理壓力急劇的增加，目前大多數(shù)企業(yè)使用的檔案管理是傳統(tǒng)的檔案管理柜，這種檔案管理柜內(nèi)部沒有詳細的標(biāo)簽，在檔案調(diào)取時很難快速的中找出所需的人事檔案，降低了檔案管理工作人員的工作效率，阻礙了企業(yè)的行政效率。因此，企業(yè)急需對檔案管理柜進行改進，制作出更加節(jié)省材料的檔案管理箱，管理箱內(nèi)應(yīng)設(shè)有相關(guān)的配套標(biāo)簽與隔板，對內(nèi)在存放的檔案進行分類管理，有效的提高了人事檔案工作人員的工作效率，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

一、新型人事檔案管理箱的制作方法

新型人事檔案管理箱有箱體，箱體正上方的開口、箱體的底板、前殼板、后殼板、兩塊側(cè)板組成的。

對新型人事檔案管理箱進行制作的時，需要注意箱體的前殼板與后殼板設(shè)計通風(fēng)窗，使內(nèi)部的檔案及時的通風(fēng)，帶走箱體內(nèi)的潮氣，防止箱內(nèi)存放的文件受潮，在前殼板與后殼板外部設(shè)置透明的夾層，在透明的夾層內(nèi)可以安置標(biāo)簽，方便檔案的查找，合理的對檔案進行分類，在箱體的后殼板安裝標(biāo)簽與隔板，對存放在箱體內(nèi)部的檔案進一步的細化，方便檔案工作人員查找檔案。檔案管理箱的兩側(cè)需要安裝提手，在其中一塊側(cè)板的內(nèi)部安裝斜板，方便檔案管理箱的挪動。將安裝座設(shè)置在檔案管理箱的底板。

綜上所述，這種新型的認識檔案管理箱，主要的組成部分是：箱體，箱體上方開口、箱體的底板、前殼板、后殼板、兩塊側(cè)板，前殼板與后殼板內(nèi)側(cè)設(shè)置的支架，前殼板與后殼板的通風(fēng)窗，前殼板的透明的標(biāo)簽夾層、后殼板的標(biāo)簽組和隔板，側(cè)板外部兩側(cè)的提手、側(cè)板內(nèi)部的的斜板、底板的安裝座。其中箱體制作室使用的材料須為鋼制的材料，當(dāng)外部方式火災(zāi)與水災(zāi)的時候，箱體對箱體內(nèi)的檔案起到了保護的作用，減少了檔案的損失，設(shè)置箱體側(cè)板與斜板的夾角時，需要注意兩者之間的角度，最好為三十度或者是負四十五度。在前殼板設(shè)置的透明標(biāo)簽夾層需要水平的進行排列，標(biāo)簽套需要與前殼板的內(nèi)部進行鉸接，使用塑料袋作為標(biāo)簽套的材料即可。后殼板安裝的隔板，需要垂直于檔案管理箱的底板，隔板的數(shù)量要少于標(biāo)簽套的數(shù)量。

二、使用新型檔案管理箱的效果

（一）使用新型檔案管理箱的意義

新型的人力資源管理檔案箱內(nèi)壁上部安裝了支架，這個支架方便另外的人力資源檔案管理箱的安置，最大程度的節(jié)省了檔案存放箱的空間。在檔案管理箱的內(nèi)部支架后，有一個安裝槽，這個安裝槽與箱體的底板和底板上的安裝座尺寸規(guī)格相符合，這種設(shè)計可以使檔案管理箱子在摞起來的過程中具有較高的穩(wěn)定性。因為這種設(shè)計，檔案管理箱的箱體上沒有箱蓋，這樣的設(shè)計減少了檔案管理箱箱蓋的制作材料，減少了檔案柜存放的空間，方便檔案管理箱的挪動，對檔案管理箱進行挪動的過程中，避免檔案柜的損壞造成了檔案丟失。

檔案管理箱顳部設(shè)置的隔板，將檔案管理箱劃分成不同的區(qū)域，方便檔案存放時的分類管理，每個隔板區(qū)域內(nèi)設(shè)置的標(biāo)簽套，要與隔板劃分出的區(qū)域數(shù)量相符合，標(biāo)記檔案存放的名稱，有助于檔案的存取。

傳統(tǒng)的檔案管理柜沒有設(shè)置相應(yīng)的防潮措施，導(dǎo)致檔案存放的過程中，檔案受潮造成檔案信息的缺失，針對傳統(tǒng)檔案柜出現(xiàn)的問題，新型的檔案管理箱在前殼板與后殼板設(shè)置了通風(fēng)窗，給箱子內(nèi)存放的物品提供一個良好的通風(fēng)渠道，加快空氣的交換速度，阻止潮氣對檔案文件的腐蝕。

（二）新型檔案箱應(yīng)用效果

無論是在企業(yè)中還是學(xué)校中，檔案管理的工作都是學(xué)校工作內(nèi)容的重中之重，傳統(tǒng)的檔案管理柜，不僅占據(jù)了大部分的空間，而且沒有對檔案進行詳細的分類，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的管理與學(xué)校的管理，組織的管理層需要對員工的檔案進行研究分析，根據(jù)不同員工的不同經(jīng)歷，學(xué)生的不同情況對其進行針對性的對策安排。但是目前的檔案管理柜，對檔案進行統(tǒng)一的管理，并未對檔案進行明確的劃分與歸類，這種情現(xiàn)象對任何組織都是不利的。

使用新型的檔案管理箱，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層的需求，可以通過前殼板上的標(biāo)簽，快速的找出管理人員需要的檔案，極大的提高了檔案查找的速度，提高了檔案管理人員的工作效率，組織的管理層更愿意使用檔案分析的方式對員工進行相應(yīng)的考核，使企業(yè)管理層作出的決策更加的科學(xué)。

傳統(tǒng)的檔案管理柜在搬運的過程中，因為柜子的磕碰，造成了檔案信息損失的嚴(yán)重現(xiàn)象，而設(shè)計出新型的檔案管理箱，占地面積較小，在運輸?shù)倪^程中可以盡可能的較少空間，而且管理箱上部的支架后面有一個安裝槽，這個安裝槽與管理箱的底板吻合，增加檔案箱安置過程中檔案箱的穩(wěn)定性，使其在運輸?shù)倪^程中不易掉落。若是檔案管理人員對這樣的搬運方式有顧慮，可以將檔案箱進行拆卸，逐個的進行搬運。

使用傳統(tǒng)的檔案柜進行管理時，由于檔案屬于紙制品，消防等級略高，容易引起火災(zāi)，當(dāng)火災(zāi)發(fā)生時，會破壞檔案柜中的檔案的資料。新型的檔案管理箱在應(yīng)用的過程中使用的材料是鋼制材料，防火防水等級較高，在火災(zāi)發(fā)生時隔絕了火源，保護了管理箱內(nèi)部的檔案信息。

新型的人力資源檔案管理箱對檔案管理人員的要求比較低，因為管理箱外部前殼板設(shè)置了透明的標(biāo)簽，對檔案進行管理的時候，工作人員對各部門之間的檔案進行分類整理，部門下設(shè)的小組與團隊進行分類管理，層層細化，制作好標(biāo)簽后進行檔案的儲存，當(dāng)發(fā)生人員調(diào)動時，可直接根據(jù)該人員原本所在的科室，快速的找到該工作人員的檔案，提高了檔案管理人員的工作效率。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進步，檔案管理逐漸向著信息化的管理方向邁進，這種情況對傳統(tǒng)的檔案管理造成了嚴(yán)重的沖擊，如果不及時的對檔案管理進行改進，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理就會沒落。使用新型的檔案管理箱對檔案進行管理時，其效率、安全性、空間節(jié)省性，絲毫不遜色于信息化的檔案管理。在組織中，使用信息化的檔案管理，需要為檔案管理人員開辟出一間新的辦公室，購買相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備，需要信息檔案操作人員有著較高的專業(yè)素養(yǎng)。使用新型的檔案管理箱，雖然也需要為其單獨開辟出辦公室，但是無需進行設(shè)備的購買，上文提到的箱體的使用材料，可以有效的防止火災(zāi)與水災(zāi)，安全性極大的提高。使用前殼板的標(biāo)簽。可迅速的找出所需要的檔案資料，工作效率與使用信息電子檔案效率不相上下，且紙質(zhì)檔案找出的檔案資料更加的全面。

三、總結(jié)

由于社會的快速發(fā)展，企業(yè)組織的規(guī)模日益的擴大，員工數(shù)量也在急劇的增加，對檔案管理的方式的要求越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理柜，占據(jù)的空間大，不易挪動這些弊端，不利于檔案管理，并且因為電子檔案的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理形式越發(fā)的艱難。因此，新型的人事檔案管理箱應(yīng)運而生，新型的管理箱在應(yīng)用的過程中提高了檔案管理的效率，方便了檔案管理的流程，提高了檔案管理的安全性，達到優(yōu)化企業(yè)檔案管理的目的。

參考文獻：

[1]李迅.淺談提升事業(yè)單位檔案管理工作水平的途徑[J].影像研究與醫(yī)學(xué)應(yīng)用，2018（12）：193-194.

[2]肖艷清.論開發(fā)區(qū)科技檔案的重要性[J].建材與裝飾，2018（21）：166-167.

[3]呂鵬.計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（09）：6.

[4]劉少芳.技工院校人事檔案管理工作改進與創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：174-175.

[5]賈茹.試論新形勢下如何加強人事檔案管理工作[J].才智，2018（12）：185.